PLAN FÖR DET SYSTEMATISKA ARBETSMILJÖARBETET Institutionen för ekonomi och samhälle

Transkript

1 STYRDOKUMENT Dnr V 2014/911 GÖTEBORGS UNIVERSITET PLAN FÖR DET SYSTEMATISKA ARBETSMILJÖARBETET Institutionen för ekonomi och samhälle Beslutsfattare Birgit Karlsson Beslutsdatum Giltighetstid Tillsvidare 1

2 Det systematiska arbetsmiljöarbetet vid institutionen för Ekonomi och Samhälle En god arbetsmiljö är en viktig grund för en effektiv verksamhet och för hälsa och välbefinnande hos anställda och studenter. Institutionen för Ekonomi och Samhälle har en verksamhet som omfattar undervisning, forskning och samverkan. Institutionen omsätter ca 58 miljoner per år. Externa forskningsmedel utgör ca 30 procent av institutionens totala omsättning. Vid institutionen finns ca 90 medarbetare varav 65 med anställning och av dem är 9 administrativ personal. Institutionens ledning består av prefekten. Prefekten är verksamhetschef och ansvarar för institutionens arbetsmiljö, ekonomi och verksamhetsuppdrag. Tre stycken viceprefekter bistår prefekten. Prefekt, stf prefekt och viceprefekter utgör tillsammans med den administrativa chefen institutionens ledningsgrupp. Institutionsrådet (IR) har 11 ledamöter, prefekt och proprefekt, 5 lärare, 2 studentrepresentanter. De frågor som behandlas i IR finns angivna i Arbetsordning för Göteborgs universitet. Det finns två beredningsgrupper, en grundutbildningskommitté och en forsknings- och forskarutbildningskommitté. Mål och inriktning för arbetsmiljöarbetet Det systematiska arbetsmiljöarbetet syftar till att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet. Arbetsmiljöarbetet vid institutionen för Ekonomi och Samhälle bedrivs i enlighet med Arbetsmiljölagen, Arbetsmiljöverkets anvisningar och den arbetsmiljöpolicy som antagits av Göteborgs universitet Arbetsmiljölagen säger bland annat att arbetet ska...vara tillfredställande med hänsyn till arbetets natur och den sociala och tekniska utvecklingen i samhället.anpassas till människors fysiska och psykiska förutsättningar ge arbetstagaren möjlighet att vara delaktig Och att individen inte utsätts för fysiska eller psykiska belastningar ges möjligheter till variation, social kontakt, samarbete och sammanhang.personlig och yrkesmässig utveckling Arbetsmiljöverkets anvisningar omfattar över 150 olika dokument där merparten utgör anvisningar om hur man ska hantera olika fysiska arbetsmiljöfaktorer. Några anvisningar är mer allmänna som exempelvis Systematiskt arbetsmiljöarbete AFS 2001:01 och Arbetsplatsens utformning AFS 2000:42 och några är mer direkt relevanta för vår typ av verksamhet, exempelvis Arbete vid bildskärm AFS 1998:05 ( Götebors universitets arbetsmiljöpolicy ( den goda arbetsmiljön skapas genom * att verksamhetens mål och inriktning är väl känd av alla i organisationen *att ansvar och befogenheter på alla nivåer är klart formulerade *att de anställda ges fortlöpande information, förutsättningar för kompetensutveckling och möjlighet att medverka i utformning och förändring av arbetet och arbetsförhållandena *ett bra samarbetsklimat *en säker och trygg arbetssituation *att arbetsförhållande anpassas till människors olika förutsättningar i fysiskt och psykiskt avseende. Vid institutionen för Ekonomi och Samhälle är det prefekt Birgit Karlsson som är huvudansvarig för alla arbetsmiljöfrågor. 2

3 Det är viktigt att alla är medvetna om att upplevda problem alltid kan anmälas till arbetsmiljöombud, studierektorer, viceprefekter, personalhandläggare, administrativ chef och studievägledare som för informationen vidare till prefekt. Arbetsmiljöombud är Per Hallén Arbetsmiljöarbetet på institutionen Inriktningen och ambitionen på institutionen för ekonomi och samhälle ska vara en integrerad del av verksamhetsutvecklingen och i möjligaste mån behandlas i sitt sammanhang, det vill säga de beredande och rådgörande organ som finns på institutionen, där såväl arbetsgivare, anställda och studenter finns representerande. På institutionen för ekonomi och samhälle undersöks regelbundet arbetsförhållandena genom: Arbetsmiljögrupp - Uppföljning av arbetsmiljöarbetet sker genom arbetsmiljömöten. En arbetsgrupp har utsetts där prefekt och viceprefekter, administrativ chef, personalhandläggare, arbetsmiljöombud, likabehandlingsombud samt doktorand- och studeranderepresentant ingår. Denna arbetsgrupp håller möten inom ramen för institutionsrådet och fortsätter att hantera det löpande arbetsmiljöarbetet genom relevanta arbetsinsatser med syfte att förbättra arbetsmiljöarbetet. Vid institutionen finns ett arbetsmiljöutskott som träffas regelbundet och förbereder inför arbetsmiljömötena. På arbetsmiljömöten gås fysiska arbetsmiljöfaktorer igenom ex stolar och bord i lärosalar och arbetsrum datorer/bildskärm, rumstemperatur, ventilation. Även frågor av psykosocial karaktär såsom arbetsbelastning, stress, samarbete, arbetsledning, arbetsklimat, delaktighet och inflytande. I arbetsmiljögruppen ingår: Birgit Karlsson (prefekt) Olof Zaring (viceprefekt) Anders Larsson (viceprefekt) Staffan Granér (viceprefekt) Liselotte Falk Johansson (administrativ chef) Linda Malmhage (personalhandläggare) Per Hallén (arbetsmiljöombud) Therese Brolin (doktorandrepresentant) (studerande representant) Arbetsmiljörond genomförs två gånger per år. Ronden föregås vid behov av arbetsmiljömöte där formerna för ronden diskuteras. Som underlag för ronden genomförs en enkät bland medarbetarna. Skriftliga protokoll från ronden upprättas där problem, ansvariga och tidplan för åtgärd anges. Medarbetarsamtal är ett annat sätt att få till stånd en dialog mellan ledning och anställda kring arbetsförhållanden och arbetsmiljö. Diskussioner kring verksamhetens förutsättningar, den enskildes arbetssituation, mål, roller, förväntningar och resultat kan skapa bättre förutsättningar för såväl verksamhetens utveckling som den enskildes hälsa och välbefinnande. Samordning med likabehandlingsarbetet genom likabehandlingsombudets medverkan i arbetsmiljögruppen. Följer kontinuerligt följande underlag som kan vara till hjälp vid undersökningarna av arbetsmiljön: - Arbetstagarnas och arbetsmiljöombudets iakttagelser - Studenternas iakttagelser - Ledningens och administrationens iakttagelser - Sjukdom, olycksfall och tillbud - De anställdas frånvaro. Ansvarig för datainsamling kring personalens sjukdom, olycksfall och tillbud och det kontinuerliga uppföljningsarbetet är personalhandläggaren. Alla olycksfall och tillbud rapporteras senast inom en vecka skriftligt till arbetsmiljögruppens ledamöter. Personalhandläggaren anmäler också arbetsskador och tillbud till Försäkringskassan och skyddsingenjören vid Göteborgs universitet. Allvarliga personskador anmäls genast till Arbetsmiljöverket. Arbetsskador och tillbud utreds av prefekten tillsammans med arbetsmiljögruppen. 3

4 Riskbedömning och Handlingsplan I samband med arbetsmiljöronderna görs riskbedömningar som dokumenteras skriftligt. I riskbedömningen anges vilka risker som finns och om de är allvarliga eller inte. Prefekten ansvarar för att åtgärder vidtas. Ambitionen är att problem i arbetsmiljön ska åtgärdas omedelbart. Om det finns flera problem är det de allvarligaste riskerna och största problemen i arbetsmiljön som åtgärdas först. De problem som inte åtgärdas omedelbart eller inom högst två veckor förs till en särskild handlingsplan. Uppföljning sker vid arbetsgruppens möte. Handlingsplanen uppdateras en gång om året. Utgångspunkt är att åtgärder alltid lönar sig. Inget är så kostsamt som en dålig arbetsmiljö. Enklare lösningar provas och utvärderas innan åtgärder som är kostsamma. Upprepad sjukfrånvaro hos personalen samt längre sjukfrånvaro uppmärksammas av personalhandläggaren som tar initiativ till rehabiliteringsutredningar och rehabiliteringsinsatser. Ansvarig för åtgärderna och uppföljning I slutändan är prefekten ansvarig för eventuella risker i arbetsmiljön minskas och att arbetsmiljön förbättras. Även uppföljningen, den särskilda handlingsplanen och i förekommande fall personliga handlingsplaner ligger på prefekten. I det enskilda fallet kan frågan delegeras till personalhandläggaren. Vid behov kan också extern hjälp inkallas. Om en arbetsmiljöfråga inte kan lösas på institutionsnivå skickar prefekten vidare till fakultetens lokala arbetsmiljökommitté. Detta ska göras per brev med kopia till institutionens arbetsmiljögrupp. Planerade insatser för 2014 Hösten 2014 Arbetsmiljörond med riskbedömning inför flytten till Viktoriagatan 13 våren Protokoll lämnas till prefekten. Viceprefekter genomför medarbetarsamtal med personalen på resp. avdelning. Administrativ chef genomför medarbetarsamtal med institutionens administrativa personal. Färdigställande av handlingsplan och likabehandlingsplan. Riskbedömning görs under året när så krävs. 4

5 Riskbedömning och arbetsmiljöarbete enligt handlingsplan för 2014 Lokalfrågan, förhoppningsvis sker flytten till gemensamma lokaler på Viktoriagatan 13 våren En riskbedömning skall göras inför flytten. Implementeringen av de tre institutionerna ger merarbete och stor arbetsbelastning för medarbetarna. Ny administration, nya rutiner och processer. Det tar tid att genomföra förändringar och administrativa personalen känner press och medarbetarnas ovilja till omorganisationen. Genomföra arbetsmiljöundersökningar för att identifiera brister i såväl fysisk som psykisk arbetsmiljö. Genom arbetsmiljörond och medarbetarsamtal för att identifiera medarbetarnas olika behov. Fortsätta vara aktiv i arbetet för att garantera likabehandling för alla personalgrupper. Upprätta en likabehandlingspolicy Prefekt, studierektor och administrativ personal ska tillsammans ansvara för att alla nyanställda ges en introduktion enligt fasställd checklista Fortsatt utveckling av hemsidan Förebygga belastningsbesvär. Tidig kontakt med företaghälsovård. Sjukskrivningar ska följas upp och rehabiliteringsåtgärder ska sättas in. Ergonomiska hjälpmedel och terminalglasögon ska tillhandahållas. Äldre utrustning ska bytas ut kontinuerligt Kontinuerlig kompetensutveckling och en rimlig arbetsfördelning för alla, institutionens personal ska få relevant utbildning Tydligt och synligt ledarskap och ett medarbetarskap som präglas av öppenhet och delaktighet, där varje medarbetares komptens värdesätts samt utveckla medarbetarskapet och ledarskapet på alla nivåer genom väl definierade uppdrag, funktioner och arbetsbeskrivningar Länkar: Arbetsmiljöhandbok 5