HANDLINGSPLAN FÖR ARBETSMILJÖARBETET 2018 VID GEMENSAMMA FÖRVALTNINGEN, OMRÅDET FÖR VERKSAMHETSSTÖD

Transkript

1 STYRDOKUMENT Dnr V 2017/977 HANDLINGSPLAN FÖR ARBETSMILJÖARBETET 2018 VID GEMENSAMMA FÖRVALTNINGEN, OMRÅDET FÖR VERKSAMHETSSTÖD Publicerad Beslutsfattare Ansvarig funktion Stina Sundling, områdeschef Området för verksamhetsstöd Beslutsdatum Giltighetstid Tillsvidare

2 BAKGRUND Sedan 1 januari 2013 organiseras gemensamma förvaltningen i tre områden: Området för administrativt stöd, Området för infrastruktur och Området för verksamhetsstöd. Sedan 2013 arbetar området med att utveckla och stärka ett systematiskt arbetsmiljöarbete. Förutom det arbete som sker på enhetsnivå samordnas områdesövergripande frågor inom Arbetsmiljö- och likabehandlingsgruppen, ALG, vid Området för verksamhetsstöd. Medlemmar i ALG är områdeschef, enhetschefer, områdets jämlikhets- och likabehandlingsombud, samtliga arbetsmiljöombud samt områdets personalhandläggare. I Gemensamma förvaltningens handlingsplan för står att: Gemensamma förvaltningen är en attraktiv och sammanhållen arbetsplats som kännetecknas av en inspirerande arbetsmiljö och en ändamålsenlig organisation med aktiva ledare och initiativtagande medarbetare som har en helhetssyn på sitt uppdrag. Inom Området för verksamhetsstöd har vi fastställt att ett systematiskt och kvalitetsdrivet arbetsmiljöarbete för området skall implementeras. Mer konkret anges i verksamhetsplanen att en policy och en handlingsplan för arbetsmiljöarbetet skall årligen ska fastställas. Denna handlingsplan anger de arbetsmiljöåtgärder som Området för verksamhetsstöd prioriterat och kommer att arbeta med under Handlingsplanen innehåller sex olika delområden: 1. Systematiskt arbetsmiljöarbete 2. Psykosocial arbetsmiljö 3. Fysisk arbetsmiljö 4. Arbetsledning, ledarskap och organisation 5. Stress och arbetsbelastning 6. Information och kommunikation Presentationen av varje delområde inleds med en problemformulering. Därefter formuleras mål för arbetsmiljöarbetet, åtgärder som är nödvändiga att vidta för att uppnå dessa mål, samt ansvarig, tid för åtgärd och slutligen vem som skall följa upp och när uppföljning skall ske. Ansvariga för arbetsmiljöarbetet vid Gemensamma förvaltningen, Området för verksamhetsstöd, är områdeschef (OC), enhetschefer (EC), kanslichef (KC) och sektionschefer (SC). 2 (11)

3 1. SYSTEMATISKT ARBETSMILJÖARBETE Vi har som målsättning att skapa en arbetsmiljö som inspirerar. För att möjliggöra detta krävs en gedigen kunskap om arbetsförhållanden vid våra arbetsplatser. Utan denna kunskap blir det svårt för ansvariga att fatta rätt beslut om åtgärder för att hantera de problem som finns. Genom att systematisera arbetet med vår arbetsmiljö erhålls verktyg för att kontinuerligt hantera arbetsplatsernas arbetsmiljöförhållanden i såväl psykosociala som fysiska avseenden. Rutiner för ett systematiskt arbetsmiljöarbete behöver förbättras och tydliggöras. Ändamålsenliga rutiner för att uppnå ett systematiskt arbetsmiljöarbete. a) Fastslå en handlingsplan arbetsmiljöarbetet inom området för 2018 OC i samråd med ALG november 2017 ALG december 2018 b) Kontinuerlig utbildning av medarbetare vid de olika enheterna inom hjärt- och lungräddning (HLR). att 20 procent av medarbetarna inom respektive enhet har genomgått HLRutbildning i slutet av c) Resultat från arbetsmiljöbarometern/motsvarande skall följas upp i den mån någon har genomförts. OC/EC/SC/KC Löpande ALG december (11)

4 d) Uppmuntra till fortbildning inom arbetsmiljöarbetet för medarbetarna. e) Informera samtliga medarbetare om GURIA och dess användningsområde för t ex det systematiska arbetsmiljöarbetet samt anmälan arbetsskador och tillbud på enheten/områdeskansliet. OC/EC/SC/KC Löpande 2018 ALG dec 2018 f) Rapportera arbetsmiljöronder i GURIA OC/EC/SC/KC Löpande 2018 ALG dec 2018 g) Synliggöra goda exempel genomförda inom området systematiskt arbetsmiljöarbete OC/EC/KC Löpande 2018 ALG dec (11)

5 2. ORGANISATORISK OCH SOCIAL ARBETSMILJÖ Vi har nu varit organiserade i ett område i fem år. Vi gör fortsatt bedömningen att åtgärder krävs för att stärka såväl samarbetsklimat som ledarskap inom området och förebygga och bättre hantera uppkomsten av konflikter. Området behöver arbeta långsiktigt med universitetets och den statliga, gemensamma värdegrunden för en god organisatorisk och social arbetsmiljö. Mer konkreta åtgärder för förbättring av den organisatoriska och sociala arbetsmiljön på kort sikt är också påkallade. Att aktivt verka för en god organisatorisk och social arbetsmiljö, att stärka samarbetsklimatet samt förebygga och motverka konflikter. Området skall präglas av en öppen dialog mellan medarbetare och ledning. a) På ett systematiskt sätt genomföra och följa upp arbetsmiljöronder med fokus på organisatorisk och social arbetsmiljö. OC/EC/SC/KC VT 2018 ALG maj 2018 b) Genomföra gemensamma aktiviteter med samtliga medarbetare för att bidra till gott arbetsklimat inom enheten/områdeskansliet. OC/EC/SC/KC Löpande 2018 VSLG december 2018 c) Genomföra gemensamma aktiviteter med samtliga medarbetare på områdesnivån för att bidra till ett gott samarbetsklimat inom området 5 (11)

6 d) Uppmuntra till fortbildning i konflikthantering främst för arbetsmiljöansvariga. e) Synliggöra goda exempel genomförda inom området organisatorisk och social arbetsmiljö. OC/EC/KC november 2018 ALG dec (11)

7 3. FYSISK ARBETSMILJÖ Fysiska omflyttningar av medarbetarnas arbetsplatser påkallar större behov än normalt, vad gäller översyn av den ergonomiska utformningen av våra arbetsplatser. Nya arbetssätt kan också i vissa fall medföra ett behov av att tänka nytt vad gäller utformningen av arbetsplatser. Området behöver arbeta långsiktigt med att utveckla ett gemensamt synsätt för vad som kännetecknar en god fysisk arbetsmiljö. Mer konkreta åtgärder för förbättring av den fysiska arbetsmiljön på kort sikt är också påkallade. Att aktivt verka för en god fysisk arbetsmiljö. Detta gör vi bland annat genom att förebygga och motverka arbetsskador. När skador uppstår åtgärdar vi så snabbt som möjligt fel och brister samt erbjuder medarbetare arbetsplatsöversyn samt eventuell behandling genom företagshälsovården. Området skall präglas av en öppen dialog om den fysiska arbetsmiljön mellan medarbetare och ledning. a) På ett systematiskt sätt genomföra och följa upp arbetsmiljöronder med fokus på fysisk arbetsmiljö OC/EC/SC/KC HT 2018 ALG december 2018 b) Årligen påminna samtliga medarbetare, samt vid introduktion av nyanställd, om vilka möjligheter till stöd som erbjuds inom företagshälsovården, om friskvårdsaktiviteter och friskvårdspeng. c) I samband med inflyttning till nya lokaler, eller i övrigt efter behov, tillse att ergonomisk genomgång sker vid samtliga berörda arbetsplatser 7 (11)

8 d) Synliggöra goda exempel genomförda inom området fysisk arbetsmiljö OC/EC/KC Löpande 2018 ALG december (11)

9 4. ARBETSLEDNING, LEDARSKAP OCH ORGANISATION Vi behöver styra och leda så att verksamheten fullföljer de uppdrag som ledningen har gett oss. Vi behöver implementera verksamhetsidén för verksamhetsstödet och beakta vilka konsekvenser det får för arbetsmiljön. Stärka och professionalisera ledarskapet inom området. Förtydliga besluts- och ledningsstruktur inom respektive enhet samt mellan enheter och områdeskansli och den gemensamma förvaltningen i sin helhet (rollfördelning och ansvar i olika situationer). a) Uppmuntra deltagande i fortbildning för alla med ledningsansvar. b) Kontinuerlig dialog om verksamheternas uppdrag och mål för samtliga berörda medarbetare. c) Område/enheter avsätter medel för kompetensutveckling årligen i budget. OC/EC/SC/KC inom ramen för ALG december 2018 budget 2018 d) Synliggöra goda exempel genomförda inom området arbetsledning, ledarskap och organisation OC/EC/KC Löpande 2018 ALG december (11)

10 5. STRESS Det förekommer stress samt hög eller ojämn arbetsbelastning inom Gemensamma förvaltningen. Ett systematiskt arbetsmiljöarbete för att motverka stress och påfrestande arbetsförhållanden är påkallat. Att skapa balans och rimlighet i arbetsbelastning för samtliga anställda inom området. a) Avsätta tid på personalmöten/motsvarande för diskussioner om orsak till upplevd stress och åtgärder för att minska stress. b) I medarbetarsamtal diskutera orsaker till upplevd hög arbetsbelastning eller andra orsaker till upplevd stress. c) Synliggöra goda exempel genomförda inom området OC/EC/KC Löpande 2018 ALG december (11)

11 6. INFORMATION OCH KOMMUNIKATION Brister i internkommunikation och informationsspridning utgör inte sällan grund för osäkerhet och frustration hos medarbetare. Det kan handla om otillräcklig transparens i beslutsfattande, brister i tillgänglighet till olika informationskanaler och otydliga riktlinjer för internkommunikation. Förbättrad internkommunikation och informationsspridning. a) Tillse att områdets och enhetens rutiner och kanaler för internkommunikation blir kända vid nyanställning och hos samtliga medarbetare. b) Ha en dialog med medarbetarna om områdets och enhetens kanaler och rutiner för internkommunikation c) Synliggöra goda exempel genomförda inom området OC/EC/KC Löpande 2018 ALG december (11)