HANDLINGSPLAN FÖR ARBETSMILJÖARBETET VID GEMENSAMMA FÖRVALTNINGEN, OMRÅDET FÖR VERKSAMHETSSTÖD

Transkript

1 STYRDOKUMENT Dnr V 2014/62 HANDLINGSPLAN FÖR ARBETSMILJÖARBETET VID GEMENSAMMA FÖRVALTNINGEN, OMRÅDET FÖR VERKSAMHETSSTÖD Publicerad Beslutsfattare Ansvarig funktion medarbetarportalen.gu.se/styrdokument Stina Sundling Wingfors, områdeschef Området för verksamhetsstöd Beslutsdatum Giltighetstid Tillsvidare

2 HANDLINGSPLAN FÖR ARBETSMILJÖARBETET VID GEMENSAMMA FÖRVALTNINGEN, OMRÅDET FÖR VERKSAMHETSSTÖD. Bakgrund I samband med genomförandet av GU-förnyas organiserades gemensamma förvaltningen i tre nya områden: Området för administrativt stöd, Området för infrastruktur och Området för verksamhetsstöd. I arbetet med att implementera den nya organisationen har uppdagats att arbetsmiljöfrågorna hanterats väldigt olika inom de enheter som ingår i Gemensamma förvaltningen. I vissa fall har ett genomtänkt och systematiskt arbete genomförts medan det i andra fall visats sig finnas stora brister. I Gemensamma förvaltningens handlingsplan för står att: Gemensamma förvaltningen kännetecknas av en inspirerande arbetsmiljö med en ändamålsenlig organisation, ett aktivt ledarskap och en stark delaktighet bland medarbetare. Gemensamma förvaltningen är en attraktiv arbetsplats där det ges goda möjligheter att utvecklas. I handlingsplan för Området för verksamhetsstöd anges att ett systematiskt och kvalitetsdrivet arbetsmiljöarbete för området skall implementeras under perioden. Mer konkret anges i verksamhetsplanen att en policy och en handlingsplan för arbetsmiljöarbetet skall fastställas för att användas från 1 januari Ledningsgruppen inom området (VSLG) har under hösten 2013 arbetat med att identifiera arbetsmiljöproblem och har föreslagit åtgärder som behöver vidtas för att hantera dessa. Dessa har därefter diskuterats med befintliga arbetsmiljöombud. Denna handlingsplan anger de arbetsmiljöproblem som Området för verksamhetsstöd identifierat och kommer att arbeta med under Arbetet påbörjades under hösten Handlingsplanen innehåller sex olika delområden: 1. Systematiskt arbetsmiljöarbete 2. Psykosocial arbetsmiljö 3. Fysisk arbetsmiljö 4. Arbetsledning, ledarskap och organisation 5. Stress och arbetsbelastning 6. Information och kommunikation Presentationen av varje delområde inleds med en problemformulering. Därefter formuleras mål för arbetsmiljöarbetet, åtgärder som är nödvändiga att vidta för att uppnå dessa mål, samt ansvarig för åtgärd, tid för åtgärd och slutligen vem som skall följa upp detta och när. Uppföljning sker även vid framtagande av ny handlingsplan. Ansvariga för arbetsmiljöarbetet vid Gemensamma förvaltningen, Området för verksamhetsstöd, är områdeschef, enhetschefer och sektionschef. Följande kapitel anger problembild, mål och åtgärder för handlingsplanens sex delområden. 2 (12)

3 1. Systematiskt arbetsmiljöarbete Problemformulering Vi har som målsättning att skapa en arbetsmiljö som inspirerar. För att möjliggöra detta krävs en gedigen kunskap om arbetsförhållanden vid våra arbetsplatser. Utan denna kunskap blir det svårt för ansvariga att fatta rätt beslut om åtgärder för att hantera de problem som finns. Genom att systematisera arbetet med vår arbetsmiljö erhålls verktyg för att kontinuerligt hantera arbetsplatsernas arbetsmiljöförhållanden i såväl psykosociala som fysiska avseenden. Rutiner för ett systematiskt arbetsmiljöarbete behöver förbättras och tydliggöras. Mål Ändamålsenliga rutiner för att uppnå ett systematiskt arbetsmiljöarbete. Åtgärder a) Fastslå en arbetsmiljöpolicy för området verksamhetsstöd som beskriver det systematiska arbetsmiljöarbetet vid områdets enheter (motsvarande). VSLG november 2013 VSLG december 2013 b) Formulera uppdrag och utse ett likabehandlingsombud för området. Områdeschef november 2013 VSLG december 2013 c) Bilda en arbetsmiljö- och likabehandlingsgrupp (ALG) bestående av områdeschef (sammankallande), enhetschefer, sektionschef, personalhandläggare, arbetsmiljöombud, likabehandlingsombud. Områdeschef november 2013 VSLG december (12)

4 d) Fastslå en handlingsplan för arbetsmiljöarbetet inom området för Områdeschef november 2013 VSLG december 2013 e) Kontinuerlig utbildning av medarbetare vid de olika enheterna inom hjärt- och lungräddning (HLR). VSLG VT 2014 ALG september 2014 f) När resultatet av universitetets återkommande arbetsmiljöenkät är klart: presentera resultat och om behov finns ta fram handlingsplan för åtgärder. Områdesnivå: OC när rapport är klar ALG Enhetsnivå: EC/SC när rapport är klar OC/EC/SC g) Synliggöra goda exempel genomförda inom området OC/EC/SC november 2014 ALG dec (12)

5 2. Psykosocial arbetsmiljö Problemformulering GU-förnyas har inneburit stora organisatoriska förändringar inom universitetets centrala administration. I många fall har också nya chefer rekryterats. Vi gör bedömningen att åtgärder krävs för att stärka såväl samarbetsklimat som ledarskap inom området och förebygga och bättre hantera uppkomsten av konflikter. Området behöver arbeta långsiktigt med att utveckla en gemensam värdegrund för en god psykosocial arbetsmiljö. Mer konkreta åtgärder för förbättring av den psykosociala arbetsmiljön på kort sikt är också påkallade. Mål Att aktivt verka för en god psykosocial arbetsmiljö, att stärka samarbetsklimatet samt förebygga och motverka konflikter. Området skall präglas av en öppen dialog mellan medarbetare och ledning. Åtgärder a) På ett systematiskt sätt genomföra och följa upp arbetsmiljöronder med fokus på psykosocial arbetsmiljö. OC/EC/SC mars 2014 ALG maj 2014 b) Genomföra gemensamma aktiviteter med samtliga medarbetare för att bidra till gott arbetsklimat inom enheten/områdeskansliet (halvdag). OC/EC HT 2014 VSLG december 2014 c) Informera om och uppmuntra till fortbildning i konflikthantering (i första skedet huvudsakligen arbetsmiljöansvariga). VSLG VT 2014 ALG maj 2014 d) Synliggöra goda exempel genomförda inom området. OC/EC/SC november 2014 ALG dec (12)

6 3. Fysisk arbetsmiljö Problemformulering GU-förnyas har inneburit stora organisatoriska förändringar inom universitetets centrala administration. Detta har resulterat i att flera av de nya enheterna har flyttat eller planeras att flytta till för dem nya lokaler. Fysiska omflyttningar av medarbetarnas arbetsplatser påkallar större behov än normalt vad gäller översyn av den ergonomiska utformningen av våra arbetsplatser. Nya arbetssätt kan också i vissa fall medföra ett behov av ett nytänkt inom utformningen av arbetsplatser. Området behöver arbeta långsiktigt med att utveckla ett gemensamt synsätt för vad som kännetecknar en god fysisk arbetsmiljö. Mer konkreta åtgärder för förbättring av den fysiska arbetsmiljön på kort sikt är också påkallade. Mål Att aktivt verka för en god fysisk arbetsmiljö. Detta gör vi bland annat genom att förebygga och motverka arbetsskador. När skador uppstår åtgärdar vi så snabbt som möjligt fel och brister samt erbjuder medarbetare arbetsplatsöversyn samt eventuell behandling genom företagshälsovården. Området skall präglas av en öppen dialog om den fysiska arbetsmiljön mellan medarbetare och ledning. Åtgärder a) På ett systematiskt sätt genomföra och följa upp arbetsmiljöronder med fokus på fysisk arbetsmiljö OC/EC/SC mars 2014 ALG maj 2014 b) Årligen påminna samtliga medarbetare om vilka möjligheter till stöd som erbjuds inom företagshälsovården, om friskvårdsaktiviteter och friskvårdspeng. OC/EC/SC 2014 VSLG dec 2014 c) I samband med inflyttning till nya lokaler, eller i övrigt efter behov, tillse att ergonomisk genomgång sker vid samtliga berörda arbetsplatser OC/EC/SC november 2014 ALG dec (12)

7 d) Synliggöra goda exempel genomförda inom området OC/EC/SC november 2014 ALG dec (12)

8 4. Arbetsledning, ledarskap och organisation Problemformulering Samtliga chefer inom området är nyrekryterade för sina poster. Vi behöver utveckla en professionell hantering av potentiella konfliktsituationer. Vidare behöver beslutsvägar inom organisationen tydliggöras med fokus på vilka ledningsfunktioner som ansvarar för olika frågor. Vi behöver också säkerställa rutiner för introduktion av nyanställda. Mål Stärka och professionalisera ledarskapet inom området. Förtydliga besluts- och ledningsstruktur inom respektive enhet samt mellan enheter och områdeskansli och den gemensamma förvaltningen i sin helhet (rollfördelning och ansvar i olika situationer). Åtgärder a) Säkerställa att de som genomför medarbetarsamtal genomgår den för ändamålet utvecklade utbildningen. OC VT 2014 (?) HT 2014 (?) b) Erbjuda fortbildning för alla med ledningsansvar. OC/EC VT 2014 ALG maj 2014 c) Utveckla och implementera rutiner för introduktion av nyanställda inom området. VSLG i samråd med mars 2014 ALG maj 2014 områdets personalhandläggare d) Utforma mall för avslutningsintervjuer, där medarbetare vars anställning upphör kan ge sin syn på området/enheten som arbetsplats, om arbetets karaktär och ge förslag på förbättringsområden. VSLG (ALG) mars 2014 ALG maj (12)

9 e) Områdets/enheternas uppdrag och mål är tydliga för samtliga berörda medarbetare. OC/EC VT 2014 VSLG april 2014 f) Område/enheter avsätter medel för kompetensutveckling årligen i budget. Budgetering sker med underlag från genomförda medarbetarsamtal. OC/EC inom ramen för VSLG dec 2014 budgetarbetet HT 2014 g) Synliggöra goda exempel genomförda inom området OC/EC/SC november 2014 ALG dec (12)

10 5. Stress och arbetsbelastning Problemformulering Arbetsmiljöundersökningarna vid Göteborgs universitet visar på förekomst av stress samt hög eller ojämn arbetsbelastning. Ett systematiskt arbetsmiljöarbete för att motverka stress och påfrestande arbetsförhållanden är påkallat. Ange exempel problem som lyfts Mål Att skapa balans och rimlighet i arbetsbelastning för samtliga anställda inom området. Åtgärder a) Avsätta tid på personalmöten för diskussioner om orsak till upplevd stress och åtgärder för att minska stress och för hög arbetsbelastning. OC/EC/SC Kontinuerligt ALG maj 2014, november 2014 b) Avsätta tid på medarbetarsamtal för diskussioner om orsak till upplevd stress och åtgärder för att minska stress och för hög arbetsbelastning. OC/EC/SC 2014 ALG maj 2014, november 2014 c) Kartlägga vilka funktioner/grupper som främst upplevs ha arbetsförhållanden som präglas av stress. OC/EC/SC mars 2014 ALG maj 2014 d) Där möjligt åtgärda stressfylld arbetssituation genom införande av ett mer effektivt arbetssätt. Vid behov ta stöd av exempelvis processkontoret. OC/EC/SC VT 2014 ALG HT (12)

11 e) Ta upp frågan om upplevd stress på individnivå i samband med genomförande av medarbetarsamtal. OC/EC/SC 2014 OC/EC/SC 2014 f) Lyft och hantera frågan om stress som uppkommer i samband med pågående omorganisations- och omställningsarbete. OC/EC/SC 2014 ALG Dec 2014 g) Synliggöra goda exempel genomförda inom området OC/EC/SC november 2014 Dec (12)

12 6. Information och kommunikation Problemformulering Brister i internkommunikation och informationsspridning utgör inte sällan grund för osäkerhet och frustration hos medarbetare. Det kan handla om otillräcklig transparens i beslutsfattande, brister i tillgänglighet till olika informationskanaler och otydliga riktlinjer för internkommunikation. Mål Förbättrad internkommunikation och informationsspridning. Åtgärder a) Kartlägga och sammanställa de olika etablerade och återkommande kanaler för intern kommunikation som finns (exempelvis fysiska möten, digitala platser, fasta nyhetsbrev). OC/EC i samråd med mars 2014 ALG maj 2014 områdeskommunikatör b) Fastslå rutiner för hur, när och var mötestider, dagordningar och minnesanteckningar ska anslås. VSLG mars 2014 ALG maj 2014 c) Tillse att områdets rutiner och kanaler för internkommunikation blir kända hos samtliga medarbetare. VSLG mars 2014 ALG maj 2014 d) Synliggöra goda exempel genomförda inom området OC/EC/SC november 2014 ALG dec (12)