Här är administrationens diskussioner inom ekonomiområdet:

Transkript

1 Nyhetsbrev från Institutionen för laboratoriemedicin, november 2017 HÄNDELSER INOM ADMINISTRATIONEN Ordinarie administrativ chef, Jesper Arvidsson, är tjänstledig under en tre-års period då han kommer studera och bo i Japan, och därför har jag (Lhinn Skoog) tillträtt som tillförordnad (tf) administrativ chef. Jag har en bakgrund inom universitetsvärlden vid både Lunds- och Göteborgs universitet sedan Jag är utbildad civilekonom och personalvetare. Jag har arbetat inom områdena ekonomi, personal, utbildning, administration och ledning. I min chefsroll för administrationen, jobbar jag efter att få till en god arbetsmiljö med verksamheten och personalen i fokus. Jag vill hälsa Emelie Jalgén, Anna Åkerlund och Eva Jönsson välkommen till vårt HR-gäng. Emelie började sin anställning här den 1 september. Hon är här på deltid under hösten och går därefter upp till heltid, därför har vi extra styrka i Anna Åkerlund som är här på timmar. Eva Jönsson är också här på timmar, under den tid Caterina Ivarsson inte jobbar heltid. Bifogat finner ni en bild på vilka som ingår i administrationen. Jag Passar också på at skicka med en bild på institutionens organisationsstruktur, så att ni får en visuell bild över hur institutionen är uppbyggd. Administrationen vid institutionen för laboratoriemedicin (ILM) har följande områden: Ekonomi HR (personal- och resefrågor) FoU (forskarutbildning) GA (Grund- och Avancerad utbildning) Kommunikation Allmän administration (så som behörighetsadministration, diarieföring och arkivering) Administrationens främsta syfte består av två delar: 1) att stödja kärnverksamheten (utbildning och forskning) vid Lunds universitetet 2) att säkerställa att de regelverk, riktlinjer och policys som Lunds universitet har, och måste efterleva, följs Under min tid som tf administrativ chef så kommer jag att fokusera på transparens i arbetet. Det innebär att: Underlätta för varandra (verksamheten och administrationen), ha fokus på syftet och därigenom höja kvalitén och öka effektiviteten. Detta tror jag att vi, inom administrationen, uppnår genom att arbetsuppgifterna inte är personberoende. Vi kommer skapa nedskrivna rutiner kring våra olika arbetsmoment, jobba fram back-up funktioner (ex. funktionsmail) och jobba mot en god arbetsmiljö. Måste vara ok för administratören att vara sjuk och ledig och inte behöva tänka på jobbet & verksamheten måste kunna bestå och fungera på ett kvalificerat sätt oavsett En ledfråga vi ställer oss inom administrationen är: Ska alla göra allting? Vi diskuterar vilka specialistområden som finns inom de olika administrativa områdena. Vi diskuterar också vilka specialistområden som fungerar bäst att ha på central nivå inom institutionen, och vilka delar som behöver ligga nära verksamheten. Här är administrationens diskussioner inom ekonomiområdet: Ekonomerna är idag strukturerade efter kostnadsställen, men idag sker följande på central nivå; en person har hand om utbokning av inkomna medel

2 en person har hand om alla anläggningsregistreringar en person har hand om intrastat Följande funktioner håller på och växer fram på en central nivå: en EU-ekonom som har hand om alla EU-projekt för hela institutionen, från uppstart till slutredovisning. en kontrakts-ekonom som har hand om alla kontraktsregistreringar; diarieföra kontrakt, lägga upp nya aktiviteter, arkivera kontrakt en GA-ekonom som har hand om all ekonomi som berör grund- och avancerad utbildning Inköpssamordnare (ej den som beställer, men som är behjälplig vid direkta upphandlingar, informera om inköpsregler m m) Möjliga centrala funktioner i framtiden; En person som rekvirerar medel och stämmer av att alla intäkter är inkomna En person som ställer ut kundfakturor En/flera personer som hanterat leverantörsfakturor En person som hanterar övergripande budget och bokslutsdelar (ex periodiseringar) Funktion som behöver ligga kvar på kostnadsställesnivå Den löpande kontrollen, avstämning budget och förväntat resultat, aktivitetsplanering, ekonomisk personalplanering Kontakten med forskarna Här är administrationens diskussioner inom HR-området: HR-avdelningen är idag strukturerade efter kostnadsställen, men idag sker följande på central nivå; En person har hand om stipendier En person hand om doktorander för hela institutionen En person har hand om behörighetsadministration, ex lucat En person har hand om diarieföring och arkivering Följande funktioner håller på och växer fram på en central nivå: En person som har hand om reseräkningar (vissa kostnadsställen har redan gått över till detta arbetssätt, och övriga kommer gå över med tiden) Under hösten 2017 kommer HR-gruppen att delvis sudda ut sin struktur efter kostnadsställen, i och med att den nya funktionsmailen (hr.ilm@med.lu.se) skapar en väg in för alla HR-frågor. Inom gruppen kommer det istället att skapas specialistområden, och HR-ärenden kommer att hamna hos den person som är bäst lämpad för aktuellt ärende. Administrationen (och därigenom verksamheten) har en spännande tid framför sig, och det ska bli kul att följa utvecklingen. FUNKTIONSMAIL I ett led att kunna ge verksamheten ett kvalificerat stöd oberoende av administrativ person, har det skapats följande funktionsmailadresser som bygger på olika administrativa områden/roller: Alla HR-frågor (som berör personal ex. rekrytering, lön & pension) ska hädanefter mailas till: hr.ilm@med.lu.se Alla rese-frågor (ex. reseräkning & reseförsäkring) ska hädanefter mailas till: res.ilm@med.lu.se

3 Är din ekonom sjuk, ledig eller du är osäker på vem du ska ställa din ekonomiska fråga till? Maila till: Alla Lucat, diarie och arkiverings frågor ska hädanefter mailas till: Alla prefektfrågor ska hädanefter mailas till: Alla HMS-frågor ska hädanefter mailas till: OBS! Maila ditt ärende till en instans och inte flera personer INFORMATION FRÅN HR Personalplanering till dig som innehar en lärartjänst Påminnelse om att alla som har lärartjänster skickar in sin personalplan (senast 30 november), samt fyller i sina eventuella bisysslor för 2018 i Primula webb. Julledighet till all personal Det är dags att planera julledigheten, och vi ser gärna att ni redan nu lägger in eran planerade semester i Primula webb. Omställning vid arbetsbrist till alla chefer Numera finns det material på HR-webben kring omställning vid arbetsbrist. Läs gärna mer under nedanstående länk: Löneavtal, RALS till alla anställda SACO's löneavtal är klart, och gäller från och med 1 oktober. Ny lön (fr o m oktober) utgår med novembers lönekörning. Doktorander kommer också att få ny lön (fr o m oktober) med novembers lönekörning. Icke fackligt anslutna samt övriga fackliga organisationer (OFR och SEKO) är ej klara än. Reseräkningar till alla anställda Reseräkningar har hittills hanterats till stor del av de ekonomer som finns ute i verksamheten, men under sommaren och under hösten 2017 har / kommer denna roll att förflyttas till en central roll på institutionen inom HR-området. Anledningen till ändringen, har att göra med otydliga strukturer, olika arbetssätt, reseräkningar som försvinner och därmed ej betalas ut. Detta har lett till att det behövs en uppstramning som kvalitetssäkrar arbetet med reseräkningar. För att förtydliga reseräkningsprocessen och tydliggöra vad som krävs för att en reseräkning anses komplett, så har det upprättats en resehemsida för institutionen (se mitt på sidan för svenska respektive längst ner på engelska:

4 Huvudregeln är att alla anställda själva ska registrera sina reseräkningar, undantagna från huvudregeln är avdelningsföreträdare som erbjuds registreringshjälp som en kompensation till sitt uppdrag som avdelningsföreträdare, dessa personer erbjuds möjligheten att följa samma rutin som icke-anställda. Bifogat finner du information om hur du hanterar din reseräkning och var den ska skickas för att gå vidare i processen. Vid frågor kring din reseräkning var god kontakta res.ilm@med.lu.se för hjälp. Alla reseräkningar och dess underlag ska skickas till: Reseräkningar ILML kansli Klinisk kemi, SUS, Lund (HS 32) Lund

5 INFORMATION FRÅN EKONOMI Kontrakt / Ansökningar Om en ansökan / kontrakt kräver prefektens signatur på papper, skickas originalet till: Kontrakt ILML, HS 32, Kliniskt Kemi EB 12 Digitala kontrakt ska omgående* skickas till respektive ekonom för hantering. *Oberoende av när kontraktet träder i kraft eller när bidraget ska rekvireras Kontraktshandläggaren införskaffar prefektens signatur och skickar dokumentet till bidragsgivaren, samt kopia till bidragssökanden och ekonom.