Välkomna till information ang. förändringsarbetet inom kansli EMV

Transkript

1 Välkomna till information ang. förändringsarbetet inom kansli EMV Tid: Tisdagen den 4 december kl Plats: GK-salen Inledning: Eva Särbring Presentation av vårt KIA-arbete: Karin Ekborg-Persson och Peter Ahlm Avslutning med info om effektivisering mm: Bengt-Olof Nilsson Därefter fri diskussion Under hösten 2006 fick Bengt-Olof Nilsson som är bitr. prefekt för stöd och utveckling och jag, Eva Särbring som är administrativt ansvarig i uppdrag av vår dåvarande prefekt, Patrik Brundin, att se över arbetsfördelningen inom kansliet. Vi har arbetat med detta uppdrag tillsammans med KIA-konsult från Lunds universitet från slutet av 2006 och under Alla är hjärtligt välkomna! Eva Särbring Bengt-Olof Nilsson

2 Staten BAKGRUND - Omvärld Shared Service Centres (koncentrera administrativ verksamhet) grannländer och stora koncernmyndigheter SAMMA utredning pågår (ESV) Ständig rationalisering krävs pga att anslag inte ökar motsvarande verklig pris- och löneuppräkning kräver ständig utveckling och ökad effektivitet. Benchmarking med Göteborgs universitet Uppdrag förvaltningschefen LU okt 2006

3 BAKGRUND - Omvärld Med fak utredning 2007 rapport 31/ Uppdrag: Reducera kostnader för fakultetens administrativa stödfunktioner med 10% Se över administrativa roller och rutiner Se över organisatoriska nivåer Tydlig beslutsordning Processgenomgång Ekonomi och Grundutbildning EMV kommer väl ut i utredning har genomfört den omorganisation som föreslogs i Medfak 2005 har aktivt arbetat med organisation och rutiner fortfarande inte helt tydlig arbetsfördelning.

4 BAKGRUND - Omvärld EMV Genomgång i anslutning till Medfak Bra och Mindre bra med 2005 års organisation. Förväntningar och farhågor med ny organisation Medfak Genomgång av organisationsstruktur. Uppföljning ett år efter En slutsats se över arbetsfördelning inom kansliet Nytt uppdrag från prefekt diskuterades i dec 2006 Andra förändringar: LUPIN har påverkat arbetsomfattning och arbetsfördelning redan utnyttja detta för att se över allt!

5 Uppdrag Uppdrag Se över arbetsfördelning inom hela kanslifunktionen så att alla forskargrupper får professionell service och är nöjda

6 Vad har vi gjort Seminarium alla administratörer Processgenomgångar (detalj) Avrapportering ledningsgrupp Avrapportering administratörer Beslut arbetsfördelning back-office/frontoffice Implementering hösten rutingenomgång Avrapportering

7 VARFÖR förändra? Utifrån tidigare kartläggning och processgenomgång och externa krav nå ytterligare effektivisering och tydlighet. Se över arbetsfördelning efter LUPIN införandet (ca fakturor) Tydligare ansvarsfördelning/alla får ett ansvarsområde ej falla mellan stolarna Måste ha back-up annars sårbart! Tydligare kontaktpersoner för forskargrupper fokus på forskargruppens administrativa frågor Sådant som kan ha stordriftsfördelar görs för alla specialisering och processägarskap tex kvarstående registrering, fördelningar, rapportunderlag odyl

8 Processer vi gått igenom Projekthantering Intrastat Anläggningsredovisning Kundfakturering Ombokningar LUPIN Inbetalningar Utlägg Bokslut och Budget (P och E) Personalprocesser Prefektstöd Information Gjort i smågrupper med berörda administratörer Beslut Institutionsledning Processledning - KIA

9 Vad såg vi En del processer är lämpliga att arbetsomfördela för att de skall bli mer effektiva och för att höja kvaliteten t ex intrastat, anläggningsredovisning och kundfakturering mfl (Back- office) Skall inte påverka forskargrupperna. En del saker kan förenklas (institutionsinterna rutiner)

10 Vad såg vi Stödet till forskargrupperna skall avlastas backoffice uppgifter för att kunna fokusera på forskargruppernas situation. Ekonomi och personal framförallt. Stöd m h a verktyg (uppföljning) Frågelista proaktivt Månadsmöten Budgetmöten Personal + Ekonomi Här är det viktigt att få feedback från forskargrupperna för att ständigt förbättra stöd och underlätta arbetet.

11 Vad såg vi Möjlighet att stödja viss övrig administration närstöd?

12 Ett alternativt förslag till arbetsfördelning förtydliga dagens organisation Back office Specialister Noggrannhet koll regler Instruktioner Tydligt processägande Back up i gruppen Front office Kommunikativa Helhetssyn - ekonomi Bredd Förståelse för forskarnas behov Feedback för utveckling Back up i gruppen Processansvariga för : Rapportuttag (kontrakt Primula och ORFI) Inbetalningar (1.084 st) Anläggningsredovisningen inventering (105 st) Internfakturering (Kund 42 st) + (Lev 56???st) Kundfakturor kalkylering- mallar (146 st) Ombokningar (809 st) Bokslut på institution Budgetberäkningar budgetuppföljning (uttag) och instruktioner Behandla fakultetens budget, ytterligar tilldelningar/fördelningar OH, Kanslikostnad, anslag Registervård HELHETSSYN INST EKONOMIN Processansvariga för : PROJEKTHANTERING HELHETSSYN FG ekonomi och Projekt Matchning av projekt Lönekontering och ombokningsunderlag Anställningar i projekt Anläggningar underlag vid behov till BO Kontrakt från forskare till BO Per/Res projekt Kommunikation av frågor kring ekonomi, ekonomiskt utfall, personal till forskargrupperna AA/FG chef Anslagsadm Nära det vetenskapliga Närstödet - allmän service Kontakt mot FO Processansvariga för : Adm stöd vid ansökningar om externa medel Bevaka finansiärer Adm stöd vid vetenskaplig återrapportering Samordnare mellan forskare och ekadministratör Samordnare mellan forskare och finansiär Närhetsservice Sekretariatsfunktion, post, kopiering, infrastruktur, kontakter Disputation, konferenser, ta hand om gästforskare mm mm

13 KONSEKVENS Tydliga kontaktpersoner Tydliga ansvariga för olika processer Effektivisering genom att samla vissa arbetsuppgifter på färre personer Fortfarande varierande men man gör inte allt Flexibilitet över tiden Samordning av rutiner inom kansliet Kvalitetshöjning

14 Vad innebär detta för forskargrupperna? Skall inte märka omläggning av intrastat, anläggningsregistrering och kundfakturering Underlag för kontaktpersonerna effektivare och bättre mer tid för analys och stöd Möjlighet för forskargrupper att få bättre svar på frågor trygghet i underlag och kompetent stöd