Handlingsplan. För Deans office vid skolan för industriell teknik och management, ITM, Bilagor: 1. Verksamhetsplan, ekonomistab

Transkript

1 HANDLINGSPLAN Skapat av Deans office ITM Handlingsplan För Deans office vid skolan för industriell teknik och management, ITM, Bilagor: 1. Verksamhetsplan, ekonomistab 2. Verksamhetsplan, kommunikationsstab 3. Verksamhetsplan, personalstab 4. Verksamhetsplan, utbildningskansli

2

3 HANDLINGSPLAN Skapat av Deans office ITM Handlingsplan framtagen med utgångspunkt ur den Administrativa utvecklingsplanen för Handlingsplan för den Administrativa ledningsgruppen vid Skolan för industriell teknik och management, ITM 1 Organisation Administrativ chef Personalansvarig Ekonomiansvarig Redovisningsansvarig Kommunikations- och inköpsansvarig Administrativt utbildningsansvarig Christina Carlsson Anna Thöresson Berg Linda Månsson Karin Carlsson Henrik Sahlström Andreas Alm Arvidsson Gunilla Hugosson, MMK Anneli Ylitalo-Qvarfordt, EGI Claudia Hakanen, t.f Sarah Golibari, IIP Eva Sundén Werner, MSE Caroline Ahlstedt, INDEK Jessica Matz Hammarlund, TMT 1 (8)

4 2 Verksamhet Den administrativa ledningens vision är Den administrativa organisationen och dess personal ska vara en professionellt fungerande administrativ enhet och upplevas som en självklar kompetens och en värdefull part mot samtliga intressenter inom de olika funktionerna; a Ekonomi Personal Kommunikation Utbildning Dokumentet beskriver kortfattat ovanstående områdens arbete. Mer detaljerad information om fokusområden finns som bilaga. (Bilaga 1 Ekonomi, Bilaga 2 Personal, Bilaga 3 Kommunikation, Bilaga 4 Utbildning). Funktionen administrativt verksamhetsansvariga deltar i de andra funktionernas arbetsområden. 2.1 Ekonomi Under året kommer ekonomistaben b.la. att arbeta med: Effektivisering av ekonomistabens arbete. Ökad samverkan genom kommunikation ut mot samtliga intressenter. Motiverade, kompetenta och engagerade medarbetare. Effektiv samverkan med ITMs ledning. 2.2 Personal Under året kommer ekonomistaben b.la. att arbeta med: Ledarskap Forskarutbildning Systematiskt arbetsmiljöarbete och miljösamordning (med kommunikationsstaben) Rekrytering Tillhörande processer 2.3 Kommunikation Under året kommer kommunikationsstaben bland annat arbeta med: Samordning av arkiveringen på skolan. Arbeta med en förnyelse av skolans webbplats i samarbete med UF och andra skolor. Arbeta med interninformation via ITM intranät. Ta fram årsrapport för Miljöcertifiera skolan. Skapa rutiner för inköp på skolan. 2.4 Utbildning Utbildningskansliets arbete kommer fokusera på b.la. följande: Utveckla Akademisk introduktion för alla nyantagna studenter (från ITMs utvecklingsplan) 2 (8)

5 Kontakta studenter inför 2015-gränsen Likrikta informationen till studenter via KTH Social Öka antalet examina genom analys av stoppkurser och agera Förbättra kursplaner Förtydliga arbetet med Dubbel- och dualdiplomstudenter Inkludera lärarutbyte i utbytesavtalen 2.5 Administrativa ledningsgruppen Den strategiska fokuseringen under verksamhetsåret inriktas mot: Effektivisering av administrationen Hållbar administration Kompetenta och motiverade medarbetare Effektiv samverkan med ITM ledning 3 Mål och aktiviteter för verksamheten Följande fyra områden är prioriterade under : 1. Forskarutbildning 2. Ekonomistyrning 3. Grundutbildning 4. Ledarskap, medarbetarskap 3 (8)

6 3.1 Forskarutbildning Mål för verksamhetsåret - forskarutbildning Mål Hur mäta att vi uppnått målet När uppnått mål Utöka det administrativa stödet kopplat till skolans doktorsprogram, forskarutbildning Egen kontroll. Följa upp aktivitet Aktiviteter - forskarutbildning Aktivitet Beskrivning Tidsperiod Resurs Kompetens och ansvarig Kartlägga gränsdragning mellan intressenter Kartlägga gränsdragning, ansvar och roller mellan FA, Deans office och AVA VT Anna, Andreas, Christina Eva Kompetensutveckling gällande administration kopplat till forskarutbildningen Kurs/Workshop. Ta fram gemensamt utbildningsmaterial VT Anna, Andreas, Christina Eva Starta nätverk kopplat till forskarutbildningen VT Adm LG Anna Ta fram processer och rutiner för uppdatering av utbildningsplaner, aktivitetsgrad samt finansieringsplan Ta fram processer för uppdatering av utbildningsplan, aktivitetgrad och finansieringsplan VT Adm LG, Anneli, Gunilla Eva Fastställa samtliga forskarutbildningsprocesser Ordna informationsmöten en gång per termin Fastställa processerna i ITM:s ledningsgrupp VT Anna Anna VT Christina, Eva FA 4 (8)

7 3.2 Ekonomistyrning Mål för verksamhetsåret - ekonomistyrning Mål Hur mäta att vi uppnått målet När uppnått mål Ta fram processer för ekonomistyrning Fastslagna i ITMs ledningsgrupp Aktiviteter för verksamhetsåret ekonomistyrning Aktivitet Beskrivning Tidsperiod Resurs Kompetens och ansvarig Förutsättningar, bemanningsplaner Ta fram förutsättningar för nästkommande år och fastställa dem september Karin, Christina Christina Gemensam bemanningsplan skall tas fram september Anna, Jessica, Anneli Gunilla Gemensam SHUFpolicy för ITM skall tas fram och fastställas september Ava Jessica Se över gemensamma rutiner och policy för full kostnadstäckning September Ava Sarah 5 (8)

8 3.3 ITM-rapporter/uppföljning Aktiviterer för ITM-rapporter/uppföljning Aktivitet Beskrivning Tidsperiod Resurs Kompetens och ansvarig Ta fram en portfölj med VIS-rapporter och fastställa dem i skolans ledningsgrupp Ta fram gemensam mall för kommentarer och analys kopplat till tertial 1,2,3 Samtliga verksamheter VT Karin, Christina, Jan Jan VT Adm LG Jessica Workshop kopplat till budget på kursnivå Sept Ava Caroline 6 (8)

9 3.4 Utbildning Mål för utbildning Mål Hur mäta att vi uppnått målet När uppnått mål Utöka det administrativa stödet kopplat till grundutbildning samt kommunikation Egen kontroll Aktiviteter för utbildning Aktivitet Beskrivning Tidsperiod Resurs Kompetens och ansvarig Utbildningsprocesser Utöka stödet för skolans administration kopplat till Masterprogram Kommunikation utbildning Ta fram processer för utbildningsfrågor kopplat till gränsdragning, ansvar och roller GA, PA, AVA, Studierektor. Fastställa processerna i ITMs ledningsgrupp. Skapa hållbarhet kring administrationen av Masterprogram genom att samordna arbetet kring expedition Nord. Skapa nätverk för dessa frågor kopplat till uppdrag. Analysera förväntningar från våra teknologer kring kommunikation, tillgänglighet, öppettider. Andreas, Caroline Andreas, Caroline Ava Andreas Jessica, Henrik Andreas 7 (8)

10 3.5 Ledarskap, medarbetarskap Mål för ledarskap, medarbetarskap Mål Hur mäta att vi uppnått målet När uppnått mål Kompetensutveckla de administrativa ledarna Medarbetarundersökning Aktiviteter för ledarskap, medarbetarskap Aktivitet Beskrivning Tidsperiod Resurs Kompetens och ansvarig Ledarskapsutbildning Anordna ledarskapsutbildning Christina, Anneli Anna Utveckla chef, grupp, individ Anordna föresläsning kopplat till ledarskap/konstruktiv kommunikation/arbetsmiljö Diskutera och ta fram värdegrunder Anordna föresläsning/workshop kring arbetsmiljö Anna Anna Adm lg Anna, Christina Anna Anna ITM den 31 januari Administrativa ledningsgruppen 8 (8)