Ny Ekonomi AGNETA SJÖFORS OCH LISE BRÖNDUM, LUNDS UNIVERSITET

Transkript

1 Ny Ekonomi AGNETA SJÖFORS OCH LISE BRÖNDUM, LUNDS UNIVERSITET

2 Introduktion och syfte LU bytt ekonomisystem och ekonomimodell från och med Projektet har pågått sedan början 2014 och slutförs i slutet på 2016 Lyfta fram vad som vi har funnit är viktigt att tänka extra mycket på vid ett stort projekt som detta!

3 Varför ny ekonomimodell? Gamla ekonomimodell sedan 2004 Det var dags att utvärdera: Håller den för dagens behov och krav? Behövs förändringar för att säkra en god ekonomistyrning? Säkra ett bättre kravställande på nytt ekonomisystem

4 Varför nytt ekonomisystem? Underhållsavtal på väg gå ut För att förlänga krävdes en uppgradering till Oracle Fusion = en så pass stor förändring att det är att likställa med att införa ett nytt system Alternativ: Avropa på statliga ramavtalet (då: KMD/Opus, Agresso) Göra egen upphandling

5 Mål snabbt och tillförlitligt beslutsstöd bättre projektredovisning enhetligt och enkelt flexibelt och anpassningsbart ett ekonomisystem

6 Tidplan införandeprojektet 2014: utreda, bestämma och upphandla 2015: installera, testa, utbilda 2016: följa upp, komplettera Viktiga deadlines: Förfrågningsunderlag ut vid midsommar 2014 Skarp drift nytt ekonomisystem:

7 Risker Grupper av risker: Förseningar Teknik/införande Uppföljning/rapportering Arbetsmiljö Projekt och ledning Uppdaterat riskdokumentet med jämna mellanrum. Bestämt vid vilken risknivå som åtgärder ska vidtas.

8 Kommunikation och förankring Kommunikationsplan olika faser Målgruppsanpassat: Ledning olika nivåer Fakultetsekonomerna Ekonomer på inst Personalorganisationerna (MBL) Systemansvariga, systemförvaltare

9 Organisation o bemanning Projektägare, Styrgrupp, Referensgrupper, Etc Klargör ansvar och befogenheter Projektledare, Projektmedarbetare Vi har tagit i Projektet fortsätter hela 2016

10 Budget Budget för projektet är 25,8 miljoner

11 Vägval (ex) Målgrupper: Ekonomer: Raindance, avstämningsrapporter m m Ekonomer/Controllers: EOS, budgetering och uppföljning verksamhet och projekt Ledning: Kuben, uppföljning uppföljning verksamhet och projekt för ledningen på olika nivåer Hur vi hanterar historiska data Legala krav: arkivering av Orfi på filer med begränsad åtkomst Uppföljningsbehov i Kuben/EOS, med bred åtkomst

12 Fokusområden Ekonomiadministrativt stöd till forskning/projekt Allokeringar (fördelningar, samfinansiering etc) Internfakturering Kundfakturering Fördelning och omfördelning av lönekostnader Tvärsgående uppföljningsbehov

13 Påverkan system - exempel Primula personal Lupin inköp ekontrakt W3D3 diarie Raindance redovisning Lupos LUPP LUCRIS fo info EOS budget Kuben uppföljning

14 Systemintegrationer Högst prioriterade: LU: Primula, Lupin, Lucat, EOS, Kuben, PIM Avstämningsmöten Gemensamma tidplaner, aktivitetslistor Egna delprojekt i linjen Externa: Bankerna, Hermes, Tullverket Övriga: Försystem hos LDC, LU Service, LU Bygg, ER Faktureringsunderlag Bokföringsfiler

15 Ny kodsträng Nytt t ex: Färre delar och färre positioner Ökad automatik i konteringen Mer information kopplas till koderna Konto 5 Aktivitet 6 Kostnadsställe 6 Arv från aktivitet Verksamhet 2 Arv från aktivitet Motpart 4 Finansiär 3 Funktion 4

16 Ny kodsträng Största ändringen avseende aktivitet De nya aktiviteterna (6 pos): märks med kostnadsställe och verksamhet (underlättar kontering) ligger i en löpnummerserie för hela LU (lättare flytta) kan märkas upp med mer information, t ex projekt (underlättar uppföljning) Varje gammal kombination av kostnadsställeverksamhetsgren-aktivitet har översatts till nya aktiviteter underskatta inte detta!

17 Utbildning och stöd Rätt utbildning vid rätt tidpunkt Maj 2015 Inför konvertering Nov/dec 2015 Inför driftstart Höst 2016 Fördjupning, främst modellen Målgruppsanpassning, vad och hur. Förstärkt support vid driftstart Guider och filmer på hemsida

18 Införandet av Raindance Driftstart i tid med grundfunktionalitet Försenade restleveranser Kortare tid för förberedelser inför kvartalsbokslutet Följdförseningar, t ex design rapportutbud Målgruppstänket kontra förväntningar

19 Det här har vi hittills uppnått (ex) Ny funktionalitet som ersätter Lupos och ekontrakt Interna fakturor går via Lupin Förbättrad funktionalitet t ex i externa kundfaktureringen (artiklar, order) Nytt: Rekvisition bättre matchning bidragsinbetalningar Nytt: Tidredovisning (till att börja med LDC) Rapporter - främst för att stödja bokföringen Mindre papper t ex inga buntöversikter Utskrift direkt till vanlig skrivare Import och export via Excel

20 Vårt uppdrag 2016! Rutiner/processer: Finslipning ekonomimodell Hantering omorganisationer Kvalitetssäkring rutiner etc Stöd till projekt Lönekostnadsfördelning Effektivare ekonomirutiner förvaltningen Pilot Tidredovisning fo projekt

21 Sammanfattning Mål och syfte Planering, risker Avgränsningar Organisation Budget Bemanning särskilt vid driftstart Tidplanen även efter driftstart Kommunikation och förankring Lyft fram och fira framgångarna

22