IT och användbarhet. KIA-projektet. Kvalitet i (IT-)användning Uppsala universitet

Transkript

1 IT och användbarhet KIA-projektet Kvalitet i (IT-)användning Uppsala universitet

2 Projektet KiA Kvalitet i användning (KiA) Syftet är att förbättra användbarhet och nytta hos de administrativa ITsystemen Genom att förbättra kompetenser, processer och arbetssätt. Samverkan mellan forskare och de som har ansvaret för IT-frågor. Skapa delaktighet i arbetet.

3 Innehåll IT i arbetet vad innebär det? Förstudien vad sade den? Några viktiga utgångspunkter: Verksamhetsutveckling inte systemutveckling Vad är användbarhet egentligen? IT och arbetsmiljö IT-processer och användbarhet KIA projektet, vad gör vi nu? Diskussion

4 Frågor att diskutera Hur bra fungerar dagens IT inom UU? Vilka är problemen? Förändringsbehoven? Hur utvecklas och införs IT-system inom UU? Vilka är problemen? Förändringsbehoven? Idéer och råd inför framtiden? Vill du vara delaktig?

5 IT i arbetet...

6 IT i arbetet...innebär inte att man ska hantera en dator, utan att ska utföra ett kvalificerat arbete med hjälp av ett verktyg, som ska effektivt stödja, och inte skapa nya problem.

7 IT i arbetslivet >70% använder IT dagligen. >35% använder IT minst halva dagen. Inom administrativt arbete (25% av totala arbetskraften) använder nästan alla dator 100% av dagen. Drygt 35 % av allt arbete görs i direkt kontakt med datorer och ITstöd.

8 Administrativa IT-system Huvudsakligt arbetsverktyg för professionella administratörer. Sidosysslor för många andra, men viktiga för verksamheten. Ofta använder man sig av många olika sådana system (10-20 st). e-post, dokumenthanteringssystem, ärendehantering, tidrapportering, reseräkningar, ekonomi, elektroniska fakturor, budgetsystem, bemanning, verksamhetsplanering, inköp, lagerhållning, semesterrapportering, kompetenssystem, webb-publicering, publikationsdatabaser, statistik/glis, studiedokumentation, kursutvärdering, studentportaler, medarbetarportaler, kursplaner, lokalbokning, rekryteringssystem, diarier, forskningsinformation, behörighet, utskrifter..

9 Dessutom. Alla IT-system skall upphandlas, kravställas, anpassas, införas, driftas, förvaltas, utvärderas, användare skall utbildas, stödjas m.m. Även detta ska vara användbart och effektivt.

10 Förstudien (hösten 2011) Stor kompetens finns Hög ambitionsnivå Dåligt fokus på användbarhet Avsaknad av enhetliga processer Brister i införandeprocesser Koppling till verksamhetsutveckling dålig Brister i användarmedverkan Man utvärderar inte Systemen som UU har går att använda men är inte användbara i ordets verkliga mening Alla positiva till att förbättra system och processer!

11 Verksamhetsutveckling inte systemutveckling Ny IT påverkar alla aspekter på ett arbete Det nya arbetet får inte bli en restprodukt All IT-utveckling och införande som inte samtidigt beaktar verksamhetsförändringar, användbarhet, kompetenser, arbetsmiljö m.m. kommer att ge problem! Man får heller inte asfaltera kostigar.

12 IT som möjliggörare i förändringsarbete IT kan bidra till positiva förändringar! Vilka positiva förändringar eftersträvar man? Varför? Stöd till det framtida arbetet? Vilket är det? Vem utformar det? Nyttan uppstår (enbart) genom förändrad organisation och arbetssätt. Metoder finns. T ex Målbilder.

13 Användbarhet - vad är det? Nödvändigt för att kunna utföra ett bra arbete Kvalitet Effektivitet Att ha kontroll över arbetssituationen Arbetsmiljö Arbetstillfredsställelse Välbefinnande och hälsa

14 Användbarhet är inte (bara) Användarvänlighet Ytan, gränssnittet Prestanda Lyx Kosmetika Något man lägger till i efterhand Något man kan undvara

15 Arbetsmiljö och IT i arbetet Arbetsmiljön påverkas mycket av IT Fysiskt Psykosocialt Kognitivt Problemen kan bli (är) stora Problemen kan/bör förebyggas

16 Arbetssituation och arbetsmiljö Man är totalt urblåst när man kommer hem, som en urvriden disktrasa Många handläggare har ett tiotalfönster framme på en gång Sista åren har det blivit värre Det var minde stressigt när det var papper Vi levde ett ganska bra liv tills för några år sedan då vi införde två nya datorsystem De som inte orkar prestera tvingas ut i sjukskrivning.

17 Lönar sig användbarhet? Oanvändbara system är dyra Olika slags problem ger kostnader Den stora kostnaden ligger ofta i uteblivna förbättringar Förbättringspotentialen är ofta stor, liksom de potentiella vinsterna!

18 Processer Hur arbeta användarcentrerat, med fokus på verksamhetsutveckling, användbarhet, en god arbetsmiljö etc i alla olika sammanhang? Upphandlingar Kravställande Relationer till leverantörer Design, utveckling Införandeprocessen Drift Utvärderingar Förvaltning Support, användarstöd

19 Planerade projektaktiviteter 2012 Kompetensutveckling i form av föreläsningar, utbildningar etc. Forskare deltar som metodstöd i några prioriterade pilotprojekt. Initiera ett mentorsprogram Påbörja utveckling för några prioriterade delprocesser Kravställande Införande av IT Utvärderingar av användbarhet Generellt om användarcentrerat arbete Verksamhetsutveckling och IT Planera och genomföra en seminarieserie riktad brett mot universitetets personal. Utforma en webbplats för informationsspridning och informationsutbyte.

20 Frågor att diskutera Hur bra fungerar dagens IT inom UU? Vilka är problemen? Förändringsbehoven? Hur utvecklas och införs IT-system inom UU? Vilka är problemen? Förändringsbehoven? Idéer och råd inför framtiden? Vill du vara delaktig?

21 Kommande seminarier Vad vill ni att vi tar upp? Vilka ska vi bjuda in?

22 Kontakter Om ni har frågor och kommentarer kring projektet, kontakta gärna: Britta Nyberg Thomas Lind Projektmailen Projektsida