Projektet syftar till att genomföra väl kommunicerade förändringar av arbetssätten i organisationen för att säkerställa en smidig övergång till SSC

Transkript

1 SSC - Lönetjänster

2 Bakgrund Regeringen har beslutat att alla myndigheters löneadministration ska utföras av Statens servicecenter, en statlig myndighet under Finansdepartementet, som erbjuder statliga myndigheter i Sverige tjänster inom löneadministration, ekonomiadministration och e-handel. Den 30 mars 2016 tecknade Lunds universitet (LU) en avsiktsförklaring med Statens servicecenter (SSC) om att SSC om allt går enligt plan ska ta över lönehanteringen från Lunds universitet med planerad start i början av april 2018.

3 Syfte Projektet syftar till att genomföra väl kommunicerade förändringar av arbetssätten i organisationen för att säkerställa en smidig övergång till SSC att LU får en välfungerande och kostnadseffektiv lönehantering även efter överflyttning till SSC att påverka och dra nytta av den lönetjänst som SSC utvecklat för universitets och högskolesektorn

4 Fördelar med att LU ansluts 2018 Lönekontorets personal erbjuds verksamhetsövergång till SSC med organisatorisk tillhörighet till Göteborgskontoret men med placering i Lund. Vårt avtal med Evry som levererar Primula löper ut

5 Projektorganisation gemensam Styrgrupp Karin Ekborg Persson, Biträdande förvaltningschef; (LU) Birgitta Carlsson, Enhetschef lön, (LU) Kristin Widlund, tf personaldirektör, (LU) Charlotte Johansson Ahlström, Marknadschef (SSC) Ordförande: Hans Tynelius, avdelningschef lönerelaterade tjänster (SSC) Referensgrupp Långsiktig lösning IT Stefan Thoft Projektledare Charlotte Johansson Ahlström Johan Ekman IT Fredrik Rosén Ers dec-feb Christian Sjöström Johan Ekman IT Lång sikt Christian Sjöström Pernilla Hylén Processtöd: Peter Alm Tjänst processer Charlotte Johansson Ahlström VS: Malin Rundqvist, SA: Magnus Lindberg SA Katerina Tzova Stefan Thoft Karin Ekborg Persson Överenskommelse Charlotte Johansson Ahlström Kristine Widlund Verksamhetsövergång Märit Hagström Stefan Thoft Lokaler Charlotte Johansson Ahlström

6 Tidplan Denna tidsplan har tagits fram av SSC och följer deras standardiserade anslutningsprocess mars Avsiktsförklaring 28 mars Överenskommelse 3 april Övergång 22/ / Projekt med SSC Gå igenom rutiner och systemförvaltning för att se hur det kan fungera vid en övergång och lösa ev frågetecken. 3 april april 2018 Implementeringsprojekt med SSC Arbeta fram hur hantering som finns kvar på LU ska se ut. (rutiner och systemstöd) Informera Utbilda 4 april 15 aug 2018 Stabiliseringsfas med SSC Övervaka att övergång går enligt plan och göra ev justeringar som behövs

7 Grov plan enligt avsiktsförklaring 1. Utvärdera 2. Definiera 3. Implementera 4. Driftsätta 5. Stabilisera Projektstart Definiera tjänster för leverans Genomföra gapanalys avseende processer, systemstöd och organisation/bemanning, samt definiera Lönerelaterade tjänster Teckna överenskommelse mellan parterna Implementera Genomföra process-, system- och organisatoriska förändringar samt förbereda för driftsättning Driftsätta Stabilisera (tre månader fr.o.m.) Avsluta projekt Förutsättning: Verksamhetsövergång till kontoret i Göteborg med arbetsplatser i Lund

8 Projekt Projektet genomförs i delprojekt: Tjänsteprocesser Teknik och system

9 Tjänsteprocesser i fas 1 GAP analyser genomförda. Dessa är underlag för överenskommelsen som enligt tidplan tecknas i mars inga stora avvikelser det finns uppgifter som lönekontorets personal utför idag som SSC inte tar över. Det handlar om pensioner, delpension, NOR och en del ekonomiskt relaterade uppgifter

10 Exempel på förändringar Primulaklienten kommer inte att finnas kvar vid LU. All handläggning, självrapportering och rapportuttag sker via Primula webb som har mycket ny funktionalitet som inte finns i LU:s nuvarande version. Primula kommer inte att stängas ner vid lönekörning. Blanketter Mycket få blanketter kommer att finnas kvar, vilket innebär att verksamheten själv lägger in sina uppgifter. Schemahantering All TA-personal (ej lärare/forskare) som arbetar koncentrerad deltid ska ha ett schema i Primula för att avdrag ska beräknas korrekt. Sjukfrånvarohantering Ändrad rutin för hantering, då man redan första sjukdagen ska registrera detta i Primula. Förändrad hantering vid anställningar Anställningsbeslutet skrivs och attesteras i Primula av verksamheten. Integration med Varbi planeras. Timavlönad personal/intermittenta anställningar Hantering sker i Primula webb och det kommer behövas en förändrad rutin samt en översyn av formuläret.

11 Nästa fas - implementation Genomgång av samtliga processer och systemstöd (SSC Primula) Sakkunniga (processansvariga) leder arbetet för varje process tillsammans med processkontoret och kommer att ha arbetsgrupper och referensgrupper till sin hjälp. Genomgång av behörigheter Uppsättning av en testmiljö som innehåller LU:s nuvarande information från Primula som kombineras med löneartskatalog från SSC och LU. Planeras färdig v 26. Information och utbildningar

12 Arbete med processer och systemstöd - förmöte Förmöten för processansvariga/sakkunniga tillsammans med Processkontoret Förståelse för processen Förstå vad som blir de stora förändringarna jämfört med idag Avstämning SSC Jämföra Primula idag och imorgon och identifiera förändringar Lagar och regelverk

13 Arbete med processer och systemstöd - workshopar Workshopar (uppskattningsvis 1-4 workshopar med ca 8 personer tillsammans med Processkontoret) Introduktion Övergripande riktlinjer (lagar och regelverk) Utgångspunkt i Göteborgs universitets börläge - skillnader mot LU VAD, VEM, HUR? Kompetensbehov? Notera konsekvenser samt åtgärdsförslag Notera vägval/beslut

14 Arbete med processer och systemstöd efterarbete Efterarbete Processkontoret ritar processförslag Lyfta vägval/beslut Fastställa processer Kommunikation Information Utbildning Förvalta

15 WS-grupp 1 Workshop-grupp 1 (processansvariga: Anna Sjösten, Marta Santander) Sjuk-och friskanmälan Sjukfrånvaro Hantera partiell sjuk- och aktivitetsersättning Sjukvård och läkemedel Friskvård Hantera ssk högriskskydd

16 WS-grupp 2 Workshop-grupp 2 (processansvariga: Lena Annerfeldt, Lena Lindell, Andreas Lundin) Nyanställning Hantera kombinationsanställning Förändring av anställning Examina och meriter URA-anställning Avsluta anställning Begära arbetsgivarintyg

17 WS-grupp 3 och 4 Workshop-grupp 3 (processansvarig: Viktoria Järnegren) Bisyssla Workshop-grupp 4 (processansvarig: Viktoria Järnegren) Övertid/OB Beredskap Ledigheter Föräldrapenningtillägg Timavlönad personal Arvode

18 Teknik och system Integrationer - kortsiktig lösning LUs krav är att Evry levererar och förvaltar lösningen som omfattar framtagande och leverans av informationsfiler till LU:s integrerade verksamhetssystem Migrering Migrering av data från nuvarande Primula-LU till Primula-LU-SSC Lösning IT Lösningsdokument remissat och klart EVRY» Avropsavtal ifyllt till EVRY utifrån lösningsdokument» Projektledare från EVRY ska pekas ut denna veckan» Inväntar svar från EVRY för kommersialisering, svar väntas nästa vecka» Två delar i lösningen ska beslutas senast 1 juni 2017 om de ska införas, det gäller Varbi och Organisations import

19 Teknik och system Nytt delprojekt Långsiktig IT-lösning SSC» ansvarar för att ta fram en projektplan, med stöd av LU» en lösning för flera myndigheter» sätter upp en referensgrupp» dokumenterar och förankrar lösningen» applicerar informationsmodellen på Evry Projekt startat av SSC med stöd av LU, ska ge: Tillgång till strukturerad information Dokument som beskriver hur informationen kan nås och kan användas Informationslager enligt internationell standard (HR Open motsv.)

20 Integrationer System som Primula har en integrationer med Sjukfrånvaro Adato Beslutstöd Asynja, EOS, Kuben Personal och anställda Lucat Ekonomi Raindance Rekrytering Varbi (nytt önskemål)

21 Support efter övergången En väg in Alla medarbetare kan antingen ringa ( ) till Statens servicecenters kundsupport eller lägga ärenden via deras kundwebb 1a linjen - Telefon - Ank Kundwebben 2a linjen - Sakkunniga i verksamheten 3e linjen - Kundansvariga - Systemleverantör Frågor

22 Kommunikationsplan Målgrupp Chefer på alla nivåer Berörda av ändrade processer utifrån SSC:s SLA Personalorganisationer Systemförvaltare Referensgrupper All personal Bloggen

23

24 Leverans 1 Överenskommelse LEVERANS 1: Överenskommelse som omfattar Bilaga 1. Service Level Agreements (SLA) a) SLA 2014 ver Gemensamma bastjänster b) SLA 2016 ver Lönerelaterade tjänster Primula Universitet och högskole sektorn c) SLA 2016 ver Statens servicecenters IT-tjänstestöd Bilaga 2 Personuppgiftsbiträdesavtal Bilaga 3 Behandling av personuppgifter och sekretessbestämmelser Bilaga 4 Samverkansmodell Bilaga 5 Verksamhetsövergång Bilaga 6 Underlag avgifter

25 Leverans 2 Tids och aktivitetsplan verifiera detaljerade tjänsteleverans uppdelat i bas-, tilläggs- och specialtjänster o inkluderar särskilt att utreda ekonomiadministrativa arbetsuppgifter som idag utförs på LU, såsom avstämning av konton relaterat till lön verifiera supportlösning beslut är taget verifiera volymer över avtalsperioden verifiera systemlösning på kort och lång sikt o inkluderar särskilt att utreda Lunds egen drift och förvaltning av Primula ta fram en aktivitetsplan för införande i produktion - utreda lokal för arbetsplatser på kort och lång sikt SSC ska hitta nya lokaler

26 Organisation - Intern Styrgrupp LU Kristine Widlund, tf personaldirektör, (LU), ordförande Karin Ekborg Persson, biträdande förvaltningschef, (LU) Birgitta Carlsson, avdelningschef lönekontoret, (LU) Johan Johansson, IT-chef LDC Catrin Malmström, kanslichef Kansli N Agneta Sjöfors, biträdande ekonomidirektör