Utbildning IDAC och UBW Anknutna

Transkript

1 Utbildning IDAC och UBW Anknutna

2 Introduktion Pernilla Hulth

3 Bakgrund Gammalt system Nya krav svårt Förstudie Grov handlingsplan Strategi Nulägesanalys Förvaltning Oklara infoägare Från IT-system till verksamhetsfokus IT-styrt Incidenter Utbildning IDAC och UBWanknutna 28 maj

4 Styrande principer för IDAC och UBW Anknutna Säkerhet Säkerhetstänkande ska genomsyra allt arbete och inget som ska läggas på i efterhand, det är en grundinställning. Spårbarhet Beslut kring individer och behörigheter skall finnas dokumenterat inom IDAC på ett enhetligt sätt och med god spårbarhet. Lätt att göra rätt Regelverk ska finnas. Arbetsprocesser ska stötta de regelverk som är definierade och det ska därför vara lätt att göra rätt. Omvänt ska avsteg från regelverk kräva medvetna beslut som också dokumenteras för spårbarhet. Informationskvalitet Det ska finnas fastställda källor till information. Genom rena källor kan information av god kvalitet flöda genom verksamhetssystem. Verksamhetsnytta Förändringar ska motiveras av verksamhetsnytta, det ska alltid finnas ett nyttoperspektiv och därigenom stöd för att genomföra förändringar. Utbildning IDAC och UBWanknutna 28 maj

5 Vad är KIMKAT idag och imorgon? Kimkat Dagens fokus UBW Anknutna IDAC Integrationsplattformen KIIP Ju mer man tänker, ju mer inser man att det inte finns något enkelt svar Nalle Puh Utbildning IDAC och UBWanknutna 28 maj

6 Vad har påverkats mer så här långt? Organisation Chef Huvudanställning OrgiP Primula Integrationsplattform Ladok Webbtjänster UBW Anknutna Källsystem Regelverk Bibliometri Graceperioder Webb GDPR Utbildning IDAC och UBWanknutna 28 maj

7 Vad är ett identitets- och behörighetssystem Vem ska ha tillgång till vilken information när Ägs av verksamheten Ägs gemensamt ITA o verksamhet Regler/regelverk Arbetsflöden/Processer Rutiner Gemensamma definitioner Stabil infrastruktur Förvaltning & support Regelverken ska stödja och skydda verksamhet och chefer Ägs av ITA Utbildning IDAC och UBWanknutna 28 maj

8 Informationsflöde Källsystem Infrastruktur Konsumenter Primula ID/Behörigheter Start Ändring Anställd Ladok Doktorand Student IDAC E-post Nätverk ELN System X Avslut Anknuten UBW IKAT Integrationsplattform Information KIB Webb KIPAS Test/support/Admin Utbildning IDAC och UBWanknutna 28 maj

9 UBW Anknutna Andreas Larsson

10 KIMKAT ersätts av UBW anknutna KIMKAT UBW Anknutna Anknuten Anknuten Utbildning IDAC och UBWanknutna 28 maj

11 Vad är en anknuten? Definition En person som inte är anställd vid Karolinska Institutet (KI), men som deltar i verksamheten vid KI inom ramen för anställningen hos en annan arbetsgivare En person som erhåller stipendier som postdoktor eller som har annan huvudsaklig försörjning. Utbildning IDAC och UBWanknutna 28 maj

12 Vad ska man tänka på när en person ska anknytas? Regler och anvisning för anknytning, Dnr 1-556/2017 Anknytning ska skriftligt motiveras ur ett verksamhetsperspektiv Anknytning ska vara tidsbegränsad och får uppgå till högst 3 år i taget Anknuten ska ha en anställning hos en huvudarbetsgivare eller på annat sätt ha extern försörjning Bisysslor ska redovisas före anknytning Prefekt, universitetsdirektör eller bibliotekschef beslutar om anknytning. Beslutet kan inte delegeras Innan anknytning ska kontroll om anknuten haft en tidigare anställning eller anknytning vid KI och i förekommande fall varför denna har upphört Utbildning IDAC och UBWanknutna 28 maj

13 Vad ska man tänka på när en person ska anknytas? Regler och krav IT-behörigheter Anknutna erhåller inte lön från KI, Anknytningsavtalet ska koppla personen till minst en organisatorisk enhet En anknuten får inte samtidigt tillhöra användartypen anknuten och anställd En anknuten omfattas av IT-faktura Personliga identifieringsattribut ska finnas Personliga attribut för namn och nödvändiga kontaktuppgifter ska finnas Start och slutdatum ska finnas för anknuten Utbildning IDAC och UBWanknutna 28 maj

14 Aktörer/roller i processen UBW-administratör Registrera nya personer som ska anknytas till KI i UBW samt ladda upp underlag för anknytning i UBW. Samla in eller säkerställa att den information som behövs för anknytning av person finns och att den är korrekt. Säkerställa att anknytningen följer KI:s gällande regler och anvisningar för anknytning Ändra befintlig information om anknuten såsom organisatorisk placering, förlängning, ändring av finansierande projekt, ändring av uppdragsredovisning/bisysslor och övrig anknytningsinformation Ta ut rapporter (anknytningar som förfaller inom kort, pågående ärenden m.m.) Ge support till verksamheten runt anknytningsfrågor Felanmäl eventuella fel till UBW:s systemsupport Utbildning IDAC och UBWanknutna 28 maj

15 Beskrivning av rollerna Närmaste chef Godkänner ny anknytning och ändringar på befintlig anknuten Säkerställer att det finns anknytningsblankett och uppdragsredovisning Ansvarar för att det finns en tydligt motivering ur ett verksamhetsperspektiv varför personen ska anknytas Kontrollerar att anknytning är på rätt organisatoriska enhet och projekt som ska belastas av IT-avgift är angivet och korrekt Prefekt Attesterar ny anknytning + ändrar bissysla/uppdragsredovisning Kontrollerar att alla uppgifter finns och att motiveringen är tydligt om varför anknytning behövs ur ett verksamhetsperspektiv Utbildning IDAC och UBWanknutna 28 maj

16 Anknytningsprocessen Anknuten UBW anknutna IDAC Verksamheten Ange uppgifter för anknytning Skapa ärende för ny anknytning Granska och godkänn ny anknytning Attestera ny anknytning Skapa KI-ID och KI e-post anknuten Lämna KI-ID och KI e-post till anknuten IKAT Sök person Utbildning IDAC och UBWanknutna 28 maj

17 Skapa ärende för ny anknytning Aktör/roll UBW-administratör eller närmaste chef Att göra Ladda upp anknytningsblankett Ladda upp redovisning av bisyssla/uppdrag Sök efter om person som ska anknytas varit vid KI tidigare Ange obligatoriska uppgifter Ta del av ID-handling om möjligt Val/åtgärder Ange uppgifter för anknytning Skapa ärende för ny anknytning Granska och godkänn ny anknytning Skicka formulär för att skicka vidare till godkännande Spara som utkast för att spara men inte skicka Attestera ny anknytning Skapa KI-ID och KI-mail anknuten Lämna KI-ID och KI-mail till anknuten Om information om närmaste chef saknas stannar flödet (underhåll funktion i Primula) Utbildning IDAC och UBWanknutna 28 maj

18 Granska och godkänn ny anknytning Aktör/roll Närmaste chef Att göra Kontrollera att bilagor är bifogade och följer regler för anknytning vid KI Kontrollera/ange tydlig motivering för anknytning Kontroller att anknuten tagit ställning till villkor, hantering av personuppgifter och uppförandekod Kontroller projekt som ska belastas med IT-avgift stämmer samt övrig angiven information Val/åtgärder Ange uppgifter för anknytning Skapa ärende för ny anknytning Godkänna/acceptera för att godkänna och skicka vidare till attest Avvisa avslå aktuellt ärende. kommentar om anlednings måste anges Granska och godkänn ny anknytning Attestera ny anknytning Retur föregående steg skicka ärendet åter till avsändare för komplettering, kommentar om anledning måste anges Skapa KI-ID och KI-mail anknuten Lämna KI-ID och KI-mail till anknuten Utbildning IDAC och UBWanknutna 28 maj

19 Attestera ny anknytning Aktör/roll Prefekt Att göra Kontrollera att bilagor är bifogade och följer regler för anknytning vid KI Kontrollera att det finns en tydlig motivering för anknytning angivet Kontroller så att övriga angiven information verkar överensstämma Val/åtgärder Ange uppgifter för anknytning Skapa ärende för ny anknytning Attestera för att attestera och skicka ärendet till IDAC Avvisa avslå aktuellt ärende. kommentar om anlednings måste anges Granska och godkänn ny anknytning Retur föregående steg skicka ärendet åter till avsändare för komplettering, kommentar om anledning måste anges Retur användare skicka ärendet åter till den som skapad ärendet, kommentar om anledning måste anges Attestera ny anknytning Skapa KI-ID och KI-mail anknuten Lämna KI-ID och KI-mail till anknuten Utbildning IDAC och UBWanknutna 28 maj

20 Ändra anknytning Ändra en befintlig anknytning Ändra period Kan inte förlänga mer än 3 år Ändra organisation Kan bara göra inom aktuell institution Ändra projekt för IT-avgift UBW anknutna IDAC Ändra bisyssla Måste även attesteras av prefekt Ändra personliga uppgifter Skapa ändring befintlig anknytning Granska och godkänn ändring Uppdatera med information om ändring Utbildning IDAC och UBWanknutna 28 maj

21 Rapporter kopplat till anknytning Följande rapporter kommer finnas från start: Anknutna för vidarefakturering Visar på vilka anknutna där IT-avgift ska vidarefaktureras Anknutna IT-avgift Visar vilka projekt som kommer belastas med IT-avgift Anknutna per organisation Visar alla anknutna som finns kopplat till en vald org.enhet Anknytningar som förfaller inom kort Visar vilka anknytningar som kommer förfalla inom kort, sorterat på datum Fråga anknuten Få all information om en anknytning, här kan man se alla anknytningar även de på annan Inst. Historiska anknytningsärenden Ny Historiska anknytningsärenden Ändra Pågående anknytningsärende Vart ett ärende ligger i flödet, steg och vem Ärende som legat mer än 5 dagar Visar vem som har ärendet och vilket steg Utbildning IDAC och UBWanknutna 28 maj

22 IDAC Pernilla Hulth

23 Roller i systemet Chef (attestör/resursägare) IDAC Administratör Användare Anställda Anknutna Studenter Doktorander Övriga (support, system, test, admin) Support IT Verksamhet Student Utbildning IDAC och UBWanknutna 28 maj

24 Start page Utbildning IDAC och UBWanknutna 28 maj

25 Utbildning IDAC och UBWanknutna 28 maj

26 Roller i systemet Chef Chef Godkänna behörighetsförfrågningar från dina medarbetare i din grupp Godkänna eventuella resurser som du ansvarar för. Överblick på personer kopplade till din organisatoriska enhet Överblick på personer kopplade till dina resurser Delegeringsmöjligheter periodvis Utbildning IDAC och UBWanknutna 28 maj

27 Roller i systemet IDAC Admin IDAC Administratör Initiera lösenordsbyte (fram till självserviceportalen är klar) Byte av e-postadress Byte av displaynamn Begära sammanslagning av konton (samma som idag) Hantera rapportverktyget, tex e-postlistor Hjälp till användare/chefer på institutionen Välja att se student på institutionen Du som IDAC Admin behöver förstå hur information om personer och deras uppgifter flödar genom system på KI Utbildning IDAC och UBWanknutna 28 maj

28 System roles IDAC Admin Utbildning IDAC och UBWanknutna 28 maj

29 System roles IDAC Admin Utbildning IDAC och UBWanknutna 28 maj

30 Utbildning IDAC och UBWanknutna 28 maj

31 Utbildning IDAC och UBW Anknutna Amal Velic

32 Nästa steg i utbildningen Lärarledda utbildningar med övningar för administratörer UBW anknutna IDAC Kommer i anslutning till produktions av system Öppna workshops 1 ggr i veckan Från lansering Utbildning IDAC och UBWanknutna 28 maj

33 KI Play play.ki.se/channels Egna kanaler på KI play Godkännare/attestanter, Administratörer, Alla Korta enkla videos Utbildning IDAC och UBWanknutna 28 maj

34 Canvas Kurs/utbildning för nya administratörer Rutinbeskrivningar kring UBW Anknutna och IDAC Instruktionsvideos för administratörer Quiz inför behörighetsgodkännande Utbildning IDAC och UBWanknutna 28 maj

35 Support IDAC IT Support UBW Anknutna Support Systems (Verksamhetssupport) Student-IT maj

36 Test Acceptanstester för de intresserad i IDAC Slutet på augusti Utbildning IDAC och UBWanknutna 28 maj

37 Tack för idag!