Frukostmöte November Välkomna

Transkript

1 Frukostmöte November 2017 Välkomna

2 Presentation av nya medarbetare och förändringar på ekonomiavdelningen

3 Agenda Presentation och info från Support system IT-faktura Orgip i UBW Digitaliserad kundfaktura Bensträckare Inventeringsprocessen Tidsplan årsbokslut Motpartsredovisning Övrigt

4 Support systems Name Surname 27/03/20184

5 Ny enhet Support systems Tf enhetschef Marith Wiedersheim Paul Systemadministratör Jan-Erik Svensson (Janne) Drift och Support Josefine Nordin och Madeleine Hammar Systemekonom Johanna Halldén Systemförvaltare Martin Sjölund Förvaltningsledare Amal Velic (6e feb) Fler kommer Johanna Halldén 27/03/2018 5

6 Uppdrag Drifta, förvalta och ge support för våra administrativa stödsystem UBW Primula IDAC (identifikation och behörighetssystem) Varbi (rekryteringsverktyg) Fler kan tillkomma Johanna Halldén 27/03/2018 6

7 Vad händer nu på Support systems NIBS/IDAC Anknutna Behörigheter Orgip Tid och projekt på IT Egen affär i E-Handel för supply Center (Konsignationslager) Lyfta in IT-produkter i E-handel Rensning i UBW Mobilappar för Tasks Integrationsplatform (KIIP) Unit4 Connect Johanna Halldén 27/03/2018 7

8 Förattesterad plan Formulär i webben Ekonomen skapar planen i UBW Har ni tillräckligt med information Behöver ni mer info/stöd Name Surname 27/03/2018 8

9 Automatiserad IT-faktura

10 Bakgrund och tidsplan Ett delprojekt i NIBS-projektet Planerad driftstart för IDAC är februari 2018 Detsamma gäller för den automatiserade IT-fakturan Kartläggning av nuvarande process har gjorts i projektet i samråd med några institutioner Syftet är att automatisera den tidskrävande fördelningen av ITfakturan som görs inom institutionerna ITA leder projektet med deltagare från redovisningsenheten, supportsystems och institutioner Automatiserad IT-faktura 27/03/

11 Nya processen IT-fakturan kommer att debiteras ut månadsvis fr.o.m. februari 2018 En bokföringsfil genereras i IDAC med källdata från Primula och UBW, bokförs automatiskt i UBW direkt på projekt Fördelningen kommer ske enligt konteringen i Primula för anställda och enligt konteringen i UBW för anknutna Anknutna i UBW är ett annat delprojekt i NIBS-projektet Kommer finnas möjlighet för er att titta själva i IDAC, alternativt ta ut en rapport på hur konteringen ser ut i Primula/UBW för att kunna korrigera i källsystemet IT-avgift för personer som saknar kontering kommer att debiteras på ett slaskprojekt centralt på institutionen Kommer att läggas upp på varje institution Projektnummer??96002 (?? = institutionskod) Kommer att vara möjligt att styra med en ny relation på projekten i UBW om ITavgift får tas på projektet om kontering på projektet finns i något av källsystemen eller ska styras om till slaskprojektet Tanken är att slaskprojektet ska tömmas varje månad Automatiserad IT-faktura 27/03/

12 Mer information kommer Mer information om rapporter, rutiner m.m. kommer så snart som möjligt Vi har i projektet kravställt till IDAC-utvecklarna Vi inväntar nu att utvecklarna ska bli klara och vi kan börja verifiera att kraven uppfylls Eftersom utvecklingen inte är klar kan det medföra mindre förändringar i den slutgiltiga processen Vi har lyft i projektet att det blir en brytpunkt i februari då vi går över från debitering kvartalsvis till månadsvis och IT-avgiften för januari behöver hanteras Lösning för hur själva brytningen görs tas fram i projektet Automatiserad IT-faktura 27/03/

13 Org i P UBW och implementeringsplan

14 KI Ekonomidatamodell fram till Karolinska Institutet Karolinska Institutet Institution Institution Sektion Avdelning Avdelning Grupp Enhet Enhet Projekt Team Team Projekt Name Surname 27/03/

15 KI Ekonomidatamodell from Karolinska Institutet Karolinska Institutet Institution Institution Avdelning Avdelning Enhet Enhet Team Team Projekt Projekt Name Surname 27/03/

16 Projektkodning Attestregelverk Oförändrad Nytt projekt Nytt team Ny attestant Mer info kommer. Name Surname 27/03/

17 Digitalisering av Kundfakturaprocessen

18 Digitaliserad kundfakturaprocess Gäller fakturor som skapas från 1 december Fakturera gärna så mycket som möjligt innan för när vi kör igång så smyger vi igång sakta för att säkra alla flöden Svårt att testa detta i testmiljön eftersom det är så mycket digital trafik. Sätts upp i produktionsmiljö nu och vi testar i skarpläge inifrån EA. Name Surname 27/03/

19 Digitaliserad kundfakturaprocess Förändring för er; skapa faktura = ni gör bara till SO13 Förändring för er; betalregistrera faktura = de som betalats via OCR registreras via återrapporteringsfil på EA. Stort behov av att städa och uppdatera kundregister med korrekta uppgifter och mailadresser Om behov av att skicka bilagor med fakturan Swe-faktura OK Mail- eller pappersfaktura Tips på rutin=>döp bilaga till fakturanummer och lägg i dokumentarkivet. Kund hör av sig om bilaga önskas och då kan vem som helst plocka fram den och maila. Mer info på medarbetarportalen Name Surname 27/03/

20 Dags för Bensträckare

21 Inventering av anläggningstillgångar

22 Inventering Status av pågående inventeringsarbete Hur har arbetet flutit på? Försäljning/donation av anläggningstillgångar Flytt till gemensamma laboratorium Sammanställning av inventeringslistor/underlag på institutionen efter den 27/11 Arbete efter 27/11 Bokföring av aktiverade utrangeringar Nytt inventeringsintyg med information om anläggningssaldo och avstämningsinstruktioner för saldo mellan AT & HB. Skickas ut från KI Redovisning under december

23 Tidplan årsbokslut Name Surname 27/03/

24 Motpartsavstämning inom staten

25 Vad menas med motpart Motpart används till att tala om vem KI får betalningar från och vem KI gör betalningar till.

26 Inför motpartsavstämning 2017 Kontroll att på konto 74* MPT är 1EX Kontroll att på konto 7351 MPT är EJ 1EX Kontroll att konto MPT är EJ 1EX Kontroll att konto MPT är EJ 1EX

27 Differenser som påverkar motpartsavstämningen

28 Rapport från Hermes

29 Ny avstämningslista i UBW

30 Behörigheter UBW

31 Övrig Information

32 Övrig information Samfinansieringsprojekt - status Kontoplan för institutionsekonomer Slutdatum för avtal i avtalsreskontra ESV nya regler Utbetalningar privatpersoner i Sverige Swedbank

33 Övriga frågor eller synpunkter?