Intern kontroll inom ekonomiadministrationen

Transkript

1 Revisionsrapport Malin Liljeblad Emil Forsling Intern kontroll inom ekonomiadministrationen Landstinget Dalarna

2 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning och revisionell bedömning Inledning Bakgrund Uppdrag och revisionsfrågor Metod och avgränsning Granskningsresultat Dokumenterade rutiner och styrdokument Kommentarer Leverantörsfakturahantering Inscanning Attest Ekonomiadministration Inyett AB Identifierade kontroller Kommentarer och rekommendationer Kundfakturering Fakturering Krav Identifierade kontroller Kommentarer och rekommendationer Internkontrollplan Landstinget Dalarna

3 1. Sammanfattning och revisionell bedömning På uppdrag av Landstinget Dalarnas förtroendevalda revisorer har granskat den interna kontrollen inom ekonomiadministrationen. Granskningen syftar till att bedöma om rutiner, system och arbetssätt, när det gäller landstingets ekonomiska redovisning, är ändamålsenliga och säkerställer en rättvisande redovisning av resultat och ekonomisk ställning. Revisionsfrågan som skall besvaras är: Finns ändamålsenliga kontroller inom ekonomiadministrationen för att säkerställa en tillförlitlig ekonomisk rapportering och är dessa kontroller tillräckliga? Denna besvaras genom följande kontrollfrågor: Vilka är nyckelkontrollerna? Är kontrollerna tillräckliga? Fungerar kontrollerna på ett ändamålsenligt sätt? Vi bedömer att landstingsstyrelsen i huvudsak har säkerställt en tillräcklig intern kontroll avseende granskade processer inom landstingets ekonomiadministration. Vi redogör dock för vissa brister och förbättringsområden i rapporten och som sammanfattas nedan; - Beloppsgränser finns för attestanter vid elektroniska beställningar men inte vid attest av övriga leverantörsfakturor. Vi rekommenderar att man inför beloppsgränser även i attestinstruktionen för leverantörsfakturor och att detta är kopplat i Basware. - Kundfaktureringen är till övervägande del helt automatiserad. Detta ställer stora krav på att data i försystemen är korrekta när fakturering ska ske. I dagsläget har man inte någon kontroll på ekonomiadministrationen av att faktureringen blir komplett. Vi rekommenderar att signallistor tas fram för att få indikationer på om systemen levererar fullständig information. - Inget område i den gemensamma internkontrollplanen eller i Central förvaltnings internkontrollplan för 2013 innefattar någon av nyckelprocesserna inom ekonomiadministrationen. Landstinget Dalarna 1 av 11

4 2. Inledning 2.1. Bakgrund En av revisorernas uppgifter enligt kommunallagen 9 kap 9 är att utröna om räkenskaperna är rättvisande och om den kontroll som görs inom nämnderna är tillräcklig. I kommunallagen nämns att all verksamhet skall granskas årligen. Löpande granskning av intern kontroll i system och rutiner är en breddgranskning och skall täcka in så många förvaltningar som möjligt. Mot bakgrund av ovan samt genomförd risk- och väsentlighetsanalys har Landstinget Dalarnas revisorer givit i uppdrag att granska den interna kontrollen inom ekonomiadministrationen. Som ett led i granskningen av Landstinget Dalarnas räkenskaper kommer granskning ske av den interna kontrollen inom ekonomiadministrationen. Intern kontroll är en process som utformas för att ge en rimlig försäkran om att Landstinget Dalarnas mål uppnås inom följande områden: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Tillförlitlig finansiell rapportering Tillförlitlig rapportering och information om verksamheten Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer mm. Utgångspunkt i granskningen är landstingets nyckelkontroller inom ekonomiadministrationen. kommer att granska och bedöma ändamålsenligheten i dessa nyckelkontroller samt bedöma om kontrollerna är tillräckliga Uppdrag och revisionsfrågor Granskningen syftar till att bedöma om rutiner, system och arbetssätt, när det gäller landstingets ekonomiska redovisning, är ändamålsenliga och säkerställer en rättvisande redovisning av resultat och ekonomisk ställning. Revisionsfrågan som skall besvaras är: Finns ändamålsenliga kontroller inom ekonomiadministrationen för att säkerställa en tillförlitlig ekonomisk rapportering och är dessa kontroller tillräckliga? Denna besvaras genom följande kontrollfrågor: Vilka är nyckelkontrollerna? Är kontrollerna tillräckliga? Landstinget Dalarna 2 av 11

5 Fungerar kontrollerna på ett ändamålsenligt sätt? 2.3. Metod och avgränsning Avgränsning och inriktning sker efter en bedömning av väsentlighet och risk för felaktigheter i räkenskaperna. Granskningen avgränsas till att omfatta processerna kundfakturering, leverantörsfakturor och utbetalningar. Lönehanteringen kommer inte att omfattas av denna granskning då det genomfördes en separat granskning av denna process under Vidare kommer granskningen inte omfatta kontroll av avtalstrohet avseende inköp och inte heller granskning av försystemen till Raindance avseende kundfakturering. I detta fall kommer granskningen att fokusera på området tillförlitlig ekonomisk rapportering. Granskning och bedömning av den interna kontrollen kommer att utföras för ett urval processer inom ekonomiadministrationen, vilka nämns ovan. kommer att identifiera nyckelkontroller inom ovanstående områden för vidare granskning. Granskningen utförs i samarbete med nyckelpersoner inom ekonomiadministrationen. Granskningen sker genom intervjuer, dokumentgranskning och granskning av räkenskapsmaterial. Landstinget Dalarna 3 av 11

6 3. Granskningsresultat 3.1. Dokumenterade rutiner och styrdokument Följande styrdokument/rutinbeskrivningar har inhämtats och granskats: - Landstinget Dalarnas Internkontrollplan 2013 och dess uppföljning per januari Attestinstruktioner för elektroniska beställningar inom Landstinget Dalarna ( ) - Attestinstruktioner för leverantörsfakturor inom Landstinget Dalarna ( ) - Rutin för bokning av ankomstregistrerade leverantörsfakturor ( ) - Checklista kontroller innan ny leverantör lämnas för upplägg - Checklista vid överföring leverantörsfakturor från IP till RD - Faktura ej i flöde - Koll av IP-Jobb - Avstämning konto 2418 Leverantörsreskontran i Raindance - Rutiner Raindance (systemförvaltare) - Attest återbetalning KR - Justering betalningsdifferenser - Utländska patienter med kreditsaldo Kommentarer Vi bedömer att rutinbeskrivningar och styrdokument finns avseende de identifierade kontrollerna som utförs, se avsnitt och Dock framgår inte i dokumenten när de är framtagna vilket gör att det kan finnas ett uppdateringsbehov. Innehållet bedöms dock överensstämma i all väsentlighet mot de beskrivningar vi erhållit genom intervjuer. Landstinget Dalarna 4 av 11

7 3.2. Leverantörsfakturahantering Inscanning Samtliga leverantörsfakturor scannas av Recall AB Östersund vilket sker dagligen. Därefter förs fakturorna över via fil in i Basware/IP och systemförvaltarna på Landstinget Dalarna får då ett mail från Recall att filen har gått. Varje leverantörsfaktura ska vara märkt med ett kostnadsställe som är kopplat till en mottagare i systemet. Vid inläsning av filen in i Basware går därför fakturan med automatik till den mottagare som är kopplad till kostnadsstället på fakturan. I de fall märkning saknas eller att leverantören saknas i registret stannar fakturan i systemet och åtgärd krävs för att den ska komma vidare i flödet. I de fall leverantören saknas så skriver reskontrateamet ut fakturan, stämmer av att angivet bankgiro och postgiro är leverantörens, kontrollerar att leverantören angivit att den har F-skattsedel samt kontrollerar mot register om det är en bluffleverantör. Dessa underlag lämnas sedan till kassateamet som lägger upp leverantören i Raindance. Basware uppdateras sedan med automatik och fakturan kan då komma vidare i flödet. Om märkning saknas på fakturan, det vill säga kostnadsställe är inte angivet, korrigerar reskontrateamet detta direkt i Basware. Därefter går fakturan vidare till registrerad mottagare Attest Attestinstruktioner finns upprättade både avseende elektroniska beställningar och avseende leverantörsfakturor. Där framgår definitionen av attest, vilka kontroller som skall genomföras i samband med attest, att det inte är tillåtet att attestera egna utgifter samt att samma person inte får både leveransattestera och slutattestera. När det gäller elektroniska beställningar finns även beloppsgränser reglerade i attestinstruktionen. Efter överföring av filen med fakturor från Recall in i Basware går fakturorna genom sin märkning till registrerad mottagare. Mottagaren skickar sedan fakturan vidare för leveransgodkännande och slutligen går fakturan till slutattestering. I systemet finns spärrar så att slutattest inte kan genomföras av någon som inte har den behörigheten. Det finns också spärrar som gör att det inte är möjligt att både leveransgodkänna samt slutattestera. Attestanter läggs upp av systemförvaltarna med mail från verksamhetschef som underlag. Systemet uppdateras två gånger per dygn och underlagen sparas. Under hösten 2013 gjordes en genomgång av samtliga attestanter för att säkerställa att rätt behörigheter är registrerade i systemet. Detta är en kontroll som framöver ska göras årligen. Efter slutattest av fakturan får den status Färdig för överföring i Basware. Landstinget Dalarna 5 av 11

8 Ekonomiadministration När fakturan får status enligt ovan så krävs åtgärder av administratörerna på ekonomikontoret innan överföring till Raindance. Reskontrateamet går igenom samtliga leverantörsfakturor innan de förs över till affärssystemet Raindance. Följande kontrolleras: - Fakturan är ställd till Landstinget - Periodisering - Investering - Representation, krav på bilaga finns vid representation, administratören kontrollerar att den innehåller rätt uppgifter - Rimlighetsbedömning av innehåll och kontering När fakturorna är kontrollerade går dessa över till Raindance via fil. I samband med överföringen som sker dagligen genererar systemet tre olika signallistor, Ankomstlista, Makuleringslista och IPSlu (slutkontering). Administratören går igenom listorna och kontrollerar de eventuella felmeddelanden som framgår av listorna. Dessa signeras och sparas. Betalning av leverantörsfakturor görs dagligen. Betalfil till banken skapas av systemförvaltarna innehållande de fakturor som är färdigattesterade, definitiva fakturor som har förfallodag inom valt betalningsintervall. Därefter går filen till banken via krypterad fil. En återredovisningsfil erhålls från banken och bokföring sker av betalningarna då denna fil blir inläst. Fakturan byter då status till HBET istället för DEFö ATT. Systemförvaltarna kontrollerar varje vecka fakturor med status DEFö ATT för att säkerställa att skickade betalningar blir registrerade. Reskontra i Raindance och bokföringen uppdateras med automatik då överföring från Basware sker och betalningsfil skickas. Avstämning mellan huvudbok och reskontra sker minst månadsvis och dokumenteras Inyett AB Landstinget Dalarna anlitar från och med januari 2014 Inyett AB för att genom deras tjänster ytterligare förstärka sin interna kontroll avseende leverantörsfakturor och utbetalningar. Tjänsterna används exempelvis i samband med att ny leverantör ska registreras. Då kan de genom Inyett kontrollera att uppgifterna avseende leverantören är korrekta och att det inte rör sig om en bluffaktura. Detta är kontroller som man även tidigare gjort men nu får de informationen samlat på ett ställe. Tjänsterna används också i samband med utbetalning. När betalfilen skickas genomsöks den av Inyett som då signalerar om beloppen exempelvis avviker från Landstinget Dalarna 6 av 11

9 historik, om leverantören har försatts i konkurs, om dubbelbetalning är registrerad, om leverantören saknar F-skattsedel. Det finns även möjlighet att kontrollera betalningar som går till personalens registrerade egna företag, bisysslor Identifierade kontroller Utifrån vår genomgång av Landstingets rutiner avseende leverantörsfakturahanteringen som beskrivs ovan har vi identifierat följande kontroller: - Kontroll av att fil skickats från Recall (systemförvaltare) - Kontroll av avsaknad av uppgifter på faktura (systembaserad kontroll) - Kontroll av Leverantörsuppgifter vid ny leverantör (Reskontrateam) - Kontroll av nya attestanter (systemförvaltare) - Kontroll av faktura efter attest, kontering, rimlighetsbedömning, underlag mm. (Reskontrateam) - Kontroll vid överföring av fakturor till Raindance, signallistor (systembaserad kontroll med genomgång av reskontrateam) - Kontroll av att fakturor skickade för betalning registreras (systemförvaltare) - Avstämning mellan huvudbok och reskontra (Reskontrateam) Kommentarer och rekommendationer Den interna kontrollen kring hanteringen av leverantörsfakturor bedöms fungera väl. Vi ser det som mycket positivt att man har delat upp kontroller och arbetsuppgifter mellan reskontrateam, kassateam och systemförvaltare så att inte ett fåtal personer kan hantera hela kedjan. När det gäller elektroniska beställningar finns beloppsgränser reglerade i attestinstruktionen men inte i attestinstruktionen för leverantörsfakturor. Vid kontroll av att beskrivna kontroller utförs har vi inte noterat några avvikelser. Vi rekommenderar att: - man inför beloppsgränser även i attestinstruktionen för leverantörsfakturor och kopplar dessa till attestanterna i Basware. Landstinget Dalarna 7 av 11

10 3.3. Kundfakturering Fakturering Under 2010 påbörjades en övergång till kontantlösa kassor inom Landstinget Dalarna. Detta har medfört att andelen avgifter som faktureras har ökat betydligt. Inom Landstinget används ett flertal olika försystem beroende av bedriven verksamhet. Det är i respektive försystem som fakturaunderlagen upprättas baserat på de uppgifter som registreras i anslutning till ett besök eller behandling. Överföring av systemfiler sker med automatik från försystemen till Raindance där faktura upprättas. Viss manuell överföring av filer sker också, särskilt avseende överföringar från det nya journalsystemet Take Care. Kontroll görs av att filer erhålls från samtliga försystem dock kan man inte kontrollera att dessa filer är kompletta. Det görs därmed ingen kontroll av att allt som ska faktureras blir fakturerat. Vid införandet av det nya journalsystemet har problem uppdagats avseende bland annat faktureringen där det ibland saknas fakturaunderlag vilket gör att faktureringen inte blir fullständig. Intäkten bokförs på natten då fakturorna ändras från preliminär till definitiv, intäktskonto styrs från försystemen. Fil med fakturorna går efter att de har definitivbokats till StreamServe som skapar fakturan i enlighet med Landstingets layout. Därefter överförs fakturorna till Posten Strålfors som administrerar utskicket av fakturorna. En mindre del av kundfakturorna skrivs ut lokalt, som till exempel LD Hjälpmedels fakturor där underlag måste biläggas. Bekräftelse erhålls från Posten där antalet fakturor anges som systemförvaltarna bevakar och stämmer av mot skickad fil från Raindance Inbetalningar läses in via betalningsfil från bankgiro eller postgiro där OCR nummer eller fakturanummer matchas med motsvarande faktura i Raindance. Bokföring och reskontra uppdateras då med automatik. Om en inbetalning inte matchas mot en faktura bokförs den med automatik på separat konto fel kund för utredning. Avstämning mellan huvudbok och reskontra sker månatligen Krav Första påminnelse skickas 10 dagar efter förfallodatum. Efter ytterligare 20 dagar överförs fordran till Visma som sedan februari 2013 anlitas för kravhantering och bevakning. Överföringen sker via fil med samtliga förfallna fakturor som efter en påminnelse ännu ej betalat. Fakturor till andra Landsting och försäkringskassan undantas enligt avtal. Fakturor som överförts till Visma får en särskild märkning i reskontran och överförs till separat fordringskonto. Då fordran hamnat på långtidsbevakning + 90 dagar skrivs fordran av och kundförlusten bokförs på den förvaltning som äger intäkten. Landstinget Dalarna 8 av 11

11 I särskilda fall skrivs fordran av innan de går till Visma för bevakning. Det kan exempelvis vara vid fordringar på dödsbon utan tillgångar, utländska patienter där uppgifter saknas. Det finns enbart en person med behörighet att göra dessa nedskrivningar. Underlagen och blanketter undertecknas av avdelningschef och attesteras av ekonomidirektör. Kundförluster rapporteras till styrelsen löpande, vanligtvis kvartalsvis. Nedan redovisas konstaterade kundförluster de senaste tre räkenskapsåren. Kundförluster Totalt 01 - Finansförvaltningen Tandvårdsförvaltningen Central förvaltning Landstingsfastigheter Kultur- och bildningsnämnd Hälso- & Sjukvården LD Hjälpmedel Landstingsservice Dalarna LD Hjälpmedel Totalt Nedan framgår att Landstingets bokförda kundförluster de senaste tre åren har varierat något i förhållande till verksamhetens intäkter. Anledningen till skillnaderna är att man under 2011 hade problem med filöverföringar med inkassobolaget som användes då vilket gjorde att 2012 genomfördes en större tömning. Detta visas nedan genom att 2012 redovisar en större andel kundförluster än 2011 och Vid den tiden bokades befarade kundförluster upp som delvis jämnar ut skillnaderna. Mnkr Totalt Verksamhetens intäkter Kundförluster 12,4 15,7 9,5 37,7 1,2 % 1,5 % 0,8% 1,1 % Identifierade kontroller I samband med vår genomgång av Landstingets rutiner avseende kundfakturahanteringen har vi identifierat följande kontroller: - Kontroll av att filer läses in i Raindance från samtliga försystem - Bekräftelse från Posten med antal fakturor stäms av mot skickad fil (systemförvaltare) - Vid inbetalning kontrolleras signallista avseende ej matchade inbetalningar (kassateam) Landstinget Dalarna 9 av 11

12 - Avstämning mellan huvudbok och reskontra - Bevakning av förfallna fordringar och inkassoärenden (systemförvaltare) Kommentarer och rekommendationer Vi konstaterar att större delen av flödet är automatiserat, det vill säga manuell hantering är i det närmaste obefintlig. I och med detta är kontrollerna få och man förlitar sig på systemen. För att kunna säkerställa att allt blir fakturerat som ska bli fakturerat och till rätt pris krävs därmed att indata som registreras i försystemen är korrekt och att ändamålsenliga kontroller finns avseende detta. Idag saknas systembaserade kontroller hos ekonomiadministrationen avseende indata i försystemen exempelvis i form av signallistor eller liknande. Kontrollerna ska bland annat säkerställa att samtliga faktureras och att redovisningen blir korrekt. Under året har man konstaterat att försystemet TakeCare inte fungerat ändamålsenligt avseende registrering av fakturaunderlag och man arbetar i nuläget med att ta fram rapporter som kan visa var problemen finns. Vi rekommenderar att: - Kontroll bör göras av vilka rapporter som är möjliga att få ut från de olika försystemen för att säkerställa att allt blir fakturerat Internkontrollplan 2013 Vi har tagit del av den interna kontrollplanen som avser gemensamma internkontroll områden för De områden som har prioriterats under 2013 är: - Information om likabehandlingspolicy - Bisysslor - Upphandling och avtal - Användning av Bild - Budgetprocessen Central förvaltnings internkontrollplan omfattar följande områden: - Utformning av regeldatabasen - Budgetuppföljning - Efterlevnad av attestinstruktioner - Policy för Bisysslor - Flexsaldon Landstinget Dalarna 10 av 11

13 Vi konstaterar att inget område kopplat till ekonomiadministrationen finns prioriterat Malin Liljeblad Projektledare Emil Forsling Uppdragsledare Landstinget Dalarna 11 av 11