Tidplan för Bokslut 2014

Transkript

1 Anläggningstillgångar / Anläggning - Aktivering av investeringar Försäljningar Anläggning - Avskrivningar och kapitaltjänst Anläggning - Sista dag för registerering av tid i Agresso (Tid & Projekt) Sista dag för attest av tid i Agresso (Tid & Projekt) Sista dag för bokföring på pågående investeringsprojekt Sista dag för inlämning av avslut investeringar för aktivering, till ekonomiservice senast Redovisning av försäljningar fastigheter/ expl.områden/övrigt till Ek senast Registrering av avskrivningar och kapitaltjänst för december sker Inläsning av investeringsprojekt till anläggningsreskontra Anläggningsansvarig Ek Verksamhet / Verksamhet / Förvaltningsekonom Verksamhet / Verksamhet / torsdag Förvaltningsekonom kl torsdag Förvaltningsekonom Anläggningsansvarig Ek Anläggningsansvarig Ek Obs! inläsning från investerings-projekt till anläggningsreskontra sker den 16/1-15 OBS! Avslut skall vara behörigen attesterade samt kontrollerade/ signerade av ansvarig förvaltningsekonom Registrering av avskrivningar och kapitaltjänst för januari 2015 sker efter färdigställande av bokslut. Lager/förråd Christina Fredricsson Lager/förråd Underlag för lagervärden per samt lagerinventerinsintyg, till Ekonomiavdelningen senast Lämnas till Christina Fredriksson Fakturaunderlag till Ekonomiservice avseende intäkter 2014, senast Sista dag för registrering kundfakturor på gamla året Första dag för registrering kundfakturor på nya året Verksamhet / tisdag Förvaltningsekonom OBS! Notera att första dag för registering av kundfakturor i/till Agresso får ske tidigast 19/1-15

2 Lista över osäkra fordringar >90 dagar skickas ut för bedömning Underlag för ändring förfallodagar till ekonomiavdelningen senast Verksamhet / OBS! Justeringar av förfallodagar administreras av Ek utifrån erhållna underlag innan körning av reservering för osäkra kundfordringar den 2/1-15 Reservering av osäkra fordringar >90dagar sker Bedömning av eventuella osäkra kundfordringar förfallna 0-90 dagar - värdering av tillgångsposten kundfordringar i bokslutet - bör ske Sanna Jansson / Förvaltningsekonom Arbete pågår med att göra utsökningar för att identifiera dessa. Verksamheten har kännedomen om kunderna och fordringarnas eventuella status. Värdering av kundfordringsposten i bokslutet skall ske. Formen för hur det skall kunna ske är ännu ej klarlagd. Tidpunkten för färdigställande av bedömningen är senast samma dag som registrering av bokföringsorder med resultatpåverkan i Agresso får ske Sista dag att lämna underlag för registrering till Ekonomiservice Verksamhet / tisdag Förvaltningsekonom Sista dag för registrering (fakturering) av intern försäljning OBS! Notera vikten av att verksamhet och motpart blir korrekt och avstämd. Den enhet som ska få intäkten måste säkerställa att verksamhet och motpart hos den enhet som skall ta kostnaden blir rätt. Sista dag för attest av internfakturor / bokföringsorder Beslutsattestant

3 Motpartsavstämning interna och intern-interna mellanhavanden klar, eventuella differenser utredda och åtgärdade senast Första dag för registrering på nya året Förvaltningsekonom OBS! Notera att första dag för registering av interna fakturor får ske tidigast 19/1-15 Likvidadministration Kassan Bankinsättningar läggs på servicebox senast Likvidansvarig Ek Verksamhet / Kassan Loomishämtning sker enligt normala rutiner Likvidansvarig Ek Kassan Kassan Dagbokföring (bank, pg, kassa) klar senast Inventering av handkassor samt behörigen signerat kassainventerinsintyg, till Ek senast Likvidansvarig Ek Verksamhet / First Card Slutlig redovisning av FirsCard-fakturor med tillhörande numrerade underlag/kvitton sorterade per kortinnehavare med försättsblad lämnas till Ek för slutarkivering. Se separat redovisningsrutin Verksamhet / Leverantörsfakturor/ Övriga utbetalningar Leverantörsfakturor Leverantörsfakturor 2014 ankomsregistreras på räkenskapsår 2014 t o m inläsning sker på morgonen den 5/1-15 Leverantörsfakturor ankomstregistreras därefter på räkenskapsår 2015 med periodisering till inläsning sker Leverantörsansvarig Ek Verksamhet / Förvaltningsekonom. Leverantörsansvarig EK.

4 Leverantörsfakturor Ankomstregisterade leverantörsfakturor som avser 2014 åtgärdas senast OBS! Iakttag stor noggrannhet vid periodisering och bedömning av vilket år kostnaden faktiskt tillhör! OBS! Samtliga leverantörs-fakturor som avser 2014 måste vara åtgärdade den 12/1-15 senast kl Leverantörsfakturor Leverantörsfakturor som är ankomstregistrerade 2015 men ska bokföras på 2014 åtgärdas, dvs konteras och attesteras senast OBS! Iakttag stor noggrannhet vid periodisering och bedömning av vilket år kostnaden faktiskt tillhör! OBS! Samtliga leverantörs-fakturor som avser 2014 måste vara åtgärdade den 12/1-15 senast kl Övriga utbetalningar Underlag för övriga utbetalningar/utanordningar avs till Ek senast Verksamhet / torsdag Förvaltningsekonom Övriga utbetalningar Övriga utbetalningar/utanordningar avs ska vara registrerade senast Leverantörsansvarig Ek Leverantörsfakturor från utlandet Leverantörsfakturor från utlandet Lev.fakturor från utlandet, avseende 2014 till kassan senast Leverantörsansvarig Ek Verksamhet / Fakturor som inkommer därefter hanteras genom manuell periodisering, därefter attesterade underlag till Ek för vidare hantering och utbetalning. Dialog mellan Ek och verksamhet. Webb-butiken Webb-butiken Sista dag för inläsning av bokföringsfil för 2014 Petra B, Teknikförv Petra B, Teknikförv Malin Flodin Avser redovisning i december resp januari Sista dag för redovisning av tid och reseräkning som skall belasta 2014 i Självservice Verksamhet - personal

5 Sista dag för attest av tid och reseräkningar i Självservice Sista dag för attest av tid i Medvind Sista dag för tidsredovisning på pappersunderlag till Löneavdelningen tisdag Verksamhet - chef/arbetsledare onsdag Verksamhet - chef/arbetsledare torsdag Verksamhet torsdag Tömning sker den 8 dec resp 8 jan Semesterlöneskuld Semesterlöneskuld Semesterlöneskuld Uppgift om semesterlöneskuld, ferielöneskuld etc skickas ut senast Bokföring av förändring registrerad senast Eva-Lena Lundholm Eva-Lena Lundholm tisdag Dec lönekörning som underlag. Bokföringsorder/ Periodiseringar Bokföringsorder/ Periodiseringar Inlämning av underlag för upplupna/förutbetalda kostnader/intäkter, som ska registrerasras/läsas in av Ekonomiservice senast Verksamhet / Bokföringsorder/ Periodiseringar Sista dag för inlämning av övriga underlag/bokföringsorder på gamla året, som ska registrerasras/läsas in av Ekonomiservice senast Verksamhet / Bokföringsorder/ Periodiseringar Sista dag för registrering av bokföringsorder ute hos verksamheterna på gamla året Verksamhet / torsdag Förvaltningsekonom

6 Bokföringsorder/ Periodiseringar Sista dag för registrering av bokföringsorder ute hos KLK på gamla året Verksamhet / Efter 15/1-15 krävs lösenord för att bokföra på Detta är förbehållet KLK Momsbidrag Christina Fredricsson Momsbidrag Specifikationer med momsbidrag (18, 6 och 5 %) för dec lämnas senast Verksamhet / Förvaltningsekonom Underlag lämnas till Christina Fredricsson Bokslutsbilagor/ kontoavstämningar Christina Fredricsson Bokslutsbilagor/ kontoavstämningar Avstämningsbilagor till KLK Ek senast Verksamhet / Bifoga signerad specifikation för konto samt tillhörande underlag för avstämning som visar saldo, lämnas till Christina Fredricsson Bokföring av a justeringar till resultat Kommunledningskontorets tid för justeringar till resultaträkningen till följd av kontroller och avstämningar, sker t o m Sanna Jansson Resultatanalyser kan ske innan men med insikt om att vissa justeringar fortfarande kan komma att bokföras. Samtliga större justeringar kommuniceras till berörda förvaltningsekonomer.