Automatisera din reseräkning Digitalisera dina kvitton

Transkript

1 Automatisera din reseräkning Digitalisera dina kvitton En smart och automatiserad tjänst för reseräkningar. Allt görs i telefonen eller på webben. Enkelt för den anställde, chefen och ekonomi- och löneavdelningen.

2 Varför byta till en automatiserad och mobil hantering av reseräkning och utlägg? Automatiserade arbetsflöden, företagsregler och många andra funktioner av mobil utläggshantering strävar alla mot samma sak - att reducera tiden som spenderas på utläggshantering. Det gäller för den anställde som rapporterar utlägg, attestanten och ekonomiavdelningen. Processen för en utläggsrapport i pappersformat har många dolda kostnader. Dessa kommer framförallt från tiden som alla led spenderar per rapport. Med digital och automatisk hantering slipper den anställde lägga lång tid på att manuellt fylla i uppgifterna från alla kvitton. Attestanten behöver inte hantera massvis med papper och kvitton utan kan snabbt och enkelt sköta attesteringen direkt i telefonen. Ekonomiavdelningen får ett korrekt underlag och behöver inte gå tillbaka till användaren för att korrigera felaktigheter. Spar tid och pengar och lägg fokus på viktigare saker Effektivitet och produktivitet är viktigt för alla företag. Samtidigt letar ekonomi- avdelningar alltid efter sätt att reducera sina kostnader. Reducerad tid på utläggshantering gör det möjligt för de anställda att fokusera på viktigare saker. Produktiviteten Genomdriva en automatiserad utläggspolicy Som tidigare nämnts börjar öppenhet och ansvarsskyldighet med en tydligt definierad utläggspolicy. Med Companyexpense är det enkelt att bestämma vilka anställda som är tillåtna att göra utlägg i respektive utläggskategori. kommer att öka när anställda spenderar mindre tid på administrativt krångel och mer tid på att öka lönsamheten för organisationen. Minska ersättningstider Companyexpense gör det möjligt för de anställda att få ut Bättre insikt och förutse kostnader Genom att göra utläggsrapportering enkelt uppmuntras de anställda att göra klart och skicka in sina utläggsrapporter fortare. Tidig information om de anställdas utlägg innebär att ekonomiavdelningen slipper få högar av sin ersättning fortare. Enkelheten i appen och onlineportalen, samt att rapporten skickas in digitalt innebär att processen skyndas på. Rapportens godkännare får en notis via mail och mobil om att det finns en ny rapport att godkänna. När rapporten godkänts skickas den till ekonomiavdelningen. utläggsrapporter i slutet av månaden. Companyexpense och GDPR Ökat ansvar och öppenhet Från och med 25 maj 2018 träder det nya EU-direktivet och Det finns en trend om ökad offentlighet och gamla kostnadsstrukturer räcker inte längre. Skandaler om utläggsrapportering i företag florerar ofta i media och för att undvika att ert företag riskerar dålig publicitet behövs ett bra system. Riktlinjer för utlägg måste vara tydliga för att de ska kunna följas. dataskyddsförordningen GDPR (General Data Protection Regulation) i kraft. För oss på Companyexpense är den nya lagen viktig. Det är både nya rutiner och nya hjälpmedel som måste vara på plats avseende support och drift åt våra kunder för att vi ska kunna fullgöra våra förpliktelser som personuppgiftsbiträde.

3 Med Companyexpense hanterar du kvitton och utlägg i molnet och på mobilen. Enkelt för alla oavsett om du är anställd, redovisningskonsult eller ekonomichef. Snabbare Enklare Smartare 65% 40% 33% minskad hanteringstid minskad manuell administration mindre felaktigheter Utlägg traktamente, milersättning, rapporter - allt fixar du enkelt i appen Bokföring på automatik. Vi automatiserar hela utläggsprocessen. Mindre administration = mer tid till annat Ett komplett och färdigkonterat underlag. Kontrollera, justera och skicka in.

4 För den anställde Mobilitet Hantera alla utlägg från telefonen eller datorn. En molntjänst som kan användas var du än är. Enkel att använda - kräver ingen utbildning Traktamente Rapportera traktamente inrikes och utrikes direkt i appen. Hanterar alla länder. Synkad med Skatteverkets regler för traktamente. Påminnelser Få meddelanden i telefonen, webben eller klockan när du har något att hantera. Du missar aldrig några viktiga händelser. Representation Hantera utlägg vid representation direkt vid bordet. Automatisk kontering enligt gällande representationsregler. Utlägg Använd appen för att redovisa alla typer av utlägg och kvitton. Fota papperskvitton eller vidarebefordra mailkvitton. Milersättning Rapportera milersättning för resor i tjänsten. Koppla din elektroniska körjournal eller mata in uppgifterna manuellt. Kortköp Köp med företagskortet kopplas automatiskt. Korttransaktionen skapar ett utlägg i appen. Fakturan matchas mot kortköpen. Rapportering Skicka in utläggen från telefonen. Den kommer automatiskt till rätt attestant. Översikt över pågående, inskickade och utbetalda utlägg. Värden Enkelt och snabbt Rapportera under resan Allt samlat på ett ställe Missa inga kvitton och utlägg Koppla utlägg till korttransaktioner Vill du veta mer? Kontakta oss på info@companyexpense.se eller

5 För chefen/attestanten Mobilitet Hantera alla rapporter från telefonen eller datorn. Granska och godkänn rapporter var du än är. Förkorta utläggsprocessen med 65%. Påminnelser Bli meddelad i telefonen, på datorn eller via klockan när det finns nya rapporter att hantera eller attestera. Attestera Granska och attestera rapporter direkt i telefonen eller vid datorn. Skicka vidare för utbetalning och bokföring. Översikt Snabbt och enkelt att få överblick över alla rapporter. Allt finns samlat på ett ställe. Sortera, filtrera, sök. Värden Attestera direkt i telefonen eller från datorn. Enkel översikt över alla utgifter. Godkänn eller avslå med kommentar och skicka tillbaka till den anställde. Vill du veta mer? Kontakta oss på info@companyexpense.se eller

6 För ekonomi- & löneavdelningen Reseräkning i molnet Hantera alla reseräkningar från webbläsaren. Slipp oflexibla Excell-lösningaroch borttappade reseräkningar. Attestera Kraftfull attestfunktion. Granska, godkänn,avslå rapporter. Hantera felaktiga rapporter, skicka om till avsändaren, skicka om för attest m.m. Anpassa Anpassa tjänsten för att motsvara just era behov. Välj kontoplan, utläggskategorier, betalsätt, kostnadsställen och projekt etc. Redigera rapporter Redigera rapporter vid felaktigheter i kontering, beskrivningar, belopp, moms etc. utan att behöva gå tillbaka till avsändaren. Dimensioner Reseräkna i flera organisationer med samma app. Rapportera per organisation, kostnadsställe eller projekt. Bokföring och lön Skicka rapporter till bokföring och lön. Se rapporter i bokföringssystemet. Skicka underlag för utbetalning via bank eller lön. Översikt Snabbt och enkelt att få överblick över alla kvitton, utlägg och rapporter. Få en översiktsvy över användare, datum, utlägg och belopp. Integrera Companyexpense passar med alla bokföringsoch lönesystem. Standardiserade och färdiga kopplingar gör införandet av tjänsten enkelt. Värden Ökad automatisering av reseräkningar effektiviserar hanteringen av alla utlägg, representationskvitton, traktamenten och milersättningar. Förkortad tid till utbetalningar ger fler nöjda medarbetare. Fungerar med alla befintliga ekonomisystem. Vill du veta mer? Kontakta oss på info@companyexpense.se eller

7 Automatisering av hela processen

8 Kompatibla system Companyexpense kopplas enkelt till alla bokförings- och löneprogram. Bokföring Fortnox (API) Visma eekonomi (API) Visma PX (API) BL Administration (API) SIE-fil - Briljant - Edison Bokföring - Hogia Ekonomisystem - etc. Lön Visma Lön Visma Agda Flex Lön Hogia Lön Kontek Lön PAXML-fil - Fortnox Lön - Kontek Lön - Crona Lön - etc. Försystem SEB Danske Bank Eurocard TelliQ Automile Volvo On Call Vill du veta mer? info@companyexpense.se