FRAMTIDENS DIGITALA EKONOMIFUNKTION

Transkript

1 FRAMTIDENS DIGITALA EKONOMIFUNKTION

2 Framtidens ekonomifunktion Som ekonomichef har du en viktig roll och ett stort ansvar. Ekonomifunktionen är central i varje företag och fungerar inte den får bolaget i värsta fall stänga ner på grund av regelbrott eller konkurs. Ekonomifunktionen har fungerat mer eller mindre på samma sätt i decennier. Men, på senare tid har det börjat ske en del förändringar drivet av digitaliseringen. Alla ekonomichefer följer inte den tekniska utvecklingen i detalj. Det är inget konstigt. Tekniken finns för att stödja era arbetssätt och processer. MEN, ekonomi- och affärssystem påverkar i allra högsta grad hur du kan forma arbetet på din ekonomiavdelning - en uppgift som blir allt viktigare för ekonomichefen. Det kan vara värt att notera att det händer en hel del just nu vad gäller utveckling av ekonomisystem och kringliggande verktyg. Därför har vi tagit fram den här rapporten. Vi vill ge dig en enkel översikt över det du kan behöva veta om teknisk utveckling inom ekonomiområdet, på en övergripande nivå. Saker som kan påverka ditt jobb och dina möjligheter att skapa framtidens ekonomiavdelning. Förändrade arbetssätt för ekonomiavdelningen Traditionellt har ekonomiarbete bestått av mycket repetitivt och manuellt arbete och stora mängder papper. Stora transaktionsvolymer att hantera, dokumentera och lagra enligt lagkrav och regler. Det har varit svårt att hitta information och rapporter har fått sammanställas manuellt. 2

3 I mångt och mycket är det så fortfarande, men introduktionen av Ekonomi- och affärssystem har inneburit en stor förändring för ekonomi. I takt med att företag infört IT-stöd har det manuella arbetet kunnat minska. Ekonomi har istället kunnat lägga mer tid på att ta fram kvalificerade beslutsunderlag och ge värdefulla insikter till verksamheten, samtidigt som man kunnat sänka sina kostnader. Vi är i rask takt på väg mot en ännu högre grad av automatisering. Till exempel pratar man mycket om Artificiell Intelligens och det finns redan praktiska bevis på att en dator kan göra ett bättre tankearbete än en människa. Inom fakturahantering till exempel kommer konteringen i framtiden att kunna göras automatiskt. Du som ekonomichef sätter regler för konteringen, datorn lär sig utifrån vad som skett förr och attestanterna får färdiga konteringsförslag. Delar av detta finns redan idag men kommer att utvecklas ännu mer framöver. Det här betyder att din roll som ekonomichef börjar handla allt mer om hur ni kan jobba på bästa sätt. Tekniken möjliggör arbetssätt som tidigare inte var genomförbara eller ens gick att föreställa sig. Rollen som ekonomichef handlar allt mer om att utveckla hur ekonomiavdelningen ska arbeta. Men hur kan du tillvarata dessa möjligheter på bästa sätt? Och finns det några fällor? Här är vad du som ekonomichef behöver känna till när det gäller utvecklingen av ekonomi- och affärssystem... 3

4 Affärssystem för ekonomi Låt oss göra en schematisk bild över de olika huvudprocesserna inom ekonomi. De flesta företag idag har ett ekonomisystem och i ett sådant är bokföringen själva navet. Ekonomisystem kan också inkludera stöd för leverantörs- och kundreskontra, redovisning och controlling, tidrapportering och lön etc. Ekonomisystemet kan i sin tur vara kopplat till system för inköp, order, försäljning, rapportering och så vidare. Ett ekonomisystem underlättar många delar av ekonomiprocessen. Emellertid finns fortfarande en hel del manuellt arbete kvar moment som kan reduceras eller elimineras genom de tekniska möjligheter som finns idag. Därför dyker det upp allt fler nischade spelare som fokuserar på att utveckla den bästa lösningen för sitt specifika område. 4

5 Mot ökad valfrihet Inom områden som Business Intelligence, CRM-system och databasanalys finns det redan många nischade spelare. Inom marknadsföring är utbudet enormt. Utvecklingen inom ekonomi kommer med största sannolikhet att gå åt samma håll. Det finns redan speciallösningar för kund- och leverantörsfakturahantering till exempel. Utvecklingen går också mot att kunden själv ska kunna plugga in det han eller hon vill ha. Likt Appstore där du köper tillägg till din mobiltelefon genom en enkel knapptryckning. Utvecklingen går mot att kunden själv ska kunna plugga in det hon vill ha. Inom försäljning finns det många sådana app-store-liknande alternativ och varför skulle det inte bli lika inom ekonomi? Där är vi inte än... Inom ekonomiområdet finns det vissa svårigheter att skapa denna form av plug n play för system, i alla fall för vissa av processerna. Ofta har kunden unika krav, utifrån sin styrmodell och ekonomiska rapportering, och det gör att både ekonomisystemet och integrationerna mot andra system behöver skräddarsys. Många ekonomichefer vi träffar svär över detta - projekten blir stora, konsulttunga och dyra. Det finns en frustation i att, som kund, bli beroende av en eller några få leverantörer av system och konsulttjänster. Till leverantörernas försvar får sägas att ekonomisystem som ska integreras med kringliggande kärnprocesser som produktion, inköp eller försäljning ÄR komplicerade. Ekonomisystemet är lite som hjärtat i verksamheten. 5

6 Redan idag kan du dock välja speciallösningar för vissa moduler eller funktioner inom ekonomi. Det finns systemstöd som relativt enkelt kan integreras mot ditt ekonomisystem. Vår spaning är att utvecklingen går mot det som är bäst för dig som kund, nämligen valfrihet, flexibilitet i att byta system hela eller delar - och flexibilitet att enkelt kunna konfigurera de system du väljer efter egna behov. Hur påverkar det här dig? Jo, du kan redan idag (och kommer allt mer att kunna) välja vad du vill ha för att utveckla arbetet på din ekonomiavdelning, modulbaserat. Om vi liknar ekonomisystemet vid en bil så kan vi jämföra bokföringen med motorn den måste du ha. Sedan kan du välja vilka delar av bilen du vill extrautrusta. Kanske räcker det med basversionen för fakturering, men ni vill ha en racerutrustad controllingdel. Kanske vill ni uppgradera till en bättre växellåda inom transaktionstunga delar, så att ni kan köra på 5:an istället för 1:an. Välj vilka delar av bilen du vill extrautrusta Så vad är poängen? Jo, en poäng är att det är värt att väga in denna utveckling i ditt beslut när du ska byta eller uppgradera ekonomisystem. En annan poäng är att det redan idag kan finnas möjligheter till enkla effektiviseringar av era arbetssätt. 6

7 Här är några råd på vägen: ü Det kan verka enkelt och bra att ha allt i samma system. Men det är inte säkert att det är det bästa... i alla fall inte om du vill kunna utveckla era arbetsprocesser. ü Lås inte in dig i system som inte tillåter dig att uppgradera en delprocess. ü Fundera över vilka delprocesser inom ekonomi som har störst potential för effektivisering; Vari ligger tyngdpunkten av ert arbete idag? Var blir det mest strul? Var är arbetet mest manuellt och repetitivt? Var skulle ni kunna tjäna mest på en effektivisering? Utforska olika lösningar för denna delprocess när du ska välja system och jämför dem med varandra. Sammanfattningsvis, om du ska investera i ekonomisystem, tänk på vad framtidsscenariona kan bli, så att du inte investerar in dig i fel lösning. Tänk på framtiden för att slippa investera in dig i fel lösning. Mer om ekonomi... Vi hoppas att den här rapporten har bidragit med användbara insikter om teknikutvecklingen inom ekonomi. 7

8 Eftersom du laddat ner den här rapporten med din e-postadress så är du med på vår maillista. Du kommer att få fortsatta tips och råd om utvecklingen av ekonomifunktionen. På återhörande Christoffer Hartung VD, Centsoft 8