Välkommen till Ekonomidagen maj 2015

Transkript

1 Välkommen till Ekonomidagen maj 2015

2 Ekonomidagen 21 maj 2015 Presentation av ekonomiavdelningen Bokslutsinformation + projekthantering Kaffepaus Framtidens inköp Raindance - systeminformation

3 Aktuellt Ny redovisningschef börjar den 15:e juni Rose-Marie Källqvist Sundström Närvarolista krav från våra revisorer BCD-travel fakturor - moms?

4 Fakturaadress Stockholms universitet Postbox Malmö Referens: xxx (institutionsnummer)

5 Leverantör utan F-skatt Vi använder en kontrolltjänst vid utbetalningar av leverantörsfakturor, Inyett. Vid kontroll har det uppdagats att många av våra leverantörer saknar F-skattsedel. Det är inte tillåtet att göra utbetalningar till företag utan F-skattsedel. Var noga och kontrollera alltid så att de leverantörer ni använder har giltig F-skattsedel. Ett tips är att använda

6 Delårsbokslut Viktiga datum för delårsbokslutet 2015 finns på hemsidan under fliken Ekonomi/ Ekonomikalendern Alla datum som anges är senaste datum då material ska vara ekonomiavdelningen tillhanda

7 Manuell Delårsbokslut Bokföringsorder och andra underlag till ekonomiavdelningen ska vara komplett ifyllda, med kontering i vissa fall (KBPIEA). Underlagen ska vara godkända av behörig person. Dessa ska skickas till avsedd person på ekonomiavdelningen via eller internpost. I Portalen Gör bokföringsorder klara! Verifikationerna måste vara signerade!

8 Kundfakturor Obetalda kundfakturor som förfallit tre månader före bokslut ( ) tas upp som osäkra kundfordringar i bokslutet. Osäkra fordringar över kr, finns på listan som ni får från ekonomiavdelningen. Skriva av? Om fakturan skall avskrivas, skall prefekt/motsvarande skriva under beslut. Vid belopp över kr, ska kort motivering bifogas och förvaltningschefen godkänna. Lämna uppgift till Johan Fredricsson senast 8 juni angående de fakturor som skall skrivas av.

9 Avstämning annan myndighet Kundfakturering: Sista dagen att fakturera andra statliga myndigheter - 29 maj (ff ) Transfereringar: Vid transfereringar gäller betalningsdatum oavsett om transfereringen gäller framåt eller bakåt i tiden. Var därför noga med att sätta betalningsdatum på rätt månad!

10 Kontantinsättningar Måndagen 15 juni sista dagen att deponera kontanter i serviceboxen.

11 Viktiga datum i maj-juni Bokslutsplanering med samtliga datum finns på Ekonomikalender/Ekonomi 29 maj: sista dag för fakturering andra statliga myndigheter (ff ) 12 juni: sista dag för rapportering och attestering i Primula Webb 25 juni: Junilönen är bokförd och utbetald.

12 Sändningsdagar - utbetalningar Sista utbetalningen för 1:a halvåret sker måndag 29 juni. Fakturan måste ha status def i portalen senast kl fredagen den 26 juni för att betalningen ska nå mottagarens konto i juni månad.

13 2 juli 2015 kl stängs Raindanceportalen! Detta innebär att 2 juli är sista dagen för institutioner att själva göra bokningar på 1:a halvåret Planera arbetet i förväg! OBS! OBS! OBS! Behörig attesterare och utanordnare måste vara på plats och attestera alla fakturor.

14 fortsättning Ej godkända verifikationer med datum 1 juni 30 juni 2015 ska godkännas eller makuleras. Nollställ oidentifierade medel för din institution (konto 2651/inst.). Inget saldo får finnas per 30 juni 2015.

15 fortsättning Leverantörsfakturor i portalen fakturor inkomna t.o.m. 30 juni ska vara konterade, attesterade samt utanordnade för att hamna på 1:a halvåret Kundfakturor med status NY och PREL skall makuleras eller definitivsättas. Eventuellt kvarvarande NY/PREL kundfakturor makuleras.

16 Leverantörsfakturor 30/6-2/7 Leverantörsfakturor inkomna 30 juni-2 juli och tillhörande första halvåret, ska vara konterade. Kontering hämtas från fakturaportalen, saknas kontering konteras fakturan på konto 5781, aktivitet 80000, KB

17 Viktiga datum i juli 8 juli: Fördelning av indirekta kostnader enligt institutionens framräknade procent bokförs. 8 juli: avstämning av personförskott konto 1573 och depositioner konto 2632 Ekonomiavd. tillhanda (Johan Fredricsson) 9 juli kl.16.00! UG5807 och FU5807 är öppna för omföring av konto 5807 på juni. 14 juli kl.12.00! Bokföringsordrar för flytt av anslagsmedel på första halvåret 2015 Johan Fredricsson tillhanda. Både digitalt (Excel) och underskriven bokföringsorder.

18 Periodiseringar 10 juli: periodiseringsunderlag gällande leverantörsfakturor och kundfakturor över kr (exkl. moms) som avser 1:a halvåret 2015, lämnas till ekonomiavdelningen. Mall för periodisering finns på

19 Exempel på periodiseringar Externa hyror betalas på förfallodag. Meddela ekonomiavdelningen om kostnaden ska periodiseras. Tidnings-/databasprenumeration Köpta/sålda tjänster som tillhandahållits under 1:a halvåret 2015 men ej fakturerats än Ange fakturanummer om fakturan kommit in i portalen efter brytdagen.

20 Externa projekt Projektstatuslistan till ekonomi senast 10 juni underskriven av prefekt/motsvarande Dispositionstid förlängning, skriftligt Avsluta nollställ projektet

21 Avsluta projekt - att tänka på Lönedebitering och semesterlöneskuld OH-kostnader Övriga fasta debiteringar Anläggningstillgångar

22 Nollställa projekt med över- eller underskott När samtliga kostnader är bokförda och projektet har ett underskott: Alt 1: flytta kostnader till andra externa bidragsprojekt eller anslag inom samma KB. Alt 2: underskottet resultatförs Vid överskott: Alt 1:återbetalning till finansiären, om inget annat stipuleras i kontraktet. Alt 2:överskottet resultatförs

23 Flera projekt på ett bidragskontrakt Underprojekten ska ha noll-saldo per 30 juni Endast huvudprojektet har saldo +/- Nollställning av underprojekt sker via 25XX konton

24 Flera projekt öppnade på ett bidragskontrakt Bokföringsorder till projekthandläggare senast 10:e juli TIPS! Titta med rapport PRDATÄ (bildskärm, kalkylformat). Underprojekt är markerade med z i , slutet av kontraktsnumret Z , Z , Z Z , Z , Z

25 Bidragsprojekt: Avslut Vid avslut av bidragsprojekt med automatiska avlyft enl. kontrakt gäller följande: Automatiskt avlyft skall tas bort och sista avlyftet beräknas manuellt och bokförs av institutionen. Avlyftet bokförs: 5800 Projekt 5800 Bidragsaktivitet Meddela därefter er projekthandläggare vid Ekonomiavdelningen att projektet är klart för avslut.

26 Tack för att ni kom och lyssnade!