Frukostmöte September Välkomna

Transkript

1 Frukostmöte September 2017 Välkomna

2 Presentation av nya medarbetare

3 Agenda Ny Avstämningslista i UBW Redovisning av Anläggningstillgångar Behörigheter i UBW Digitaliserad Kundfakturaprocess Bensträckare Rapportering av SCB Intrastat Bokslutskommentarer Q3 Orgip i UBW Övrigt

4 Ny avstämningslista i UBW

5 Bakgrund Önskemål från institutioner Minska på antalet avstämningsfrågor och rapporter som ska tas ut Förenkla att hitta rätt frågor och rapporter i UBW Sena bokningar är lätta att missa vid avstämning T.ex. Sen bokföring av fakturor på 56* konton och bokningar på avräkningskonton Avstämningslista och förtydliganden i olika dokument Behov av att uppdatera förtydligandena Olle Eriksson 26/09/2017 5

6 Nya avstämningslistan Excelerator baserad rapport som beställs i UBW Målet är att den helt ska ersätta nuvarande avstämningslista från årsskiftet Alla har alltid den senaste versionen när listan tas ut i UBW Eftersom listan beställs ur UBW behöver man inte ha Excelerator själv för att ladda filen Utsökningar och data hämtas automatiskt Enkelt att ta ut en ny rapport för sista kontroll innan periodstängning Förenklar och effektiviserar avstämningsarbetet på institution Förtydliganden av avstämningspunkterna finns direkt listan Förenklar avstämningsarbetet Uppdaterade förtydliganden kan minska personberoendet Olle Eriksson 26/09/2017 6

7 Går att börja använda redan nu En första version utan förtydliganden finns i UBW Går bra att börja använda och testa redan nu i bokslutsarbetet OBS! Är ännu inte en helt klar version Har testats utav några institutioner och Ekonomiservice i augustibokslutet Kom gärna med feedback, idéer och synpunkter på förbättringar Stor hjälp för oss i det fortsatta arbetet Hör av er till redovisning@ki.se eller direkt till mig olle.eriksson@ki.se Name Surname 26/09/2017 7

8 Beställa avstämningslista i UBW Beställs ut som en rapport i UBW Rapport Avstämningslista finns under Egen meny/månadsavstämning Ange institutionskod och aktuell avstämningsperiod Olle Eriksson

9 Beställa avstämningslista i UBW Rapporten hamnar i Underhåll av beställarapporter Rapportnamnet för avstämningslistan är AVST1 Olle Eriksson 26/09/2017 9

10 Ny avstämningslista Demo av nya avstämningslistan Olle Eriksson 26/09/

11 Kvar att göra Nya uppdaterade förtydliganden av avstämningspunkterna Klart till årsskiftet Se över om de avstämningspunkter som kräver att annan rapport i UBW tas ut går att få med i avstämningslistan T.ex. Konteringskontroller och utsökning för periodiseringar samt avstämning av institutionsspecifika bankkonton Utsökningar av programuppföljningsrapporterna tänker vi i dagsläget inte inkludera Eventuella förändringar efter feedback från användare på institutioner Uppdateringar av avstämningslistan kommer ske löpande under hösten direkt i UBW Olle Eriksson 26/09/

12 Riktlinjer kring redovisning av Anläggningstillgångar Name Surname 26/09/

13 Bakgrund Flytt av historiska avskrivningar Stängt konto 69908, Del av anläggning Rättvisande kostnadsredovisning Förändrat arbetssätt i AT-modulen Anläggningsredovisning sker enbart i AT-modulen, som återspeglas i HB Avskrivningsfördelning för att kunna delfinansiera en anläggning mellan projekt/institution Rekommendation från RiR Bedömning av nyttjandeperiod vid anskaffning av bidragsfinansierad anläggningstillgång Helena Derby Johansson & Olle Eriksson

14 Avskrivningsfördelning Funktionalitet i AT-modulen Kostnadsfördelning som bokförs automatiskt månadsvis Delfinansiering av anläggning mellan projekt/institution Procentsatser i hela eller halva procenttal Fördelningen kan justeras löpande m h a procentsatsen Byte av anläggningsgrupp Omvärdering av ekonomisk livslängd för anläggningen och omgruppering av ackumulerade avskrivningar och restvärde Avskrivningstid och framtida avskrivningsbelopp justeras efter nyvald anläggningsgrupp Byte av projekt Anläggningsflytt inom eller mellan institution Nyttjandeperiod är längre än projekttid Historiska avskrivningar flyttas inte, enbart restvärdet Framtida avskrivningar på nyvalt projekt Historiska avskrivningar kan inte flyttas när denna funktion använts Helena Derby Johansson & Olle Eriksson

15 forts Funktionalitet i AT-modulen Rättningar av historiska avskrivningar i undantagsfall Endast innevarande år och om projektbyte inte har skett Kan uppstå då det blivit helt felaktigt projekt och projektbyte använts, aktivering på EU-projekt eller liknande Motivering av institution i ärende till redovisning@ki.se Dialog med Redovisningen om behov av rättning ska göras Övriga frågor? Helena Derby Johansson & Olle Eriksson

16 Behörigheter UBW

17 Bakgrund Systemet har blivit mer komplext Nya arbetsflöden En huvudbok Svåradministrerat för systemgruppen Begränsa användaren eller ge tillgång Saknar kontroll och flexibilitet Användare kan inte känna igen sig på andra användares datorer Johanna Halldén 26 september

18 Behörighetsroller UBW Användaren (KIID) Meny (Menybehörighet) Tillgång (Datakontroll) Flöde (Distributionsregler) Johanna Halldén 26 september

19 Syfte Syftet med projektet är att förtydliga användarens roller i UBW, ge systemadministratören en tydlig överblick över rollerna, öka säkerheten samt förenkla administrationen. Johanna Halldén 26 september

20 Mål Roller Tydliga namn Skräddarsydda roller för ekonomer Förbättra behörighetsformulär Avslutsrutiner Behörighetsrapporter (revision) Attestera behörigheter Förbättra systemgruppens rutiner Självstädande process Johanna Halldén 26 september

21 Projektprocessen Skapa roller (test) Testa Rensa befintliga roller Behovsanalys Kartläggning Produktionssätta Dokumentera Johanna Halldén 26 september

22 Behörighetsroller UBW Användaren (KIID) Meny (Menybehörighet) Tillgång (Datakontroll) Flöde (Distributionsregler) Johanna Halldén 26 september

23 Digitalisering av Kundfakturaprocessen

24 Förändrad process kring kundfakturering och registrering av betald kundfaktura med OCR-matchning Regeringen har beslutat att myndigheter inte får skicka pappersfakturor från 2018 Karolinska Institutet har upphandlat OpusCapita för den framtida hanteringen av kundfakturor Kundfakturaprocessen blir miljövänligare, effektivare och säkrare Riktlinjer kring nya regler GDPR (upphottad PUL) Projektet drivs av EA tillsammans med fyra institutioner och representanter från OpusCapita och Unit4.

25 SKAPA OCH SKICKA FAKTURA Förändringen för institutioner blir att fakturor och dess bilagor inte längre printas, viks och kuverteras. Order skapas på institution SO13 körs Fakturor läggs i en gemensam mapp där de får en digital signatur Fakturor skickas via fil till OpusCapita för vidare distribution till kund

26 TA EMOT OCH BETALNINGREGISTERA FAKTUR Förändringen för institutioner blir att ingen manuell kvittning/betalningsregistrering behövs för OCR-fakturor Kund betalar fakturan Om OCRbetalning sker central matchning Övriga inbetalningar skickas till institution för matchning

27 Strategi för kommunikation Att lägga information öppet på webben innebär en stor risk att KI:s varumärke kapas för utskick av bluffakturor Information på webben i begränsad omfång Informationsblad till nuvarande kunder tillsammans med utgående fakturor Information i fältet på fakturan Institutionsekonomer får stöd och vägledning i övergången.

28 Budskap i kommunikationen KI byter till e-fakturor som ett steg i miljöarbetet Till kunder KI byter bankgiro och inför OCR Kunder ska ansluta till Svefaktura (företagskunder) eller lämna in e- postadressen för mottagande av fakturor Pappersfakturor kommer fortsatt skickas till övriga Bilagor kan i nuläget endast distribueras med Svefakturor. PDFfakturor/mailfakturor får ha bilagor tillsända sig separat. Digital signatur och verifiering säkerställer fortsatt trygg fakturering Till interna målgrupper Nya rutiner för skapandet av fakturorna Inga personuppgifter på kundfakturor och bilagor Ny process för bilagor

29 Mer information kommer men vi är på helt rätt spår för digitalisering är en megatrend

30 Dags för Bensträckare

31 Rutiner för intrastatrapportering

32 Punkter att tänka på vid rapportering Vikt måste anges i Excel-rapporten. Minsta vikt som får anges är 0,01. Annan kvantitet behöver endast anges för de KN-koder som kräver detta, annars behövs det fältet inte fyllas i. I fältet Transakt, typ ska siffran 1 anges på alla vanliga transaktioner. Undantag är retur av varor som ska ha typ 2. Johan Häggström 26/09/

33 Punkter att tänka på vid rapportering Kontrollera att KN-koderna som ni använder fortfarande är aktiva och inte ersatta med nya koder. Kontrollera detta på: Samtliga poster som tas upp i Intrastatrapporten måste ha varumoms konterad, Saknas posten 2573/1543 på en verifikation måste detta bokas manuellt i rätt period. För att undvika att behöva boka momsen manuellt i efterhand, lägg på EU-momsen direkt i EFH med hjälp av rapporten Registrering inkommande fakturor. Johan Häggström 26/09/

34 Bokslutskommentarer Q3

35 Bokslutskommentarer Q3 EA skickar ut uppföljningsmallar med data Inst. går igenom och analyserar Q3:s utfall och kommenterar Inst. laddar upp uppföljningsmall på KI Share EA gör översiktlig granskning av mallar samt tar stickprov Dialog kring verkshetsutfall och analyser samt institutionsbesök Eventuella korrigeringar och åtgärder 35

36 Syfte Bokslutskommentarer Q3 Dialog kring verksamhetens utfall vid Q3 Ökad förståelse och KI-standardiserad verksamhetsuppföljning Informationsutbyte i syfte att lära av varandra Tillfälle för reflektion angående utmaningar och framtida behov i verksamheten Nya förenklade uppföljningsmallar Utökad automatisering i mallens funktioner En unison uppföljningsfil istället för ett mallpaket Plan för förbrukning av kapital flyttas till Q4:s uppföljning GU i separat fil för PrI-institutioner 1632/1672-granskningen Inga detaljflikar behöver fyllas i för underskott >500 tkr Stickprov på avtal görs av EA och tas vid behov upp på mötet 36

37 Org i P UBW och implementeringsplan

38 KI Ekonomidatamodell fram till Karolinska Institutet Karolinska Institutet Institution Institution Sektion Avdelning Avdelning Grupp Enhet Enhet Projekt Team Team Projekt Name Surname 26/09/

39 KI Ekonomidatamodell from Karolinska Institutet Karolinska Institutet Institution Institution Avdelning Avdelning Enhet Enhet Team Team Projekt Projekt Name Surname 26/09/

40 Övrig Information

41 Övrig information Rapport från RiR avseende delårsrapport och delårsbokslut Samfinansiering Nya konton finns. Börja gärna boka på dem. Rapportering VR enligt nya krav Det dröjer med rapport VIS Workshop i VIS. 25/9 i Solna är fullt, nytt tillfälle den 3/10 kl Platser kvar i Flemingsberg den 26/9. Anmäl till VIS@ki.se eller till Jonas Florhed direkt efter mötet Formulär utveckling av formulär (elektroniska blanketter) sker successivt hela tiden. Om önskemål finns mailas ekonomisystem@ki.se

42 Övriga frågor eller synpunkter?