Ny anläggning/inventarie

Transkript

1 Registrera anläggning sid 1 (8) Ny anläggning/inventarie För att kunna skapa en anläggning måste registrering först ske i EFH (efter belastningsattest kommer transaktionerna till huvudboken) eller registrering i omföringsrutinen. Transaktionerna från EFH och omföringsrutinen kommer till Skapa anläggningar från fakturor (AGRESSO Ekonom i Anläggningsredovisning Anläggningar Skapa anläggningar från fakturor) när något av kontona Anläggning utan utgiftsbelastning Anläggning med utgiftsbelastning 5610 Inventarie till anläggningsregistret inköpspris minst 500 Euro, men under 30 tkr exkl moms (20 tkr exkl moms t o m ), minst 1 års livslängd, korttidsinvestering, stöldbegärlig m.m. eller 5660 Inventarie till anläggningsregistret inköpspris under 500 Euro, kostnadsförd, stöldbegärlig m.m. har använts. AGRESSO Ekonomi Anläggningsredovisning Anläggningar Skapa anläggningar från fakturor Om du har mer än ett ansvar och endast vill se ett av dem kan du söka genom att klicka i den grå teckenraden under ansvar och skriva in hela eller en del av ansvaret med jokertecken efter och sedan tabba. Markera rad, som ska bli en eller flera anläggningar, genom att klicka i rutan före raden. Det går endast att göra anläggning av en rad i taget, om det inte är samma verifikationsnummer för flera rader, t ex en faktura som kommer från inköpssystemet (se sidan 2). Om anläggning ska göras av två poster med olika verifikationsnummer så får tillägg användas, se dokument Registrera tillägg. Genom att markera en rad och sedan klicka på pilen till höger om ordet bild så visar sig fakturabilden. Det går att spara ner den, skriva ut den och zooma för att få bilden större.

2 Registrera anläggning sid 2 (8) Om det är en faktura som kommer från en beställning i inköpssystemet så läses den in i Agresso med en rad för varje artikel. Ange verifikationsnumret i det grå sökfältet och tabba sedan. Då får du fram alla rader som hör till fakturan/verifikationen. Kontrollera att leverantör, konto, ver.datum, ansvar, verksamhet, fakturanr och verifikationsnummer är samma på alla rader, samt att totalbeloppet stämmer. När du markerat alla raderna kan du klicka på pilen till höger om ordet bild så visar sig fakturabilden. Det går att spara ner den, skriva ut den och zooma för att få bilden större. Fortsätt sedan enligt anvisningarna nedan.

3 Registrera anläggning sid 3 (8) För att behandla raden/raderna klicka på knappen Nästa steg Obs! kom i håg vilket konto posten du registrerar har. Som i exemplet ovan konto Klicka på Lägg till i rutan för Fasta upplysningar för att få fram registreringsrad. Knapparna Lägg till och Ta bort som finns längst ner under avsnittet Avskrivningsböcker används inte på GU eftersom det endast finns en avskrivningsbok. Tabba förbi första rutan Anläggning och fyll i Beskrivning tabba vidare till Anl.grupp sök i rullistan fram de olika anläggningsgrupperna som finns. Välj en grupp som matchar det konto som behandlas, i detta fall konto och anläggningsgrupp 1KOINR. Om fel siffra framför anläggningsgrupp väljs, får du felmeddelande när du försöker spara.

4 Registrera anläggning sid 4 (8) Fältet Huvudanläggning används om flera anläggningsnummer ska knytas till varandra. Missar man att fylla i fältet huvudanläggning skickas e-post om komplettering till 4040@gu.se. Om inget huvudanläggningsnummer anges blir anläggningen automatiskt sin egen huvudanläggning. Från anläggningsdatum påverkar när avskrivningen kommer att starta, avskrivningen börjar nästkommande period sett ifrån detta datum. Från anläggningsdatum är samma som fakturadatum och behöver oftast inte ändras, men om avskrivningen ska starta längre fram i tiden måste Från anläggningsdatumet ändras. Tänk på att om du ändrar anläggningsdatum så måste du även ändra Från avskrivningsdatum i Fasta upplysningar på rad 1. Från anläggningsdatum i avskrivningsboken på rad 2, behöver dock aldrig ändras manuellt. Det sista som måste kontrolleras är att anläggningen får rätt livslängd. På flera anläggningsgrupper finns här ett förslagsvärde. Livslängden anges i månader. Tillåtna värden 36, 60, 84 eller 120 månader (3, 5, 7 eller 10 år) Spara registreringen med eller F12. OBS! Kom ihåg att anteckna anläggningsnumret.

5 Registrera anläggning sid 5 (8) Om du glömmer anläggningsnummret så går det att söka fram via Sök anläggningsnr per anv som hittas under plustecknet framför verktyget Anläggningar. Se manual Utdata anläggningar för ytterligare beskrivning. Du ska nu vidare till anläggningsregistret och fylla i flik 6 Nyttjande, 7 Lån och 8 Övriga uppgifter. Det går att komma till Anläggningsregistret på två sätt, antingen genom den länk som finns ifrån skapa anläggningar från fakturor eller via menyn.

6 Registrera anläggning sid 6 (8) Mata in anläggningsnumret som du fick ifrån Skapa anläggningar från fakturor I flik 1-5 kan inga ändringar göras.

7 Registrera anläggning sid 7 (8) Välj flik 6 - Nyttjande. Om anläggningen avser en kostnadsförd inventarie, anläggningsgrupp 5KOSTN, så kommer endast 7 flikar upp, Övriga uppgifter hamnar i flik 6 och Ekonomisk info i flik 7. Fyll i nyttjandekontering. I nyttjandekonteringen är ansvar, verksamhet och procent obligatoriska fält. Summan av fördelning av procentsatserna måste vara lika med 100 %. Fritt fält är frivilligt att använda. Tryck tab för att uppdatera ändringar i respektive fält. Om anläggningen avser en kostnadsförd inventarie, anläggningsgrupp 5KOSTN, Välj flik 6 Övriga uppgifter och fyll i som nedan under beskrivningen för flik 6 Övriga uppgifter. För att få fler rader vid kontering av nyttjande, stå någonstans i konteringsfältet. Gå in under Redigera Ny rad. Nyttjandekontering måste finnas för alla anläggningar för att avskrivningskörning ska kunna göras. Flik 7 Lån OBS! Kom ihåg att tabba ur fliken när du fyllt i fältet lån.

8 Registrera anläggning sid 8 (8) Flik 8 - Övriga uppgifter Fyll i placering och eventuellt övriga uppgifter. Spara registreringarna för hela anläggningen med eller F12. Skapa två anläggningar av en post: Det är möjligt att av en faktura skapa flera anläggningar se bilden nedan. Tryck Lägg till för att få fram första konteringsraden, fyll i de obligatoriska fälten samt rätt belopp för att skapa anläggning 1. Tryck sedan Lägg till ytterligare en gång och fyll i raden på liknande sätt för att skapa anläggning 2 osv. Kontrollera livslängd för respektive anläggning. Klicka på en av raderna under Fasta upplysningar anläggningar för att se dess livslängd under Avskrivningsböcker. Spara registreringarna för anläggningarna med eller F12. OBS! Glöm inte att gå vidare till anläggningsregistret och fyll i flik 6 - Nyttjande, 7 - Lån och 8 - övriga uppgifter för de nyregistrerade anläggningarna.