Manual för hantering av anläggningstillgångar och stöldbegärlig utrustning i Raindance

Transkript

1 1(26) Manual för hantering av anläggningstillgångar och stöldbegärlig utrustning i Raindance Uppdaterad

2 2(26) Innehåll 1. Skapa nya anläggningar Registrera ny anläggning/stöldbegärlig Grundbild vid skapande av anläggning Anläggningstyper Status på anläggningar Sammanslagning: Skapa en anläggning från flera fakturor/beställningar Drifttagning: Skapa anläggning utan faktura/beställning Drifttagning: Skapa stöldbegärlig utrustning utan faktura/beställning Lägga till på befintlig anläggning (komponent eller tilläggsinvestering) Aktivera pågående anläggning Se verifikationer/fakturor kopplade till anläggningar Stryka preliminär anläggning Stryka definitiv anläggning (innan avskrivning gjorts) Händelser på anläggningar under anläggningens livslängd Flytta anläggningar mellan aktiviteter Flytta stöldbegärlig utrustning Ändra finansieringsform Funktionen korrigering Dela upp en befintlig anläggning Utrangering/skrotning/försäljning av anläggningar Utrangering/skrotning av anläggning Försäljning Bilaga: Anläggnings- och avskrivningstyper...26

3 3(26) 1. Skapa nya anläggningar Nya anläggningar skapas genom att kontering av fakturor/beställningar görs på något av dessa konton: Anläggningstillgång, preliminärt konto Korttidsinvesteringar labbutrustning Korttidsinvesteringar datorer Korttidsinvesteringar övrigt Korttidsinvesteringar mobiltelefon Vid kontering på dessa konton skapas en preliminär anläggningstillgång. Den preliminära anläggningen behöver göras definitiv genom att den kompletteras med anläggningstyp, avskrivningslängd, finansieringsform mm. Detta görs i det preliminära anläggningsregistret. Anläggningen skapas efter konteringen, dvs anläggningen behöver inte vara upplagd innan kontering. Om en anläggning ska skapas men fakturan/beställningen av någon anledning inte har konterats på något av ovanstående konton kan en anläggning skapas enligt instruktionerna under rubriken Drifttagning: Skapa anläggning utan faktura/beställning. En faktura kan konteras på flera rader på konto t.ex. om avskrivningskostnaden ska delas mellan flera aktiviteter. På det sättet skapas flera preliminära anläggningar. 1.1 Registrera ny anläggning/stöldbegärlig Gå till Avancerat/Anläggning/Preliminära/Registrera Här hamnar allt som konterats via fakturor/beställningar på något av kontona enligt ovan. Det går inte i det preliminära registret särskilja vad som är stöldbegärlig utrustning från vad som är riktiga anläggningar. Beloppet kan ge en

4 4(26) fingervisning. Så man bör innan anläggningen skapas kolla på konteringen för att se om den konterats på konto eller på ett 56*-konto för att avgöra vilken typ av anläggning det gäller. Hur man kan länka sig till fakturan finns i avsnittet Se verifikationer/fakturor kopplade till anläggningar. Dubbelklicka på en rad: Följande bild kommer upp (förklaring till samtliga fält finns i avsnitt 1.2 Grundbild vid skapande av anläggning): Det som skiljer upplägg av riktig anläggning mot stöldbegärlig utrustning är informationen som ska registreras i de rutor som är inringade. För stöldbegärlig utrustning ska alltid samma information registreras i dessa rutor; Typ ZZ00, Planmässig avskrivningstyp 00ZZ och Finansiering S. Har man fyllt i Typ och trycker Enter kommer rätt Planmässig avskrivningstyp komma in i den rutan med automatik. När allt är ifyllt och anläggningen har status behandlad så trycker man på dörren i menyraden, se bild ovan.

5 5(26) Efter att man tryckt på dörren kommer ovanstående ruta upp. Tryck på snurren för att ge anläggningen ett anläggningsnummer. Rutan stängs sedan ner och anläggningen har skapats. Anläggningsnumret kommer i samma nummerserie oavsett om det är riktiga anläggningar eller stöldbegärlig utrustning men den stöldbegärliga utrustningen kan särskiljas genom anläggningstypen ZZ00. Kontering från konto sker automatiskt till rätt konto för respektive anläggningsgrupp. 1.2 Grundbild vid skapande av anläggning

6 6(26) I normalfallet om faktura/beställning är gjord på något av kontona som skapar preliminär anläggning är de obligatoriska fälten, Benämning, Typ, Finansiering och Planmässig. Övriga fält är då frivilliga. Förklaring till samtliga fält som kan bli aktuella finns nedan: 1. Ange beskrivning (namn) på anläggningen. 2. Ange anläggningstyp. Skriv direkt i rutan eller stå i rutan och tryck på förstoringsglaset i menyn. Se bilaga sist i detta dokument. 3. Ange avskrivningstyp, den måste matcha anläggningstypen. Koppling mellan anläggnings- och avskrivningstyp finns i bilagan sist i detta dokument. 4. Ange datum för anskaffning, dvs när anläggningen kan börja användas. 5. Kommer anläggningen från konterad faktura blir värden här förifyllda. Vill man kan man då ändra Antal (t.ex. om många stolar köps in till klassrum så kan man ange antalet). Om anläggning skapas utan konterad faktura/beställning så är fälten Kostnadsställe, Anskaffningsvärde obligatoriska. Fältet Ek. livslängd ska aldrig fyllas i. 6. Aktivitet, verksamhet och fakultet är ifyllt efter hur faktura/beställning konterats. Skapas anläggning direkt utan konterad faktura/beställning måste dessa manuellt fyllas i (viktigt då att verksamhet, fakultet och även kst är de som verkligen är kopplade till aktiviteten). Frikod är frivillig men Finansiering måste fyllas i. Det går att stå i rutan och trycka på förstoringsglaset för att se möjliga val (B=Bidrag 1, L=Lån och S=Stöldbegärlig). Anställning är frivillig men här kan Anst-ID fyllas i som information om t.ex. vem som nyttjar/ansvarar för anläggningen. 7. Här finns fem fält för fria texter. Det översta är för att ange placering på anläggningen. Nästa tre fält kan fritt användas för information. Det sista fältet anger gammalt ID, dvs det nummer anläggningen hade i Agresso. 8. Rutan ska endast fyllas i om en Planmässig avskrivningstyp (Punkt 3) valts som är Fram till slutdatum, dvs den heter X år och 99** i typen. 1 För att få sätta B (bidrag) måste bidraget betalas ut på ett sådant sätt att det erhålls i sin helhet vid anskaffningstillfället eller i nära anslutning till detta. Betalas bidraget ut löpande för att täcka avskrivningen ska koden L (lån) sättas.

7 7(26) 1.3 Anläggningstyper Lista på valbara anläggningstyper finns sist i detta dokument. Det finns för varje anläggningstyp tre olika val. Exempelvis finns för typen Laboratorieutrustning dessa val: LU05 Laboratorieutrustning 5 år LU99 Laboratorieutrustning X år LU00 Laboratorieutrustning egenutvecklad Uppbyggnaden är densamma även för de andra anläggningstyperna. Ordinarie avskrivningstid för just denna typ är 5 år vilket betyder att om avskrivningstiden inte avviker från detta så väljs anläggningstyp LU05. LU99 används ifall nyttjandeperioden för anläggningen avviker från 5 år. LU00 används ifall vi själva utvecklar och bygger någon utrustning, detta torde vara ovanligt. Stöldbegärlig utrustning, dvs utrustning med ett inköpspris på under kr som konterats på konto 561* ska alltid ha anläggningstyp ZZ Status på anläggningar Anläggningar kan ha 5 olika statusar i Raindance: Ny Anläggningen finns i det preliminära registret och har inte kompletterats med någon information. Behandlad Anläggningen finns i det preliminära registret och har kompletterats med information men är ännu inte överförd till det definitiva registret. Bearbetad Anläggningen finns i det definitiva registret men ännu har ingen avskrivning gjorts. Bearbetad Anläggningen finns i det definitiva registret och avskrivning har gjorts. Utrangerad Anläggningen är utrangerad. 1.5 Sammanslagning: Skapa en anläggning från flera fakturor/beställningar Flera preliminära anläggningar kan direkt vid skapande av definitiva anläggningar slås samman till en definitiv anläggning. Detta görs i menyvalet Avancerat/Anläggning/Preliminära/Sammanslagning.

8 8(26) Markera de rader som ska slås ihop genom att hålla in Ctrl -knappen och klicka på raderna, tryck sedan Enter. Följande bild kommer upp: Skriv i anläggningsnummer om det ska vara en komplettering till redan inköpt anläggning, annars klicka på Snurren. Bild för anläggningsupplägg kommer upp:

9 9(26) Vid sammanslagning måste även aktivitet, kostnadsställe, verksamhet, fakultet och anskaffningsdatum fyllas i manuellt. Har man bara en faktura blir dessa förifyllda enligt hur fakturan/beställningen har konterats. 1.6 Drifttagning: Skapa anläggning utan faktura/beställning Har en faktura/beställning felaktigt inte konterats som en anläggning eller stöldbegärlig utrustning kommer den inte med automatik in i det preliminära anläggningsregistret. Dock kan en definitiv anläggning ändå skapas på följande sätt: Gå till Avancerat/anläggning/definitiva/registrering. Stå i fältet för ID-Löpnummer och tryck på snurren. Alternativt skriv in nummer och löpnummer om det är en tilläggsinvestering eller en underkomponent till en redan befintlig anläggning. Allt behöver fyllas i, även kst, aktivitet, verksamhet och fakultet eftersom anläggningen inte sedan tidigare är konterad. OBS! Det är viktigt att det kst, verksamhet och fakultet man anger verkligen är de som är kopplade till den aktivitet som anges. Anges fel här kommer differens att uppstå mellan anläggningsregister och bokföring. Bokföring av kst, verksamhet och fakultet kommer dock alltid ske enligt koppling i projektregistret och inte enligt det som anges här.

10 10(26) Manuell omföring till konto behöver göras efter /eller/ innan då (kommandot drifttagning) konterar kredit och debet på t.ex Drifttagning: Skapa stöldbegärlig utrustning utan faktura/beställning Gör man en anläggning utan faktura/beställning som gäller stöldbegärlig utrustning så blir det en verifikation på konto men med nollrader. Det betyder att ingen manuell kontering behöver göras. 1.8 Lägga till på befintlig anläggning (komponent eller tilläggsinvestering) Om komponent ska skapas så anges, efter att man tryckt på dörren i bilden för att skapa anläggning, samma anläggningsnummer men ett annat löpnummer (1 för den första komponenten osv.). Det går att ha olika anläggningstyper, avskrivningstider, kontering, finansiering mm. på de olika komponenterna. Vid komponenter ska inte rutan tilläggsinvestering kryssas i. En komponentanläggning fungerar som en helt fristående anläggning men koppling till den/de anläggningar som den hör ihop med görs genom att de har samma anläggningsnummer men olika löpnummer. Om tilläggsinvestering, dvs att inköpet höjer upp värdet på en redan befintlig anläggning så fyller man, efter att ha tryckt på dörren, i samma både anläggningsnummer och löpnummer. Fakturan/den preliminära anläggningen kommer då att läggas till anskaffningsvärdet på den tidigare anläggningen. Det

11 11(26) betyder att oavsett vad man fyllt i för anläggningstyp, avskrivningstyp, kst, akt, vsh, fak, finansiering mm så kommer det ändå bli det samma som på den första anläggningen. Därför ska alltid samma aktivitet, kostnadsställe, verksamhet och fakultet anges som anläggningen tilläggsinvesteringen görs på. Se bild nedan, ska anläggningen vara komponent fylls bara Definitivt anläggningsid i medan om det ska vara en tilläggsinvestering ska både Definitivt anläggningsid och tilläggsinvestering kryssas i. 1.9 Aktivera pågående anläggning Anläggningen har redan tidigare konterats som pågående anläggning i någon av anläggningstyperna: PDP (Pågående dataprogram) PRA (Pågående rättigheter) PUT (Pågående utveckling) PFU (Pågående förbättringsutgifter) PNA (Pågående nyanläggningar maskiner/inventarier) Alla anläggningar inklusive pågående anläggningar har ett anläggningsnummer. När den pågående anläggningen ska aktiveras görs det genom att man på den pågående anläggningen byter anläggningsgrupp. Anläggningen hämtas upp genom att gå på Avancerat/Anläggning/Definitiva/Registrera. Bild enligt nedan kommer då upp:

12 12(26) Börja med att ändra Typ genom att sudda ut (i detta exempel PNA1) och tryck på förstoringsglaset i menyraden. Välj sedan den anläggningstyp som den ska aktiveras till. Sudda därefter bara ut texten i Avskrivningstyp Planmässig (i detta exempel 1PNA) och tryck Enter (dvs inget behöver skrivas i det fältet). Därefter kommer följande bild upp, ange dagens datum och tryck Enter. Anläggningen har nu bytt anläggningstyp från pågående anläggning till en riktig anläggningstyp. Den kommer att behålla samma anläggningsnummer. Manuell kontering måste göras och denna kontering sker centralt. Konteringshändelser vid pågående anläggningar: Verifikation Konto Debet Kredit 1. Kontering leverantörsfaktura Kontering leverantörsfaktura Preliminär anläggnings görs def Preliminär anläggnings görs def Byte av anläggningsgrupp Byte av anläggningsgrupp

13 13(26) 4. Manuell korrigering, görs centralt 4. Manuell korrigering, görs centralt 1.10 Se verifikationer/fakturor kopplade till anläggningar Gå till Avancerat/Anläggning/Definitiva/Visning. Sök fram aktuell anläggning, t.ex. genom att välja KST. Dubbelklicka på anläggningen du vill se, tryck på knappen IV i menyraden. Verifikation som skapat anläggningen visas. Trycker man på knappen enligt nedan så finns det en länk till fakturabilden. Tryck därefter på länken Fakturabilden nere i högerkanten för att se fakturan (pop-up fönster måste tillåtas): Om anläggningen skapats utan faktura/beställning så kan man lägga till ett verifikationsnummer i efterhand. Tryck då på knappen IV :

14 14(26) Du får då en fråga om du vill lägga till en verifikation. Tryck på ok. Följande bild kommer då upp: Fyll i bokföringsår i format , vernummer t.ex och Rad 4 enligt bilden nedan där aktuell verifikation sökts fram: Trycker man därefter på IV igen så syns verifikationen på följande sätt:

15 15(26) Det går att klicka på verifikationen för att se hela, vilket innebär att alla rader syns oavsett vilket radnummer man angivet tidigare Stryka preliminär anläggning En preliminär kan strykas och försvinner då från det preliminära anläggningsregistret. Innan man gör det bör man kolla på verifikationen genom att trycka på knappen IV i menyraden. Är konteringen gjord på 561*-konto behöver inget ytterligare göras. Är anläggningen som stryks däremot konterad på konto behöver en manuell omkontering göras från konto till något annat konto. Strykning görs genom att gå in på anläggningen och trycka på papperskorgen i menyraden Stryka definitiv anläggning (innan avskrivning gjorts) Strykning i det definitiva registret kan göras så länge anläggningen har status Def (ej bearbetad). Konteringen går då "tillbaka" till konto och den återgår till det preliminära registret. Det man tidigare fyllde i på anläggningen kommer att finnas kvar. Anläggningen måste strykas även i det preliminära registret om den ska bort därifrån. Strykning görs genom att gå in på anläggningen och trycka på papperskorgen i menyraden.

16 16(26) 2. Händelser på anläggningar under anläggningens livslängd I Raindance sker kontering automatiskt vid, t.ex. flytt av anläggningar mellan projekt och utrangering/försäljning. Dvs ingen manuell kontering kan göras på andra anläggningskonton än konto eller Flytta anläggningar mellan aktiviteter Ändras i meny Avancerat/Anläggning/Definitiva/Registrering. Sök upp anläggningen som skall flyttas. Nedan är de fält som behöver uppdateras vid flytt markerade. Du behöver alltså innan flytten kan göras kolla vad den nya aktiviteten har för koppling till kostnadsställe, verksamhet och fakultet. Kodkomplettering kommer att ske om något av dessa anges felaktigt, vilket innebär att oavsett vad som står här kommer bokföringen ske enligt gällande koppling för aktuell aktivitet. Ändra fälten och tryck därefter Enter. En ruta kommer upp och där anges verifikationsdatum (verifikationsdatum (ÅÅMMDD) ska vara tidigast efter senaste avskrivningen annars kan ack. avskrivning som flyttas vara större än det som är bokfört i den perioden).

17 17(26) Kontering kommer att ske enligt följande: Verifikation Konto Debet Kredit 1. Ingående värden på anläggningen 1. Ingående värden på anläggningen Årets avskrivning fram till flytt Årets avskrivning fram till flytt Aut. kontering flyttning (gammal akt) 4. Aut. kontering flyttning (gammal akt) Aut. kontering flyttning (ny akt) Aut. kontering flyttning (ny akt) OBS! Ska även kostnadskonteringen på 69*-konton flyttas behöver det göras manuellt i separat bokföringsorder. Gäller ny kontering för avskrivningar från och med det datum när flytten görs behöver ingen manuell omföring bokas. 2.2 Flytta stöldbegärlig utrustning Man kan ändra AKT,VSH,FAK på en stöldbegärlig anläggning. Det blir då en kontering på konto i kredit (anskaffningsvärdet) på den gamla aktiviteten och i debet på den nya. Dvs konto går i noll. Man måste också komma ihåg att ändra KST som inte ligger på samma ställe i anläggningsbilden, se bild under rubriken Flytta anläggningar mellan aktiviteter. 2.3 Ändra finansieringsform Man ändrar i fältet för finansieringsform. Ändringen slår igenom direkt i det definitiva registret. En verifikation sparas med nollrader, dvs ingen kontering. I historikfliken syns att det är just finansiering som uppdaterats.

18 18(26) 2.4 Funktionen korrigering Funktionen korrigering används när en anläggnings anskaffningsvärde behöver korrigeras. Ett exempel skulle kunna vara ifall moms felaktigt dragits av så momsen ska läggas till anskaffningsvärdet. Gå till Avancerat/Anläggning/Definitiva/Korrigering. Sök fram den anläggning som ska korrigeras. Kontrollfråga kommer upp: Klicka på ja. Kontering sker i detta fall på konto i kredit och t.ex. konto i debet. Manuell kontering behöver göras till konto (använd radtext på korrigering med anläggningsnummer).

19 19(26) 2.5 Dela upp en befintlig anläggning Gå till Avancerat/Anläggning/Definitiva/Uppdelning. Sök fram den anläggning som ska delas upp. Fyll i verifikationsdatum, tryck Enter. Följande bild kommer upp: Antingen fylls anläggningsid i manuellt om den ska bli en underanläggning till en redan befintlig, då fylls samma nummer i den första rutan och ett unikt löpnummer i den andra. Skall uppdelningen ske till en helt ny anläggning så tryck på snurren i menyraden (se pil ovan).

20 20(26) Underlag måste också anges. Antingen belopp som ska brytas ut, procentuell andel (rekommenderas) eller antal (förutsätter att antal har angivits vid upplägg av den anläggning som ska delas upp). På fördelningsunderlag anges det belopp, antal eller procentuella andel som ska brytas ut. Tryck Enter, så kommer en bild upp enligt nedan för den nya anläggningen som delats upp till: Alla fält är förifyllda precis som den anläggningen som delats upp såg ut. Vid behov ändra där det behövs, tryck Enter. Ska anläggningen delas upp i flera andra bocka i Bearbeta för fler anläggningar. Då backas till föregående bild och t.ex. 25% till kan anges. När uppdelningen är klar bockas Överför till EK, tryck Enter. Kontering sker på konto t.ex /12690 mellan de olika anläggningarna. 3. Utrangering/skrotning/försäljning av anläggningar Vid utrangering/skrotning/försäljning av anläggningar i Raindance sker kontering automatiskt. Dvs ingen kontering behöver göras i huvudboken. Tänk på att lägga till eventuell text och bilagor till varför anläggningen utrangeras innan utrangeringen görs i systemet. Det går inte att lägga till detta i efterhand.

21 21(26) 3.1 Utrangering/skrotning av anläggning Både vanliga anläggningstillgångar och stöldbegärliga utrangeras på samma sätt. Under meny Avancerat/Anläggning/Definitiva/Utrangera: Sök fram den anläggning som ska utrangeras. Dubbelklicka på den och följande bild dyker upp: Ska hela anläggningen utrangeras anges, Utrangering, Procent och 100 i rutan för Andel som utrangeras/säljs, enligt bilden ovan.

22 22(26) Ska del av en anläggning utrangeras finns tre alternativ: 1. Ange belopp som ska utrangeras. 2. Ange antal som ska utrangeras. (Förutsätter att antal angivits vid anläggningsupplägg) 3. Ange den procentuella andel som ska utrangeras. (Rekommenderas) Efter att t.ex. procent fyllts i så tryck Enter, följande bild kommer upp och välj uppdatera Ja och tryck Enter: Anläggningen får då status Utrangerad men kan fortfarande sökas fram bland de definitiva anläggningar genom att bocka i Status Utrangerad i sökbilden för definitiva anläggningar. (För stöldbegärliga sker kontering på konto i debet och kredit). Manuell bokning behöver göras som omföring från 662*-konto till förlust/vinst. Denna manuella bokföring görs av central ekonomiavdelning. Exempel kontering utrangering: Verifikation Konto Debet Kredit 1. Kontering leverantörsfaktura Kontering leverantörsfaktura Preliminär anläggnings görs def Preliminär anläggnings görs def Avskrivning Avskrivning Aut. kontering utrangering Aut. kontering utrangering Aut. kontering utrangering Manuell korrigering Manuell korrigering

23 23(26) Den manuella konteringen kommer till att börja med utföras av central ekonomiavdelning. Det går att söka i de verifikationer som kommer från automatkonteringar i AR via egen vernummerserie, i huvudtexten syns vilken typ av händelse den avser och i radtexten syns anläggningsnumret. I den manuella kontering skriv anläggningsnummer i radtexten, exempelvis (tre mellanslag mellan nummer och löpnummer). Utrangeringen ska göras med ett verifikationsdatum efter att avskrivningar gått. Annars blir det fel som i bilden ovan där avskrivningar gjorts i januari 2017 men utrangering i nov Försäljning Menyingången är den samma vid försäljning som vid vanlig utrangering: Sök fram den anläggning som ska utrangeras, dubbelklicka på den för att få upp denna bild:

24 24(26) Ska hela anläggningen säljas anges, Försäljning, Procent och 100 i rutan för Andel som utrangeras/säljs, enligt bilden ovan. Ska del av en anläggning säljas finns tre alternativ: 1. Ange belopp av anskaffningsvärdet som ska säljas. 2. Ange antal som ska säljas. (Förutsätter att antal angivits vid anläggningsupplägg) 3. Ange den procentuella andel som ska säljas. (Rekommenderas) Efter att procent fyllts i så tryck Enter, följande bild kommer upp och välj uppdatera och tryck Enter: Ny bild kommer upp: Välj Uppdatera Ja, tryck Enter. Fyll i försäljningsbelopp och köpare, tryck på Enter.

25 25(26) Kontering sker enligt följande (Försäljningsbelopp 75 tkr, Anskaffning 100 tkr, Ack avskrivning 40 tkr): Verifikation Konto Debet Kredit 1. Kontering leverantörsfaktura Lev.skuld Kontering leverantörsfaktura Preliminär anläggnings görs def Preliminär anläggnings görs def Avskrivning Avskrivning Aut. kontering försäljning Aut. kontering försäljning Aut. kontering försäljning Aut. kontering försäljning Aut. kontering försäljning Kontering av kundfaktura Kundfordr Kontering av kundfaktura Manuell korrigering 6. Manuell korrigering

26 26(26) 4. Bilaga: Anläggnings- och avskrivningstyper