Välkomna till utbildning i internfakturor och omföringar!

Transkript

1 EKONOMIENHETEN Välkomna till utbildning i internfakturor och omföringar! Inställningar i Agresso Redovisningsplan: ansvar, verksamhet, motpart och finansiär mm Söka begreppsvärden Omföringar, reversering Internfakturor Avstämning av interimskonton

2 EKONOMIENHETEN

3 Samband redovisningsplan, objektplan kontoplan Redovisningsplan Konto Ansvar Verksamhet Fritt fält Motpart Finansiär Personnr/ Anläggningsnr Kontoplan Objektplan Balans konton Resultat konton Tillgångar Skulder, myndighetskapital & avsättning Intäkter / Inkomster Kostnader/ Utgifter Transfererringar Årets kapitalförändring Kontoklass Balansräkning Resultaträkning

4 EKONOMIENHETEN

5 EKONOMIENHETEN

6 EKONOMIENHETEN

7 Konto Konto Ansvar Verksamhet Fritt fält Motpart Finansiär Personnr/ Anläggningsnr Konto beskriver vad som köpts, vilken intäkt som osv. redovisa/universitetetsredovisningsmodell/

8 Ansvar Konto Ansvar Verksamhet Fritt fält Motpart Finansiär Personnr/ Anläggningsnr Ansvar beskriver den organisatoriska indelningen Exempel: 1160 HFS (11), Språk & litteratur (116) 5414 SA (5), Neuro (54), Fysiologi (541), Fysiologi/Cirkulation (5414)

9 Verksamhet Konto Ansvar Verksamhet Fritt fält Motpart Finansiär Personnr/ Anläggningsnr All verksamhet delas i redovisningshänseende in i kärnverksamhet och stödverksamhet. Utbildning Forskning Stödverksamhet Lokaler och IT Anslagsfinansierad Bidragsfinansierad Bidragsfinansierad Uppdragsfinansierad Finansieras främst av OH 3 4 Exempel: Vgrupp 26 triggar inte OH Jivegård L N Gunnarssons Allt blått =projektledarkod, 4 i blått= fakultet, 2 sista siffrorna löpnummer

10 Fritt fält Konto Ansvar Verksamhet Fritt fält Motpart Finansiär Personnr/ Anläggningsnr Fritt fält ger en möjlighet att redovisa en egen vald indelning utöver ansvar och verksamhetsfältet. Fritt fält är frivilligt vid kontering. Exempel: Specialkurs i konservering I Doktorandkostnader Västra Hamngatan 25, Sociala Huset Allt blått =ansvarskod, 4 sista siffrorna löpnummer

11 Motpart och finansiär Konto Ansvar Verksamhet Fritt fält Motpart Finansiär Personnr/ Anläggningsnr Motpart anger universitetets leverantör resp. kund. Används för att: 1. eliminera interna transaktioner från den externa redovisningen, 2. göra avstämningar inom staten som koncern. Finansiär ger information om vem som finansierar ett bidrag. Finansiären är i normalfallet samma som motparten. Undantag: Bidragsintäkter, där utbetalaren inte är samma som finansiären. Exempel: K - Kund K SLU SVERIGES LANTBRUKSUNIVERSITET L - Leverantör L75739 STAPLES SWEDEN AB Koden för intern motpart består av ansvarsställenumret 1120 Kulturvetenskaper

12 Personnr/Anläggningsnr Konto Ansvar Verksamhet Fritt fält Motpart Finansiär Personnr/ Anläggningsnr Personnummer används ihop med lönekonton för att följa upp lönekostnader per anställd. Anläggningsnr unikt nummer per anläggning Exempel: Personnr: ÅÅMMDDXXXX - angivande av personnr Anläggningsnr: Studioutrustning UV Laserskärare JD-1290C Frysskåp -86 U535 S Dickson, H Billig pa-forskarniva/redovisa/universitetets-redovisningsmodell/funktionell-indelning--- verksamhetsstruktur/

13 Var hittar jag begreppen - Objektsplanen? AGRESSO Gemensam Begrepp och relationer Begreppsvärden

14 ANVÄND DESSA!! EKONOMIENHETEN

15 EKONOMIENHETEN Förordning (2000:606) om myndigheters bokföring Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd Rättelse av bokföringspost 12 Om en bokföringspost rättas, skall det anges när rättelsen har skett och vem som har gjort den. Sker rättelsen genom en särskild rättelsepost, skall det samtidigt säkerställas att det vid en granskning av den rättade bokföringsposten utan svårighet går att få kännedom om rättelsen.

16 EKONOMIENHETEN Omföringar / Internfakturering - Omföring - Omkonteringsfunktionen / Rättelse - Reverseringar - Intern försäljning/köp (internfakturering)

17 Fönsteralternativ EKONOMIENHETEN

18 Funktionen Omkontering

19 Här är den ursprungliga verifikationen:

20 Fyll i verifikationsnummer och sekvensnummer! Sekvensnummer = # för den rad som ska rättas

21 Den ursprungliga konteringen vänds! Skriv samma text som fanns på den ursprungliga verifikationen. Hänvisa även till det ver.numret. Period, verifikationsnummer och radnummer anges automatiskt.

22 Så här ser det ut i huvudboken Den omkonterade verifikationen:

23 Går inte att rätta samma rad i verifikationen två gånger!

24 Sammanfattning av Omkontering Uppfyller verifieringskedjan Går att söka i textfältet på verifikationsnummer dvs lätt att hitta rättelsen Går inte att rätta samma ursprungliga post två gånger. Är hela verifikationen fel REVERSERA! Går inte att reversera en omkontering. (Systemet har sas redan tänkt en gång)

25 EKONOMIENHETEN Uppdatering av huvudboken - TPS uppdateras varannan minut - Uppdatering av transaktioner - DWS uppdateras varannan minut - Uppdatering av saldotabeller

26 EKONOMIENHETEN Reversera verifikation l Tryck Sök (F7)

27 Fyll i ver.nummer och sedan markera raderna i kolumnen till vänster enligt nedan och spara. Saldot måste bli noll, dvs raderna måste balansera i debet och kredit för att kunna reversera. Se manualen för Reversering av omföring på webben! EKONOMIENHETEN

28 EKONOMIENHETEN Internfakturor Intern försäljning/köp (internfakturering) Intern försäljning/köp av varor och tjänster mellan institutioner/enheter sker genom internfakturering. Köpare/säljare konterar på relevant konto i kkl 3 och 5 och använder intern motpart = ansvar. Om man har en extern kostnad som ska fördelas på flera ansvar så ska den i första hand fördelas vid konteringen av lev.fakturan och i andra hand via omföring. Rättelser vid bokförd internfaktura Måste en rättelse göras av en internfaktura sker det genom reversering centralt.

29 Atteststegen i internfakturaflödet EKONOMIENHETEN

30 EKONOMIENHETEN Vidarefakturering Vid kontering av en leverantörsfaktura ska konto 1584 Fordran utlägg extern vidarefakturering debiteras. För att reglera posten ska en kundfaktura skickas till den som ska bära kostnaden så snart som möjligt, då ska konto 1584 krediteras. Har man missat att kontera leverantörsfakturan på konto 1584 får en omföring göras till konto Man bör undvika förskottering av utgifter för andra organisationer av det skälet att institutionen får extra arbete för något som inte har med den egna verksamheten att göra. g/

31 EKONOMIENHETEN Avstämning interimskonto Menyvalet för avstämning av interimskonto används för att följa upp och kontrollera transaktioner på vissa utvalda balanskonton (interimskonton). Ni ska alltid gå in på denna länk när ni ska stämma av interimskonton. Detta för att det inte får komma med ingående balanser. Ni får aldrig stämma av mot IB.

32 EKONOMIENHETEN Det är viktigt att bokningar på dessa balanskonton möts av motbokningar med samma konteringssträng, konto-ansvarverksamhet-motpart-finansiär-belopp, men med omvänt tecken. En post på interimskonto ska bokas bort. En verifikation bokförs med samma konteringssträng i det ena benet och den riktiga konteringen i det andra benet.

33 EKONOMIENHETEN Nu kan avstämning göras på konto på ansvar Det är också viktigt att kontrollera att avstämningen blir noll. Annars blir saldot fel på kontot. Det finns ingen kontroll av detta i systemet. I checklistan för uppföljning finns information om vilka konton som ska stämmas av, och vars eventuella saldon ska specificeras vid bokslut. Där finns även en länk till en lathund/instruktion som visar steg för steg hur ni skall gå tillväga. nskto_bokslut2.pdf