Handledning AT-modulen. Version

Transkript

1 Handledning AT-modulen Version

2 / 17 1 Innehållförteckning 2 Aktivera anläggningstillgångar Aktivering av anläggning från faktura Kontrollera aktiverad anläggningstillgång Aktivering av tillägg på anläggningstillgång Registering av inventarie Avskrivningar på anläggningstillgång Planenliga avskrivningar Avskrivningsfördelning Avskrivningssimulering Reversering Anläggningsflytt Byte av anläggningsgrupp och projekt Anläggningsflytt mellan institutioner Försäljning och utrangering av en anläggningstillgång Rapporter/browser Förbrukningsinventarier per INST/GRP/PROJ Anläggnings- och avskrivningsfrågor per anläggning/inst/grp/proj Anläggning med avskrivningsfördelning Aktiverade transaktioner med verifikationsunderlag Periodisk data per institution Ekonomisk information för en anläggning Flödesschema AT-modulen... 17

3 / 17 2 Aktivera anläggningstillgångar En förutsättning för att aktivera en anläggning är att det finns transaktioner i menyalternativet Skapa anläggningar från fakturor. Där hamnar transaktionerna när de har bokförts på konto 1291 (Anskaffningsutgift anläggning AT), se bild nedan. 2.1 Aktivering av anläggning från faktura Vid aktivering av anläggning sätts anläggningsnumret av systemet och är nästa lediga nummer i ett satt nummerserieintervall, Anläggningar Gå till menyalternativet Skapa anläggningar från fakturor Bild 1 Välj aktuell anläggning för aktivering genom att bocka i rutan. Om du har flera fakturaposter som avser en och samma anläggning bockar du i alla. Välj Nästa steg. Bild 2 OBS! Om en faktura innehåller anskaffningsutgift för enbart en anläggning så måste den aktiveras på ett och samma projekt och inte delas upp på flera. Fördelning av avskrivningar till annat projekt görs med funktionen Avskrivningsfördelning efter att anläggningen är aktiverad, se avsnitt 4.

4 / 17 Välj sedan Lägg till och tabba vidare för att fylla i aktuella uppgifter i övriga fält utom i fältet som avser anläggningsnummer. Du kommer att få en informationstext om att anläggningsnumret genereras automatiskt när du sparar transaktionen. I fältet Transaktionstext ska du ange verifikationsnumret från EFH-fakturan för att sedan enkelt kunna söka fram originalfakturan. Bild 3 Om en faktura innehåller anskaffningsutgifter för fler än en anläggning så kan den delas upp genom att välja Lägg till efter första aktiveringsraden. Fortsätt sedan att aktivera varje rad enligt rutinen tills hela beloppet är aktiverat. OBS! Se till att alla rader inte överstiger summan på fakturan. Om det skulle inträffa så måste något belopp justeras för att Summa av valda transaktioner (fakturan) ska stämma överens med Summa av anläggningsvärden i den övre delen av bilden. Längst ut till höger vid registrering av anläggningar anger ni den information ni vill ha med i anläggningsregistret. Vi rekommenderar att ni använder fältet Text (lilla informationsfältet i registret, flik 1) till inventeringsinformation (t.ex. plats eller ansvarig person). I fältet Information, stora rutan (stora informationsfältet i registret) kan annan övrig information anges om så önskas. När anläggningen sparats visas nedanstående bild och du får ditt anläggningsnummer. Bild 4

5 / Kontrollera aktiverad anläggningstillgång När aktiveringen är gjord ska en kontroll göras i anläggningsregistret. Bild 5 Klicka på Anläggningar och skriv in det erhållna anläggningsnumret och tabba ur fältet. Bild 6 Välj sedan flik 3 Avskrivningsbok, som visar anläggningens Akt.status och anger att den är registrerad men inte bokförd. Bild 7

6 / 17 Aktiverade anläggningar bokförs av EA vid ett par tillfällen under en ordinarie vecka. Vid bokslut kontrolleras aktiveringar löpande innan avskrivningar körs. Vid akut behov av bokföring av en aktivering kontaktas EA via Redovisning@ki.se 2.3 Aktivering av tillägg på anläggningstillgång Vid aktivering av tillägg används ovanstående rutin men befintligt anläggningsnummer anges vid aktiveringstillfället, se bild 3. Skriv in numret i fältet Anläggning och fortsätt sedan aktivera anläggningen. OBS! Tillägget ska vara bokat på samma projekt som den befintliga anläggningen annars kommer det att uppstå differenser på projektnivå på konto Registering av inventarie Vid registrering av stöldbegärlig inventarie sätts nummerserien av systemet och är nästa lediga nummer i ett satt nummerserieintervall, Inventarier I flik 1 registreras anläggningsnamn och anläggningsgrupp Bild 8 I flik 2 Huvudbok registreras institution och projekt. Bild 9

7 / 17 När du sparar dina registrerade uppgifter så genereras ett inventarienummer enligt nedan. Bild 10 4 Avskrivningar på anläggningstillgång 4.1 Planenliga avskrivningar Avskrivningar görs av EA månadsvis i samband med bokslut. Anläggningen skrivs ned enligt den anläggningsgrupp som valts vid aktivering av anläggning, se bild 3 fält Anl.grupp. 4.2 Avskrivningsfördelning Avskrivningsfördelning är en funktion i AT-modulen som möjliggör att enkelt kunna fördela avskrivningskostnader för anläggningstillgångar mellan projekt och institutioner. Kostnadsfördelning görs genom att skriva ut och fylla i blanketten Kostnadsfördelning av anläggningstillgång med information. Blanketten hittar du här OBS! Ansvaret för anläggningen, oavsett kostnadsfördelning åligger alltid den ägande institutionen, som har köpt in den alternativt tagit över tillgången vid forskarflytt eller liknande. För att en anläggning ska kunna få en avskrivningsfördelning i registret behöver den bli aktiverad av ägande institution för att erhålla ett anläggningsnummer. Efter aktiveringen syns flik 6 och blanketten upprättas av ägande institution, som skickas ut till respektive institution för attest.

8 / 17 Bild 11 Underlaget måste vara attesterat och EA tillhanda senaste den sista arbetsdagen samma månad, som anläggningen aktiverats för att kunna fördelas innan avskrivningskörningen. Om underlaget inkommer senare får ägande institution ta avskrivningskostnaden tills fördelningen är godkänd. För att få korrekt procentuell fördelning vid ett sådant tillfälle kan fördelning göras utifrån resterande avskrivningskostnader så att fördelningen blir korrekt över den totala avskrivningstiden. I och med att alla institutioner har separata resultat- och balansräkningar kommer en differens på konto 2305 att uppstå när avskrivningskostnaden delas. Den differensen kommer att korrigeras med hjälp av automatbokning på konto 2305/19109 (kontoreduktion hos ägande institution och kontobelastning hos delande institution). Detta bokas av EA med hjälp av en trigger som körs efter avskrivningskörningen i samband med månadsbokslut. OBS! Dessa transaktioner på konto 2305 är kopplade till verifikationstyperna AT eller AR och ska inte bokas om manuellt av institutionen. 4.3 Avskrivningssimulering Det finns möjlighet att göra avskrivningssimuleringar i AT-modulen för att se kommande avskrivningar på en/flera anläggningar eller en/flera anläggningsgrupper. Efter införandet av standardnummer på anläggningstillgångar så behöver vi göra om rapporten för detta. Vill du ändå göra en avskrivningssimulering kan du skicka in ett ärende till redovisning@ki.se så kan vi hjälpa till med det. 5 Reversering Det kan uppstå ett behov av att reversera en aktiverad anläggning eller gjorda avskrivningar och detta utförs centralt på EA. När behovet uppstår kontaktas redovisningsgruppen via redovisning@ki.se där ni anger anläggningsnummer och orsaken till reverseringen. 6 Anläggningsflytt 6.1 Byte av anläggningsgrupp och projekt Det kan uppstå ett behov av att byta anläggningsgrupp eller projekt för en anläggning, vilket görs centralt på EA. När behovet uppstår kontaktas redovisningsgruppen via redovisning@ki.se där ni anger vilken anläggning som behöver byta till annan anläggningsgrupp eller annat projekt.

9 / Anläggningsflytt mellan institutioner Det kan uppstå ett behov av att flytta anläggningar mellan institutioner t ex vid en forskarflytt. Då behöver en kontroll göras om det finns anläggningar på aktuellt/aktuella projekt innan projektsaldon flyttas. Denna information tas fram i AT-modulen på aktuellt/aktuella projekt med hjälp av frågan anläggning/inst/grp/proj, se avsnitt 7. Informationen läggs in i dokumentet Förmedling bidrag och uppdrag samt anläggningsflytt. Dokumentet hittar du här Precis som vid avskrivningsfördelning kommer det uppstå en differens på konto 2305 om anläggningen har ett restvärde. Den differensen kommer att korrigeras med en automatbokning på konto 2305/19109 (inbetalning hos avlämnande institution och utbetalning hos mottagande institution). Detta bokas av EA med hjälp av en trigger som körs efter avskrivningskörningen i samband med månadsbokslut. OBS! Dessa transaktioner på konto 2305 är kopplade till verifikationstyp AT eller AR och ska inte bokas om manuellt av institutionen. Bilden nedan visar ett exempel på poster på konto 2305 efter en anläggningsflytt. Bild 12 7 Försäljning och utrangering av en anläggningstillgång När en anläggning ska utrangeras eller försäljas ska det finnas att beslut av Administrativ chef (AC) på institutionen, vilket skapas med hjälp av formuläret Utrangering/försäljning av anläggning och återfinns i Agresso web under menypunkten Formulär. Efter registrering kan formuläret sökas fram med nedanstående fråga.

10 / 17 Bild 13 När beslut finns kan registrering av utrangering/försäljning göras av institutionen, som sedan bokförs centralt av EA vid samma tillfällen som aktiverade anläggningar. Försäljning av en anläggningstillgång är inte lika vanligt förekommande som en utrangering. Läs mer om det i EA-handboken, avsnitt , eller skicka ett ärende till redovisning@ki.se om det uppstår några frågor. Gå till menyalternativet Försäljningar och utrangeringar. Bild 14

11 / 17 Välj den anläggning som ska utrangeras eller säljas. Ange sedan Trans.datum anläggning och Val.datum till den första i innevarande månad. Ange sedan orsaken till utrangeringen/försäljningen i fältet Transaktionstext och välj Nästa steg. Bild 15 I detta steg behöver inget fyllas i, vilket innebär att hela anläggningen utrangeras/försäljs. Välj sedan Nästa steg. OBS! Ska en anläggning delutrangeras/försäljas kontaktas redovisning@ki.se. Bild 16

12 / 17 Klicka på knappen Hämta ackumulerad avskrivning och vänta en stund medan systemet hämtar anläggningens bokförda värde. Bild 17 Tryck på knappen tills det bokförda värdet har hämtats, se bild 18. Vid utrangering anges inget utpris. Vid försäljning däremot anges försäljningspriset i fältet Utpris. Bild 18

13 / 17 Nedan visas en översikt av anläggningens värden och att försäljningspriset skulle behöva vara högre än 462 tkr för att inte få en reavinstförlust. Om beloppen är korrekta sparas de med F12, annars klickar man på Föregående steg och korrigerar eventuella belopp. Bild 19 8 Rapporter/browser Nedan följer ett antal rapporter/browserfrågor på olika anläggnings- och inventarieinformation i ATmodulen, som ni kan ta ut för er institution. 8.1 Förbrukningsinventarier per INST/GRP/PROJ Bild 20

14 / Anläggnings- och avskrivningsfrågor per anläggning/inst/grp/proj Bild Anläggning med avskrivningsfördelning Här ser ni anläggningar som delar avskrivningar mellan flera projekt och/eller institutioner. Bild 22

15 / Aktiverade transaktioner med verifikationsunderlag I denna fråga kan ni se vilka verifikationer (leverantörsfakturor eller bokningar i huvudbok), som är underlag till aktiveringen. Bild 23 För EFH-verifikationer (vertyp E5) kan ni se fakturabilden i Dokumentarkivet i menyraden. Bild Periodisk data per institution Här kan du ta ut en lista över institutionens anläggningar. Bild 25

16 / 17 I rapporten anger du period samt din institution på markerade rader (Period och Dimension 1). Observera att om du inte anger din institution får du ut alla KI:s anläggningar, vilket kan stoppa rapportkön. Bild 26 Nedan syns en förteckning över framtagna anläggningsdata. Bild Ekonomisk information för en anläggning Om du vill se den samlade ekonomiska informationen för en anläggning kan du göra det genom att söka upp en anläggning i anläggningsregistret och välja Ekonomisk information. Bild 28

17 / 17 Bild 29 9 Flödesschema AT-modulen