Raindance - Anläggningsredovisning

Transkript

1 Översikt...2 Allmänt...2 Indata/flöden - Anläggningsredovisning...2 Menyer...3 Huvudmeny Anläggningsregister...3 Anläggningstyp...4 Planmässig avskrivningstyp...6 Hantering av Preliminära Anläggningsobjekt...8 Preliminära anläggningsobjekt, sökning...8 Komplettering av uppgifter på anläggningar skapade i leverantörsreskontran...10 Överföring till Definitiva anläggningsobjekt...18 Sammanslagning av preliminära anläggningsobjekt...20 Preliminära anläggningsobjekt, utskrift...25 Definitiva anläggningsobjekt, visning...26 Rapporter...29 RPI - Inventeringsrapport...30 RPN - Nya anläggningsrapporter...31 RPT - Anläggningsobjekt sammanställning...32 RPP - rapporter, planmässiga avskrivningar...33 Rättelser...34 Avstämningar...35 Avstämningar av preliminära anläggningsobjekt...35 Avstämningar av definitiva anläggningsobjekt...37 Kommandoöversikt...39 Stockholms universitet :1

2 Översikt Allmänt Överföring till anläggningsobjekt från leverantörsreskontran sker automatiskt genom kontering på konto Den köpta varan läggs därigenom automatiskt upp i preliminärt anläggningsregister. Preliminära objekt skall kompletteras med nödvändig information så snart som det är möjligt. När varan är överförd till definitivt register gör systemet en omföring från konto 1271 till rätt anläggningskonto. Anläggningstyp styr hur anläggningen ska behandlas. Utrangeringar - systemet konterar automatiskt när anläggningar markeras som sålda, stulna eller kasserade. Indata/flöden - Anläggningsredovisning Rutin Objektstatus Dagbok/Huvudbok Status Komp prel anläggn Ny/Bearbetad Prel Överföring def anläggn Def 1271 Ver Prel 11XX, 12XX Saldo Prel Avskrivning Def 11X9, 12x9 Ver Prel 69XX Saldo Prel Försäljning Utrangerad 11X9X, 12X9X Ver Prel Kasserade, stulna 11XXX, 12XXX Saldo Prel 67XX 6:2 Stockholms universitet

3 Menyer Huvudmeny Anläggningsregister För att komma till anläggningsregistret anger Du AR i huvudmenyn och klickar på OK eller trycker ENTER. Stockholms universitet :3

4 Anläggningstyp Kommando ATV Anläggningstyp används för att dela upp anläggningsobjekten i olika grupper som motsvarar vissa konton i redovisningsplanen. Anläggningstyperna är kopplade till olika avskrivningstyper för att det skall bli rätt avskrivningstid. Under menyn Typer (TYM) finns anläggningstyperna listade. Kommando ATV visar de registrerade anläggningstyperna. Klicka OK eller tryck ENTER. 6:4 Stockholms universitet

5 Dubbelklicka på den anläggningstyp Du vill veta mer om eller alternativt skriv anläggningstypen i rutan och tryck ENTER. Fältkommentarer: ANTY Benämning ID för anläggningstyp. Benämning på anläggningstypen. Stockholms universitet :5

6 Planmässig avskrivningstyp Kommando PAV Planmässig avskrivningstyp används för att styra avskrivningarna till rätt konto och avskrivningsprocent. Under menyn TYM anger Du kommando PAV för att lista alla registrerade avskrivningstyper. Avskrivningar görs fr o m det datum som registrerats som anskaffningsdatum vid definitivsättningen av objekt och påförs det kostnadsställe där anläggningstillgångarna är registrerade i anläggningsregistret. 6:6 Stockholms universitet

7 Dubbelklicka på den avskrivningstyp Du vill veta mer om eller alternativt skriv avskrivningstyp i rutan och tryck ENTER. Fältkommentarer: PLAV Benämning ID för planmässig avskrivningstyp. Benämning på planmässing avskrivningstyp. Stockholms universitet :7

8 Hantering av Preliminära Anläggningsobjekt Preliminära anläggningsobjekt, sökning Kommando POR Med den här funktionen kan du registrera dirkt i AR. När Du valt kommando och inte anger något objektnummer, utan klickar på OK eller trycker ENTER så kommer Du till sökfunktionen. Du kan söka på 14 olika begrepp förutom begreppet IDsökning. Begreppen är: - Anläggningstyp - Anskaffningsdag - Anskaffningsvärde - Institutionsnummer När Du söker begränsar Du sökningen med hjälp av asterisker (*) och inte med intervall. Det finns två undantag från denna princip. Det är vid sökning på anskaffningsdag och anskaffningsvärde där Du måste fylla i ett datum från och med vilket Du vill begränsa sökningen, istället för att använda asterisk. 6:8 Stockholms universitet

9 Exempel på hur Du kan fylla i fälten när Du söker med sökbegreppet ID-sökning : Om Du skriver*-*-*: får Du följande urval Ingen begränsing på bokföringsår, Id eller löpnummer. 0007* 655*-4 Alla preliminära anläggningsobjekt inombokföringsår 2000 och anläggningsobjekt som börjar med 655 och har löpnummer 4. Exempel på hur Du kan fylla i fälten när Du söker med övriga sökbegrepp i listan: Om Du skriver får Du följande urval: *-* DATO Alla preliminära anläggningsobjekt inom som börjar med 312, oavsett löpnummer och som i detta exempel har anläggningstyp DATO. Stockholms universitet :9

10 Komplettering av uppgifter på anläggningar skapade i leverantörsreskontran Kommando POR I menyn för anläggningsredovisning (AR) anger Du kommando POM. (Preliminära anläggningsobjekt Meny) Ange därefter kommando POR och klicka på OK eller tryck ENTER. 6:10 Stockholms universitet

11 Här kan Du direkt ange det preliminära objektet. Raindance - Anläggningsredovisning Fältkommentar: Prel.objektnr = första dag i bokföringsåret, verifikationsnummer på slutkonteringen i leverantörsreskontran + rad i verifikationen. Stockholms universitet :11

12 För att söka i det preliminära anläggningsregistret klickar Du OK igen. Då listas alla preliminära anläggningsobjekt. Skriv in ID-numret och tryck på ENTER eller klicka två gånger på önskat objekt. 6:12 Stockholms universitet

13 Fältkommentarer: Bokår ID Status uppgifter Benämning Ansk Värde kr Leverantör Sökbegrepp Som förslag ges innevarande bokföringsårs första dag. Preliminärobjekts nummer. Status visar om den preliminära anläggningen är: Ny = Automatskapad via slutkontering av leverantörsfaktura i LR. Bea = Behandlad i POR. Du har lagt in kompletterande på det preliminära anläggningsobjektet. Beskrivning på anläggningsobjektet. Anskaffningsdatum. Anskaffningsvärde. Leverantörsnamn. Du kan sortera Din sökning på:(om Du klickar på ID Sökning eller ställer markören i fältet och trycker pilen neråt) - Anläggningstyp - Institutionsnummer - De valfria fälten - Anskaffningsdag eller - Anskaffningsvärde. Stockholms universitet :13

14 Komplettera med följande uppgifter: (använd TAB eller piltangent mellan fälten) - Beskrivning - Ev antal - Anläggningstyp - Ev fria texter - OBS! Ingen får ändra i FRIA FÄLT Klicka OK eller tryck ENTER. 6:14 Stockholms universitet

15 Det preliminära anläggningsobjektet får status BEHANDLAD. Fältkommentarer: Prel.objektnr Def.objektnr/löpnr Beskrivning Leverantörsnamn Bokföringsår Anskaffningsdag (sökbart begrepp) ID för en verifikationsrad. Unikt ID för huvud- och delanläggning. Sätts automatiskt. Benämning på objektet. Ges automatiskt från leverantörsreskontran. Innevarande bokföringsårs första dag. Sätts automatiskt. Ges automatiskt från leverantörsreskontran Kan ändras. Avskrivningar räknas fr o m detta datum.. Stockholms universitet :15

16 Anskaffningsvärde (sökbart begrepp) Ges automatiskt från leverantörsreskontran. Antal (ej obl uppgift) Anges automatiskt från leverantörsreskontran. Kan ändras. INST Anläggningstyp Skattem.avskrivn. Planm.avskrivn. Kalk. avskrivn Indexserie, försäkr Indexserie, återansk Ges automatiskt från leverantörsreskontran. Giltiga anläggningstyper är: MASK=Maskiner FART = Fartyg o skepp INRE=Inredningsinventarier FÖFA=Förbättr. av annan DATO = Datorer fastighet HEMD=Hemdatorer BYIN = Byggnadsinv. BITR = Bilar och andra transp. IMMA = Immateriell anl, KNST = Konst Används ej. Kod som anger vilken planmässig avskrivningsmodell som skall tillämpas. Hämtas från anläggningstypsregistret. Används ej. Används ej. Används ej. Ekonomisk livslängd Ekonomisk livslängd i antal år. Endast upplysning. Status Statusen visar om den preliminära anläggningen är: NY = Automatskapad via slutkontering av leverantörsfaktura i Fakturaportalen B = Behandlad i POR. Du har lagt in kompletterande uppgifter på det preliminära anläggningsobjektet. D =Definitiv (överförd i DOR). Enhet (ej obl uppgift) Projekt (ej obl uppgift) Fås från Fakturaportalen. Fås från Fakturaportalen. 6:16 Stockholms universitet

17 Aktivitet (obl uppgift) Placering (ej obl uppgift) Fri text (ej obl uppgift) Fås från Fakturaportalen. Används ej. Endast upplysning (ej sökbart begrepp). Kan användas för uppgifter om serviceavtal, garantitider, underhåll, felrapportering, reparationer, inventeringar, serienummer etc Stockholms universitet :17

18 Överföring till Definitiva anläggningsobjekt I rutinen POR skall även överföring till Definitiva anläggningsobjekt göras. Detta görs innan den preliminära anläggningen skall börja skrivas av. OBS! I DEN HÄR BILDEN FÅR INGET ÄNDRAS OBS. Anläggningsobjektet skall ha status BEHANDLAD i POR. Klicka på knapp för ÖVERFÖRING eller tryck CTRL+A. När man har tryckt på överföring kommer man in till nästa bild, där det kommer upp en ruta mitt i bilden. I den rutan får man OBS! endast byta verifikationsdatum. Def. objektnr skapas automatiskt av programmet genom att man klickar på rutan för AUTOMATISK NUMMERSERIE eller trycker CTRL+R. 6:18 Stockholms universitet

19 Def. objektnr skapas automatiskt av programmet genom att man klickar på rutan för AUTOMATISK NUMMERSERIE (den halvrunda blåa pilen) eller trycker CTRL+R. När man tryck på automatisk nummerserie kommer en liten ruta upp på mitten av bilden, som säger Def. anläggning skapad. Klicka på OK eller tryck enter. Uppe till höger på bilden står det DEFINITIV och bredvid kommer anläggnings idet fram. Skriv upp numret så att ni har tillång till det. Om det är en tilläggsinvestering till en befintlig anläggning måste du markera rutan Tillägginvesterin och ange anläggnings.id manuellt. Nu när anläggningen är definitiv kan man även se den i rutinen DOV Stockholms universitet :19

20 Sammanslagning av preliminära anläggningsobjekt Kommando POI I de fall då flera preliminära anläggningsobjekt skall föras över till ett och samma definitiva anläggningsobjekt, måste överföringen ske via en sammanslagning. Det kan vara aktuellt då en investering består av en maskin från en leverantör, installation från en annan och elinkoppling från en tredje. Endast prel. objekt med samma kontering och anläggningstyp kan slås ihop. För att detta skall fungera måste Du först gå in på de preliminära objekten i POR och fylla i uppgift om vilken anläggningstyp som de skall ha. Klicka på OK så att objektet får status BEHANDLAD. Gå ur POR genom att klicka AVBRYT två gånger eller tryck ESC två gånger och ange därefter kommando POI. Du får upp en bild där Du fyller i den anläggningstyp Du söker eller lämnar blankt för att visa alla preliminära anläggningsobjekt. Klicka på AUT. NRSERIE eller ge kommando CTRL+R. 6:20 Stockholms universitet

21 Bildkommentar: Observera att fältet Def. objektnr/löpnr ska vara tomt. För nummerserie klicka på AUT.NRSERIE eller ge kommando CTRL+R. Du får en bild på alla preliminära objekt som motsvarar Din sökning. I vänsterkanten bockar Du för de objekt som hör ihop. Klicka på ÖVERFÖR eller tryck CTRL+R. Fältkommentarer: Bok.år Prel.objektnr Leverantör Kst Ansk.dag Ansk.belopp Första datum i bokföringsåret. Verifikationsnummer på slutkonteringen i leverantörsreskontran + rad i verifikationen. Leverantörsnamn. Institutionsnummer. Verifikationsdatum. Anskaffningsvärde för anläggningen. Stockholms universitet :21

22 Överf Här markerar Du med kryss (x) för de preliminära anläggningar som ska summeras till en definitiv anläggning. Följande bild visas: Komplettera Ditt nyskapade samlingsobjekt enligt samma metod som i POR. Anläggnins id numret står uppe till höger på bilden. När du har fyllt i inst.nr, leverantör osv trycker du enter för att godkänna. Fältkommentarer: Def.objektnr Prel.objektnr Beskrivning Leverantörsnamn Bokföringsår Unikt ID för huvud- och delanläggning. Sätts automatiskt. Endast ett nummer kan registreras. Benämning på den sammanslagna anläggningen. Enbart en leverantör kan registreras. Innevarande bokföringsårs första dag. 6:22 Stockholms universitet

23 Anskaffningsdag Anskaffningsvärde Antal (ej obl uppgift) INST Anläggningstyp Skattem. avskrivn. Planm. avskrivn. Kalk. avskrivn Indexserie, försäkr Indexserie, återansk Ekonomisk livslängd Fri text 1-5 Status Enhet Projekt Aktivitet Placering Anskaffningsdag för den sammanslagna anläggningen. Summan av anskaffningsbelopp för preliminära anläggningar markerade med X. Anges om flera stycken preliminära anläggningsobjekt registreras under samma anläggnings- ID. Ansvarig institution. Kod för klassificering av anläggningar. Används ej. Kod som anger vilken planmässig avskrivningsmodell som skall tillämpas. Hämtas från anläggningstypsregistret. Används ej. Används ej. Används ej. Ekonomisk livslängd i antal år. Endast upplysning. Valfri text. Anges av systemet till D = Definitiv. Ej obligatorisk uppgift. Ej obligatorisk uppgift. Obligatorisk uppgift. Används ej. Stockholms universitet :23

24 Du får en kvittens på att sammanslagning och överföring till DEFINITIVT anläggningsobjekt är gjord. Tryck enter eller svara OK med musen. 6:24 Stockholms universitet

25 Preliminära anläggningsobjekt, utskrift Kommando POU Med detta kommando kan du skriva ut rapporter. Rapporten visar de objekt som skapats vid kontering av en leverantörsfaktura (preliminära anläggningsobjekt). Fyll i : Anläggningstyp INST Status Intervall av anläggningstyp. (ex vis APEL- DATO) Institutionsnummer. Ange vilka objekt som ska tas med: S = samtliga objekt som inte är överförda N = Nyupplagda objekt som inte är överförda B = Behandlade objekt som inte är överförda Stockholms universitet :25

26 D = Definitiva/överförda Prel.anl. objekt Skrivare Bokföringsår och ID om Du vill begränsa listan på anläggningsobjektsnivå. Nummer på den skrivare som Du vill använda. Definitiva anläggningsobjekt, visning Kommando DOV I menyn för anläggningsredovisning (AR) anger Du kommando DOM. Ange därefter kommando DOV och klicka OK eller tryck ENTER. 6:26 Stockholms universitet

27 Med detta kommando visar Du registret för definitiva anläggningsobjekt. Du använder asterisker (*) när Du söker. Om du t ex söker inom bokföringsår 2004 räcker det att skriva 200*. Om du vill söka inom anläggningstyper som börjar med bokstaven A, anger Du A*. Om du vill söka bland samtliga skriver Du bara en asterisk. Du kan sortera på anläggningstyp, kostnadsställe, de tio valfria fälten, anskaffnings dag och anskaffningsvärde. Under rubriken Urval fyller Du i följande fält i bilden: Id Anläggningstyp Definitiva anläggningsnummer. Preliminärt anläggningsobjekt har överförts till definitiva och har fått definitivt ID-nummer. Anläggningstyper som Du vill söka inom. T. ex DATO INST Institutionsnummer. Status Status som är aktuell för sökningen: Bea = Bearbetad Def = Definitiv Utr = Utrangerad Stockholms universitet :27

28 När Du klickar på OK visas alla definitiva anläggningsobjekt inom det angivna intervallet. Klicka på önskat anläggnings-id, eller skriv in det i fältet högst upp till vänster. Då visas bilden för anläggningen. Fältkommentarer: ID Stat Definitiva anläggningsnummer. Status som är aktuell för definitiva objekt är: Bea = Bearbetad (status behandlad fås efter att avskrivning är gjord på anläggningsobjektet) Def = Definitiv Utr = Utrangerad 6:28 Stockholms universitet

29 Rapporter Kommando RPM Med kommandona på denna meny beställer Du standardrapporter. Du kan välja följande rapporter: 1. RPI = Inventering 2. RPN = Nya objekt 3. RPT = Totaler (sammanställningar) 4. RPP = Planmässiga avskrivningar Stockholms universitet :29

30 RPI - Inventeringsrapport Rapporten ger möjlighet att regelbundet inventera anläggningsregistret. Rapporten är sorterad per påloggningsföretag, institutionsnummer, placering och den sidbryter per företag och institutionsnummer. Ange: -anskaffningsdatum (t o m) -anläggningstyp (ex vis fr o m DATO, t o m FÖFA) OBS! sortering sker i bokstavsordning. -institutionsnummer. Ska alltid anges. Blankt skriver en lista på alla institutioner. Klicka OK eller tryck ENTER. 6:30 Stockholms universitet

31 RPN - Nya anläggningsrapporter Kommando RPN Raindance - Anläggningsredovisning Med detta kommando får Du en rapport som visar de objekt som är preliminära och har skapats vid kontering av leverantörsfaktura (preliminära anläggningsobjekt) Ange: - anskaffningsdatum (Fr. o.m. - t.o.m) - institutionsnummer. Ska alltid anges. Blankt skriver en lista på alla institutioner - status välj status som du vill se - skrivare -1. Klicka OK eller tryck ENTER. Stockholms universitet :31

32 RPT - Anläggningsobjekt sammanställning Rapporten är en sammanställning av anläggningar per år och anläggningstyp och ger en överblick över investeringarnas fördelning per anskaffningsår. Utrangerade objekt tas ej med. Rapporten summeras per företag, institutionsnummer, anskaffningsår och anläggningstyp. Sidbrytning sker per påloggningsföretag och kan beställas även per institutionsnummer. Ange: - anskaffningsdatum (t.o.m) - institutionsnummer. Ska alltid anges. Blankt skriver en lista på alla institutioner - sidbrytning per institutionsnummer ska vara i bockad. - skrivare -1. Klicka OK eller tryck ENTER. 6:32 Stockholms universitet

33 RPP - rapporter, planmässiga avskrivningar Rapporten visar de objekt som finns i anläggningsregistret vid en viss tidpunkt ur planmässig synvinkel. Rapporten syftar bl a till att ge en specifikation till anläggningskonton i bokföringen vid en viss tidpunkt. Ange: - anskaffningsdatum (t.o.m) - anläggningstyp. (Blankt = samtliga, sortering sker i bokstavsordning ex vis fr o m DATO t om FÖFA.) - institutionsnummer. Ska alltid anges. Blankt skriver en lista på alla intitutioner - skrivare -1. Klicka OK eller tryck ENTER. Stockholms universitet :33

34 Rättelser Rättelser görs på olika sätt i anläggningsreskontran beroende på fel och status. Fel Verstatus Rättning Fel konto i slutkontering Prel Ändra kontering i LFK Om 1271 ändras till 4-8 konto stryks prel anläggningsobjekt i POR. Om felaktigt anläggningsobjekt har status def iar stryks def objektet i DOR. Def Kopiera fakturan med omvänt tecken i LFR och slutkontera kopierad faktura Registrera ny faktura och slutkontera Om 1271 ändras till 4-8 konto stryks prel anläggningsobjekt i POR. Om felaktigt anläggningsobjekt har status def i AR stryks både def objekt i DOR och det nyskapade prel objeket i POR 6:34 Stockholms universitet

35 Avstämningar Avstämningar av preliminära anläggningsobjekt Avstämning görs per visst datum (minst per den sista i varje månad) av preliminära anläggningsobjekt i Anläggningsredovisningen mot konto 1271 i huvudboken (Ek). För avstämning används lista preliminära anläggningsobjekt (RPN) i AR sorterad på institution per visst datum. Fältkommentarer: Anskaffningsdatum Datumintervallet ex vis INST Välj status Skrivare Ska anges. Blankt skriver ut en lista på alla institutioner. Samtliga ej definitiva ska vara i bockade Skrivarnummer Stockholms universitet :35

36 Avstämning görs mot huvudbokskonto 1271 i Ek med hjälp av huvudbokslista (HBL) eller huvudboksanalys (GARA) mot skärm beställd per samma datum som listan preliminära anläggningsobjekt. Se bilaga 1.a och 1.b. Som sökväg används IK eller KI. Se vidare kapitel Redovisning avsnitt Analys. 6:36 Stockholms universitet

37 Avstämningar av definitiva anläggningsobjekt Definitiva anläggningsobjekt stäms också av per visst datum (minst den sista varje månad). För avstämning används lista anläggningsobjekt sammanställning (RPT) i AR sorterad på institution per anläggningstyp och visst datum. Fältkommentarer: Anskaffningsdatum Fr.o.m. t ex T.o.m. Sista i perioden som Du stämmer av. INST Ska anges. Blankt skriver en lista på alla institutioner. Bryt per INST Skrivare Ska var i bockad Skrivarnummer. Stockholms universitet :37

38 Avstämning görs mot huvudbokskonto i Ek med hjälp av huvudbokslista (HBL) eller huvudboksanalys (GARA ELLER ARA) mot skärm beställd per samma datum som listan anläggningsobjekt sammanställning. Som sökväg används IK eller KI. Se vidare kapitel Redovisning, avsnitt Analys. Kontointervallet Ger samtiliga anläggningstillgångar. I övrigt se kontoplanen. 6:38 Stockholms universitet

39 Kommandoöversikt Raindance - Anläggningsredovisning ATV DOM DOU DOV PAV POD POI POM POR POS POU POV RPI RPM RPN RPP RPT Anläggningstyper, visa Def anläggningsobjekt, meny Def.anläggningsobjekt, utskrift Def. anläggn.objekt, visa Planmässiga avskrivn.typer, visa Prel objekt, dela upp Prel objekt, ihopslagning Prel. anläggningsobjekt, meny Prel. anläggn.objekt, registrera Prel. anläggn.objekt, stryk Prel. anläggningsobjekt, utskrift Prel. anläggn.objekt, visa Inventering objekt, utskrift Rapporter, meny Nya objekt,utskrift Anl.obj planmässig,utskrift Rapporter, meny Stockholms universitet :39

40 6:40 Stockholms universitet

41 Stockholms universitet :41