LEVERANTÖRS-FAKTUROR 1

Transkript

1 LEVERANTÖRS-FAKTUROR 1 INNEHÅLL INSTALLATION Maskinkrav 2 Installation 2 Säkerhetskopiering 2 SNABBSTART 3 HUVUDMENY 4 REGISTER Konto 5 Kontogrupp 6 Företagsuppgifter 7 Leverantörer 8 BEARBETNING Registrering av leverantörsfaktura 10 Ändring av leverantörsfaktura 12 Betalning av leverantörsfakturor 13 RAPPORTER Kontoplan 14 Leverantörer 14 Dagbok 14 Huvudbok 14 Obetalda leverantörsfakturor 14

2 LEVERANTÖRS-FAKTUROR 2 INSTALLATION Välkommen till SimpliNova. SimpliNova är lika lätt att lära som att använda. Det är ett kraftfullt program för registrering och betalning av dina leverantörsfakturor.. Denna manual förutsätter att du kan grunderna när det gäller att använda en PC, det vill säga menyval, klicka, dubbelklicka, dra etc. Om inte, läs instruktionerna som följde med din dator eller kontakta ASE som också har utbildning på sitt program. Maskinkrav SimpliNova går att använda på alla IBM-kompatibla datorer. Hårddiskutrymme: minst 10 Mb rekommenderas. Internminne: minst 8 Mb För utskrift krävs en bläckstråle- eller laserskrivare. Installation Du installerar programmet genom att sätta in CD:n i CDROM-enheten. Windows 95/98: Välj Kör på Start-menyn. Skriv d:install (eller annan enhet) Följ instruktionerna på skärmen Säkerhetskopiering Det är viktigt att du varje gång du använt SimpliNova tar en säkerhetskopia på datafilen. Detta för att du inte ska förlora information om hårddisken skulle haverera. Säkerhetskopiering gör du helt enkelt genom att klicka på knappen Backup i huvudmenyn. Programmet tar en säkerhetskopia på alla datafiler (dvs Löner, Fakturering och Bokföring) oavsett var du befinner dig i programmet. Filen döps automatiskt med dagens datum för att du lätt skall kunna återlagra den senaste kopian. Kontakta ASE AB om du vill ha mer information om denna rutin.

3 LEVERANTÖRS-FAKTUROR 3 SNABBSTART Här följer ett körschema som du använder för att komma igång med programmet så snabbt som möjligt. Du måste gå igenom nedanstående moment för att ditt vidare arbete skall fungera tillfredsställande. Körschemat hänvisar hela tiden till sidorna i den mer detaljerade handboken. Kryssa gärna i rutan till vänster för varje genomfört moment så håller du lättare reda på vad som är klart. Välj REGISTER - BASREGISTER Komplettera informationen om ditt företag s 7 Välj RAPPORTER - KONTOPLAN Skriv ut kontoplanen i kontonummerordning s 14 Välj REGISTER - KONTO Ta bort respektive registrera nya konton s 5 Välj REGISTER - LEVERANTÖR Lägg dina aktuella leverantörer. Alla leverantörer som finns med i bokslutet måste registreras s 8

4 LEVERANTÖRS-FAKTUROR 4 HUVUDMENY SimpliNova startas genom att du dubbelklickar på ikonen "SimpliNova". När programmet laddats in har skärmen på din dator de menyer som syns på bilden nedan.

5 LEVERANTÖRS-FAKTUROR 5 REGISTER Menyn "Register" använder du till att börja med för att underhålla dina egna register över kontoplan, kontogrupper, leverantörer. Här bestämmer du också och registrerar räkenskapsåret, momssatser mm. Kontoplan För att lägga upp nytt konto klickar du på Nytt konto. Markören hamnar då på kontonummer. Ange kontonummer (4 siffror). Nästa fält kallar vi för kontogrupp. Här anges under vilken grupp du vill att kontot ska visas. Är du osäker på vilka kontogrupper som finns att välja mellan, dubbelklicka på knappen Kontogrupp så visas alla tillgängliga kontogrupper. Exempelvis porto kopplas till gruppen lokal & kontor. Ange därefter kontonamn. Om det inte är ett inkomstkonto är inmatningen fullständig. Klicka därefter OK.

6 LEVERANTÖRS-FAKTUROR 6 Resterande information i detta fönster har endast att göra med inkomstkonton. På inkomstkonton kan du ange belopp inklusive moms och låta programmet räkna ut och kontera momsbeloppet. Flytta i så fall markeringen för automatmoms från nej till ja. Om det är 25% (20) moms så ändras markeringen automatiskt. Är det annan procentsats får du själv flytta till aktuellt fält (12% resp 6%). Efter att all information registrerats, klicka OK. Ändra ett konto Om du vill ändra ett redan upplagt konto välj först Hitta. En ruta med alla konton dyker då upp i bild. Välj aktuellt konto genom att dubbelklicka på detta. Detta konto visas nu i fönstret. Välj Ändra och gör ändringarna åtföljt av OK. Man bör tänka sig för noga innan man lägger upp respektive ändrar konton i SimpliNova. Mycket viktigt är att markeringen för debet resp. kredit hamnar rätt. Hamnar den fel blir konteringen felaktig. Alla kostnadskonton skall markeras som Debet och intäktskonton som Kredit. Tillgångs- resp. skuldkonton kan vara lite knivigare. Är du osäker ring supporten. Ta bort konto Hämta upp kontot med hjälp av HITTA, dubbelklicka och kontot syns nu i bild. Välj TA BORT och svara sen Ja på den efterföljande kontrollfrågan. Kontogrupper Kontogruppen bestämmer under vilken rubrik i inmatningsbilden du hittar kontot. T ex Porto återfinns under rubrik Lokal&kontor etc. Kontogrupperna finns inlagda från början men kan vid behov ändras respektive kompletteras. Kontogruppnummer anger vilka knappar som tänds när du hämtar konto från aktuell kontogrupp. Om kontogruppnummer är 1-4 tänds alla knappar utom Leverantörer. Kontogruppnummer 5 tänder endast Kunder. Nummer 6-50 tänder alla knapparna. Kontogruppnummer större än 50 tänder alla knapparna utom kunder och leverantörer. Ordningsnumret anger endast sorteringsordningen i fönstret.

7 LEVERANTÖRS-FAKTUROR 7 Företagsuppgifter När du får programmet är ditt företagsnamn redan ifyllt. Nästa obligatoriska fält är Nästa ver nummer. Det börjar vid uppstart på 1. Ange bokföringsår. Markeringen Automat tömning PG ifylls om man har sådan bankkoppling så att postgirot alltid är noll, dvs alla uttag resp. insättningar går direkt till bankkontot. Momssatserna är redan ifyllda. Dessa ändras vid lagändring. Bankgironr och Postgironr behöver endast ifyllas om du vill betala räkningar via modem. Ange bankgironummer 7 eller 8 siffror. Inget bindestreck. OBS Du måste komplettera med nollor framför numret så att det blir 10 siffror. Ange sen Fil, Fil med bevakning eller lista. Fil innebär att alla fakturor som skickas kommer att betalas samtidigt. Fil med bevakning innebär att de betalas på respektive förfallodag. Väljer Du lista skrivs en lista med de uppgifter som behövs för att skriva avier. Postgironumret skrivs utan nollor och utan bindestrecket. Med hjälp av den vertikala rullningslisten till höger får du fram fler inställningsalternativ. Du kan t ex välja om du vill använda projektredovisning, om projektredovisning alltid skall användas etc.

8 LEVERANTÖRS-FAKTUROR 8 Leverantörer Här registrerar du dina leverantörer. Ange leverantörsnummer (lämpligen BG-nr), namn etc. Ange bankgiro och postgironummer utan några bindestreck. Detta för att nu eller senare kunna använda SimpliNovas betalningsrutiner. Här anger du också leverantörens betalningsvillkor. Endast de första fem inmatningsfälten är obligatoriska. Resterande är för ditt interna bruk.

9 LEVERANTÖRS-FAKTUROR 9 BEARBETNING Under NYA registrerar du dina leverantörsfakturor Under BETALA sköter du utbetlningarna via fil eller lista.

10 LEVERANTÖRS-FAKTUROR 10 Registrering av leverantörsfakturor Det är i denna bild du registrerar dina leverantörsfakturor. Observera att det finns en ledtext längst ned i bild som hela tiden ändrar text beroende på var i bilden du befinner dig. Nummer Numreringen sker helt automatiskt, dvs nästa verifikationsnummer kommer upp utan någon åtgärd från din sida. Datum Du behöver bara slå dagen (2 siffror) så följer månad och dag med automatiskt. Totalbelopp Detta beloppet är summan på din leverantörsfaktura, bruttobeloppet inklusive moms. Ange beloppet och tryck Enter. Moms I detta fält anges momsen på din leverantörsfaktura. Om du slår in ett belopp som är större än 20% av bruttobeloppet får du en följdfråga. Avsikten är att varna för att du slagit in för stort belopp. För att kunna hantera även udda typer av fakturor tillåter systemet även avvikande belopp.

11 LEVERANTÖRS-FAKTUROR 11 Rubrik Om du inte slår in något kommer leverantörens namn ändå automatiskt. Välj kontogrupp Här väljer du vilken typ av händelse som ska bokföras. Enkelklicka på någon rad i rutan till höger. Alternativt kan du pila nedåt/uppåt med piltangenterna. Välj konto Om du har valt t ex Lokal o kontor så får du möjlighet att välja på ovanstående konton. Välj genom att enkelklicka. (I projektversionen kan du pila dig nedåt/uppåt) (Saknar du något konto, se i handboken sid 5-6 om hur man lägger upp respektive ändrar i kontoplanen.) När du har valt ett konto ställer sig markören på Text. Den text som du skrivit in tidigare ligger som förslag men du har full valfrihet att ändra till något mer passande för just denna rad. Belopp (netto) Nettobeloppet blir förslag till belopp att kontera. Acceptera detta med Enter eller välj ett lägre belopp om du önskar dela upp fakturan på fler konton. I kvittensrutan trillar detta belopp ned. Om du väljer hela beloppet syns nu en knapp Leverantörer. Tryck enter och följande bild visas.

12 LEVERANTÖRS-FAKTUROR 12 Ange leverantörens ID-nr. Finns leverantören inte upplagd klicka på knapp Uppläggning Lev. Ange i tur och ordning fakturanummer samt förfallodatum. Om det kommer upp ett förslag till fakturanummer så beror det på att du lagt in ditt eget kundnummer hos leverantören under register Leverantörer. Slutligen Enter = OK. När du gjort det så trillar resten av konteringen ned i kvittensrutan. Kolla att det är rätt, tryck sedan på OK-knappen som nu blivit synlig i bilden. Är det en Kreditfaktura så klickar du i JArutan ovanför innan du klickar på OK-knappen. KLART! Nu är du färdig med din första verifikation. Ändra en tidigare bokförd verifikation Du kan endast ändra en faktura om den inte är betald. Genom att först trycka på HITTA knappen längst ned i bild och det kommer det upp en ruta med dina verifikationer. Välj den du vill ändra genom att dubbelklicka på den. Nu om inte förr inser du fördelen med att skriva in en Rubriktext. Denna syns som du ser nedan. När du har dubbelklickat så syns den valda verifikationen på skärmen. Välj ÄNDRA som återfinns till höger om HITTA längs ned till höger i bild. När du tryckt på ändra-knappen försvinner verifikationen ur bilden och du kan slå in rätt belopp samt kontering. Observera att ändringen inte sparas i registret förrän du klickat OK. Skulle du av misstag ha fått upp fel verifikation på skärmen så är det bara att avstå från att klicka på OK - knappen.

13 LEVERANTÖRS-FAKTUROR 13 Betala leverantörsfakturor Detta fönster finner du under Bearbetning - Lev.bet. Här sköts utbetalning av dina leverantörsfakturor till post- eller bank-giro. Programmet skapar en datafil som skickas via modem till respektive. Rutinen kan användas även om Du inte har denna uppkoppling utan endast vill ta ut underlag för att fylla i avier. I den vänstra rutan presenteras alla fakturor som Du har bokfört som leverantörsfakturor. Du kan sortera dem efter namn, datum eller beloppsordning genom att musklicka på den understrukna texten ovanför den vänstra rutan. Det finns två sätt att skapa ett betalningsförslag. Antingen klickar Du i den vänstra rutan på de fakturor som Du vill betala en och en så flyttas de över till den högra rutan. Eller så anger Du förfallodatum i den översta gula inslagsfältet så plockar programmet automatiskt över dessa till den högra rutan. När de har hamnat i den högra rutan - oavsett vilken metod Du använt - välj Pg (gul knapp) eller Bg (röd knapp). Texten på respektive knapp bestäms av vad Du angivit i Basregister. Du kan välja mellan Lista, Fil eller Fil med bevakning. Mer om detta sid 7. Nu väljer Du antingen Pg eller Bg knappen. Ett betalningsförslag skrivs ut på skärm eller papper beroende på vad Du valt. Du får en fråga om uppdatering ska göras. Svara Du Nej händer ingenting. Svarar Du Ja skapas en betalningsfil samt en verifikation. Du kan således svara Nej, titta på underlaget i lugn och ro och därefter ta ut nytt underlag och svara Ja. Betalfilen skickas därefter med avsedd programvara. Vi är återförsäljare för Bankett och Girolink. Det finns möjligheter att själv välja betalningsdag om Du har alternativet Fil. Till höger om de gul-röda knapparna finns ett fält benämnt Bet.dag. Detta sätts automatiskt till dagens datum. Genom att ändra detta kan Du flytta fram betalningsdatumet. Använder Du alternativet Fil med bevakning kan Du för att slippa få så många poster på ditt kontoutdrag bunta ihop närliggande datum. Sortera först fakturorna i den högra rutan efter datum. Markera sen den faktura Du vill ändra betalningsdag för. Ändra datum nere till höger i bild. Glöm inte att OK att ändra - knappen.

14 LEVERANTÖRS-FAKTUROR 14 RAPPORTER SimpliNova har en enkel rapportdel där du kan skriva ut dina leverantörsfakturor. Du väljer normalt mellan skrivare och bildskärm. Du kan också skriva ut till utklipp för senare bearbetning i ordbehandlings-, kalkyl- eller layoutprogram. Kontoplan Här skriver du ut kontoplanen i kontonummerordning eller gruppnummerordning. Du kan också skriva ut kontogrupperna separat. Leverantörer Här skriver du ut dina leverantörer i bokstavs- eller nummerordning. Dagbok/Verifikationslista Du kan välja att skriva ut verifikationslistan fr o m - t o m ver nr eller för en hel eller flera månader.denna lista kan med fördel tas ut varje månad som underlag till din redovisningsbyrå. Listan visar dels detaljer för varje faktura, dels ett sammandrag för hela månadens fakturor. Huvudbok Här tar du ut listor för enskilda konton eller ett intervall av konton under valfri period. Du kan också sortera utskriften i datum- eller beloppsordning. Obetalda leverantörsfakturor Här skriver du ut alla obetalda leverantörsfakturor. Du kan också välja att skriva ut en lista för en enstaka leverantör.

15 LEVERANTÖRS-FAKTUROR 15