INNEHÅLL. INSTALLATION Maskinkrav 2 Installation 2 Säkerhet 2 MENYERNA Huvudmeny 3 Register 3 Fakturering 4 Rapporter 4

Transkript

1 FAKTURERING-MINI 1 INNEHÅLL INSTALLATION Maskinkrav 2 Installation 2 Säkerhet 2 MENYERNA Huvudmeny 3 Register 3 Fakturering 4 Rapporter 4 SNABBSTART Artikelgrupper 5 Inmatningsrutor 5 Registrera artikelgrupper 5 Specialrabatter 6 Artiklar 7 Nyuppläggning 7 Ändring och underhåll 7 Kundkategorier 8 Kunder 9 Nyuppläggning 9 Hitta kund 9 Ändra kund 9 Kontoutdrag 9 Betalningsvillkor 10 Momssatser 11 Parametrar 12 Fakturablanketter 12 Egen logotype 13 FAKTURERING Registrering av faktura 14 Fri text 15 Registrerade artiklar 15 Oregistrerade artiklar 16 Fri artikeltext 16 Ändra faktura 16 Spara faktura 16 Utskrift av fakturor 17 Anpassning till egna blanketter 17 Bearbetning 17 Utskrift 17 Uppdatering 17 RAPPORTER Kundlista 18 Kundetiketter 18 Artikellista 19 Betalningsvillkor 19 Momssatser 19

2 FAKTURERING-MINI 2 INSTALLATION Välkommen till BeSt Fakt fakturering. BestFakt är lika lätt att lära som att använda. Det är ett enkelt program med register för artiklar och kunder. Denna manual förutsätter att du kan grunderna när det gäller att använda en PC, det vill säga menyval, klicka, dubbelklicka, dra etc. Om inte, läs instruktionerna som följde med din dator eller kontakta ASE som också har utbildning på programmet. Maskinkrav BestFakt går att använda på alla IBM-kompatibla datorer. Hårddiskutrymme: minst 10 Mb rekommenderas. Internminne: minst 8 Mb För utskrift krävs en bläckstråle- eller laserskrivare. Installation Du installerar programmet genom att sätta in CD:n i CDROM-enheten. Windows 95/98: Välj Kör på Start-menyn Skriv d:install (eller annan enhetsbostav för din CDROM-enhet) Följ instruktionerna på skärmen Säkerhetskopiering Det är viktigt att du varje gång du använt BeSt Fakt tar en säkerhetskopia på BeSt Fakts datafil. Detta för att du inte ska förlora information om hårddisken skulle haverera. Säkerhetskopiering gör du helt enkelt genom att klicka på knappen Backup i huvudmenyn. Programmet tar automatiskt en säkerhetskopia på alla datafiler (dvs Löner, Fakturering och Bokföring) oavsett var du befinner dig i programmet. Filen döps alltid med dagens datum för att du lätt skall kunna återlagra den senaste kopian. Kontakta ASE AB om du vill ha mer information om denna rutin.

3 FAKTURERING-MINI 3 MENYERNA BeSt Fakt startas genom att du dubbelklickar på ikonen "BeSt Fakt". När programmet startat har skärmen på din dator de menyer som syns på bilden nedan. Register Menyn "Register" använder du till att börja med för att skapa dina egna register över kunder, kundkategorier, projekt, artiklar och artikelgrupper. Här bestämmer du också och registrerar betalningsvillkor, momssatser mm. De artiklar, varor och tjänster du registrerar prissätts också

4 FAKTURERING-MINI 4 här. Vill du använda vanligt vitt papper till dina fakturor registrerar du uppgifter om det egna företaget och lägger in din logotype. Fakturering Under menyn "Fakturering" sköter du all rutinmässig fakturering, skriver ut bokföringsorder och begär utskrifter av ej fakturerade order. Rapporter Under menyn "Rapporter" kan du skriva ut listor på allt du registrerat under menyn "Registerunderhåll".

5 FAKTURERING-MINI 5 SNABBSTART BeSt Fakt behöver ett antal uppgifter i sina register för att du ska kunna börja arbeta med programmet. Innan du börjar lägga upp register över artiklar och kunder är det lämpligt att först mata in övergripande uppgifter och de konstanter som krävs för att BeSt Fakt automatiskt ska kunna förvälja uppgifter och utföra beräkningar när du registrerar kunder, artiklar, fakturor. Artikelgrupper Under "Artikelgrupper" i menyn "Registerunderhåll" registrerar du de artikelgrupper med tillhörande konto som du kommer att använda dig av i ditt artikelregister. Inmatningsrutor Här dyker för första gången upp en så kallad inmatningsruta. Dessa kommer du i kontakt med vid flera tillfällen när du arbetar med BeSt Fakt. Efter inmatning av en uppgift kan du antingen använda TAB-tangenten eller någon av Enter-tangenterna för att förflytta dig till nästa fält. Detta arbetssätt gäller i alla delar av programmet. Registrera artikelgrupper Ange benämningen på artikelgruppen samt kontonummer. Därefter registrerar du en förkortning av benämningen på högst 2 bokstäver (ex. vis "egen tillverkning"=et). Förkortningen används när du fakturerar en artikel som inte finns med i artikelregistret. När du då anger artikelgrupp visas förkortningen som kontroll av att rätt artikelgrupp valts så att artikeln räknas med i rätt konto på bokföringsordern. När du matat in alla uppgifter klickar du på "OK", vilket betyder att uppgifterna lagras.

6 FAKTURERING-MINI 6 Specialrabatter Du har möjlighet att ange en speciell rabatt för varje artikelgrupp som knyts till en viss kundkategori. Markera med ett klick den artikelgrupp du vill ange en specialrabatt för och klicka i rutan "Rabatt". Då får du upp en ruta "Artikelgruppsrabatt" där du anger den kundkategori som rabatten ska gälla för och rabattens storlek. Observera att du inte kan göra detta förrän du registrerat kundkategorier, vilket du kan läsa om under rubriken Kundkategorier längre fram i manualen.

7 FAKTURERING-MINI 7 Artiklar När du bestämt och matat in artikelgrupper är allt klart för att skapa ett register över dina artiklar. Dessa kan vara både varor och tjänster. Nyuppläggning Klicka på "Ny post" och mata i tur och ordning in artikelnummer, artikelgruppsnummer, benämning, enhet och försäljningspris. Artikelnumret får bestå av max 10 tecken och artikelgruppen av max 2 siffror. Benämningen på artikelgruppen kommer automatiskt fram på skärmen så att du kan se att du valt rätt. Efter registrering av varje artikel klickar du på "OK" för att lagra uppgifterna. Ändring och underhåll Om en uppgift beträffande en artikel behöver ändras klickar du på "Hitta", anger artikelnumret och klickar på "OK", varefter uppgifterna om den aktuella artikeln kommer fram på skärmen. Klicka därefter på "Ändra" och förflytta textmarkören till den uppgift som ska ändras. När ändringen utförts klickar du på "OK" för att lagra den nya uppgiften. Alla uppgifter i BeSt Fakt som har grå bakgrund är data som hämtas ur registren och som du inte kan ändra i det aktiva fönstret.

8 FAKTURERING-MINI 8 Kunder Registrering av kunder görs under "Kunder" i menyn "Registerunderhåll". Nyuppläggning För att lägga upp en ny kund klickar du på "Ny post". Markören hamnar då vid kundnummer. Detta nummer kan innehålla max 5 tecken. Programmet föreslår vid registrering av nya kunder ett nummer som är det senast registrerade plus 1. Namn, kontaktperson, adress, kundkategori, telefon, telefax, betalningsvillkor, ev. rabatt anges. Använder du faktureringsavgift klickar i rutan för det så att ett kryss visas. Den faktureringsavgift som angivits vid registreringen av kundkategorier kommer automatiskt med på fakturan till de kunder där du kryssat för "Faktureringsavgift". Du lagrar uppgifterna genom att klicka på OK. Hitta kund Om du behöver ändra någon uppgift, t. ex. adress eller betalningsvillkor, eller av någon annan anledning vill ha fram uppgifterna om en viss kund på skärmen så klickar du på "Hitta". Välj kund genom att dubbelklicka på aktuell rad. Välj knapp Ändra, skriv in nya uppgifter och acceptera med OK. Du kan också söka framåt eller bakåt i registret genom att klicka på "Nästa" respektive "Förra". Detta för dig till kundnumret närmast före respektive efter i nummerordning. Ändra kund För att ändra en uppgift klickar du på "Ändra" och förflyttar dig till den uppgiften du vill ändra. Skriv in den nya uppgiften och klicka på "OK". Du kan också ta bort en kund ur registret genom att klicka Ta bort.

9 FAKTURERING-MINI 9 Betalningsvillkor Under "Betalningsvillkor" i menyn "Registerunderhåll" registrerar du de olika betalningsvillkor som används vid fakturering. Börja med att ange en siffra mellan 1 och 9. Ange önskat betalningsvillkor som vid fakturering motsvaras av denna siffra, ex. vis "10 dagar netto". Denna text skrivs ut på fakturan. Ange därefter antalet dagar netto i kolumnen längst till höger. Denna uppgift används av programmet vid framräkning av rätt förfallodag. När du matat in de olika villkor som är aktuella för din fakturering klickar du på "OK". Uppgifterna kan när som helst ändras genom att du dubbelklickar på den rad du vill ändra i. Förflytta textmarkören till den uppgift som ska ändras, varefter du skriver in den nya uppgiften.

10 FAKTURERING-MINI 10 Momssatser Under "Momssatser" i menyn "Registerunderhåll" registrerar du de momssatser som används vid fakturering. Ange en siffra mellan 1 och 9, förflytta sedan textmarkören och ange benämningen, t ex "Moms 25%". Den uppgiften används som kontroll av att rätt momssats är vald vid fakturering. Registrera därefter den procentsats programmet ska räkna med, t ex 25.00, och det konto på vilket momsbeloppet ska föras, vilket skrivs ut på bokföringsordern. Detta upprepas tills alla momssatser är registrerade. Observera, att du kan ange en negativ procentsats för moms. Därigenom kan du fakturera artiklar där moms ingår i priset! Klicka "OK" för att lagra uppgifterna. Du kan när som helst ändra uppgifterna på samma sätt som angivits tidigare.

11 FAKTURERING-MINI 11 Parametrar Under "Övriga konstanter" i menyn "Registerunderhåll" matar tar du in kontonummer för öresutjämning och kundfordringar samt nästa fakturanummer, antal fakturakopior du önskar. Börja med att mata in nästa fakturanummer, vilket räknas upp automatiskt med 1 för varje faktura som registreras. Samma sak gäller ordernummer. Ange också kontonummer för öresutjämning, kundfordringar samt antal fakturakopior. När inmatningen är klar klickar du på "OK". Uppgifterna kan ändras på samma sätt som beskrivits tidigare. Fakturablanketter Med BeSt Fakt kan du antingen använda förtryckta fakturablanketter eller låta programmet skriva ut färdiga fakturor med ditt företags logotype och uppgifter om post- och bankgiro-nummer, momsregistreringsnummer, adress och telefon. Företagsuppgifter Egna företags uppgifter behöver du bara fylla i om du inte använder förtryckta blanketter. Välj "Företagsuppgifter" under menyn "Registerunderhåll". Förflytta textmarkören och fyll i samtliga uppgifter så skrivs dessa ut på fakturorna.

12 FAKTURERING-MINI 12 Egen logotype Du kan också förse fakturan med ditt företags logotype. Välj "Egen logotype" under menyn "Registerunderhåll". I rutan till vänster på denna skärmbild kan du klistra in logotypen. Det kan vara en text med ett visst typsnitt skapad i ett ordbehandlingsprogram, en bild som ritats i ett ritprogram eller som tagits in i datorn med hjälp av en scanner. För att få hjälp med detta kan du vända dig till ASE AB eller till någon grafisk servicebyrå. För att montera logotypen i BeSt Fakt använder du dig av "klipp och klistra-metoden". Om du till exempel har gjort logotypen i ett ordbehandlingsprogram kopierar du objektet eller texten och klistrar in den i ovanstående skärmbild i BeSt Fakt. OBS! Logotypen måste rymmas i rutan för att komma med på fakturan i sin helhet.

13 FAKTURERING-MINI 13 FAKTURERING Fakturering med BeSt Fakt sköter du enkelt och snabbt. Du väljer Fakturering i huvudmenyn och därefter Registrering fakturor. Registrering av faktura Välj Registrering fakturor under menyn Fakturering. I den inmatningsruta som då kommer fram på skärmen finns ett förvalt ordernummer. Att fakturorna förses med ordernummer innebär att du kan registrera order som faktureras vid ett senare tillfälle. Mer om detta under avsnittet Spara faktura.. Vid fakturering anger du först kund, antingen genom att förflytta markören och ange kundnumret eller genom att klicka på ordet "Kund nr" (se bild). Då får du upp en lista på skärmen över samtliga registrerade kunder. Sortera genom att dubbelklicka på rubrik namn eller kundnr. Du kan även ställa markören på rad 1 och skriva begynnelsebokstaven så klättrar markören ned till första kund som överenstämmer med det valda. Dubbelklicka eller tryck Enter på den valda kunden. Kundkategori, betalningsvillkor ev. rabatt och orderdatum kommer automatiskt upp. Om du påbörjat faktureringen på en kund som du upptäcker inte finns i registret eller om du upptäcker felaktigheter klickar du på "Lägga upp ny kund". På så sätt når du registrering/underhåll av kundregistret utan att behöva gå ur den fakturering du håller på med. När registreringen/ ändringen är klar kommer du tillbaka till faktureringen när du klickat på "OK". Skriv in leveransadress, referenser, beställningsnummer m m. Du har möjlighet att ändra betalningsvillkor på just denna faktura utan att det påverkar det som är generellt angivet för kunden.

14 FAKTURERING-MINI 14 Fri text (hamnar överst på fakturan) Genom att trycka på texten Fri text nedanför leveransadress öppnar sig denna ruta där du kan skriva text som skall stå överst på fakturan. Registrerade artiklar De artiklar, som alltså kan utgöras av både varor och tjänster, som skall faktureras registrerar du som i alla andra inmatningsrutor i BeSt Fakt. Du kan antingen ange artikelnummer eller klicka på ordet "Artikel" som kallar upp en lista över alla registrerade artiklar. Även i denna lista kan du välja mellan sortering efter nummer eller benämning i bokstavsordning. Klicka på "Artnr" respektive "Benämning".

15 FAKTURERING-MINI 15 Dubbelklicka på den artikel du ska fakturera och den hamnar i inmatningsraden där du anger antal och har möjlighet att ändra pris och rabatt. Du hamnar i inmatningsfält för antal, därefter a-pris. Om Du vill att endast summan ska skrivas ut i fakturan, exvis a-conto :-, hoppa över antalsfältet och skriv summan i a-prisfältet. Oregistrerade artiklar Artiklar som inte finns med i artikelregistret fakturerar du lika enkelt. Hoppa över uppgiften om artikelnummer genom att förflytta textmarkören. Skriv in artikelbenämning, antal, á-pris och eventuell rabatt. Du bestämmer till vilken artikelgrupp den fakturerade artikeln hör och anger detta. Gruppförkortningen visas på skärmen som kontroll på att du valt rätt artikelgrupp. Detta görs för att artikeln ska räknas med i rätt konto vid utskrift av bokföringsordern. När du registrerat alla uppgifter klickar du på "OK" för att lagra fakturan. Text I utrymmet för artikelbenämning kan du skriva text form av exempelvis "Lägenhet 52, Anderson" eller liknande. Förflytta textmarkören till platsen för artikelbenämning och skriv in din text. Ändra faktura Du kan när som helst ändra i en faktura så länge bokföringsordern inte är utskriven och godkänd av dig. Ange ordernummer varvid ordern åter kommer fram på skärmen. Förflytta textmarkören till den uppgift du vill ändra eller till fältet för artiklar om du ska komplettera fakturan med fler. Om du inte känner till ordernumret kan du antingen titta på utskrivna fakturor eller ta fram ofakturerade order under menyn Fakturering. Även om fakturan har skrivits ut kan du ändra i den. BeSt Fakt håller reda på vilka fakturor som är utskrivna. När du angivit ordernumret för en redan utskriven faktura får du frågan "Faktura utskriven. Ändring?". Om du svarar ja kan du ändra i fakturan och skriva ut den igen. Detta kan upprepas till dess att du skrivit ut bokföringsordern och svarat "JA" på frågan "Utskrift OK". Spara faktura Du kan välja att spara fakturor för att kalla upp dem senare för komplettering, till exempel om du snart väntar ytterligare order från kunden. Klickar du så att krysset försvinner sparas ordern till

16 FAKTURERING-MINI 16 dess att du klickat dit ett kryss för att bearbetas vid ett senare tillfälle. Vilka order som är sparade kan du se genom att begära "Ej fakturerade order" under menyn "Fakturering". Utskrift av fakturor BeSt Fakt skriver ut fakturor på bläckstråle eller laserskrivare enligt en layout som framgår bland utskriftsexemplen sist i manualen. Layouten är anpassad bl.a. till postens standardisering av adressfönsterplacering. Du väljer om du vill använda förtryckta blanketter eller vill låta BeSt Fakt skriva ut kompletta fakturor. Anpassning till egna blanketter Det är också fullt möjligt att anpassa BeSt Fakt till redan befintliga fakturablanketter. Ta då kontakt med ASE AB som ändrar utskriftslayouten att passa dina blanketter. Bearbetning Välj "Bearbetning fakturor" under menyn "Fakturering," och du får frågan om fakturadatum. Som förslag visas dagens datum. Tryck enter-tangenten och välj sen "OK" for att starta bearbetningen. Utskrift När du väljer "Utskrift fakturor" under menyn "Fakturering" skrivs samtliga fakturor ut som du registrerat sedan förra gången du skrev ut fakturor och godkände utskrifterna. När fakturorna är utskrivna får du följande fråga Svarar du nej går det att skriva ut fakturorna igen. Svarar du ja skrivs kopiorna ut. När kopiorna skrivits ut kommer följande fråga Om Du svarar ja registrerar programmet fakturorna som ivägskickade och de kan inte skrivas ut igen om du inte begär ändring av faktura. Gå in i den vanliga registreringsbilden och ange ordernummer. Uppdatering När Du är nöjd med dina fakturor är det dags att uppdatera. Detta behöver visserligen inte ske omedelbart efter utskrift utan kan ske intervallvis - dock minst en gång per månad. Uppdatering är det sista momentet i faktureringscykeln och innebär att en fakturajornal samt en bokföringsorder skrivs ut.

17 FAKTURERING-MINI 17 RAPPORTER Menyn "Rapporter" innehåller utskrift av dina register. Du väljer normalt mellan skrivare och bildskärm. Det finns fler möjligheter som t. ex. att skicka rapporten till en annan användare i ett nätverk, eller att skriva ut den till utklipp för användning i ordbehandlings-, kalkyl- eller layoutprogram. Kundlista Menyn "Kundlista" ger dig en rad möjligheter att få BeSt Fakts olika register presenterade på olika sätt. Följande listor som direkt hämtar information från registren kan presenteras på skärm, skrivare eller utklipp (klipp och klistra-tekniken). Adresslista i nummerordning - presenterar samtliga kunder sorterade i kundnummerordning. Adresslista i alfabetisk ordning - presenterar samtliga kunder i alfabetisk ordning. Alfabetisk ordning per kategori - samtliga kunder i en viss kundkategori. Du väljer kategori i

18 FAKTURERING-MINI 18 samband med utskrift. Postnummerordning - samtliga kunder sorterade efter postnummer. Innehåller postnummer, namn, kontaktperson och telefonnummer. Kundetiketter Samtliga rapporter kan skrivas ut antingen på skärm eller på skrivare. Det enda undantaget är kundetiketter som endast kan skrivas ut på skrivare. Om du använder laserskrivare, tänk på att endast använda etiketter avsedda för detta. Du kan välja mellan att skriva ut etiketter över samtliga kunder eller över viss kundkategori. När du vill ha samtliga kunder väljer du kundkategori=0. Artikellista visar samtliga artiklar som är registrerade sorterade i artikelnummerordning inom respektive artikelgrupp. Ny sida påbörjas för varje artikelgrupp. Innehåller artikelnummer, benämning, á-pris och artikelgrupp. Betalningsvillkor visar de olika betalningsvillkor som registrerats under "Betalningsvillkor" i menyn "Registerunderhåll". Innehåller betalningsvillkorets kodsiffra, villkorets benämning och antalet dagar programmet ska räkna med vid framräkning av förfallodatum. Momssatser visar de momssatser som registrerats under "Momssatser" i menyn "Registerunderhåll". Innehåller momssatsens nummer som används vid fakturering, benämning, procentsatsen programmet ska räkna med och det kontonummer momsen ska bokföras på.