INNEHÅLL. Systembeskrivning 3 Knappar - handhavande 3 Kom igång snabbt 4 Säkerhetskopiering 5

Transkript

1 FAKTURERING 1 INSTALLATION MENYERNA REGISTER INNEHÅLL Systembeskrivning 3 Knappar - handhavande 3 Kom igång snabbt 4 Säkerhetskopiering 5 Huvudmeny 6 Register 7 Order 8 Fakturering 8 Kundreskontra 9 Rapporter 9 Artikelgrupper Inmatningsrutor 10 Registrera artikelgrupper 10 Specialrabatter 11 Artiklar 12 Kundkategorier 13 Kunder 14 Kontoutdrag 15 Betalningsvillkor 15 Betalningsvägar 16 Momssatser 17 Faktureringsparametrar 18 Betalningspåminnelser 18 Fakturablanketter 18 Egna fakturauppgifter 19 Egen logotyp 19 Inläsning artiklar från färgleverantör 20 Ändra inbetalningar 20 Ändra faktura 20 ORDER-FAKTURERING Registrering av order 21 Registrering av faktura 22 Registrering av kredit-nota 24 Utskrift av fakturor 25 Anpassning till egna blanketter 25 Bearbetning 25 Utskrift 25 Reskontran uppdateras 25 Räntefakturor 26

2 FAKTURERING 2 KUNDRESKONTRA Manuella fakturor 27 Registrering betalningar 28 Reskontrajournaler 29 Åldersanalys 30 Rensning fakturor 31 Kontoutdrag 31 Betalningspåminnelse 32 RAPPORTER Kundlista 34 Kundetiketter 34 Kundstatistik 35 Artikelstatistik 35 Tidigare utskrivna fakturor 35 Diverse övriga utskrifter 35

3 FAKTURERING 3 Systembeskrivning Systemet är avsett för order fakturering med speciell inriktning på måleriföretag. Artiklar, artikelgrupper är anpassade till branschens specifika krav. Systemet är transaktionsbaserat d.v.s. alla lönetransaktioner som registreras sparas i databasen. Detta innebär att man under året när som helst kan ta fram gamla fakturor förutsatt att man inte har gjort en rensning. Vid leverans finns färdiga artiklar med koppling till kontoplan upplagda. Användaren kan själv lägga upp egna artiklar och även ändra i befintliga. Vid ändringar som påverkar enbart prisregister görs utskick med tydliga förklaringar. Knappar mm I nästan alla fönster finns en knapprad längst ned för ÄNDRA, TA BORT o.s.v. Här är ett exempel från artikelregistret. Huvudmeny går till första huvudbilden. Esc (tangenten) backar till föregående meny. FÖRRA och NÄSTA bläddrar fram och tillbaka mellan lönearterna.. Om ändring ska göras, klickar man på ÄNDRA när lönearten hittats. Om ny post (artikel eller kund) registrerats eller ändring ska göras, lyser knappen SPARA starkare. Vid klick på SPARA läggs de nya uppgifterna in. Istället för att använda SPARA går det bra att använda Enter -tangenten två gånger. För att hitta en artikel/kund som ska ändras eller tas bort klickas på HITTA. En ny bild visas enligt nedan. Här kan man välja på två sätt, antingen genom att dubbelklicka på aktuell rad eller skriva begynnelsebokstaven åtföljt av Enter. Det lilla Hitta -fönstret stängs då och artikeln med alla uppgifter visas. Om inte allt syns i bilden, används den s.k. hissen till höger för att komma längre ned. I alla bilder med Hitta -funktioner görs på samma sätt.

4 FAKTURERING 4 Kom igång snabbt BeSt Fakt behöver ett antal uppgifter i sina register för att du ska kunna börja arbeta med programmet. Följande sidor beskriver vad du bör göra efter att programmet installerats. Här beskrivs också hur en fakturering går till. Allt för att du snabbt ska komma igång! Registervård Välj Register - Företagsuppgifter 8 I regel har vi skrivit in uppgifterna innan vi skapar CD:n men kontrollera för säkerhets skull att allt är rätt ifyllt. Klicka dessutom i Ja/Nej - rutorna om avdelning, projekt, integration till bokföring mm Välj Register - Kunder 9 Du måste själv lägga upp dina kunder men Du kan också lägga upp kunder inifrån faktureringsprogrammet. Välj Register - Artiklar 13 De artiklar vi anser nödvändiga för ett måleriföretag finns upplagda från start. Komplettera vartefter du anser dig behöva fler. Välj Register - Artikelgrupper 18 Kontrollera att bokföringskonton överensstämmer med din egen kontoplan. Välj Register - Betalningsvillkor 19 Vi har förinstallerat 10, 20, 30 dagar Välj Register - Betalningsvägar 22 Vi har förinstallerat kassa, postgiro och bank. Kolla mot din egen kontoplan Rutin för en fakturerings-cykel Välj Fakturering - Registrera fakturor 26 Välj Fakturering - Bearbetning fakturor 28 Välj Fakturering - Utskrift fakturor 29 Välj Fakturering Reskontran uppdateras.. 30 Rutin vid månadsslut Välj Kundreskontra Reskontra valt datum 33 Listan innehåller en specifikation över dina obetalda kundfakturor

5 FAKTURERING 5 Säkerhetskopiering I huvudmenyn finns en knapp märkt BACKUP. Här sker säkerhetskopiering till diskett eller annat media. Säkerhetskopiera efter varje gång du varit inne i programmet och gjort några ändringar. Vår rekommendation är att ha tre uppsättningar disketter. Genom att inte använda samma diskett varje gång utan istället alternera mellan flera eliminerar man risken att någon diskett visar sig vara obrukbar när man senare behöver den. VIKTIGT ATT SÄKERHETSKOPIERA. Du kan antingen SPARA PÅ DISKETT eller HÄMTA FRÅN DISKETT. Det vanliga är att du väljer SPARA PÅ DISKETT. Som filnamn föreslås dagens datum (ex zip). Detta innebär att varje dags kopia är unik och disketten fylls på med mer o mer information. När disketten är full måste du tömma disketten. Om Du ändrar till annat filnamn, backup.zip, kan du använda samma diskett hela tiden. Oavsett vilket filnamn du väljer måste du ha flera uppsättningar disketter som du alternerar mellan. Märk dem 1,2,3 och växla från dag till annan. HÄMTA FRÅN DISKETT används om du av någon anledning behöver återlagra en tidigare kopia. Vid eventuellt datorhaveri eller när man byter dator måste informationen återlagras/överföras.

6 FAKTURERING 6 HUVUDMENY Vid start av programmet visas detta fönster. Som i alla fönster kan man välja antingen genom att klicka med musen på ett av alternativen eller genom att använda de s.k. rullgardinerna i menyraden upptill. Snabbhopp går att göra direkt till bokföring och löner såvida dessa program finns inlagda. Info visar bl.a. var program och datafil ligger. Flera företag kan hanteras via knappen BYT FÖRETAG. I rullgardinsmenyn enligt nedan finns ytterligare rutiner som inte används så ofta. Dessa beskrivs under respektive avsnitt.

7 FAKTURERING 7 Registerunderhåll Menyn "Registerunderhåll" använder du till att börja med för att skapa dina egna register över kunder, kundkategorier, projekt, artiklar och artikelgrupper. Här bestämmer du också och registrerar betalningsvillkor, betalningsvägar, momssatser mm. De artiklar, varor och tjänster du registrerar prissätts också här. Vill du använda vanligt vitt papper till dina fakturor registrerar du uppgifter om det egna företaget och lägger in din logotyp. Dessutom har du möjlighet att nollställa ackumulerade uppgifter i registren. Under Register i rullgardinsmenyn finns ytterligare val som inte finns i fönstret Register:

8 FAKTURERING 8 Dessa beskrivs på sid. 20 Order Under menyn "Order" registrera du order, skriver ut order, och håller koll på vilka order som ännu inte har fakturerats. Fakturering Under menyn "Fakturering" sköter du all fakturering, skriver ut bokföringsorder, skapar räntefakturor och begär utskrifter av ej fakturerade order.

9 FAKTURERING 9 Kundreskontra Under menyn "Reskontra" sköter du den rutinmässiga registreringen av betalningar. Här kan du också välja olika former av rapporter som en komplett reskontrajournal eller reskontra för en speciell kund. Kontoutdrag och betalningspåminnelser skrivs ut under denna meny där du också har möjlighet att spärra räntefakturor. Rapporter Under menyn "Rapporter" kan du skriva ut listor på allt du registrerat under menyn "Registerunderhåll". Dessutom finns en statistikdel vars rapporter du skriver ut här.

10 FAKTURERING 10 Artikelgrupper Under "Artikelgrupper" i menyn "Registerunderhåll" registrerar du de artikelgrupper med tillhörande konto som du kommer att använda dig av i ditt artikelregister. Om du använder automatisk överföring till bokföringen är det viktigt att dessa konton överensstämmer med kontoplanen i bokföringen. Från start finns en del artikelgrupper redan inlagda. Inmatningsrutor Här dyker för första gången upp en så kallad inmatningsruta. Dessa kommer du i kontakt med vid flera tillfällen när du arbetar med BeSt Fakt. Efter inmatning av en uppgift kan du antingen använda TAB-tangenten eller någon av Enter-tangenterna för att förflytta dig till nästa fält. Detta arbetssätt gäller i alla delar av programmet. Registrera artikelgrupper Ange benämningen på artikelgruppen samt kontonummer. Därefter registrerar du en förkortning av benämningen på högst 2 bokstäver (ex. vis "egen tillverkning"=et). Förkortningen används när du fakturerar en artikel som inte finns med i artikelregistret. När du då anger artikelgrupp visas förkortningen som kontroll av att rätt artikelgrupp valts så att artikeln räknas med i rätt konto på bokföringsordern. När du matat in alla uppgifter klickar du på SPARA, vilket betyder att uppgifterna lagras.

11 FAKTURERING 11 Specialrabatter Du har möjlighet att ange en speciell rabatt för varje artikelgrupp som knyts till en viss kundkategori. Markera med ett klick den artikelgrupp du vill ange en specialrabatt för och klicka i rutan "Rabatt". Då får du upp en ruta "Artikelgruppsrabatt" där du anger den kundkategori som rabatten ska gälla för och rabattens storlek. Observera att du inte kan göra detta förrän du registrerat kundkategorier, vilket du kan läsa om under rubriken Kundkategorier längre fram i manualen.

12 FAKTURERING 12 Artiklar När du bestämt och matat in artikelgrupper är allt klart för att skapa ett register över dina artiklar. Dessa kan vara både varor och tjänster. Det finns förinstallerade artiklar så att Du snabbt kommer igång. Nyuppläggning Klicka på NY POST och mata i tur och ordning in artikelnummer, artikelgruppsnummer, benämning, enhet, inköpspris och försäljningspris. Artikelnumret får bestå av max 10 tecken och artikelgruppen av max 2 siffror. Benämningen på artikelgruppen kommer automatiskt fram på skärmen så att du kan se att du valt rätt. Du kan ange upp till tre olika försäljningspris. Med koderna 1, 2 och 3 kan dessa priser knytas till olika kundkategorier. Efter registrering av varje artikel klickar du på SPARA för att lagra uppgifterna. Ändring och underhåll Om en uppgift beträffande en artikel behöver ändras klickar du på HITTA, anger artikelnumret och klickar på SPARA, varefter uppgifterna om den aktuella artikeln kommer fram på skärmen. Klicka därefter på ÄNDRA och förflytta textmarkören till den uppgift som ska ändras. När ändringen utförts klickar du på SPARA för att lagra den nya uppgiften. I denna inmatningsruta hittar du också ackumulerad försäljning för den aktuella artikeln. Alla uppgifter i BeSt Fakt som har grå bakgrund är data som hämtas ur registren och som du inte kan ändra i det aktiva fönstret.

13 FAKTURERING 13 Kundkategorier Om du vill kan du dela upp dina kunder i olika kategorier. Kundkategorin anges vid registrering av en kund. Dels kan du vid utskrift välja en viss kategori eller samtliga. Dels kan du ge varje kategori ett visst försäljningspris. Välj KUNDKATEGORIER under menyn "Registerunderhåll". Följande bild kommer då fram på skärmen. Ange kategoribenämning (ex. vis företag, privatpersoner etc.) och försäljningspris (med en kodsiffra 1, 2 eller 3 som du anger när du registrerar artiklar). Väljer du att inte dela in kunderna i kategorier får du alltid pris 1 som förvalt vid fakturering. Använder du faktureringsavgift anges storleken av denna per kundkategori. När du registrerat alla uppgifter hamnar den registrerade raden i fönstret under och markören ställer sig vid inmatningsfältet för kategorinummer så att du kan registrera nästa kundkategorinummer. När du matat in alla uppgifter klickar du på SPARA, vilket betyder att uppgifterna lagras. För att ändra redan inmatade uppgifter dubbelklickar du på den rad du vill ändra. Det resulterar i att de aktuella uppgifterna hamnar i inmatningsraden där du skriver in den nya uppgiften i det markerade fältet. Detta gäller samtliga inmatningsrutor av denna typ i BeSt Fakt.

14 FAKTURERING 14 Kunder Registrering av kunder görs under KUNDER i menyn "Registerunderhåll". Nyuppläggning För att lägga upp en ny kund klickar du på NY POST. Markören hamnar då vid kundnummer. Detta nummer kan innehålla max 5 tecken. Programmet föreslår vid registrering av nya kunder ett nummer som är det senast registrerade plus 1. Namn, kontaktperson, adress, kundkategori, telefon, telefax, betalningsvillkor, ev. rabatt anges. Använder du faktureringsavgift klickar i rutan för det så att ett kryss visas. Den faktureringsavgift som angivits vid registreringen av kundkategorier kommer automatiskt med på fakturan till de kunder där du kryssat för "Faktureringsavgift". Du lagrar uppgifterna genom att klicka på SPARA. Hitta kund Om du behöver ändra någon uppgift, t. ex. adress eller betalningsvillkor, eller av någon annan anledning vill ha fram uppgifterna om en viss kund på skärmen så klickar du på HITTA. Välj kund genom att dubbelklicka på aktuell rad. Välj knapp ÄNDRA, skriv in nya uppgifter och acceptera med SPARA. Du kan också söka framåt eller bakåt i registret genom att klicka på NÄSTA respektive FÖRRA. Detta för dig till kundnumret närmast före respektive efter i nummerordning. Ändra kund För att ändra en uppgift klickar du på ÄNDRA och förflyttar dig till den uppgiften du vill ändra. Skriv in den nya uppgiften och klicka på SPARA. Du kan också ta bort en kund ur registret (om det inte finns reskontraposter) genom att klicka TA BORT.

15 FAKTURERING 15 Kontoutdrag Redan i inmatningsrutan på skärmen hittar du aktuella uppgifter om kunden i form av försäljning i kronor innevarande och föregående år. Genom att klicka på "Kontoutdrag" får du också, antingen på skärm eller skrivare, ett kontoutdrag för den aktuella kunden. Betalningsvillkor Under BETALNINGSVILLKOR i menyn "Registerunderhåll" registrerar du de olika betalningsvillkor som används vid fakturering. Börja med att ange en siffra mellan 1 och 9. Ange önskat betalningsvillkor som vid fakturering motsvaras av denna siffra, ex. vis "10 dagar netto". Denna text skrivs ut på fakturan. Ange därefter antalet dagar netto i kolumnen längst till höger. Denna uppgift används av programmet vid framräkning av rätt förfallodag. När du matat in de olika villkor som är aktuella för din fakturering klickar du på SPARA. Uppgifterna kan när som helst ändras genom att du dubbelklickar på den rad du vill ändra i. Förflytta textmarkören till den uppgift som ska ändras, varefter du skriver in den nya uppgiften.

16 FAKTURERING 16 Betalningssätt Vid registrering av betalda kundfakturor ska betalningssätt anges. Postgiro, bank eller annat. För att detta ska fungera smidigt registrerar du förekommande betalningssätt under BETALNINGS- VÄGAR i menyn "Registerunderhåll". Börja med att registrera en siffra mellan 1 och 9 och registrera betalningssätt. Detta upprepas tills alla betalningssätt är registrerade varefter du lagrar uppgifterna genom att klicka SPARA. Du kan som vanligt ändra uppgifterna genom att dubbelklicka på den rad du vill ändra i, flytta textmarkören till den uppgift du vill ändra och därefter skriva in den nya uppgiften.

17 FAKTURERING 17 Momssatser Under MOMSSATSER i menyn "Registerunderhåll" registrerar du de momssatser som används vid fakturering. Ange en siffra mellan 1 och 9, förflytta sedan textmarkören och ange benämningen, t ex "Moms 25%". Den uppgiften används som kontroll av att rätt momssats är vald vid fakturering. Registrera därefter den procentsats programmet ska räkna med, t ex 25.00, och det konto på vilket momsbeloppet ska föras, vilket skrivs ut på bokföringsordern. Detta upprepas tills alla momssatser är registrerade. Observera, att du kan ange en negativ procentsats för moms. Därigenom kan du fakturera artiklar där moms ingår i priset! Klicka SPARA för att lagra uppgifterna. Du kan när som helst ändra uppgifterna på samma sätt som angivits tidigare.

18 FAKTURERING 18 Fakturerings parametrar Under FAKTURERINGSPARAMETRAR i menyn "Registerunderhåll" matar tar du in kontonummer för öresutjämning och kundfordringar samt nästa fakturanummer, antal respitdagar, räntesats för räntefakturering etc. Börja med att mata in nästa fakturanummer, vilket räknas upp automatiskt med 1 för varje faktura som registreras. Samma sak gäller ordernummer. Fortsätt med att ange nästa räntefakturanummer. Detta räknas upp med 1 för varje ny räntefaktura som skrivs ut. Antal respitdagar används vid uträkning av räntefakturor. Ange minsta räntebelopp och procentsats för dröjsmålsränta samt antal dagar mellan betalningspåminnelser, vilket hindrar att du av misstag skickar påminnelser med för kort tidsmellanrum. Ange också kontonummer för öresutjämning, kundfordringar, frakt samt antal fakturakopior. Text betalningspåminnelser Här ska du författa den text som ska skrivas ut på betalningspåminnelserna. Texterna för påminnelse 1 respektive 2 får omfatta högst 3 rader vardera. Kunna byta skrivare Om du sätter JA här får du upp ett meddelande mellan varje fakturakopia. Du har då möjlighet att ex.vis byta färg på kopiepappret. När inmatningen är klar klickar du på SPARA. Uppgifterna kan ändras på samma sätt som beskrivits tidigare.

19 FAKTURERING 19 Fakturablanketter Med BeSt Fakt kan du antingen använda förtryckta fakturablanketter eller låta programmet skriva ut färdiga fakturor med ditt företags logotype och uppgifter om post- och bankgiro-nummer, momsregistreringsnummer, adress och telefon. Fakturauppgifter Egna företags uppgifter behöver du bara fylla i om du inte använder förtryckta blanketter. Välj FAKTURAUPPGIFTER under menyn "Registerunderhåll". Förflytta textmarkören och fyll i samtliga uppgifter så skrivs dessa ut på fakturorna. Egen logotype Du kan också förse fakturan med ditt företags logotype. Välj EGEN LOGOTYPE under menyn "Registerunderhåll". I rutan till vänster på denna skärmbild kan du klistra in logotypen. Det kan vara en text med ett visst typsnitt skapad i ett ordbehandlingsprogram, en bild som ritats i ett ritprogram eller som tagits in i datorn med hjälp av en scanner. För att få hjälp med detta kan du vända dig till ASE AB eller till någon grafisk servicebyrå. För att montera logotypen i BeSt Fakt använder du dig av "klipp och klistra-metoden". Om du till exempel har gjort logotypen i ett ordbehandlingsprogram kopierar du objektet eller texten och klistrar in den i ovanstående skärmbild i BeSt Fakt. OBS! Logotypen måste rymmas i rutan för att komma med på fakturan i sin helhet.

20 FAKTURERING 20 I rullgardinsmenyn Registerunderhåll finns några fler val som kommer att beskrivas här Inläsning artiklar från färgleverantör Via diskett som kan erhållas från de stora färgleverantörerna kan artiklar med priser enkelt läsas in i artikelregistret. Lyssna med supporten beträffande filnamn mm. Uppräkning med procentpåslag Artikelpriserna i artikelregistret kan uppdateras med viss %-sats. Ändra och skapa betalposter Om man av misstag har slagit in fel inbetalningsdatum eller belopp kan detta enkelt ändras i reskontran. Om man har integration till bokföringen får man även ändra där. Ändra eller ta bort fakturanummer Fakturor som kanske är felaktiga kan tas bort eller man kan byta nummer på dem.

21 FAKTURERING 21 ORDER Fakturering med BeSt Fakt sköter du enkelt och snabbt. Du väljer ORDER i huvudmenyn och därefter REGISTRERING ORDER. I den inmatningsruta som då kommer fram på skärmen finns ett förvalt ordernummer. Att fakturorna förses med ordernummer innebär att du kan registrera order som faktureras vid ett senare tillfälle. Mer om detta under avsnittet Spara faktura. Vid order anger du först kund, antingen genom att förflytta markören och ange kundnumret eller genom att klicka på ordet "Kund nr" (se bild). Då får du upp en lista på skärmen över samtliga registrerade kunder. Sortera genom att dubbelklicka på rubrik namn eller kundnr. Du kan även ställa markören på rad 1 och skriva begynnelsebokstaven så klättrar markören ned till första kund som överensstämmer med det valda. Dubbelklicka eller tryck Enter på den valda kunden. Kundkategori, betalningsvillkor ev. rabatt och orderdatum kommer automatiskt upp. Om du påbörjat order på en kund som du upptäcker inte finns i registret eller om du upptäcker felaktigheter klickar du på "Lägga upp ny kund". På så sätt når du registrering/underhåll av kundregistret utan att behöva gå ur den order du håller på med. När registreringen/ ändringen är klar kommer du tillbaka till order när du klickat på SPARA. Skriv in leveransadress, referenser, beställningsnummer mm. När Du har registrerat de uppgifter Du anser nödvändiga välj spara och du kan skriva ut en order (med eller utan priser) och sätta i händerna på den som skall utföra uppdraget.

22 FAKTURERING 22 FAKTURERING Det finns from 2006 en separat modul för EdiFact, s.k elektroniska fakturor. Fakturering med BeSt Fakt sköter du enkelt och snabbt. Du väljer FAKTURERING i huvudmenyn och därefter REGISTRERING FAKTUROR. I den inmatningsruta som då kommer fram på skärmen finns ett förvalt ordernummer. Om Du istället vill fakturera en tidigare order så anger du istället aktuellt ordernummer. Att fakturorna förses med ordernummer innebär att du kan registrera order som faktureras vid ett senare tillfälle. Mer om detta under avsnittet Spara faktura. Vid fakturering anger du först kund, antingen genom att förflytta markören och ange kundnumret eller genom att klicka på ordet "Kund nr" (se bild). Då får du upp en lista på skärmen över samtliga registrerade kunder. Sortera genom att dubbelklicka på rubrik namn eller kundnr. Du kan även ställa markören på rad 1 och skriva begynnelsebokstaven så klättrar markören ned till första kund som överenstämmer med det valda. Dubbelklicka eller tryck Enter på den valda kunden. Kundkategori, betalningsvillkor ev. rabatt och orderdatum kommer automatiskt upp. Om du påbörjat faktureringen på en kund som du upptäcker inte finns i registret eller om du upptäcker felaktigheter klickar du på LÄGG UPP NY KUND. På så sätt når du registrering/underhåll av kundregistret utan att behöva gå ur den fakturering du håller på med. När registreringen/ändringen är klar kommer du tillbaka till faktureringen när du klickat på SPARA. Skriv in leveransadress, referenser, beställningsnummer mm. Du har möjlighet att ändra betalningsvillkor på just denna faktura utan att det påverkar det som är generellt angivet för kunden.

23 FAKTURERING 23 Fri text (hamnar ovanför artikelraderna) Genom att trycka på texten Fri text nedanför leveransadress öppnar sig denna ruta där du kan skriva fet text i den övre samt vanlig text i (den undre) som skall stå överst på fakturan. Registrerade artiklar De artiklar, som alltså kan utgöras av både varor och tjänster, som skall faktureras registrerar du som i alla andra inmatningsrutor i BeSt Fakt. Du kan antingen ange artikelnummer eller klicka på ordet "Artikel" som kallar upp en lista över alla registrerade artiklar.

24 FAKTURERING 24 Även i denna lista kan du välja mellan sortering efter nummer eller benämning i bokstavsordning. Klicka på "Artnr" respektive "Benämning". Dubbelklicka på den artikel du ska fakturera och den hamnar i inmatningsraden där du anger antal och har möjlighet att ändra pris och rabatt. Du hamnar i inmatningsfält för antal, därefter a-pris. Om Du vill att endast summan ska skrivas ut i fakturan, exvis a-conto :-, hoppa över antalsfältet och skriv summan i a-prisfältet. För att skapa en Credit faktura skriv minus (-) i antal eller apris fältet. Du ser längst ned att summa exkl. moms och inkl. moms är angivet med ett minustecken framför. Oregistrerade artiklar

25 FAKTURERING 25 Artiklar som inte finns med i artikelregistret fakturerar du lika enkelt. Hoppa över uppgiften om artikelnummer genom att förflytta textmarkören. Skriv in artikelbenämning, antal, á-pris och eventuell rabatt. Du bestämmer till vilken artikelgrupp den fakturerade artikeln hör och anger detta. Gruppförkortningen visas på skärmen som kontroll på att du valt rätt artikelgrupp. Detta görs för att artikeln ska räknas med i rätt konto vid utskrift av bokföringsordern. När du registrerat alla uppgifter klickar du på SPARA för att lagra fakturan. Text I utrymmet för artikelbenämning kan du skriva text, exempelvis "Lägenhet 52, Andersson" eller liknande. Förflytta textmarkören till platsen för artikelbenämning och skriv in din text. Ändra faktura Du kan när som helst ändra i en faktura så länge bokföringsordern inte är utskriven och godkänd av dig. Ange ordernummer varvid ordern åter kommer fram på skärmen. Förflytta textmarkören till den uppgift du vill ändra eller till fältet för artiklar om du ska komplettera fakturan med fler. Om du inte känner till ordernumret kan du antingen titta på utskrivna fakturor eller ta fram EJ FAKTURERADE ORDER order under menyn Fakturering. Även om fakturan har skrivits ut kan du ändra i den. BeSt Fakt håller reda på vilka fakturor som är utskrivna. När du angivit ordernumret för en redan utskriven faktura får du frågan "Faktura utskriven. Ändring?". Om du svarar ja kan du ändra i fakturan och skriva ut den igen. Detta kan upprepas till dess att du skrivit ut bokföringsordern och svarat "JA" på frågan "Utskrift OK". Spara faktura Om du har skapat en order som du hämtar upp här måste du klicka i rutan längs ned till höger (ovanför spara knappen) för att den ska kunna faktureras. Vilka order som ännu inte är fakturerade kan du se i menyn Order EJ FAKTURERADE ORDER. Anpassning till egna blanketter Det är också fullt möjligt att anpassa BeSt Fakt till redan befintliga fakturablanketter. Ta då kontakt med ASE som ändrar utskriftslayouten att passa dina blanketter. Bearbetning Välj BEARBETNING FAKTUROR under menyn "Fakturering. Här anger Du först det fakturadatum Du vill ha på fakturorna. Därefter får DU frågan om det är OK att bearbeta fakturor. Klicka JA for att starta bearbetningen. Utskrift BeSt Fakt skriver ut fakturor på matris-, bläckstråle eller laserskrivare. Layouten är anpassad bl.a. till postens standardisering av adressfönsterplacering. Du väljer om du vill använda förtryckta blanketter eller vill låta BeSt Fakt skriva ut kompletta fakturor. När du väljer UTSKRIFT FAKTUROR under menyn "Fakturering" skrivs samtliga fakturor ut som du registrerat sedan förra gången du skrev ut fakturor och godkände utskrifterna. När fakturorna är utskrivna får du följande fråga

26 FAKTURERING 26 Svarar du nej går det att skriva ut fakturorna igen. Svarar du ja skrivs kopiorna ut. När kopiorna skrivits ut kommer följande fråga Om Du svarar ja registrerar programmet fakturorna som klara och de kan inte skrivas ut igen om du inte först begär ändring av faktura. Gå in i den vanliga registreringsbilden och ange ordernummer. Reskontran uppdateras bokföringsorder skrivs ut När Du är nöjd med dina fakturor är det dags att uppdatera. Detta behöver visserligen inte ske omedelbart efter utskrift utan kan ske intervallvis - dock minst en gång per månad. Uppdatering är det sista momentet i faktureringscykeln och innebär att fakturorna överförs till kundreskontran, dvs en specifikation över Dina utestående kundfordringar. Har Du även vårt bokföringsprogram kan en uppdatering även göras till bokföring och projektbokföring. Skapa räntefakturor Du kan välja mellan att fakturera alla för sent inbetalda fakturor eller per kund eller faktura. När du väljer ALLA får du en fråga: "OK att skapa räntefakturor". Klickar du "JA" påbörjas en bearbetning av alla för sent betalda fakturor. Räntefakturan räknas fram med hjälp av förfallodatum, betalningsdatum, respitdagar och ränta. När bearbetningen är klar skriver BeSt Fakt ut en lista på skrivaren över alla räntefakturor som skapats. Listan innehåller kundnummer, namn och fakturabelopp.

27 FAKTURERING 27 Observera: Rensa inte bort betalda fakturor innan räntefakturering gjorts. De fullbetalda men för sent 'betalda fakturorna måste finnas kvar i registret för att räntefakturering ska kunna ske. Om det inte finns några räntefakturor att skapa får du besked om detta. När du väl påbörjat en räntefakturering måste denna avslutas innan du börjar med ett nytt moment. Borttag räntefakturor Om du vill ta bort en räntefaktura för den aktuella faktureringsomgången väljer du innan utskrift "Borttag räntefakturor" under menyn "Fakturering". Ange kundnummer för den faktura som ska tas bort och klicka "OK". Detta upprepas till dess att du tagit bort alla fakturor som inte ska skrivas ut denna gång. Dessa fakturor kommer med vid nästa räntefakturering om inte rensning av fullbetalda fakturor har skett. Du kan också spärra enskilda fakturor från såväl betalningspåminnelser som räntefakturor. Se kapitlet "KUNDRESKONTRA". Skapar räntefaktura kund/faktura Efter att du har skapat faktura/or gå till utskrift. Utskrift räntefakturor Du skriver ut räntefakturorna genom att välja UTSKRIFT RÄNTEFAKTUROR. Först får du frågan om räntefakturablanketterna är monterade. När du svarat "JA" anger du antal exemplar och klickar "OK" som vid alla utskrifter. Därefter får du frågan om utskriften är OK. Svarar du JA får du en uppmaning om att byta papper innan utskrift av fakturajournal och bokföringsorder sker. Svarar du NEJ kan du skriva ut fakturorna igen. Innan bokföringsordern skrivs ut får du frågan om det är OK att skriva ut denna. När bokföringsorder och fakturajournal är utskrivna får du frågan om utskriften är OK. Svarar du JA uppdateras kundreskontran och bokföringsorder och fakturajournal kan inte skrivas ut igen. KUNDRESKONTRA BeSt Fakt ger dig mycket god kontroll över dina kundfordringar. Programmet skriver också ut kontoutdrag och betalningspåminnelser vilket besparar dig mycket tid. Under menyn "Kundreskontra" kan du, förutom att registrera betalningar och skriva ut kontoutdrag och påminnelser, också registrera manuella fakturor och få reskontrajournaler utskrivna, antingen på skärm eller på skrivare.

28 FAKTURERING 28 Manuella fakturor Om du skrivit ut fakturor på annat sätt än med hjälp av BeSt Fakt kan du få med dessa i kundreskontran under MANUELLA FAKTUROR under menyn "Kundreskontra". Du klickar på NY POST och registrerar alla efterfrågade uppgifter med kundnumret först. Klicka på SPARA när alla uppgifter är inmatade och därefter på NY POST om du har fler manuella fakturor att registrera i kundreskontran. Manuella fakturor bör läggas upp med en egen nummerserie. Hitta manuella fakturor Om du vill göra en ändring på en manuellt registrerad faktura klickar du på "Hitta" anger kundnumret och klickar på "OK". Ändra manuella fakturor När den aktuella fakturan kommit fram på skärmen klickar du på ÄNDRA och flyttar textmarkören till den uppgift du vill ändra. När du skrivit in den nya uppgiften klickar du på OK för att lagra den ändrade fakturan. Registrera betalningar Den löpande registreringen av betalda fakturor gör du under REGISTRERA BETALNINGAR i menyn "Kundreskontra". Detta är det ena valet. Ange fakturans nummer och bekräfta med enter, varvid den angivna fakturans uppgifter kommer fram med uppgifter om kund, adress, fakturadatum och om eventuell delbetalning har skett. Programmet föreslår automatiskt föregående dags datum som betalningsdag. Du kan lätt ändra detta genom att skriva in det datum som är aktuellt. Inom samma månad räcker det att ange