Lundaprogrammet. Med Lundaprogrammet kommer du igång inom några timmar utan tidigare datavana.

Transkript

1 Lundaprogrammet Med Lundaprogrammet kommer du igång inom några timmar utan tidigare datavana. Med Lundaprogrammet kan du: - Fakturera/Räntefakturera - Offerera/Kalkylera - Beställa - Ladda ned dina följesedlar och av dessa skapa färdigskrivna fakturor Med Lundaprogrammet får du: - Ordning och reda på ditt kundregister - Bruttopris på artiklar - Täckningsbidrag på varje produkt och faktura Dessutom inehåller det många användbara dokument såsom: - Arbetsorder - Avtal mellan entreprenör och konsument - Lathundar för enklare dimensionering - Provtryckningsprotokoll - m.m.

2 Snabbguide till Lundaprogrammet Installation Stäng av alla program och sätt i cd-skivan. Installationen startar automatiskt. Följ instruktionerna på skärmen. Välj installationsplats. Se till att installera Lundakatalogen i den föreslagna mappen, annars kan det bli problem vid framtida uppdateringar. Fortsätt installationen genom att klicka på nästa, använd de förinställda mappnamnen.

3 Klicka på installera. När installationen är slutförd får du följande fråga: Om du har haft Lundakatalogen installerad på din dator kan det finnas inställningar sparade. Välj Ja för att söka efter dessa. Om du inte vill använda dina tidigare inställningar eller om det är första gången du installerar katalogen kan du välja nej. Här väljer du hur stor plats du vill att Lundakatalogen ska ta på din dator. Väljer du full installation tar programmet upp mera plats men du slipper ha cd-skivan i varje gång du kör programmet och det kommer arbeta fortare. Vi rekommenderar att alltid välja full installation.

4 Välj Starta installationen. Klicka på slutför.

5 När du startar Lundaprogrammet första gången Öppna programmet genom att dubbelklicka ikonen på skrivbordet: Första gången du startar katalogen kommer det att se ut så här: Här fyller du i ditt företagsnamn och klickar på OK. Då får du upp en ruta med inställningar. Här fyller du i alla företagets uppgifter, kundnummer, adress, organisationsnummer m.m. Under fliken egen logotyp kan du lägga in din egen logga. Den kommer att synas på dina utskrifter. Nummerserier: Här väljer du i vilka serier dina dokument ska numreras. Dokumentmeddelanden: Här kan du lägga in en text som alltid visas på t.ex. dina fakturor. Du kan också ställa in hur många exemplar som ska skrivas ut av valda dokument när du väljer skriv ut. När du fyllt i alla uppgifter väljer du spara företag. Om du vill lägga till fler än ett företag så väljer du lägg till företag och fyller i alla uppgifter. Kom ihåg att välja Spara företag. När detta är klart väljer du OK.

6 Nu ställs frågan om du vill uppdatera kopparrörspriserna. Denna fråga återkommer en gång i veckan för att du hela tiden ska ha uppdaterade priser. När du har valt att uppdatera dina kopparpriser får du välja hur du vill behålla dina egna sparade konsumentpriser. Välj Starta uppdatering för att ladda ner aktuella kopparrörspriser. Ibland uppdateras även programvaran när du trycker på starta uppdatering. Då kommer följande ruta att synas: När du valt OK dyker följande fönster upp. Stäng ner Lundakatalogen, välj sedan OK, så kommer katalogen att startas om automatiskt. När du har kopparrörspriserna uppdaterade kommer programmet fråga om du vill söka efter förfallna fakturor. Väljer du ja och har fakturor som förfallit, och inte klickats i som betalda, kommer dessa visas på skärmen.

7 Så här ser startsidan ut. Här kan du snabbt klicka dig fram till det du vill göra. Till vänster finns hela vårt sortiment i ett katalogträd för att man snabbt ska kunna hitta information om artiklar. Så här ser det ut när du väljer en artikel i katalogträdet. Här finns en kort beskrivning, bild på artikeln, artikelnummer, rsk-nummer och pris.

8 Beställning För att lägga en beställning klickar du på länken i menyn. Då öppnas en ny beställning med alla dina uppgifter ifyllda. Du kan välja att märka ordern, ändra leveransadress, eller ändra vilket lager du vill skicka beställningen till. När detta är klart fyller du i de artiklar som ska beställas. Först fylls artikelnummer i och sedan antal. Här visas direkt priset för varje artikel, och längst ner syns det totala ordervärdet. Skrivs ett artikelnummer som inte finns kommer fältet att förbli tomt. För att skicka iväg beställningen via mail till ditt lager klickar du på det gula kuvertet. Se också till att spara din beställning när den är färdig. Du kan också skriva ut eller faxa direkt från programmet.

9 Faktura När du skapar en faktura ser det ut som på bilden ovan. Här fyller du i kundens uppgifter, om du vill ha ett fakturamärke m.m. Du kan också spara dina kunder i kundregistret. Artiklar fyller du i på samma sätt som vid en beställning, först artikelnummer och sedan antal. Om du vill lämna rabatter har du två alternativ. Antingen lämnar du en % - rabatt på hela fakturan, eller så lämnar du rabatt på artikelnivå antingen i procent eller i kronor. Under standardebiteringar kan du lägga till grundavgift för ditt arbete, timdebitering m.m. För att föra över dessa till din faktura skriver du bara i det artikelnummer du döpt debiteringen till. Längst till höger på varje artikel ser du ditt täckningsbidrag, alltså vad du tjänar på varje artikel du säljer. Längst ner i högra hörnet ser du ditt totala täckningsbidrag på material. Täckningsbidraget innefattar inte arbetstid och liknande debiteringar. Om du vill lägga till en vara som inte finns med i systemet använder du dig utav artikelnummer A Då får du skriva in en kort beskrivning, försäljningspris, nettoinköpspris och antal.

10 Offert Du skriver en offert på samma sätt som när du skriver en faktura. Fyll i offertens giltighetstid, kundens uppgifter, och de artiklar som är aktuella. Så här kan en färdig offert se ut.

11 Följefiler För att kunna använda följefiler så måste du ha ett konto på Lundagrossistens hemsida. Kontakta ditt hämtlager för mer information. Kom ihåg att meddela om du vill ha funktionen följefiler aktiverad, så det blir ifyllt när ditt konto aktiveras. Notera att du bara kan hämta hem följefiler från det datum funktionen aktiveras. När du valt följefiler i menyn får du upp följande ruta. Välj från vilket datum du vill söka efter order. Klicka sedan på uppdatera (använd det lösenord du har för att logga in på Lundagrossistens hemsida), då får du en lista över alla ordrar som har skrivits i ditt kundnummer. Välj den/de beställningar du vill hämta och sedan om du vill skapa en faktura eller ett fakturaunderlag. Beroende på vad du valde att konvertera beställningen till väljer du faktura eller fakturaunderlag i menyn.

12 Sedan Öppna sparad faktura/fakturaunderlag. Du hittar dina filer under Nedladdade Fakturor/Underlag. Välj sedan den faktura du vill arbeta med och klicka på öppna. Nu har du omvandlat en beställning skriven på något av Lundagrossistens kontor till en färdig faktura. Det enda som skiljer sig från en faktura du skapat själv är när du ska spara den. Väljer du Spara så hamnar den under Behandlade följesedlar. För att spara den bland dina andra fakturor måste du välja Spara som från rullmenyn.

13 Sedan väljer du mappen Fakturor/Underlag i listan. Klicka sedan på spara. Sammanfoga följefiler Om du har flera beställningar som du vill sammanställa till en faktura kan du använda dig av Sammanfoga. Du söker efter dina beställningar på samma sätt som när du hämtar hem en följefil. Skillnaden är att när du hittat de beställningar du vill sammanfoga så bockar du för rutan längst till vänster på de aktuella beställningarna. Välj sedan Sammanfoga. När du plockat ut dina beställningar får du välja vilken av valda ordrar som ska vara huvudorder. Alltså den order som programet kommer att hämta all information utöver artiklar ifrån.

14 Här bestämmer du om det ska sammanfogas till en faktura eller ett fakturaunderlag. När du har gjort ditt val visas hur många följesedlar som sammanfogats och vart dom sparas. För att öppna den sammanfogade fakturan/underlaget går du tillbaka ut i menyn, väljer den korrekta rubriken i menyn och klickar på öppna faktura eller fakturaunderlag.

15 Kundregistret För att enkelt hålla reda på dina kunder kan du lägga in dom i kundregistret. När du skapar en ny post i kundregistret väljer du Lägg till. Sedan fyller man i kundens uppgifter, om det ska lämnas kundrabatt eller om det förekommer särskilda betalningsvillkor. Det finns också en ruta för egna anteckningar. När du har fyllt i alla uppgifter väljer du ok, och Ja om du vill spara kunden i registret.

16 Övriga dokument Övriga dokument, såsom kreditfakturor m.m. är uppbyggda på samma sätt som beställningar och fakturor och fungerar i stort sett likadant. Konvertera dokument Du kan konvertera öppna dokument. Du kan t.ex. göra om en offert till en beställning, eller en beställning till en faktura. Du kan alltså: göra en offert till en kund. När det blir affär gör du snabbt och enkelt om offerten till en beställning hos oss och när du sedan gjort jobbet gör du om den till en faktura eller ett fakturaunderlag där du lägger till timmar.

17 Backup Backupfunktionen är ett enkelt sätt att försäkra sig om att gamla beställningar, fakturor, kundregister och priser inte försvinner vid en krasch. Du kan välja att antingen spara din backup på en diskett eller någonstans på hårddisken. Tänk på att om du sparar filen på hårddisken är risken överhängande att den försvinner vid en eventuell krasch. För att återskapa en backupfil måste du först hämta den. Tryck på knappen Hämta backupfil. Välj din senast sparade fil och klicka på öppna. Välj sedan återskapa från backup. Vänta på att texten Återskapande från backup har avslutats dyker upp och välj OK. Nu är ditt program återskapat med de priser, fakturor, kunder m.m. som du hade vid tidpunkten för skapandet av backupfilen. Se även användarguiden som du hittar antingen i menyn på startsidan, eller under hjälp.

18 ROT-Avdrag När du vill lägga till ROT-avdrag på en faktura skriver du ROT i artikelnummer fältet. Sedan fyller du i fälten i rutan som kommer upp, ROT Preliminär skattereduktion. Summan du fyller i får max vara 50% av arbetskostnaden inklusive moms. Enligt skatteverket får man per år och person göra ett avdrag på max kr. Om avdraget ska fördelas på flera personer kan du lägga till fler ROT artiklar på samma faktura. När uppgifterna har fyllts i ser det ut som nedan på fakturan. På kundens faktura syns bara för- och efternamn, inte personnummer, fastighetsbeteckning och brf. org. nr.

19 Under lathundar i menyn finns ett dokument som heter mall för överenskommelse vid ROT-avdrag. Här kan du tillsammans med kunden skriva ner vad som gäller vid ROT-avdrag.

20 Behöver du hjälp med Lundaprogrammet? Hör av dig till din lokala kontaktperson. Lund Tomas Cavander Per Nilsson Mölndal Jörgen Bjurenlind Christian Sjöberg Malmö Petri Ålderstam Paul Lindfors Solna Robert Lönngren Mats Fredriksson Högdalen Robert Bäck Uppsala Anna Söderlund Nacka Strand Peter Åkerberg Västerås Fredrik Jonsson Gävle Daniel Hamberg Kungsholmen Hans Viklund Bromma Stefan Norstrand