Kom igång med Visma Byråpaket

Transkript

1 Kom igång med Visma Byråpaket Nedan följer en arbetsgång över hur du kommer igång med ditt Visma Byråpaket. När du har genomfört de instruktioner som är aktuella för dig och din byråpaketslösning, kan du börja arbeta löpande med programmen. Tänk på att du alltid öppnar programmen via Visma Byråstöd, med undantag för Visma Enskild firma, Visma Eget AB, Visma Förening och Visma Fakturering. 1. Installation Du installerar Vismas program genom att följa en installationsguide. Guiden startar då du stoppar i cd-skivan i datorn eller klickar på programfilen du laddat ner. Du ska vara administratör på den dator som programmen ska installeras på. För att ladda ner dina program, gå till och logga in. Installera programmen i följande ordning: 1. Visma Byråstöd: Om du har en fleranvändarversion ska installation först göras på servern och därefter på arbetsplatserna. Se avsnittet 1.1 Installation av fleranvändarversion. 2. Visma Administration, Visma Avendo, Visma Förening, Visma Lön 600 och Visma Tid: Om du har en fleranvändarversion ska installation först göras på servern och därefter på arbetsplatserna. Se avsnittet 1.1 Installation av fleranvändarversion. 3. Visma Skatt Proffs, Visma Bokslut, Visma Koncern, Visma Analys, Visma Anläggningsregister: Installeras lokalt på respektive dator, det vill säga ingen serverinstallation. Se avsnittet 1.2 Installera lokalt på respektive dator. 4. Visma Enskild firma och Visma Eget AB. Installeras lokalt på respektive dator, det vill säga ingen serverinstallation. Se avsnittet 1.2 Installera lokalt på respektive dator. 1.1 Installation av fleranvändarversion Om du har en fleranvändarversion av programmen Visma Byråstöd, Visma Administration, Visma Avendo, Visma Förening, Visma Lön 600 och Visma Tid ska du installera dem enligt följande: 1. Installera programmen på en serverdator a. Starta installationen på den dator som ska vara server. b. I installationsguiden markerar du att ni ska arbeta i nätverk. I samband med detta val görs en utdelning av mappen för arbetsplatsinstallationen. Notera sökvägen till programfilerna som visas i installationsguiden. 2. Gör en arbetsplatsinstallation på respektive dator a. Öppna Utforskaren på den dator som du ska arbeta utifrån.

2 b. Bläddra dig fram till serverdatorn och den utdelade mappen för arbetsplatsinstallation. Dubbelklicka därefter på setup-filen för att starta installationen. Visma Byråstöd, Visma Avendo, Visma Lön 600 och Visma Tid: För Visma Byråstöd, Visma Avendo, Visma Lön 600 och Visma Tid ligger mappen för arbetsplatsinstallation direkt på serverdatorn och benämns med respektive produktnamn enligt följande: Visma Byråstöd arbetsplatsinstallation Visma Avendo arbetsplatsinstallation Visma löneprogram arbetsplatsinstallation Visma Tid arbetsplatsinstallation Visma Administration och Visma Förening: Mappen för arbetsplatsinstallation för Visma Administration och Visma Förening ligger under ProgramData\SPCS\SPCS Administration\Gemensamma filer eller Programdata\SPCS\SPCS Administration\Gemensamma filer och heter Klientsetup Obs! Om du ska arbeta med in- och utcheckning på en bärbar dator ska du även installera Visma Administration, direkt från cd-skivan eller från installationsfilen, på den bärbara datorn. Detta för att kunna arbeta i programmet frikopplad från servern. 1.2 Installera lokalt på respektive dator Program som inte är av typen fleranvändarversion ska installeras lokalt på respektive dator. Detta gäller programmen Visma Skatt Proffs, Visma Bokslut, Visma Koncern, Visma Analys, Visma Anläggning, Visma Enskild firma, Visma Eget AB och Visma Fakturering. 1. Starta installationen genom att stoppa i cd-skivan i datorn eller klicka på programfilen som du laddat ner. 2. Följ installationsguiden. När installationen är färdig klickar du på Avsluta. Gör installationen på alla datorer som du har programlicenser för.

3 2. Skapa byrå och medarbetare När du har installerat alla program som byrån ska arbeta med, öppnar du Visma Byråstöd. Första gången du öppnar programmet blir du uppmanad att skapa en ny byrå eller att gå in i Övningsbolaget. 1. Välj Skapa ny byrå. 2. Ange byråns namn och organisationsnummer. 3. Välj OK. Fönstret Medarbetare visas. Första medarbetaren får automatiskt behörigheten Byråadministratör. 4. Lägg in medarbetarens uppgifter. 5. Välj Spara. Fönstret Nytt lösenord visas. 6. Ange lösenord två gånger. 7. Välj OK. 8. Lägg upp övriga medarbetare genom att välja Ny medarbetare. 9. Lägg in fullständiga byråuppgifter under Arkiv Byråunderhåll Byråuppgifter. 3. Importera data från andra program När du har skapat byrå och medarbetare i Visma Byråstöd kan du som tidigare arbetat fristående med något Vismaprogram, föra över uppgifter från dessa program till Visma Byråstöd. 3.1 Automatisk import av kundregister och programdata från andra Vismaprogram Första gången du går in i kundregistret i Visma Byråstöd startar en guide som hjälper dig att importera kundregister och annan programdata från andra Vismaprogram. Om du vill föra över programdata från Visma Compact till Visma Byråstöd gör du det via säkerhetskopior, se 3.2 Säkerhetskopior från Visma Compact. Guiden ska köras på samtliga datorer där du har programdata. Börja med att importera byråns kundregister. 1. Välj Arkiv Importera Programdata Från andra Vismaprogram. Guiden för att importera programdata från andra Vismaprogram visas.

4 2. Följ instruktionerna för varje steg och välj Fortsätt >. Varje gång du kör guiden sparas en sammanställning av importen under Arkiv Importera Programdata Resultat av import. 3.2 Säkerhetskopior från Visma Compact Om du vill föra över data från Visma Compact till Visma Byråstöd gör du det via säkerhetskopior. Börja med att ta säkerhetskopior i Visma Compact på de företag du vill läsa in i Visma Byråstöd. Du måste ta en säkerhetskopia för varje företag i Visma Compact. Dessa företag läser du sedan in, ett i taget, i Visma Byråstöd. Skapa en säkerhetskopia i Visma Compact 1. Starta Visma Compact. 2. Företagslistan öppnas. Högerklicka och välj Skriv ut. 3. Öppna det företag du vill ta en säkerhetskopia på. 4. Välj Arkiv Säkerhetskopiering Säkerhetskopiera. 5. Spara säkerhetskopian under den föreslagna mappen eller bläddra dig fram till önskad mapp. Notera sökvägen till säkerhetskopian. 6. Välj Nästa och därefter Slutför. 7. Gör om samma procedur för övriga företag. Läs in säkerhetskopian i Visma Byråstöd 2. Välj Arbeta med Kunder och markera den kund du vill läsa in säkerhetskopia för.

5 3. Gå in under fliken Uppdragsval och markera uppdraget Redovisning. 4. På fliken Programval, markera Visma Compact som standard. 5. Välj Spara. 6. Välj Starta Visma Compact. 7. Ange det företagsnummer företaget hade i Visma Compact. Du ser numret på listan du skrev ut ifrån Visma Compact. 8. Välj Skapa. 9. Välj Arkiv Återställning Företag. 10. Bläddra dig fram till mappen där säkerhetskopian finns sparad. 11. Välj Nästa, markera säkerhetskopian och välj Nästa igen. 12. Välj Slutför. 13. Gör om proceduren för övriga säkerhetskopior, tagna i Visma Compact, som du vill läsa in i Visma Byråstöd. 4. Aktivera Vismas internettjänster Genom att aktivera Vismas internettjänster kan du börja använda de olika tjänsterna via Visma Byråstöd. Du kan till exempel skicka sms direkt ifrån programmet eller bjuda in dina kunder till olika samarbetstjänster. 2. Välj Arbeta med Medarbetare. 3. Kontrollera att alla medarbetare har unika och korrekta e-postadresser registrerade. 4. Välj Arkiv Byråunderhåll Byråinställningar. Om du inte har någon inloggning till klicka på länken Registrera din byrå genom att klicka här. 5. Markera Använder Vismas internettjänster. Visma Byråstöd synkroniseras mot ditt konto på Alla medarbetare får en personlig inloggning och ett tillfälligt lösenord skickas till deras e-postadress. 6. Ange ditt lösenord till 7. Välj OK. Övriga medarbetare får ange sitt lösenord nästa gång de går in i Visma Byråstöd.

6 5. Aktivera integrationen med Visma Tid och Visma Administration Genom att aktivera integrationen med Visma Tid och Visma Administration synkroniseras kundregistren i programmen. När integrationen är aktiverad och du uppdaterar kundregistret i Visma Byråstöd så uppdateras även kundregistret i byråns företag i Visma Administration och i Visma Tid. Du måste ha behörigheten Byråadministratör och arbeta mot servern för att kunna aktivera integrationen. 5.1 Aktivera integration med Visma Tid Du aktiverar integrationen genom att koppla ihop Visma Byråstöd med byråns företag i Visma Tid. Byråns företag och medarbetare, med minsta behörighetsnivå kundansvarig, ska vara upplagda i Visma Tid 2. Välj Arkiv Byråunderhåll Byråinställningar. Dialogfönstret Byråinställningar visas. 3. Välj företag under Integration Visma Tid. 4. Nu visas texten Integration med Visma Tid är aktiverad. 5. Välj OK för att spara. 5.2 Aktivera integration med Visma Administration Du aktiverar integrationen genom att koppla ihop Visma Byråstöd med byråns företag i Visma Aministration. Medarbetare, som är kundansvariga i Visma Byråstöd, ska vara upplagda i Visma Administraton 1000 och För att lägga upp medarbetare i Visma Administration gör du följande: 1. Starta Visma Administration. 2. Öppna byråns företag i Visma Administration. 3. Välj Arkiv Företagsunderhåll Företagsinställningar Referens/Attest. 4. Lägg upp medarbetarnas signaturer och markera kolumnen Säljare. Om byråns företag ligger upplagd som kund i Visma Byråstöd, aktiverar du integrationen enligt nedanstående instruktion. 2. Notera vilket kundnummer byrån har i kundregistret. 3. Välj Arkiv Byråunderhåll Byråinställningar. 4. Välj företag genom att klicka på knappen med tre punkter under Integration Visma Administration Välj företag för att uppdatera kundregister i Visma Administration. 5. Välj Bläddra.

7 6. Leta upp den mappen med det kundnummer som byrån har i Visma Byråstöd. 7. Välj mappen Bokf. Om du är osäker på var Visma Byråstöds data sparas hittar du sökvägen under Hjälp Om Visma Byråstöd Systeminfo. 8. Välj OK. 9. Markera byråns namn och välj OK. Nu kommer du tillbaka till byråinställningar och texten Integration med Visma Administration är aktiverad visas. 10. Välj OK. Om byråns företag ligger fristående i Visma Administration, aktiverar du integrationen enligt nedanstående instruktion. 2. Välj Arkiv Byråunderhåll Byråinställningar. 3. Välj företag genom att klicka på knappen med tre punkter under Integration Visma Administration Välj företag för att uppdatera kundregister i Visma Administration. 4. Markera byråns företag i listan. 5. Välj Bläddra om inte sökvägen är rätt. 6. Välj den mapp där dina företag sparas i Visma Administration. Om du är osäker på var dina företag sparas hittar du sökvägen i dialogrutan Val av företag under Arkiv Öppna i Visma Administration. 7. Välj OK. 8. Nu kommer du tillbaka till byråinställningar och texten Integration med Visma Administration är aktiverad visas. 9. Välj OK.