Så här hanterar du din OneDrive i Office 365

Transkript

1 Så här hanterar du din OneDrive i Office 365 Flytta dina befintliga mappar och filer till Office365 och OneDrive for Business Först vill vi bara nämnda att det idag finns 2 varianter av OneDrive. Den ena är en konsumentprodukt och passar bra för att spara ditt helt privata data (OneDrive). Den andra varianten är den som vi kommer att visa i denna guide. Den heter OneDrive for Business och är en del i vår prenumeration på Office 365. Det här är alltså din personliga lagringsplats i arbetsplatsens Office 365. Nedan kommer vi enbart att skriva OneDrive och då är det alltså OneDrive for Business det handlar om. Börja med att starta din Webbmail i Internet Explorer och klicka på fyrkanten högst upp till vänster och sedan på OneDrive. När du kommit in på OneDrive välj först att synkronisera. Detta innebär att OneDrive i Office365 synkroniserar innehållet i OneDrive med din dator och lägger upp en mapp i utforskaren under Favoriter som heter OneDrive-Sveriges Riksidrottsförbund Du får då detta meddelande och kan via Visa mina filer se den synkroniserade mappen på din dator.

2 Stäng detta fönster och öppna din utforskare på datorn så ser du att det nu finns en mapp för OneDrive-Sveriges Riksidrottsförbund Flytta nu de mappar och dokument du vill flytta från Dokumentmappen på din dator eller var du nu har dokument. Tänk på att inte flytta för stora mängder på en gång då filerna ska flyttas fån vår server/ din dator upp till Office365 i molnet vilket tar lite längre tid än kopiering lokalt på datorn. Flytta någon eller några mappar i taget och se att det blir en liten grön boll med en bock i framför alla mappar och filer som visar att synkroniseringen mellan din dator och Office365 har gått bra enligt bild ovan. Dela dokument med andra Om man vill dela en mapp med andra klickar man på de tre punkterna efter mappnamn så får man denna dialogruta Här ser man att denna mapp inte är delad med någon annan, men genom att klicka på Dela så kan jag ge andra rätt att se mappen med innehåll.

3 Sök efter den som du vill dela med och välj personen i listan. Välj om personen ska kunna redigera eller inte Under Visa alternativ kan du välja om du vill skicka en länk till den du valt att dela med. Här har jag valt att dela med Fredrik och han ska kunna redigera och få en länk med e-post. Nu ser man när jag klickar på de tre punkterna igen att jag delat med Fredrik

4 Vill man dela enstaka dokument gör man på motsvarande sätt klickar på de tre punkterna efter filnamnet och väljer Dela. En skillnad är att enskilda dokument kan man dela utan inloggning och bara skicka ut en länk som vem som helst kan gå in via, även om den vidaresänds till andra för dig okända. Ett dokument kan alltså delas mer öppet och enklare än en mapp. För ett enskilt dokument kan du även välja att enbart hämta en länk. Då specificerar du inte till vem du vill dela utan får bara en länk som leder direkt till dokumenten för mottagaren av länken. Du kan välja 2 olika länkar, en som get mottagaren möjlighet att redigera och en som enbart ger läs möjligheter till dokumenten. När du sen inte längre vill dela dokumentet går du bara in och inaktiverar länken.

5 Så här ser det ut innan man skapat länk. Så här ser det ut efter att man skapat en länk. Hantering av dokument i Office365 Det finns flera sätt att hantera filer i Office365, man får själv prova och avgöra vilket arbetssätt som passar en bäst själv, men här kommer lite tipps. Det enklaste sättet att hantera dokument i Office365 via sin arbetsdator är att öppna dokumenten i utforskaren på samma sätt som tidigare i Dokumentmappen. Dokumenten öppnas då i din lokala Office på datorn och du sparar till den mapp du önskar. Det gäller både på din arbetsplats eller om du är på resande fot. Har du inget nätverk där du befinner dig så sparas ändringarna först i synkfilen och när du är ansluten till ett nätverk så synkas dokumenten mot Office365. Om du arbetar på en annan dator som din hemdator så loggar du in på Office365 portalen och går till OneDrive enligt beskrivning tidigare i detta dokument. Om du har en hyggligt ny version av Office på datorn kan du välja att öppna dokumentet lokalt i Office på datorn. Om filformaten för dina sparade officefiler är äldre än Office 2010 så kan man endast öppna dom lokalt på den dator du jobbar på.

6 Om filformaten för dina sparade officefiler är från Office 2010 och nyare kan du även välja att öppna dom Online. Du ser skillnaden om du i OneDrive klickar på de tre punkterna efter filnamnet Om du då ser dokumentet förhandsgranskat i dialogrutan som dyker upp kan du jobba med filen online, annars går det bara att jobba med filen lokalt på den dator du sitter vid. Exempel Nytt filformat går att redigera online En nyare Officefil kan du antingen redigera Online utan att använda Office lokalt på datorn genom att antingen klicka i och förhandsgranskningen eller genom att klicka på filnamnet. Vill du redigera filen i din dators lokala Office klickar du först på de tre punkterna efter filnamnet och sedan på Redigera. Exempel äldre filformat som måste redigeras lokalt

7 Via funktionen Redigera, kan du hantera dokumentet lokalt i din dator i Office som finns installerat där.