Handbok Leverantörsreskontra

Transkript

1 Region Skåne Regionfastigheter Handbok Leverantörsreskontra Handbok LR Regionfastigheter 1 (47)

2 Leverantörsreskontra Översikt...3 Vad händer i redovisningen?...4 Fakturastatus...5 Leverantörsregister...5 Leverantörsfakturor...7 Direktkontering av leverantörsfaktura...8 Extra text på utbetalningsavin Slutkontering Analysera fakturor...15 Söka fakturor...19 Automatisk utbetalning...23 Rättelser...24 Rätta definitivsatt faktura (status DEF ATT)...24 Kvittning...24 Skapa en Direktkonterad kreditfaktura...24 Kvitta Leverantörsfakturor...28 Makulera leverantörsfaktura...31 Söka leverantör...33 Avancerad Sökning via Visabilden...34 Analysera leverantör...36 Skriva ut från leverantörsregistret...39 Journaler...41 Leverantörsfakturajournal...41 Leverantörsreskontrajournal...43 Leverantörsbokningsjournal...45 Handbok LR Regionfastigheter 2 (47)

3 Översikt Huvuddelen av RegionFastigheters leverantörsfakturor hanteras via Region Skånes system elektronisk fakturahantering, ebill. Det finns även möjlighet för manuell direktregistrering av inhemska och utländska fakturor med möjlighet att periodisera direkt i Raindance. Behovet av att registrera direkt i Raindance uppstår framför allt vid brådskande betalningar eller när ebill inte är i funktion. Vid direktkontering i Reskontran, bokas leverantörsskuld, eventuell moms och kostnadskontot direkt och fakturan är klar för utbetalning. Utbetalningsunderlag skapas och fakturorna skickas till plusgirot för betalning (betalningar till både plus- och bankgiro går till plusgirot för betalning). I samband med detta bokas leverantörsskulden bort. Handbok LR Regionfastigheter 3 (47)

4 Vad händer i redovisningen? LEVERANTÖRSFAKTURA Ankomstregistrering och slut kontering ANKOMSTREGISTRERING Leverantörsskuld Ingående moms 6xxxx Prel kostnad SLUTKONTERING 4xxx, 5xxx, 6xxx, 7xxx Slutgiltig kostnad 6xxxx Prel. kostnad BETALNING 19xxx LR, Betalkonto Leverantörsskuld 1000 Handbok LR Regionfastigheter 4 (47)

5 Fakturastatus De fakturor som registreras får en statuskod beroende på var i fakturahanteringen de är. Statuskoden framgår alltid i registrerings- och sökfönster för fakturor. Statuskoderna är: NY PREL DEF ATT HBET KLAR MAK Ny faktura. Fakturan är registrerad men kan vara ofullständig. Ingen bokning, eller en ej godkänd bokning finns i redovisningen. Preliminär faktura. Fakturan är ankomstregistrerad och preliminära bokningar har gjorts i redovisningen. Fakturan är ändringsbar så länge statusen är preliminär. Definitiv och betalningsgodkänd faktura. Tillägget ATT krävs för att fakturan ska komma med i bearbetningen av en betalningsjournal. Fakturan är slutkonterad och du kan endast ändra förfallodatum och utbetalningssätt. Helt betald. Betalningen är skickad till postgirot och fakturan kan klarmarkeras. Klarmarkerad. Fakturan kommer inte med på journaler eller vid sökning om det inte särskilt begärs. Makulerad. Fakturan går att titta på, men inga bokningar kvarstår i redovisningen. Leverantörsregister RegionFastigheters leverantörsreskontra går mot ett gemensamt leverantörsregister. Nya leverantörer registreras och ändras i Gemensamma register (RG) av en gemensam enhet inom Region Skåne. När leverantören är upplagd kopieras den ut till RegionFastigheters leverantörsreskontra. Då leverantör saknas vid registrering av faktura i ebill får fakturabilden mailas till den gemensamma enheten. Leverantören registreras och påföljande dag exporteras leverantören till ebill. Vid registrering av ny leverantör ska följande uppgifter anges: Ev. sökbegrepp: Leverantörens kortnamn, frivilligt Namn rad 1: Leverantörens namn Namn rad 2: ev. c/o adress Besöksadress: Postadress: Gatu- eller box- adress Ort: Postnummer samt ort Landskod: måste anges om utländsk leverantör Telefon: Momsreg: Frivilligt, men ska om möjligt anges. Fax-nr: Frivilligt Handbok LR Regionfastigheter 5 (47)

6 e-post: Web: Avtalsnr: Bankgiro eller PlusGiro: Frivilligt Frivilligt Används för leverantörer med avtal. Obligatoriskt Handbok LR Regionfastigheter 6 (47)

7 Leverantörsfakturor Huvuddelen av RegionFastigheters leverantörsfakturor hanteras via Region Skånes system elektronisk fakturahantering, ebill. Det finns även möjlighet att registrera fakturor direkt i Raindance, framför allt vid brådskande betalningar eller när ebill inte är i funktion. Denna rutin används för att registrera diverse fakturor, t ex utbetalningsorder och handkassor eller andra fakturor som måste betalas ut snabbt. Följande rutin används. Välj först reskontraposttyp för manuell registrering. Direktkontering: När fakturan ankommer till enheten ska konteringsinformation samt attestering anges på fakturan. Du registrerar därefter fakturan i leverantörsreskontran. Fakturanumret sätts automatiskt vilket innebär att du måste manuellt skriva på fakturanumret på fakturan. Du registrerar fakturan med slutlig kostnadskontering, leverantörsskuld och moms konteras automatiskt, så allt sker i ett steg. För att arbeta med fakturor väljer du Leverantörsreskontra/Fakturor/Registrering (RK:LFR). Handbok LR Regionfastigheter 7 (47)

8 Direktkontering av leverantörsfaktura (RK: LFR) Fältkommentar Faktura Fakturanumret sätts automatiskt samma som verifikationsnumret. Tryck Enter! Du kommer nu vidare till fönstret där du ska registrera uppgifter för leverantörsfakturan. Ange: Leverantör Datum Ver.datum Ange leverantörsnummer. I denna ruta går det också att söka en leverantör med hjälp av del av namn och en asterisk (*). Fakturadatum. Utifrån detta datum beräknas förfallodatum. Verifikationsdatum. Det är viktigt att du här anger rätt datum om fakturan ska ligga i rätt period i redovisningen. Resk.posttyp Du anger den särskilda reskontraposttypen för direktkontering (RS för svenska fakturor, RU för utländska fakturor). Reskontraposttyp visar vad det är för fakturatyp. Tänk på att senast angiven reskontraposttyp ärvs från föregående faktura. Tryck Enter! Handbok LR Regionfastigheter 8 (47)

9 OBS! Skriv ned fakturanumret (verifikationsnumret) du får i Raindance, på fakturan. Ange Er referens - leverantörens fakturanummer OCR-nr (om det finns på leverantörsfakturan) Fakturabelopp (inkl. moms) Momsbelopp Resterande fält ärvs från leverantören. För att lägga in en text/meddelande på utbetalningsavin klickar du på dörren längst upp i bilden - se separat rubrik angående detta nedan. När du vill fortsätta till slutkonteringen,tryck Enter. Fältkommentarer Faktura Leverantör Er ref Fakturabelopp Fakturanummer i leverantörsreskontran. Fakturans nuvarande status = NY. Leverantörens ID-nummer och fullständigt namn. Leverantörens fakturanummer anges som referens. Referensen kommer med på betalningen till leverantören och är även ett sökbegrepp på leverantörsfakturor. Fakturans totalbelopp. Vid kreditfaktura sätter du minustecken framför eller bakom beloppet. Handbok LR Regionfastigheter 9 (47)

10 Momsbelopp Reskontrabelopp Verifikation Nr Fakturadatum Förfallodatum Fakturans momsbelopp. Finns det ingen moms lämnas fältet blankt. När fakturan endast består av moms så läggs hela beloppet i fakturabeloppsfältet och även hela beloppet i momsbeloppsfältet. Om det är en kreditfaktura sätter du minustecken framför eller bakom beloppet. Fylls i av systemet när du tryckt Enter Verifikationsdatum, fältet är ändringsbart Verifikationsnummer Fakturans datum. Fältet är ändringsbart. Förfallodatum som räknas fram enligt koden Betalningsvillkor (Bv) och från det fakturadatum som är registrerat. Om fakturans faktiska förfallodatum skiljer sig från visat förfallodatum kan du ändra i fältet. När du ändrar visar en varning på skärmen om att de uträknade dagarna inte stämmer med vad som står i fältet Bv. Bekräfta meddelandet. Följande fält har ärvts från leverantörens uppgifter i leverantörsregistret och reskontraposttypen. Du kan ändra de upplysta fälten och även söka in koden genom att klicka på knappen Sök. De nersläckta fälten kan inte ändras. Fakturatabeller Ansv Rk Ansvarskod Reskontrakod. Koppling till huvudbokskonto. Mm Momskod, för svensk moms M1 25%, M2 12%, M3 6%. Bv Bf Motp Val Bk Betalningsvillkor, räknas från fakturadatum. Utbetalningsform. Motpartskod för kontering. Valutakoder Utbetalningskod Extra text på utbetalningsavin Om du vill ge leverantören ytterligare information vid utbetalningen, t ex upplysning om vad utbetalningen avser, klickar du på knappen Radreg och skriver ett meddelande. Handbok LR Regionfastigheter 10 (47)

11 Gör så här Tryck på Enter så öppnas första raden. Skriv din text. Tryck Enter för att avsluta raden. Vill du få en ny rad att skriva på ska du trycka Enter igen. När du har skrivit klart tryck på Esc för att återgå till fakturaregistreringsbilden. Det utbetalningssätt du har valt (plusgiro, bankgiro, bankkonto eller utbetalningsavi), styr hur många rader du har till ditt förfogande. I fortsättningen visas meddelandet Rader finns på fakturabilden. Vill du ändra en rad ska du ange radnumret i den lilla rutan och tryck Enter. Gör därefter dina ändringar i texten och avsluta med att trycka Enter igen. Vill du helt ta bort en rad ska du ange numret i rutan och trycker Enter. Därefter klickar du på knappen Stryk. Tryck Esc för att gå tillbaka till fakturabilden. Slutkontering När du har registrerat färdigt fakturan tryck Enter. Slutkonteringen inleds med en frågeruta: Vill du göra slutkonteringen vid ett senare tillfälle, klickar du Nej. Fakturan får då statuskod = PREL och du måste återkomma antingen till denna rutin eller konteringen under Leverantörsreskontran för att fortsätta med konteringen. Klicka på Ja-knappen eller tryck Enter för att fortsätta. Handbok LR Regionfastigheter 11 (47)

12 Systemet har utifrån de uppgifter du angav i föregående bild skapat konteringsrader för leverantörsskulden och eventuell moms. Fyll i konteringssträngen. Fältkommentarer DK Källa Konto Ansv Motp Proj SAFF Objekt HyrS Mm Skriv D i fältet om raden är en debetrad, eller K om det är en kreditrad. Källa är alltid fast och anger verifikationstypen. Konto är obligatorisk, fem positioner långt Ansvarskod är obligatoriskt, fyra positioner långt Motpart är en obligatorisk koddel, fyra (4 6) positioner. Ärvs från leverantören. Projekt är en frivillig koddel, sex positioner. Skede/Aktivitet/Fackkoder är en frivillig koddel, fyra positioner. En frivillig koddel, åtta positioner. Hyreskontraktsnummer eller användarsignaturer, en frivillig koddel, fyra positioner. Ej tillåten. Handbok LR Regionfastigheter 12 (47)

13 Utfall Belopp i kronor. Du ser i Diff-fältet utfallet som måste konteras på en eller flera konteringsrader. Vid heltal skriver du beloppet utan ören. Om det är en kreditfaktura anger du ett minustecken (-) före eller efter beloppet. Tryck Enter när du fyllt i koderna. Konteringssträngens koder verifieras av systemet. Om allt är OK öppnas fältet Utfall för inmatning. Ange kostnadsbeloppet i fältet Utfall. Ange ev radtext. Tryck Enter. För varje inmatad konteringsrad räknas differensen fram. Fortsätt med ev fler konteringsrader. När differensen = 0, har du konterat allt. Här kan du också välja att periodisera beloppet. Ange belopp som du vill periodisera i fältet Utfall. Ställ dig i fältet Period och klicka på bilden med kikaren för att få fram valbara periodieringsnycklar. Välj nyckel genom att dubbelklicka. Skriv ev. in text i Text-fältet. Tryck Enter och sedan Esc. Tryck Esc ännu en gång och du får frågan om du vill godkänna verifikationen. Handbok LR Regionfastigheter 13 (47)

14 Klicka på Ja eller tryck Enter. Om du har gjort en periodisering som kommer följande bild upp: Tryck Esc igen för att komma ut bilden. Fakturan är nu konterad och definitivsatt och har nu fått status = DEF ATT. Den är nu klar för betalningsberedning. Du kommer nu tillbaka till startfönstret för att registrera en ny faktura. Vill du av någon anledning inte godkänna verifikationen klickar du på Nej. Du måste då komma tillbaka till denna funktion för godkännande vid ett senare tillfälle. Statuskoden förblir oförändrad (dvs PREL). Handbok LR Regionfastigheter 14 (47)

15 Analysera fakturor Det går att söka upp både Ebills-fakturor och manuella fakturor via leverantörsfakturavisning. Registrerade fakturor tas upp på skärmen i s k visa-läge för att se bokningar, verifikationer med konteringar och leverantörsuppgifter. Sökväg: Gå till Leverantörsreskontra, Fakturor, Visning (RK:LFV). Följande bild visas: Ange fakturanummer Tryck Enter Fältkommentar Faktura Fakturans nummer. Handbok LR Regionfastigheter 15 (47)

16 Leverantörsfakturan visas. Du ser allmänna uppgifter, exempelvis fakturans status, belopp och momsbelopp. Du väljer att gå vidare genom att klicka på någon av knapparna längst ner i fönstret. Följande information hämtas genom dessa knappar: Leverantör Rader Bokningar Slutkont.ver Här ser du alla de uppgifter som finns registrerade om leverantören. Här ser du eventuella meddelanden som lämnas till betalningsmottagaren. Här syns samtliga bokningar som är sammankopplade med den aktuella fakturan. Det gäller de verifikationer som innehåller preliminära bokningar, slutkontering, direktkontering och betalningsregistrering. Slutkonteringens verifikation visas. Knapparna beskrivs utförligt på följande sidor. Leverantör Leverantörsfönstret visas för den leverantör som skickat fakturan. Du ser alla registrerade uppgifter om leverantören. Du ser även summan av inköp under innevarande år. Se vidare i avsnittet Analysera leverantör. Klickar du på knappen med dörren längst upp får du upp historik om leverantören. Handbok LR Regionfastigheter 16 (47)

17 Rader Om du klickar på knappen Rader visas den eventuella text som skrivits på fakturan som meddelande till leverantören. Handbok LR Regionfastigheter 17 (47)

18 Bokningar Om du klickar på knappen Bokningar ser du se vilka bokningar, som är relaterade till den aktuella fakturan. På bilden visas verifikationsnummer, verifikationsdatum och typ av verifikation. Status avser verifikationens status i redovisningen. Om du dubbelklickar på en av bokningarna kan du gå vidare och titta på verifikationen. Slutkont.ver Här visas leverantörsfakturans slutliga kostnadskontering. Om du markerar en verifikationsrad och klickar på knappen I ovanför bilden kommer en informationstext upp över benämningen på de objekt som finns i raden. Handbok LR Regionfastigheter 18 (47)

19 Söka fakturor Om du inte vet fakturanumret på en speciell faktura och vill söka bland fakturorna kan du göra följande: Sökväg: Gå till Leverantörsreskontra, Fakturor, Visning (RK:LFV). Följande bild visas: Tryck Enter. Fältkommentar Faktura Lämnas blankt. Fönstret för Sökning Faktura visas: Handbok LR Regionfastigheter 19 (47)

20 Här anger du olika urvalsparametrar för din sökning. Fyll i så många fält som möjligt för att begränsa din sökning. Tryck Enter Fältkommentarer F.o.m Faktura F.o.m Referens Sökning sker fr o m det fakturanummer (ver.nr) du anger. Du söker på leverantörens fakturanummer från fältet Er referens på respektive faktura. Sökning sker fr o m det nummer du anger. Du använder dessa begrepp tillsammans med ett urval enligt nedan för att begränsa antalet fakturor att söka bland. Status Fakturatyp Bunt Reg.sign Tabelltyp Kod Ange de statusnivåer du vill söka bland. Klicka i rutorna för att markera eller för att avmarkera. Fakturatyp är detsamma som reskontraposttyp. Du kan begränsa sökningen till en viss reskontraposttyp. Används ej. Registreringssignatur, användarsignatur. Sökningen kan begränsas till fakturor som är registrerade av en viss person. Ange den tabelltyp du vill söka på t ex. ANSVAR, MOMS eller MOTP. Ange vilken kod du vill söka på av den ovan angivna tabelltypen. Handbok LR Regionfastigheter 20 (47)

21 Leverantör Attesterade Oattesterade Datum Belopp Du kan söka på samma begrepp som vid sökning av leverantör, dvs leverantörens namn, plusgironummer, bankgiro och momsreg nr. Du kan också ange del av sökbegreppet åtföljt av asterisk (*). Om du markerar attesterade visas de fakturor som har status DEF ATT och HBET ATT. Om du markerar oattesterade visas de fakturor som endast har status NY eller PREL. Sökning kan ske på olika datumtyper. Ange ett datumintervall som hör till den datumtyp som eventuellt angivits i föregående fält. Följande alternativ finns: Fakturadatum Förfallodatum Registreringsdatum Betalningsdatum Du kan söka på olika belopp. Ange ett beloppsintervall som hör till den typ av belopp som eventuellt har angivits i föregående fält. Följande alternativ finns: Utländsk valuta Svenska kronor Momsbelopp När Du trycker Enter visas alla fakturor som motsvarar dina sökbegrepp. Du bläddrar i listan genom att använda rullningslisten. Om du vill titta på en faktura i detalj gör du så här: Handbok LR Regionfastigheter 21 (47)

22 Markera den faktura du vill titta på. Klicka på knappen Visa. Nu kommer du till en bild som visar fakturauppgifterna. Se vidare i avsnitt Analysera fakturor. Tryck Esc för att återgå till listan med fakturor. Du kan även markera fakturan i listan och trycka Enter (eller dubbelklicka på raden), du kommer till samma bild med uppgifter om fakturan. Om du högerklickar, får du upp en lista med olika alternativ. Om du väljer Överför till Excel, kommer det att öppnas ett nytt Exceldokument med ditt urval liggande i kolumner. För att avsluta, tryck Esc. Handbok LR Regionfastigheter 22 (47)

23 Automatisk utbetalning För automatiska utbetalningar av leverantörsfakturor anges kommando Leverantörsreskontra/Bearbetningar/Automatisk utbetalning (RK:UBB). I detta kommando kan du skapa, redigera och skicka iväg ett utbetalningsunderlag. För att skapa en journal skall du fylla i fälten Utbetalningsform, resp. Datum. Utbetalningsformen kan du söka in med hjälp av förstoringsglaset, alternativt ange din utbetalningsform. För närmare instruktion ang. automatiska utbetalningar, se Raindance manual Reskontra. Flödet i kommandot är följande: Skapa journal. Här finns även möjlighet att skriva ut den. Journalen får status PREL och kan fortfarande strykas. Registrera, uppdatera journalen. Journalen har fortfarande status PREL och kan strykas. Definitivsätt, journalen får nu status DEF. Överför journalen till värddator. Journalen får nu status DEFÖ. Skriv ut, journalen får nu status KLAR. Verifikationstyper och verifikationsnummer för automatiska utbetalningar: Vertyp Vernr i EK Förklaring LRBA Betalningar automatiska Handbok LR Regionfastigheter 23 (47)

24 Rättelser Rätta definitivsatt faktura (status DEF ATT) När fakturan är definitivsatt kan endast förfallodatum, referens och betalningsvillkor ändras. Detta gäller både de fakturor som är skapade i Raindance leverantörsreskontra och i Fakturaportalen. Sökväg: Gå till Leverantörsreskontra, Fakturor, Registrering (RK:LFR). Ange, eller sök in faktura och ändra de uppgifter som ska ändras. Övriga ändringar görs genom kvittning. Hur du kvittar en faktura kan du läsa i avsnittet Kvittning. Kvittning Denna rutin använder du när du vill skapa en identisk kreditfaktura utifrån en tidigare registrerad debetfaktura i reskontran. Observera reskontraposttypen/fakturatypen. En kreditfaktura hanteras på samma sätt som en debetfaktura. Kreditfakturan skall alltid direktkonteras med samma kommandon som debetfakturan. Skapa en Direktkonterad kreditfaktura Ta en kopia på den faktura som skall kvittas och skriv på fakturanumret på kopian. Sökväg: Gå till Leverantörsreskontra, Fakturor, Registrering (RK:LFR) Handbok LR Regionfastigheter 24 (47)

25 Tryck Enter. Du kommer nu vidare till fönstret där du ska registrera uppgifter för leverantörsfakturan. Ange Leverantörens ID, samma som på debetfakturan. Fakturans datum, dagens datum förslås men kan ändras. Verifikationsdatum, dagens datum förslås men kan ändras. Reskontraposttyp, samma som på debetfakturan. Fakturanumret på den faktura du skall kopiera Markera teckenbyte (kredit) Tryck Enter Handbok LR Regionfastigheter 25 (47)

26 Här ska det komma upp en liten ruta: Kopiera faktura! Detta funkade inte när jag gjorde det på RS. Vad kan det ha berott på?? Observera att beloppet och moms nu står med minustecken. För att fortsätta, tryck Enter. Systemet reagerar på att leverantörsfakturanumret (Er referens) redan finns. Klicka på Ja för att fortsätta. Systemet ger automatiskt ett annat leverantörsfakturanummer i Er referens. Nu kommer en ny frågebox upp: Slutkontera Fakturan?. Klicka Ja för att fortsätta med slutkontering. Kontera med samma objektkoder som på debetfakturan. Tryck Enter! Konteringsrad för utfall kommer upp. Skriv in beloppet med minustecken, ev. textrad. Handbok LR Regionfastigheter 26 (47)

27 Tryck Enter! Kontrollera att Diff=0. Tryck Esc två gånger. Bekräfta om du vill godkänna verifikationen. Tryck Enter eller klicka på Ja. Nedanstående lilla ruta kommer inte upp när jag gjorde detta moment på RS! Handbok LR Regionfastigheter 27 (47)

28 Klicka i rutorna Konteringen skall kopieras och Fakturan skall kvittas Tryck Enter Verifikationen får nu status HBET(helt betalt) Tryck på Esc för att avbryta. Längst ned i högra hörnet visar systemet det nya fakturanumret, skriv detta på fakturan. Kvitta Leverantörsfakturor Sökväg: Leverantörsreskontra/Betalning-Bokning/Registrering (RK:LBR) Som förslag på verifikationsdatum ges dagens datum. Lämna fältet för Vernr blankt. Tryck Enter. Verifikationsnumret sätts automatiskt. Ange: Handbok LR Regionfastigheter 28 (47)

29 Konto PG, för plusgirot Ev Faktura Fakturanummer Leveran Leverantörsid Text Ange att det är en kvittning Tryck Enter. En varningsruta kommer upp för att du inte angivit ett belopp. Tryck Enter, två gånger. Du skall nu betalningsmarkera debetfakturan och kreditfakturan genom att dubbelklicka på vardera faktura. En i taget. Handbok LR Regionfastigheter 29 (47)

30 Klicka i rutan Helt betald, tryck Enter. Gör på samma sätt med kreditfakturan. Fakturorna är nu fått markering L (= likvid) och i fältet Kvar är det noll kronor. Klicka på knappen Avsluta. En betalningsverifikation skapas automatiskt och du avslutar den genom att trycka Esc två gånger. Handbok LR Regionfastigheter 30 (47)

31 Klicka på Ja för att godkänna verifikationen. Verifikationen har nu fått status DEF och fakturorna HBET. Makulera leverantörsfaktura Om en faktura är felaktig och du inte vill rätta den kan du i denna rutin makulera fakturan. Endast fakturor med status NY och PREL kan makuleras. Fakturan får inte vara definitivsatt. Makulering innebär att alla fakturauppgifter ligger kvar, men reskontrabeloppet blir 0. Sökväg: Leverantörsreskontra/Fakturor/Makulering mm (RK:LFX) Handbok LR Regionfastigheter 31 (47)

32 Ange fakturanummer (verifikationsnummer). Klicka på knappen Makulering. Tryck Enter. Uppgifter om fakturan visas i fönstret och du får ett kontrollmeddelande: Bekräfta makulering Klicka på Ja. Om fakturan som ska makuleras har ett annat registreringsdatum än dagens datum får du ytterligare ett meddelande: Bekräfta datumbyte till. Klicka på Ja-knappen endast om den ursprungliga perioden inte är öppen i redovisningen. Annars svarar du Nej. Du kommer tillbaka och kan makulera fler fakturor. Tryck på Esc för att återgå till menyn för leverantörsfakturor. Handbok LR Regionfastigheter 32 (47)

33 Söka leverantör Känner du till leverantörsidentiteten som plus- eller bankgiro, momsregistreringsnummer anger du det i fältet Leverantör och trycker sedan Enter. Då kommer du direkt till leverantörsregister-bilden med detaljuppgifter. Det finns två vägar att söka efter leverantören, via registrering eller visa-bilden som båda ligger under leverantörer i menyträdet. Sökning via Visabilden (RK:LVV) För att söka efter en leverantör, kan du ange ett sökbegrepp. Det kan t ex vara en del av ett namn. Exempel: För att se alla leverantörer vars namn innehåller teckenföljden fastig Skriv *fastig* Tryck på Enter. Alla leverantörer som du får träff på i sökningen visas i en lista. Exempel: För att se alla leverantörer som börjar på bokstaven P : Skriv P* Tryck på Enter. Alla leverantörer som du får träff på i sökningen visas i en lista. Handbok LR Regionfastigheter 33 (47)

34 Avancerad Sökning via Visabilden Vill du söka på andra begrepp, kan du göra en mer avancerad sökning. Se till att fältet Leverantör är tomt och tryck på Enter. Sökbilden visas: Du kan använda textfält, status, koder, datum och belopp för din sökning. Sökbilden visar en ruta för varje sökområde med sökparametrar. Du kan kombinera flera sökparameterar för att förbättra/begränsa din sökning. Fyll i så många fält du kan för att begränsa din sökning. Tryck Enter. Handbok LR Regionfastigheter 34 (47)

35 Fältkommentarer Lev.ID Namn Telefon Bankgiro Sökbegrepp Ort Momsreg PlusGiro Status Senast ändrad av Datum Koder Belopp Leverantörsidentifikation. Leverantörens namn. Du kan ange början på namnet följt av en asteriskt (*), t ex A* för att få fram alla leverantörsnamn som börjar på A. Leverantörens telefonnummer. Leverantörens bankgironummer. Leverantörens kortnamn Leverantörens postadress. Leverantörens momsregisterings-/organisationsnummer. För privatpersoner anges personnummer med 12 siffror. Leverantörens plusgironummer. Du kan söka på leverantörer som har status aktiv eller passiv, dvs som är aktiv- eller passivmarkerade. Ange den treställiga påloggningssignaturen, t ex för att titta på leverantörer som du har ändrat. Ange ett datumintervall på formen ÅÅMMDD. Markera vilket datum du avser, d v s nyregistrering eller ändring Markera om tabellen du söker efter är en tabell som hör ihop med leverantören eller fakturan. Ange ett beloppsintervall. Markera vilken av följande beloppstyper du söker efter: Saldo Kreditlimit Outnyttjat Omsättning i år Omsättning föregående år Efter sökningen visas de leverantörer i leverantörsregistret som stämmer överens med de alternativ du angav. Om du inte angivit några begränsningar visas hela leverantörsregistret. Handbok LR Regionfastigheter 35 (47)

36 Om du vill begränsa urvalet ytterligare, kan du begära fram Sökbilden på nytt. Den nya sökningen sker då bland de redan utsökta leverantörerna. Klicka på knappen Urval. Fyll i så många fält du kan för att begränsa sökningen ytterligare. Tryck på Enter. Du kan titta på en leverantör i listan och sedan återkomma till leverantörslistan genom att använda VISA-knappen. Markera den leverantör du vill titta på. Klicka på knappen Visa. Du kan utgå från detta fönster för att analysera leverantörens reskontraställning och se på leverantörens fakturor. För beskrivning, se avsnittet Analysera leverantör. Klicka på Esc för att återgå till leverantörslistan. Analysera leverantör När du vill analysera en leverantör väljer du leverantörer, visning i översiktsmenyn för leverantörsreskontran. Då visas menyn Leverantörsregister. Sökväg: Gå in på Leverantörsreskontra/Leverantörer/Visning (RK:LVV). Handbok LR Regionfastigheter 36 (47)

37 Ange leverantörsidentitet för att finna leverantören. Se beskrivning under rubriken Söka leverantör. Här ser du en kort information om reskontraställningen. Vid fältet Saldo ser du summan vi är skyldiga leverantören vid dagens datum. Fältet Omsät visar summan vi handlat för under innevarande bokföringsår. Du kan också se när leverantören registrerades i registret och vem som gjorde det. Där finns också en uppgift om senaste korrigering. Utlandsbank Om leverantören är utländsk visas knappen Utlandsbank. Observera att knappen inte visas för svenska leverantörer. Knappen innehåller information om bankuppgifter vid utlandsbetalningar, dvs banknamn, swiftadress och bankkonto. Handbok LR Regionfastigheter 37 (47)

38 Tryck på Esc för att stänga fönstret Utlandsbank. Visa reskontraställning Längst ner i fönstret kan du ange ett datum för vilket du kan se reskontraställningen för leverantören mer detaljerat. Som förslag får du dagens datum. Du kan även välja status på de fakturor som du vill titta på. I fältet "Urval" anger du vilken typ av fakturor du vill se. Fakturastatusen kan vara: N = nya P = preliminära D = definitva H = helt betalda M = makulerade K = klarmarkerade. När du är klar tryck Enter. Bilden som nu visas innehåller information om fakturanummer, reskontraposttyp, leverantörsid, fakturadatum, förfallodatum, betalningsdatum/förfallodag, status för varje faktura, eventuell referens, fakturabelopp i fakturans valuta, reskontrabelopp i svenska kronor samt leverantörens namn. För att se hela raden måste du skrolla längst ner i bilden. Handbok LR Regionfastigheter 38 (47)

39 Om en faktura inte är betald visas förfallodatum i stället för betalningsdatum. Dessutom får du en summering av förfallet belopp för dagens datum och ett totalt reskontrabelopp. Om du vill granska en faktura närmare kan du dubbelklicka på raden (eller skriva fakturanumret i fältet där markören står och tryck enter). Du kommer då till fakturavisningen. Mer information finns i avsnittet Analysera leverantörsfakturor. Skriva ut från leverantörsregistret Med hjälp av denna funktion kan du få en utskrift ur leverantörsregistret. Välj leverantörer, utskrift i menyn för leverantörsregister. Sökväg: Gå in på Leverantörsreskontra/Leverantörer/Utskrift (RK:LVU) Handbok LR Regionfastigheter 39 (47)

40 Du kan skriva ut vissa leverantörer genom att göra urval på leverantörsid (t ex plus-och bankgiro). Dessutom har du möjlighet att välja utskriftsformat (kort lista). Du kan även välja att se det på bildskärm. Väljer du ingen speciell leverantör trycker du på Enter och då får du upp alla leverantörer där du då kan välja att få de utskrivna på skrivare eller se på bildskärmen. Ange Skrivarnummer, vill du ha den på bildskärm eller till din egen windowsskrivare, anger du -1 Antal ex (1 är standard) Urval av leverantör Eventuell kort lista Välj mellan endast aktiva eller endast passiva leverantörer. Tryck på Enter. Fältkommentarer Id Ange leverantörsid, plus- eller bankgiro eller intervall. Kort lista Markera om du du vill ha en kort variant av leverantörsutskriften. Då kommer en rad per leverantör att skrivas ut. I annat fall får du uppgifter om två leverantörer per sida. Anteckningssida Markera om du vill skriva ut en anteckningssida till leverantören. Observera att du då måste välja lång lista. Endast aktiva Markera här om endast aktiva leverantörer ska skrivas ut. Endast passiva Markera här om endast passiva leverantörer ska skrivas ut. Handbok LR Regionfastigheter 40 (47)