Aveny. Anläggningredovisning

Transkript

1 h j ä l p e r t i l l at t h å l l a o r d n i n g p å a n l ä g g n i n g s t i l l g å n g a r o c h i n v e n ta r i e r Aveny Anläggningredovisning

2 Aveny Anläggningsredovisning Med Aveny Anläggningsredovisning är ett hjälpmedel till god kontroll på anläggningstillgångar och inventarier. Med anläggningstillgång menas en tillgång som skrivs av efter en viss plan. Med inventarier menas övriga fasta tillgångar. Förutom detaljuppgifter från anskaffningstillfället, t.ex. leverantör, inköpsdatum, anskaffningspris och kontering, så presenterar programmet ekonomiska uppgifter, t.ex. kompletterande investeringar, avskrivningar och bokfört värde, vid valfri tidpunkt. Aveny Anläggningsredovisning kan köras helt integrerat med Aveny Ekonomi. Förändringar som påverkar anläggningstillgångarnas bokförda värde t ex nedskrivningar, utrangeringar, tilläggsinvesteringar mm bokförs då alltid automatiskt i Aveny Ekonomi. Avskrivningar och internränta bokförs snabbt och enkelt per anläggningsgrupp (församling) i särskild rutin. Avskrivningar och internränta kan bokföras vid valfria tillfällen för valfri period, t ex en gång per månad eller endast en gång i samband med årsavslut. Aveny Anläggningsredovisning används också för att registrera kyrkliga inventarier. För kyrkliga inventarier registreras ofta försäkringsvärde, historiska data mm. Ofta lagras också en bild på föremålet. 2

3 Anläggningar/inventarier Rutinen används för registerunderhåll av anläggningstillgångar och övriga inventarier. Vid upplägg av anläggningsregistret finns det möjlighet att registrera ingående investeringar med angivande av ingående ackumulerade avskrivningar. Uppgifter om investeringsvärde o s v visas per den period (månad) som valts i fältet högst upp till höger i bilden. Anläggningar och inventarier som utrangerats innan angiven period visas inte i urvalet. När rutinen startas gör man först ett urval av önskade anläggningstillgångar. Dessa visas då överskådligt i fliken innehåll mot vit bakgrund medan övriga inventarier så som kyrkliga inventarier och förbrukningsinventarier visas mot gul bakgrund (styrs av huvudrubrik). Genom att högerklicka på ett objekt kan man; Byta anläggningsgrupp (grupptillhörighet visas i rubrikraden, t ex Kyrkliga samfälligheten) Korrigera anläggningsnumret (anläggningens/inventariens unika id-nummer) Visa logg för aktuellt objekt (visar vilka ev förändringar som gjorts samt uppgift om vem som ändrat och vid vilken tid). Exportera informationen i innehållsfliken till Excel 3

4 Inventarie Förutom grunduppgifter om Anläggningen/Inventarien visas också Ackumulerade värden per vald månad (fältet längst upp till höger). För varje anläggning/inventarie går det att precisera var den finns (Område, Byggnad, Rum), under vilken rubrik i bokföringsunderlaget den sammanräknas och vilken kategori den tillhör. Kontering Vid bokföring av avskrivningar och internränta hämtas konteringsförutsättningar från programmets parameter för konteringsmallar. Om man i konteringsmallar registrerat att kontodelar skall hämtas från Anläggningar/Inventarier så kan dessa kontodelar registreras på denna flik. 4

5 Övr uppgifter Ett anläggningsregister innehåller vitt skilda typer av anläggningstillgångar och inventarier. För att bringa reda i dem grupperas de i anläggningskategorier. För varje anläggningskategori finns det möjlighet att registrera upp till åtta st övriga uppgifter. Egendefinierade fält Ett obegränsat antal egendefinierade fält kan läggas upp i bilden. Vilka dessa skall vara och vilka inmatningsregler som gäller för dem styr användare själv över. De egendefinierade fälten läggs upp per företag (databas). 5

6 Egendefinierade noteringar På liknade sätt kan egendefinierade noteringar läggas upp under nästkommande flik. Även de egendefinierade noteringarna läggs upp per företag (databas). Händelser Här visas de olika händelser som registrerats eller genererats för aktuell anläggning/ inventarie. Följande typer av händelser förekommer (i kronologisk ordning): Normal investering (blå text) En normal investering är antingen bokförd i huvudboken eller registrerad direkt på händelsefliken. För varje investering registreras Investerat belopp, Inköpsdatum och Avskrivningstid. Ingående investering (blå text) Registreras normalt per den 1/1 något år. Både Investerat belopp, Ack avskrivningar, Avskrivningstid och Återstående avskrivningstid registreras. 6

7 Kalkylerad avskrivning (gul bakgrund) Efter sista bokförda avskrivningen visas kalkylerade avskrivningar fram till vald månad (längst upp till höger i rutinformuläret) Registrerad avskrivning Innan man bokför första avskrivningen är samtliga avskrivningar kalkylerade. När första avskrivningen bokförs blir samtliga avskrivningar på tidigare bokföringsår automatiskt ändrade till registrerade. Investeringar med registrerade avskrivningar kan inte ändras. Bokförd avskrivning Avskrivning som registrerats och bokförts i rutinen avskrivning. Registrerad nedskrivning (blå text) På anläggningsgrupper som inte knutits till Aveny Ekonomi kan nedskrivningar registreras. Dessa nedskrivningar måste också bokföras manuellt i huvudboken. Bokförd nedskrivning (blå text) När en nedskrivning registreras på anläggningsgrupper som knutits till Aveny Ekonomi så bokförs denna nedskrivning alltid samtidigt i en tillhörande bokföringsverifikation. Registrerad utrangering (röd text) På anläggningsgrupper som inte knutits till Aveny Ekonomi kan utrangeringar registreras. Dessa utrangingar måste också bokföras manuellt i huvudboken. Bokförd utrangering (röd text) När en utrangering registreras på anläggningsgrupper som knutits till Aveny Ekonomi så bokförs denna utrangering alltid samtidigt i en tillhörande bokföringsverifikation. Registrerad avyttring (röd text) På anläggningsgrupper som inte knutits till Aveny Ekonomi kan avyttringar registreras. Dessa avyttringar måste också bokföras manuellt i huvudboken. Bokförd avyttring (röd text) När en avyttring registreras på anläggningsgrupper som knutits till Aveny Ekonomi så bokförs denna avyttring alltid samtidigt i en tillhörande bokföringsverifikation. 7

8 Beskrivning Fri text med obegränsat antal tecken som beskriver anläggningen/inventarien. Bild Ett bra sätt att dokumentera anläggningar och inventarier är att lagra en bild på Anläggningen/Inventarien. Till bildfliken kan du enkelt hämta in en bild som är sparad den. Bilden på bildfliken lagras i databasen och visas direkt av Aveny. 8

9 Dokument Ett valfritt antal dokument kan lagras i databasen. Alla typer av dokument t ex Worddokument, Excel-kalkyler eller bilder kan knytas till anläggningen/inventarien och sparas i databasen. 9

10 Investeringsrader I denna rutin visas samtliga konteringar som gjorts på investeringskonton som investeringsrader. Om investeringen härrör sig från en leverantörsfaktura och man använder sig av elektronisk attest så kan även fakturabilden visas. Investeringsrader skall normalt knytas till investeringar på Anläggningar/Inventarier. Felaktigt registrerade investeringsrader kan makuleras eller tas bort. När rutinen startas visas ett föreslaget urval innehållande samtliga investeringsrader som ännu inte knutits till någon Anläggningstillgång i Aveny Anläggningsredovisning. Via urvalsknappen kan man som vanligt välja ett annat valfritt urval. 10

11 Investeringsrader som ej knutits till Anläggningstillgångar visas med röd text. Investeringsrader som skapats från verifikationer vars bokföringsjournal ej definitivbokförts visas med svart text mot gul bakgrund. Ombokförda investeringsrader visas med grön text. Makulerade investeringsrader visas med gul text. Investeringsrader som knutits till Anläggningstillgångar visas med vanlig svart text. Genom att högerklicka på bilden erbjuds användaren bl a att skapa, ombokföra, och ta bort investeringsrader. Ny investering från investeringsrad Genom att markera en eller flera investeringsrader och trycka på kan man knyta investeringsraderna till investeringar på Anläggningar/Inventarier. Markera en eller flera investeringsrader som skall tillhöra samma investering och tryck på, du kommer då direkt in i rutinen Anläggningar/Inventarier: Du kan nu välja ett av följande tre alternativ: Registrera en ny anläggningstillgång och knyt investeringsraden till anläggningstillgångens investering Hämta en befintlig anläggningstillgång via Urvals-knappen, registrera en ny investering och knyt investeringsraden till den nya investeringen Hämta en befintlig anläggningstillgång via Urvals-knappen och knyt investeringsraden till en redan registrerad investering. 11

12 Pågående investeringar Rutinen används för att hålla reda på pågående investeringar. Samtliga konteringar på konto för pågående investeringar, vilka inte är aktiverade och bokförda på investeringskonto, visas på formuläret när rutinen öppnas. Upp till vänster väljer man till och med vilket bokföringsår som investeringar skall visas. När anläggningstillgången tas i bruk skall investeringen aktiveras vilket innebär att den pågående investeringen bokförs på investeringskonto samtidigt som en anläggningstillgång registreras i anläggningsregistret. Som alternativ till denna rutin kan pågående investeringar bokföras via projektredovisning i kontoklass 0. Detta alternativ bör användas vid större investeringsprojekt men kan också användas för samtliga investeringar. Pågående investeringar som ej aktiverats visas med röd text. Pågående investeringar vars bokföringsjournal ej definitivbokförts visas med svart text mot gul bakgrund. Ombokförda investeringsrader visas med grön text. Makulerade investeringsrader visas med gul text. Investeringsrader som knutits till Anläggningstillgångar visas med vanlig svart text. 12

13 Avskrivningar och internränta Bokför avskrivningar Rutinen bokför eller beräknar avskrivningar för ett visst bokföringsår till och med en angiven månad. Bokföringskonto styrs av programmets systemparametrar. När rutinen startas får man välja om om avskrivningar skall beräknas och bokföras eller endast beräknas. Välj önskat alternativ och tryck på. Alternativ: Bokföra avskrivningar Avskrivningar bokförs alltid från årets början till och med angiven månad. Innan bokföringsåret är låst kan värdet på anläggningstillgångarnas investeringar ändras genom att investeringsrader tas bort eller läggs till, vilket medför att redan bokförda avskrivningar måste korrigeras. Programmet korrigerar alltid automatiskt sådana förändringar vid nästa beräkning, det är därför möjligt att beräkna flera gånger till och med samma månad. Alternativ: Beräkna avskrivningar för budget Avskrivningar kan beräknas för valfritt år, eventuellt redan bokförda avskrivningar redovisas i särskild kolumn. Samtliga avskrivningar från årets början till angiven månad visas i tabellen, en rad per investering. Tabellen kan genom en enkel knapptryckning exporteras till Excel. 13

14 Bokför internränta Rutinen bokför eller beräknar internränta för ett visst bokföringsår till och med en angiven månad. Bokföringskonto styrs av programmets systemparametrar. När rutinen startas får man välja om om internränta skall beräknas och bokföras eller endast beräknas. Välj önskat alternativ och tryck på. Alternativ: Bokföra internränta Internränta bokförs alltid från årets början till och med angiven månad. Innan bokföringsåret är låst kan värdet på anläggningstillgångarnas investeringar ändras genom att investeringsrader tas bort eller läggs till. Detta medför att redan bokförd internränta måste korrigeras. Programmet korrigerar alltid automatiskt sådana förändringar vid nästa beräkning, det är därför möjligt att beräkna flera gånger till och med samma månad. Alternativ: Beräkna internränta för budget Internränta kan beräknas för valfritt år, eventuellt redan bokförd internränta redovisas i särskild kolumn. Beräknad internränta från årets början till angiven månad visas i tabellen, en rad per investering. Tabellen kan genom en enkel knapptryckning exporteras till Excel. 14

15 a v e n y a n l ä g g n i n g s r e d o v i s n i n g Rapporter Under rubriken Rapporter i menyraden finns möjlighet att skriva ut specifikationer och sammanställningar av årets bokföringshändelser. Det går också själv bygga egna Wordoch Excel-rapporter utformade efter egna önskemål. 15

16 Ett gränslöst program Telefon Telefax Krokslättstorg Mölndal