Raindance. Nyheter/förändringar byte från version 2012 Vår till 2013 Vår

Transkript

1 Raindance Nyheter/förändringar byte från version 2012 Vår till 2013 Vår Fastställd av ekonomidirektör Claes Falk efter föredragning av systemansvarig Maud Tellström.

2 Innehållsförteckning Version 2013 Vår 3 Byte av klienter 3 Nyheter i version 2013 Vår 4 Raindance-portalen 4 Ny inloggningsbild 4 Påminnelse via e-post från Centralen 4 Förbättring av kodguiden i portalen 5 E-post till leverantör från fakturabild 5 E-post till attestanter från konteringsdialog 5 Referenskoder 6-ställiga (Cirkulationsmallar) 6 Externa leverantörsfakturor, kontroll av dubbletter på Er referens och OCR-nr 6 Utländska fakturor med avrundningsdifferens 6 Förbättrade information 6 Snabbkommandon 7 Raindance Classic 7 Ny inloggningsbild 7 Anläggningsregistret - tusentalsavskiljare i bilder/listor 7 Statusurval sparas inte per användare i visningsbilderna 8 Räntan beräknas tidigast 30 dagar efter fakturadatum 8 Summering av rader i verifikation eller huvudboksanalys 8 2

3 Version 2013 Vår Detta dokument beskriver förändringar och rättningar i samband med versionsbytet samt en del förbättringar som vi valt att införa samtidigt som versionsbytet. Bytet till version 2013 Vår innefattar två nya versioner och bytet sker från nuvarande version 2012 Vår. Ytterligare information gällande förändringarna ges i respektive lathund/handledning. De ändringar/nyheter som anges nedan gäller efter versionsbytet fredagen den 20 september Byte av klienter Den 20 september ska byte av klient för Raindance classic vara genomfört. Du bör använda java-klienten för Raindance classic. Du får då med automatik alltid rätt version av klient samt att det finns vissa funktioner i java-klienten som inte finns i windows-klienten. Det finns numera två varianter av java-klienten, med eller utan kommandoträd. Hur du ställer in din javaklient så att du kan använda både meny och kommandostyrning finns på Om du väljer att använda windows- klienten för Raindance classic är den lokalt installerad på din dator. På många arbetsplatser sker automatisk installation av ny windows-klient. Kontrollera med din IT-ansvarige om vad som gäller hos dig. Systemleverantören har annonserat att de planerar att sluta underhålla windows-klienten vilket medför att vi då kommer att ta bort den. Java-klienten och windows-klienten kan användas parallellt på din dator. Raindanceportalen använder webbaserad klient och därför behöver du inte installera den i din dator. Läs mer om klienterna på För att se vilken version av klient du har i Raindance klickar du på?-tecknet i menyraden och väljer Om Raindance Client, där det efter årets byte ska stå 2013V. 3

4 Nyheter i version 2013 Vår Raindance-portalen Ny inloggningsbild Inloggningsfönstret till Raindancportalen har fått ett nytt utseende. Påminnelse via e-post från Centralen Via påminnelsefunktionen i Centralen kan du påminna användare om att de har leverantörsfakturor och bokföringsorder att hantera i sin inkorg. Du hittar funktionen i Centralen och under rubriken Påminn. Där kan du skicka påminnelser för alla rapporter och för varje rapport också för alla typer av dokument (bokföringsorder och leverantörsfakturor). Påminnelse via e-post från Centralen innehåller mer information än de som systemet skickar ut automatiskt varje måndag och tisdag. Den här funktionen ska dock bara användas som komplement till de automatiska påminnelserna. 4

5 Exempel: Påminnelse leverantörsfakturor. Förbättring av kodguiden i portalen Söker du i konteringsraden och om du innan har skrivit in en kod i objektfältet så kommer du direkt till fliken Sök i Kodguiden och får då med den angivna koden. Om du söker med stjärna efter koden visas de koder som börjar med angiven kod. Se nedan som visar sökning av alla projekt som börjar på 222. E-post till leverantör från fakturabild Du kan skicka e-post till en leverantör från leverantörsfakturabilden. Funktionen finns för leverantörsfakturor. Exempel: Du vill fråga leverantören om fakturerat belopp? Du klickar du på ikonen E-post. E-post-adressen hämtas från leverantörsregistret och i ämnesraden skrivs automatiskt fakturans Er referens och OCR-nummer. Om ikonen E-post är gråmarkerad finns ingen e-post-adress registrerad på leverantören. E-post till attestanter från konteringsdialog På leverantörsfakturor kan du skicka e-post till attestanter som redan har attesterat konteringsrader. E-post-adress för attestanter hämtas från användarregistret och i ämnesraden på e-postbrevet kommer automatiskt fakturanumret. Finns inga konteringsrader attesterade får du upp ett e-postbrev utan mottagare som du kan skicka till valfri person. E-postadressen skrivs då in manuellt. 5

6 Referenskoder 6-ställiga (Cirkulationsmallar) De 6-ställiga referenskoderna (cirkulationsmallarna) kan numera även sättas upp för institutionens avdelningar och funktioner. En referenskod som t.ex. en ekonomiadministratör har för en viss avdelning på institutionen behöver därför inte längre upphöra även om administratören som står för koden slutar. Referenskoden kan då överlåtas till en annan användare. Med dessa ändringar hoppas vi att det ska underlätta hanteringen av referenskoder där annars leverantör måste meddelas ny kod. Om institutionen önskar sätta upp denna typ av cirkulationsmallar kontaktas avdelningen för ekonomi och upphandling på samma sätt som för övriga cirkulationsmallar. Externa leverantörsfakturor, kontroll av dubbletter på Er referens och OCR-nr När en extern leverantörsfaktura registreras kontrolleras det om OCR-nummer eller Er referens finns på andra fakturor för leverantören. För tidningsprenumerationer, hyror, försäkringar som ofta har samma OCR-nummer och Er referens resulterar kontrollen att fakturor i onödan fastnar i filtret för dubbletter i Centralen eller att användare får en onödig varning när fakturan ev. ska ändras. Det går nu att ange olika datumintervall för olika leverantörer inom vilken kontrollen av dubbletter ska ske. På så vis minskar antalet fakturor som fastnar. Funktionen sätts upp på leverantören. Utländska fakturor med avrundningsdifferens På utländska leverantörsfakturor med flera konteringsrader kan det bli en avrundningsdifferens i verifikationen på det svenska beloppet. Numera bokas den differensen automatiskt bort i samband med att fakturan attesteras och då med samma kontering som konteringsraden innan. Avrundningsraden är bara synlig på verifikationen ifrån classic. Om fakturan avser en anläggningstillgång blir det då också ett preliminärt anläggningsobjekt som ska tas om hand i Preliminära anläggningsregistret POR. Förbättrade information Informationen i ledtexter och popup-rutor har blivit tydligare. 6

7 Snabbkommandon Snabbkommandot för fliken Kontering är Alt+1 och för fliken Cirkulation är den Alt+2. Snabbkommande för att söka kod när du står med markören i ett konteringsfält är Alt+Q. Raindance Classic Ny inloggningsbild Inloggningsfönstret till Raindance classic har fått ett nytt utseende. Anläggningsregistret - tusentalsavskiljare i bilder/listor Belopp visas med tusentalsavskiljare. Det gäller funktionerna: Definitiv anläggning, registrera (AR:DOR) Definitiv anläggning, visa (AR:DOV) Definitiv anläggning, utrangering/försäljning (AR:UTR) Historik totalsammanställning (AR:HIT) Historik ställning per datum (AR:HID) 7

8 Statusurval sparas inte per användare i visningsbilderna I Kund; visning (RK:KUV) och i Leverantör; visning (RK:LVV) sparas inte statusurvalet i fältet Urval om du har ändrat urvalet. När du går in i funktionen nästa gång är statusurvalet återställd till NPDH. Räntan beräknas tidigast 30 dagar efter fakturadatum Ränteberäkningar för kundfakturor kommer fortsättningsvis sättas så att de startar tidigast 30 dagar efter kundfakturans fakturadatum. Ändring av förfallodatum genomfördes under våren så att om förfallodatum infaller under en helg sätts förfallodatum till närmaste vardag innan helgen. Det här har medfört att i vissa fall kan ränteberäkningen ha startat tidigare än efter 30 dagar. Summering av rader i verifikation eller huvudboksanalys Det går att i VRH/HBA markera ett antal rader och sedan summera dessa. Det gör du genom att höger-klicka på kolumnrubriken Utfall och välja Summera markerade rader. Längst ned i bild visas då en gulmarkera rad med summeringen. 8

9 9