VÄLKOMNA. till den första Korta redovisningsdagen 2017! Anläggningar Redovisning av bidrag Avbryt och fråga! Bensträckare

Transkript

1 VÄLKOMNA till den första Korta redovisningsdagen 2017! Anläggningar Redovisning av bidrag Avbryt och fråga! Bensträckare

2 ANLÄGGNINGSREDOVISNING Linette Bengtsson Anna Elfman

3 Inköp av materiella anläggningstillgångar vid Göteborgs universitet Nyanskaffningar på ca 200 miljoner kronor årligen Bokförda värdet är drygt 500 miljoner kronor Ett investeringsbeslut påverkar ekonomin under en längre tid Viktigt att vi har en så rättvisande redovisning som möjligt av våra investeringar.

4 Vad är en anläggningstillgång? EKONOMIENHETEN Med en anläggningstillgång menar vi tillgångar som är redovisade som en tillgång i balansräkningen och som genererar avskrivningar i kostnadsredovisningen. För att inköpet ska klassas som en anläggningstillgång behöver tre kriterier vara uppfyllda; Anskaffningsvärde på minst kr exkl. moms. Anläggningstillgången ska anskaffas för stadigvarande bruk i verksamheten. Ekonomisk livslängd om minst tre år.

5 Två konton för anläggningstillgångar EKONOMIENHETEN För kontering vid inköp av anläggningstillgångar används två konton, konto och konto Konto används när en verksamhet ska belastas med avskrivningskostnaden varje månad och kontot används alltid vid anslagsfinansierad verksamhet och vid bidrag i efterskott. Konto används när en bidragsverksamhet ska belastas i bokföringen med hela anskaffningsutgiften direkt och ska användas när bidrag erhålls i förskott eller tolftedelar.

6 Inventarier med ett naturligt samband EKONOMIENHETEN Inventarier med ett naturligt och funktionellt samband ska redovisas som en enda tillgång om det totala anskaffningsvärdet uppgår till minst kr exkl. moms. Exempel på inventarier som anses ha ett naturligt samband är en dator, ett tangentbord och en skärm. Indikatorer på ett naturligt samband: Delarna används tillsammans under hela sin nyttjandeperiod Samma avskrivningstider för de olika delarna

7 Större anskaffningar av likartade inventarier I vissa fall bör man tillgångsredovisa större anskaffningar av likartade inventarier där respektive inventarie är av mindre värde. Stort antal Högt anskaffningsvärde Exempel: Samtliga möbler på en institution byts ut mot nya möbler till ett anskaffningsvärde om kr. Inköpet ska tillgångsredovisas för att ge en jämn kostnadsfördelning över tid.

8 Löpande inköp av inventarier Om man har en inköpsrutin där man byter ut inventarier av mindre värde löpande under flera år så kan inköpen redovisas som en kostnad eftersom det ger en jämn kostnadsfördelning över tid. Exempel: På en institution byter man ut en tredjedel av alla datorer varje år under en treårsperiod År 1 År 2 År 3 1/3 köps in 1/3 köps in 1/3 köps in

9 Kostnadsförda inventarier EKONOMIENHETEN Inventarier av mindre värde som är stöldbegärliga ska alltid registreras i anläggningsregistret. Exempel på inventarier av mindre värde som anses vara stöldbegärliga är mobiltelefoner, läsplattor och datorer.

10 Två konton för kostnadsförda inventarier som registreras i anläggningsregistret Konto 5610 används för korttidsinvesteringar med en ekonomisk livslängd överstigande ett år och med ett anskaffningsvärde som överstiger 500 euro, men som inte uppfyller kriterierna för att vara en anläggningstillgång. Exempel på det kan vara möbler, verktyg eller datorer. EKONOMIENHETEN Konto 5660 används för korttidsinvesteringar med ett inköpspris som understiger 500 euro, exempelvis mobiltelefoner.

11 Tillägg eller huvudanläggning? EKONOMIENHETEN Tillägg: Kan göras till en befintlig anläggning. Konteringen ska vara identisk med ursprungstransaktionen och får enbart göras inom innevarande budgetår, dvs. inga tillägg på 2016 nu! Huvudanläggning: Används framförallt när man ska koppla samman anläggningar som är införskaffade under olika budgetår.

12 Avskrivningar EKONOMIENHETEN Fördela kostnaden av en tillgång under dess ekonomiska livslängd Avskrivning startar månaden efter registrering i anläggningsregistret Avskrivningstid 3, 5, 7 eller 10 år (anges alltid i månader vid registrering) Ekonomisk livslängd, hur länge det är ekonomiskt fördelaktigt att använda tillgången i verksamheten

13 Lån hos Riksgälden EKONOMIENHETEN Normalt lånefinansieras anläggningstillgångar hos Riksgälden Undantag: icke-statliga bidrag i förskott Lån tas upp per 31/5 och 30/11 varje år Skapa anläggning tömt Om fel gällande lån Ja/Nej kontakta ekonomienheten

14 Förutsättningar Åtgärder Givare Förskott/ efterskott Utgiftsbelastning av projektet? Konto Anläggningsgrupp Lån Avskrivning Anslag Nej xxxxx Ja Månatlig Statlig Bidrag i efterskott Bidrag i Nej xxxxx Ja Månatlig Bidrag Statlig förskott eller 12:e Ja xxxxx Ja Månatlig Ej statlig Bidrag i efterskott Nej xxxxx Ja Månatlig Ej statlig Bidrag i förskott Ja xxxxx Nej Månatlig Uppdrag Nej Ja xxxxx 3xxxxx Ja Ja Månatlig Månatlig Anslag, bidrag, uppdrag Kostnadsfört Korttidsinvestering KOSTN Nej Nej Kostnadsfört KOSTN Nej Nej Fleråriga uppdragsprojekt för en och samma uppdragsgivare där avtal om inköp av utrustning finns för att kunna utföra uppdraget.

15 Inventering EKONOMIENHETEN Minst 1 gång per år Agresso-rapporten - Inventeringsprotokoll Inventeringsförrättaren EJ = den som registrerar anläggningar på institutionen Samtliga anläggningstillgångar som finns hos GU 2017 års inventeringsprotokoll till ekonomienheten senast

16 Avyttring av anläggningstillgång EKONOMIENHETEN Utrangering stulen eller kasserad Blankett Anläggningstillgång - anmälan avregistrering anläggningstillgång, om stort antal - inventeringsprotokollet Anmäls löpande vänta inte till årets slut

17 Försäljning av anläggningstillgångar EKONOMIENHETEN Extern försäljning kontera kundfakturan mot konto 6731* - ingen moms Intern försäljning för om till konto 6731* Konto 3437 Försäljning kostnadsförda inventarier Läs på webben när försäljning blir aktuell! -anlaggningar-och-inventarier/

18 Frågor? EKONOMIENHETEN

19 Vad är ett bidrag Ett bidrag är något som ges för att fylla ett behov, men fyller oftast bara en del av behovet, (samfinansiering) (Wikipedia) Givaren/finansiären har inte äganderätten över resultatet Arbetet är ofta inte närmare preciserat eller styrt Bidragsgivaren har inte rätt att kräva ekonomisk ersättning om arbetet är bristfälligt utfört EU-medel ska i princip betraktas som bidrag Ovanstående fyra punkter är delar av ESV:s beskrivning av bidrag

20 Bidrag vs Uppdrag Ansökan Offert Bidragsbeslut/kontrakt Affärsavtal reglerar uppdraget Forskaren bestämmer arbetet Uppdragsgivaren beställer arbetet Resultatet ägs av universitetet Resultatet ägs av uppdragsgivaren Inkomst av bidrag Intäkt av uppdrag/avgift, fordran Rekvisition Faktura Kan samfinansieras Full kostnadstäckning Får transfereras Moms/ej moms

21 Bidragsverksamheter Verksamhetsgrupp 14*-15* - bidragsfinansierad högskoleutbildning - slutdatum kan anges, pslut - intäkter från kontogrupperna 35*, 36*, 37*

22 Bidragsverksamheter Verksamhetsgrupp 24*-25* bidragsfinansierad forskning Slutdatum kan anges, pslut Intäktskonto 35*, 36*, 37*

23 Bidragsverksamheter Verksamhetsgrupp 26* Samverkan med VGR, särskilt avtal är upprättat mellan VGR och GU som innebär att inga OH-kostnader ska läggas på. Enbart motparter som avser VGR Slutdatum kan anges, pslut Intäktskonto 3614, bidrag från landsting, motpart för landsting

24 Begreppet verksamhet Uppgifter om verksamhet på ekonomiwebben finns här dovisningsmodell/funktionellindelning/ Sök på verksamhetsstruktur Rapporter i Agresso

25 Kombination konto verksamhet - motpart Kontogrupp 35*, Bidrag från statliga myndigheter och affärsverk Verksamhetsgrupperna 14*, 15*, 24*, 25*, 3* Motpart, K202100*, 3598, transferering, 3999 periodisering Motpart och finansiär kan vara olika Undantag: 3529 återbetalning, L-motpart

26 Kombination konto verksamhet - motpart Kontogrupp 36*, Övrig offentlig sektor, (bidrag) Verksamhetsgrupperna 14*, 15*, 24*, 25*, 3* Motpart och finansiär kan vara olika Konto motpart 3611, statliga bolag , övr statlig sektor , landsting, K232100*, 3615, kommuner K212000* 3616, övrig kommunal sektor K222000* 3698, 3699, aktuell motpart Undantag: 3629 återbetalning, L-motpart

27 Kombination konto verksamhet - motpart Kontogrupp 37*, Bidrag från övriga Verksamhetsgrupperna 14*, 15*, 24*, 25*, 3* Motpart från respektive givare Motpart och finansiär kan vara olika Kontona 3798, 37999, aktuell motpart Undantag: 3729, återbetalning, L-motpart Konto motpart 374*, EU KBE 37*, övriga K*

28 Transfereringar Vad är en transferering och hur bokför vi transfereringar och finansiering av transfereringar?

29 TRANSFERERINGAR! VAD ÄR DET FÖR NÅGOT? Ur Wikipedia Ur blinfo.se (Björn Lundén information) Pension Barnbidrag

30 Transfereringar

31 Transfereringar EKONOMIENHETEN

32 Transfereringar Vad får transfereras? Får inte finnas något krav på motprestation Bidrag - om givaren lämnat sin tillåtelse Anslag - om det framgår av regleringsbrevet Aldrig uppdrag - Krav på motprestation finns, avser köp/försäljning av vara eller tjänst

33 Transfereringar Hur bokförs en transferering? Anta att GU fått motta ett bidrag: 352* kredit, t ex 3521, bidrag från statliga myndigheter och affärsdrivande verk 361* kredit, t ex 3611, bidrag från övrig offentlig sektor, (kommun, landsting) 371*,372*, 373*, 374*, 375*, 376* kredit t ex 3711, bidrag från övriga Samtliga motparter ska börja på K* Utbetalning sker till mottagare utan krav på motprestation - 77* debet, bidrag till offentlig sektor - 78* debet, bidrag till internationella organisationer - 79* debet, bidrag till övriga, stipendier Samtliga motparter ska börja på L*, (undantag anslag)

34 Omföring från intäktskonto: Transfereringar Hur bokförs en transferering? Finansiering av utbetalningen måste ske, för att transfereringsavsnittet i kkl 7 ska bli debet, transferering motbokning statl finansiär, (ej anslag) 3698 debet, transferering motbokning övr offentlig sektor 3798 debet, transferering motbokning ej statliga fin Samtliga motparter avser den ursprungliga motparten och ska börja på K* EKONOMIENHETEN Finansieringen i kkl kredit, Anslag för finanisering av transferering 7351 kredit, Bidrag från myndighet för finansiering av transferering 74* kredit, Medel från kommun, näringsliv, övriga för finansiering av transf Samtliga motparter avser den ursprungliga motparten och ska börja på K*

35 Transfereringar Sammanfattning, (exempel) K-motp K-motp K-motp L-motp

36 Transfereringar Konton och motparter K202100* Statliga motparter K212000*=kommuner, K232100*=landsting, statliga bolag K* övriga motparter ANSLAG K202100* Statliga motparter 74* - K212000*=kommuner, K232100*=landsting, statliga bolag, övriga 77* - L-motpart 78* - L-motpart 79* - L-motpart

37 Transfereringar EKONOMIENHETEN

38 Vad är projektslut (pslut)? Pslut styr hur länge verksamheten periodiseras Periodisering av överskott och underskott Överskott oförbrukade bidrag, (skuld) Underskott upplupna bidragsintäkter, (fordran) Upplupna bidragsintäkter förutsätter kontrakt/avtal Påverkar inte resultatet för institutionen/universitetet Resultatet tillförs institutionen/universitetet efter projektslut.

39

40

41

42 Vad styr pslut? Kontrakt/avtal Projektarbetet är avslutat Projektarbetet övergår i ett nytt projekt Slutrapport är inskickat till bidragsgivaren Slutlikvid är betald Inga ytterligare kontrakt förväntas finansiera projektet Max 5 år!

43 När får vi förlänga? Undantagsfall Tjänstledighet Fördröjning med anställning av personal mm Anhåll om förlängning hos givaren. Bifoga beslutet i EKO

44 Vad händer vid avslut och därefter förlängning? Svårläst och svårtolkad redovisning!! Resultatet påverkas vid avslut Vid förlängning påverkas resultat med motsatt effekt Var noga med uppföljningen av projektslut Ändra enbart om godtagbara skäl finns Konto 2070 påverkar verksamhet med pslut

45 Vad göra med saldo på en avslutad verksamhet? Saldot omförs till en samlingsverksamhet via konto 2070, motpart OMF Samlingsverksamheterna slutar på *00 Samlingsverksamheter har inget pslut Prefekten avgör hur överskott ska användas Parkera (P) avslutad och tömd verksamhet

46 FRÅGOR? EKONOMIENHETEN

47 TACK FÖR OSS! EKONOMIENHETEN