Rapporter i Agresso. 1. Utdata

Transkript

1 Rapporter i Agresso 1. Utdata I Agresso finns stora möjligheter för användaren att bygga egen unik utdata. Som stöd finns ändå ett antal färdiga rapporter. Rapporterna finns samlade under fem flikar i Egen meny -> Utdata. De skapas på två olika sätt: Den ena via så kallad browsermall den andra via så kallad exceleratorrapport (excel). och Browsermallar En rapport i form av en browsermall tas fram genom att dubbelklicka på önskad rapport i rapportträdet och därefter fylla i önskade parametrar. Exemplet visar Resultatrapport verksamhet där önskat ansvar, verksamhet och period anges. Genom att trycka på OK visas rapporten. Resultatet av sökningen visas på aggregerad nivå och flytt till underliggande nivåer och tillbaka, sker genom de blå pilarna i verktygsfältet och (alternativt med snabbkommando Ctrl+F5 och Ctrl+F8). Transaktioner på ett konto nås genom att dubbelklicka i den aktuella kontoraden (alternativt markera rad och snabbkommando F6). För att se vilka sökvillkor som ligger till grund för urvalet i rapporten, se flik Sökvillkor Vill man ändra själva layouten på rapporten görs det på fliken Setup. På fliken Resultat visas resultatet av den sökning som görs. Alla frågemallar går att ändra och spara som privat mall om användaren själv önskar. Mer information om detta görs finns beskrivet på ekonomiavdelningens hemsida under Handböcker AGRESSO - lathundar och manualer. Utdatagruppen

2 Exceleratorrapporter En exceleratorrapport tas fram genom att först dubbelklicka på aktuell rapport. Ange önskade parametervärden och spara med anges period, ansvar och projektdatum alt F12. I exemplet Analysprojektslut nedan Ett ordernummer erhålls som sedan söks upp under Underhåll beställda rapporter, se pil ovan. Dubbelklicka på raden för det aktuella ordernummer och rapporten öppnas i excel. Exceleratorrapporterna kan expanderas genom att klicka på siffror i övre vänstra hörnet. Det går också att expandera eller aggregera poster genom att klicka på plus- eller minustecknen framför varje rad. I dessa rapporter är det dock inte möjligt att ta sig ner till transaktionsnivån. Mallar och rapporter finns samlade i flikar under Egen meny -> Utdata under Menyalternativ. Under fliken Fråga i respektive redovisningsmodul finns också möjlighet att få fram utdata och information som rör just den modulen (i vissa fall samma som under utdatafliken där de är samlade, oavsett modul). Innehållet i de olika flikarna under Utdata beskrivs i det följande. Utdatagruppen

3 1.1 Uppföljning Under Uppföljning finns rapporter samlade som är användbara vid den löpande uppföljningen per dag, månad, tertial och år Resultatrapporter RR per vgrupp RR per vgrupp visar resultaträkningen fördelad på verksamhetsgrupp och finns för de olika organisationsnivåerna (ansvar, institution, fakultet, GU tot). Underliggande nivåer visas för vald nivå; exempel på detta är en institution med dess ansvar, se bild. Rapporterna presenteras i excel och kan expanderas genom att klicka på siffror i övre vänstra hörnet. Expansion av rapporten görs genom att klicka på siffran 3 för att få fram intäkter och kostnader totalt, 4 för att få fram delposterna och 5 för att ta fram utfall per konto under varje delpost. Kontona per berörd verksamhet visas via siffran 6. Det går också att expandera eller aggregera poster genom att klicka på plus- eller minustecknen framför varje rad Resultaträkning per ansvar Bilden nedan visar en resultaträkning per ansvar med dess delposter. När du tar fram en sådan rapport kan du dubbelklicka på den grå rutan i övre vänstra hörnet för att vidga kolumnerna för att få all information synlig. För att komma ner till underliggande Utdatagruppen

4 kontonivå, klicka på den pil-ikon som är riktad åt höger. Genom att dubbelklicka i en kontorad, når man transaktionerna på kontot. För att gå tillbaka till aggregerad nivå används pil-ikon riktad åt vänster Resultatrapport per verksamhet I Resultatrapport per verksamhet ser du resultatet på aggregerad nivå för valda verksamheter. På samma sätt som beskrivits ovan går det att komma ner till underliggande kontonivå, klicka på den pil-ikon som är riktad åt höger dubbelklicka i en kontorad, når man transaktionerna på kontot.. Genom att Saldorapporter Saldorapporter tas ut för att visa saldot per ansvar-konto, fritt fält, verksamhet och verksamhet-fritt fält. Rapporterna visar samtliga konton (1-8999). Rapporterna är s k Utdatagruppen

5 browsermallar skapade i fråga saldotabell. (För att få med ingående balanser i rapporten skall period 2xxx00 vara ifyllt i fr.o.m. period) Saldorapport verksamhet Här visas ett exempel på en saldorapport för ett ansvar med urval på verksamhetsintervall För att komma vidare till underliggande kontonivå, klicka på den pil-ikon som är riktad åt höger Balansrapporter Här finns möjlighet att ta ut en balansräkning för ett ansvar samt olika rapporter med analyser av olika balansposter, t.ex. upplupna och oförbrukade medel samt av eget kapital. (Från och med period är alltid 2xxx00 för att ingående balanser ska komma med.) Utdatagruppen

6 Balansräkning per ansvar Balansräkningen visar tillgångar, skulder och eget kapital med dess olika delposter. För närvarande balanserar inte balansräkningen, utan den differens mellan tillgångar och skulder/eget kapital som föreligger, är detsamma som likvida medel Analys projektslut Rapporten visar start- och projektslutdatum, ingående och utgående balans samt periodens utfall för verksamheter på valda ansvar. Ange parametervärden för aktuell Till period, Ansvar och önskat Projektslutdatum BR-spec upplupna och oförbrukade medel Rapporten visar upplupna och oförbrukade medel på verksamheter på valda ansvar. Upplupna medel är verksamheter med minussaldon (förskotterade utgifter) och oförbrukade medel är verksamheter med plussaldon (oförbrukade medel). Rapporten utgör en specifikation till motsvarande delposter i balansräkningen och behövs i samband med bokslut Analys projekt Den här rapporten används i bokslutsarbetet för kontroll av externfinansierade verksamheter med avseende på saldo, slutdatum samt riskbedömning av underskott vid projektslut. Rapporten begärs in av fakultetskanslierna och skall undertecknas av prefekt (motsv). Utdatagruppen

7 Konto per nomr-vgrupp och ansvar-vgrupp Rapporten visar Balanserat kapital (konto 2070) och Årets kapitalförändring (konto 2090) fördelat på verksamhetsgrenar ansvar för valda ansvar. För att komma vidare till konto 2070 och 2090, klicka på den pil-ikon som är riktad åt höger Upplupna bidrag/uppdrag per nomr Rapporten visar upplupna bidrags- och uppdragsintäkter per nämndområde för valda ansvar. För att se underliggande ansvar, klicka på pil-ikon. Upplupna bidrags- och uppdragsintäkter uppstår på externfinansierade verksamheter när utgifterna är större än inkomsterna. Posten utgör en fordran på givare. Utdatagruppen

8 1.2 Kund Under Kund finns en rad rapporter som ger möjlighet att följa upp kundfordringar (obetalda kundfakturor). Även de obetalda interna kundfakturorna kan tas fram genom en särskild rapport Öppna poster per kund Av rapporten framgår obetalda kundfakturor ordnade och summerade efter kundnummer Kundfordringar per förfallodag Rapporten visar de kundfordringar som finns per ansvar, ordnade efter förfallodatum. Vid bokslutet skall kundfordringarna värderas och då ska denna rapport användas. Av anvisningarna till uppföljning årsbokslut framgår närmare hur den används vid detta tillfälle Åldersfördelat kundsaldo De kundfordringar som ansvarsstället har redovisas efter kund, fakturanr, förfallodatum och med beloppet ordnat efter om det är förfallet för betalning eller inte. Utdatagruppen

9 1.2.4 Uppfölj ej reglerade int.fa (det ni sålt) Rapporten visar de internfakturor du ställt ut som leverantör och som inte är betalda. Leverantörens ansvar anges således som parameterval. Under kolumnrubriken Stegdiagram framgår var i hanteringsflödet den obetalda fakturan ligger Fritextfaktura per ansvar För att kontrollera om det finns fritextfakturor som inte är fakturerade används denna rapport. Ansvaret anges i mallen och sökning med kikaren görs. De ordrar som har status N behöver omhändertas för fakturering. 1.3 Leverantör Under fliken Leverantör finns en rad rapporter för att följa upp sina leverantörsskulder (obetalda leverantörsfakturor). Även de obetalda interna leverantörsfakturorna kan tas fram genom en särskild rapport Öppna poster per leverantör Rapporten visar i leverantörsordning för valt ansvar, de skulder som ännu inte blivit betalda Åldersfördelat leverantörssaldo De skulder som ansvarsstället har, redovisas här efter leverantörsnummer, fakturanummer, förfallodatum och med beloppet ordnat efter om det är förfallet för betalning eller inte. Utdatagruppen

10 1.3.3 Uppföljning interfakt för åtgärd (beställare, det ni köpt) Rapporten visar de internfakturor som erhållits av beställare och var i hanteringsflödet fakturorna ligger. Det handlar således om internfakturor som inte blivit reglerade och som fordrar någon slags åtgärd. 1.4 Anläggningar Under Anläggningar finns en rad rapporter för att få fram uppgifter om befintliga inventarier och investeringar. Möjligheter att göra prognoser för investeringskostnader i samband med budgetarbetet finns också genom särskilda simuleringsrapporter. Vi har valt att inte visa bilder på rapporterna under detta avsnitt då de är lätta att läsa och förstå Anläggningsreskontra Anläggningsreskontran visar uppgifter om varje bokförd anläggning. Anläggningsnr, benämning, placering, anskaffningsvärde, ackumulerade avskrivningar, verifikationsnr m.m. är uppgifter som kan hämtas härifrån (till höger i rapporten vid excelkolumn xx finns ett plustecken, genom att klicka på detta visas fler kolumner med ytterligare uppgifter, exempelvis fördelning på verksamhet). Utdatagruppen

11 1.4.2 Inventeringsprotokoll Med hjälp av inventeringsprotokollet görs den årliga inventeringen av anläggningar. Förutom uppgifter om den enskilda anläggningen, finns det utrymme för kommentarer/ sign/datum som fylls i vid inventeringen. Rapporten skall undertecknas av prefekten och inges till respektive fakultetskansli Avskrivningar-prog bef. anläggningar Denna rapport ger möjlighet att beräkna avskrivningskostnader för varje befintlig anläggning för innevarande och nästkommande fyra år, med uppdelning på de verksamheter som valts som parametervärden. Verksamhetens andel av anläggningens avskrivningskostnader framgår i procent. Summan av avskrivningskostnaderna varje år för verksamheten framgår också, vilket är värdefullt för budgetarbetet. I mallen behöver uppgift fyllas i om antalet perioder som avskrivningen kvarstår att köras för i år. Med detta förstås det antalet månader som avskrivningskostnader ännu inte blivit bokförda innevarande år Avskrivningar-prog bef. anl per vgrupp Denna rapport ger prognosvärden för avskrivningskostnader per verksamhetsgrupp för innevarande och nästkommande sex år. Den beställs på samma sätt som Avskrivningarprog bef. anläggningar. Rapporten är användbar i de fall budgetering/prognostisering inte sker på enskilda verksamheter utan på verksamhetsgrupp, i synnerhet när det gäller externfinansierade verksamheter Avskrivningar-utgiftsbelastade inv,detalj (bidrag) Detta är en prognosrapport för avskrivningar där hela anskaffningsbeloppet belastat verksamheten direkt vid köpet, (utgiftsbelastning) Valet att utgiftsbelasta görs då anläggningsfakturan skall konteras genom att välja konto Även för dessa anläggningar sker avskrivningar som belastar verksamheten ifråga. Eftersom verksamheten redan belastats med utgiften, är redovisningsmodellen så konstruerad att avskrivningskostnaden täcks upp genom motsvarande intäkt på konto (Upplösning avsättning bidragsfinansierade anläggningar) och på samma verksamhet där avskrivningarna bokförs. På så sätt blir det ingen ytterligare resultatpåverkan. Vid budgeteringen måste således dessa avskrivningar motsvaras av en intäkt på konto med samma belopp. Av rapporten framgår hur stora avskrivningskostnader som uppkommer på utgiftsbelastade anläggningar. Eftersom kostnaderna för dessa avskrivningar täcks upp, genom upplösning av avsatta bidrag, är det viktigt att skilja dem från övriga avskrivningar i budgetarbetet. Utdatagruppen

12 1.4.6 Avskrivningar-utgiftsbelastade inv/vgrupp (bidrag) Rapporten tas fram som föregående rapport, men visar avskrivningarna summerade per verksamhetsgrupp. Det är användbara uppgifter i budgetarbetet, då det är möjligt att budgetera de avskrivningar som genererats av utgiftsbelastade anläggningar, enbart på verksamhetsgrupp. Tänk då på att samtidigt budgetera motsvarande intäkter på konto i samma grupp Investeringar detalj Av den här rapporten framgår varje investering som gjorts under innevarande år och under vilket tertial de tagits i drift. Rapporten kan tas ut för lånefinansierade, icke lånefinansierade eller samtliga investeringar. Valet görs med kryssmarkeringar i parametervärden (för rapport samtliga investeringar kryssa för både lånefinansierade och icke lånefinansierade). Med hjälp av denna rapport samt de följande, kan man följa upp investeringarna under året och jämföra mot sin investeringsbudget/-ram Investeringar per ansvar Av den här rapporten framgår investeringar som gjorts under innevarande år, summerade per ansvar, samt under vilket tertial de tagits i drift. Rapporten kan tas ut för lånefinansierade, icke lånefinansierade eller samtliga investeringar. Valet görs med kryssmarkeringar i parametervärden (för rapport samtliga investeringar kryssa för både lånefinansierade och icke lånefinansierade). Med hjälp av denna rapport kan man följa upp investeringarna under året och jämföra mot sin investeringsbudget/-ram Investeringar per nämndområde Av den här rapporten framgår investeringar som gjorts under innevarande år, summerade per nämndområde, samt under vilket tertial de tagits i drift. Rapporten kan tas ut för lånefinansierade, icke lånefinansierade eller samtliga investeringar. Valet görs med kryssmarkeringar i parametervärden (för rapport samtliga investeringar kryssa för både lånefinansierade och icke lånefinansierade). Med hjälp av denna rapport kan man följa upp investeringarna under året och jämföra mot sin investeringsbudget/-ram. Utdatagruppen

13 1.5 Löner Rapporter under Löner ger möjlighet att ta fram uppgifter om lönekostnader per konto, verksamhet och per person. För uppgift om närmare lönedetaljer såsom t ex löneart och omfattning hänvisas till Datalagret Lönekostnader per konto Rapporten redovisar utgifter per konto i kontoklass 4. Förvalda värden i parametervalet ger alla konton i kontoklassen, även de som hör till Övriga personalkostnader i resultaträkningen, men det går förstås att begränsa urvalet. För de konton där personuppgifter redovisas visas utgifter per person för varje konto. Genom att dubbelklicka på raden för person, visas de transaktioner som ligger bakom beloppet Lönekostnader per person Rapporten redovisar utgifter per konto i kontoklass 4. Förvalda värden i parametervalet ger alla konton i kontoklass 4, även de som hör till Övriga personalkostnader i resultaträkningen, men det går förstås att begränsa urvalet. Rapporten visar utgifter för en person, på de konton och för den period som valts, förutsatt att personnumret är registrerat (Observera att kolumnerna personnummer och namn blir blanka om en omföring görs utan angivet personnummer). Öppningsbilden är en summerad utgift och genom att dubbelklicka visas alla transaktioner som ligger bakom med sina konteringsuppgifter Lönekostnader per verksamhet Rapporten visar personalkostnader i kontoklass 4 per verksamhet. För varje verksamhet redovisas kostnader per person och konto. I denna rapport är urval av konto inte möjligt att göra. Även här kan man se de transaktioner som ligger bakom ett belopp genom att dubbelklicka på aktuell rad, förutsatt att personnummer finns med i konteringen Lönekostnader per konto/verksamhet Rapporten är sorterad i kontoordning och på varje konto redovisas utgifter per verksamhet och person. Genom att dubbelklicka på en rad visas transaktionerna för aktuellt saldo. Utdatagruppen