Lathund - Hantering av öres- och valutadifferenser samt överbetalning på kundfaktura

Transkript

1 Denna rutin används när det finns fakturadifferenser på kundfakturor i Agresso som beror på öres- och valutadifferenser eller överbetalning på faktura. För att kontrollera eventuella differenser, välj: AGRESSO Egen meny Utdata Kund Åldersfördelat kundsaldo Ange aktuellt ansvarsnummer och välj sedan OK. Om det finns differenser syns de i kolumnen Restbelopp. Differenser bokas bort via omföring i Huvudboken. Välj: AGRESSO Ekonomi - Huvudbok Registrering Verifikationsregistrering Restbelopp Restbelopp på en kundfaktura kan bero på flera orsaker. För svenska kunder uppstår emellanåt öresdifferenser, för utländska är det vanligt med valutadifferens och ibland är det helt enkelt så att kunden har betalat för lite. Hur stora differenser som tillåts är upp till institutionen att avgöra, från den centrala ekonomienheten skickas dock påminnelser på restbelopp från 100 kr. Tänk på att alltid ange ursprungsfakturans förfallodatum vid bortbokning av öres- eller valutadifferens då angivet datum blir detsamma som betaldatum när fakturan ändras från öppen post till historisk. Ett senare datum kan således leda till felaktig räntedebitering. Sida 1 av

2 Ange period och verifikationsdatum (ange alltid ursprungsfakturans förfallodatum). I detta fall vill vi boka bort ett restbelopp på 0,54 kr från faktura (se tidigare sökning) och anger därför som verifikationsdatum. Om angivet datum ligger utanför intervallet för aktuell period syns nedan informationsruta, tryck OK för att godkänna angivet datum. När markören är placerad i fältet Konto gå till verktygsraden och välj Betala. Sida 2 av

3 Betalningsreferens Text Kolumn R Fakturanummer Ange typ av differens som bokas bort samt vilken faktura som avses. Samma som ovan (kan kopieras). Ange AR för att hamna i rätt reskontra (kund). Du kan även växla mellan kund- och leverantörsreskontra (AP) genom att placera markören i kolumn R och trycka på Leverantör/Kund i verktygsraden. Ange aktuellt fakturanummer. Tabba ur fältet när du fyllt i ovan uppgifter. Säkerställ att du har ett kryss i rutan längs till vänster samt att angivet restbelopp stämmer. Sida 3 av

4 Välj eller F12 för att spara. Du kommer nu tillbaka till registreringsbilden och reskontrakonteringen syns i tabellfältet. Som motbokning anger du aktuellt konto i kontofältet, beroende på vilken typ av differens som ska bokas bort. Öresdifferens fast värde för ansvar, verksamhet och motpart (dessa kan ej ändras). Valutadifferens 3482 ange aktuellt ansvar, egen verksamhet (får aldrig vara 70 eller 90. Rimligtvis anges den verksamhet där differensen har uppstått, d.v.s. där ursprungsfakturan är konterad). Även eventuellt fritt fält samt motpart (samma som ursprungsfakturan) fylls i. I textfältet anges aktuell bokföringstext som följer med till huvudboken, förslagsvis samma text som du angett som Bet.referens samt Text under Betala. Tabba igenom samtliga fält så att transaktionsraden flyttas ned i tabellfältet. Vid kryss i rutan nere till vänster i tabellfältet kan verifikationen sparas. Fakturan har nu blivit historisk i reskontran och betalmärkt med angivet verifikationsdatum. Eventuella underlag bifogas till verifikationen i Agresso. För att bifoga ett underlag gå till dokumentarkivet för verifikationen Lägg till befintligt dokument. Tryck sedan på Sida 4 av

5 Tryck sedan på bläddra och välj det dokument du önskar bifoga. Välj eller F12 för att spara. Överbetalning En faktura kan även bli överbetald, det beror vanligtvis på öresdifferens eller valutakursvinst. Om beloppet är väsentligt görs en återbetalning till kund enligt överenskommelse. I annat fall bokas differensen bort. Vid överbetalning ska det som fakturanummer anges, exakt vad som står i fakturakolumnen i Åldersfördelat kundsaldo. I detta exempel SEB För att ta reda på vilken faktura differensen avser, välj: AGRESSO Ekonomi Kundreskontra Fråga Öppna och historiska poster alla kunder Kryssa i både Öppna och Historiska poster, fyll i kund- samt fakturanummer och välj OK. Sida 5 av

6 Ställ markören i ett utav fälten och välj Betald i verktygsmenyn. Fakturanumret syns nu i kolumnen Fakturanr ( ). Gå till verifikationsregistreringen, fyll i period och verifikationsdatum ( = ursprungsfakturans förfallodatum). När markören är placerad i fältet Konto gå till verktygsraden och välj Betala. Ange typ av differens som bokas bort samt vilken faktura som avses i fältet för Bet.referens samt Text. Säkerställ att du är i rätt reskontra (R-kolumnen = AR) och fyll i fakturanummer (i detta fall SEB ). Tabba ur fältet, säkerställ att du har ett kryss i rutan längs till vänster samt att angiven differens stämmer. Välj eller F12 för att spara. Du kommer nu tillbaka till registreringsbilden och reskontrakonteringen syns i tabellfältet. Slutför registreringen genom att ange aktuell kontering, beroende på vilken differens som ska bokas bort, spara sedan verifikationen Välj eller F12 för att spara. Sida 6 av