VÄLKOMMEN TILL 2018 ÅRS BOKSLUTSINFORMATION!

Transkript

1 VÄLKOMMEN TILL 2018 ÅRS BOKSLUTSINFORMATION!

2 Dagens meny: En god blandning av lite av varje som kan vara nyttigt och bra att känna till

3 SAMLAD ÅRSUPPFÖLJNING 2018

4 Samordnade uppföljningsrapporter 2018 Februari: ÅRSREDOVISNING Målgrupp: Universitetsstyrelsen, regeringen Mars: DIALOGUNDERLAG Målgrupp: Universitetsledningen Augusti: JÄMFÖRELSE- RAPPORT Målgrupp: Universitetsstyrelsen Ekonomi Personal + Utbildning Forskning + Mars-april: FÖRDJUPANDE DELRAPPORTER Målgrupp: Universitetsledningen Delrapport Delrapport Delrapport

5 Samlad årsuppföljning flera uppföljningar i en gemensam process Uppföljning verksamhetsplan Uppföljning riskanalys, intygande intern styrning och kontroll Uppföljning miljö och hållbar utveckling Uppföljning arbetsmiljö Årsredovisning, intern uppföljning ÅR HP/VP Uppföljningarna genomförs av: fakulteter/institutioner, nationella enheter och gemensamma förvaltningen. Samlad årsuppföljning

6 Alla nivåer inom universitetet bidrar i uppföljningen Institution, enheter Leverera underlag från uppföljning av årets verksamhet. Rapportera data i rätt tid, med hög kvalitet (ekonomi, personal, utbildning, forskning). Fakultet Sammanställa och kvalitetssäkra informationen för fakulteten. Leverera uppföljningsinformation enligt anvisningar och återrapporteringskrav. Univ.-gem nivå Ledning, styrelse Sammanställa och kvalitetssäkra informationen per område. Göra avvägningar mellan områden för att skapa en samlad återrapportering. Underlag för samlad uppföljning av verksamhet och ekonomi. Intyga att ÅR ger rättvisande bild av universitetets resultat och ställning, betryggande intern styrning och kontroll.

7 Några nedslag i bokslutskalendern

8 sista dag för Primula 7 december: Sista dag för rapportering i Primula 9 december: Sista dag för godkännande i Primula Till exempel: rapportering av övertid/mertid semester reseräkningar friskvårdsbidrag mm mm

9 sista dag för bl a statliga mellanhavanden

10 sista dag för lev- och kundfakturor Leverantörsfakturor med fakturadatum eller tidigare läses in på år Kom ihåg att periodisera!

11 defaultperioden ändras till

12 sista dag för internfakturor

13 sista dag för omföringar 11 januari: Totalt saknar ca 48 mnkr ägare : saldo: kr saldo: 22,6 mnkr saldo: 26,1 mnkr Kontrollera om det är några belopp som ni känner igen och meddela oss så omför vi till rätt verksamhet (4040@gu.se). Medel med statlig motpart skall omföras löpande till resp. verksamhet.

14 det börjar dra ihop sig

15 och så äntligen

16 men det är inte slut här

17 Äntligen, PUHH!!

18 just det ja RiR kommer v 8 och granskar

19 Några djupdykningar inom olika områden:

20 EKO

21 EKO att tänka på Rekvisitioner med statlig motpart - måste hanteras omgående i båda riktningarna Fakturor och rekvisitioner till statlig motpart skickas senast 14/12 för motpartsavstämningarna. Fakturor och rekvisitioner till statlig motpart efter 14/12 Motparten måste kontaktas så att de kan bokföra innan sista dag. Registrera kontrakt så fort ni kan, prioritera statliga för att inbetalningar skall kunna bokas rätt. Kontrakt/gåvohandlingar inkomna diarieåret 2018 ska registreras senast 4/1. Den 9/1 kan nya kontrakt/gåvohandlingar inkomna 2019 börja registreras. Inga motpartsproblem inom staten

22 Specifikationer

23 Specifikationer till bokslut 2018 Specifikationer för balanskonton ska laddas upp i GUBOX senast 17/ Ska vara döpta till Axxxx Kxxxxx, A9151 K25995 A 9151K25995, Spec A9151 K25995, K25995 A9151

24 Specifikationer, forts Konto 1571 och ska nu specificeras av institutionen Underlag som faktura, arvodesräkning eller annat som styrker det bokförda beloppet måste bifogas i pdf:n. Räcker inte med ett utdrag från Agresso. Finns inget underlag, skriv en tydlig förklaring till varje post som utgör saldot.

25 För specifikation av balanskonton och periodiseringskonton används flikarna i checklistan Specifikation av balanskonton, konto 15* och 259* Spec period av utg och ink, periodiseringskonto 16* och 27*, där ni själva har bokfört en periodisering Till konto 1568 Handkassa och 2632 Depositioner finns särskilda blanketter i blankettarkivet att användas. Till övriga konton som 1431 Varulager, 1432 Boklager, Övertidsskuld med flera finns det inga mallar så för dessa får ni göra en egen tydlig specifikation med underlag till.

26 Saldo och summa ska vara samma Inga ingående balanser ska vara med utan bara de poster som utgör saldot på kontot.

27 Specifikationer för upplupna bidragsintäkter och oförbrukade laddas upp i GUBOX senast den 25/ Filerna ska döpas till AXXXX A A Spec upplupna och oförbrukade A9151

28 Projektuppföljning

29 Projektuppföljning att tänka på Projekt med endast intäkter Projekt med endast kostnader Projekt med stora oförbrukade bidrag som snart ska avslutas Projektslut (pslut) Verksamheter på flera ansvar Verksamheter med stora upplupna intäkter

30 Vad är projektslut (pslut)? Pslut styr hur länge verksamheten periodiseras (bidrag/uppdrag) Maskinell periodisering månadsvis av underskott och överskott Överskott -> oförbrukade medel (skuld) Underskott -> upplupna intäkter (fordran) Verksamheterna påverkar endast resultatet efter projektslut har passerat

31 Vad styr pslut? Kontrakt/avtal Projektet är avslutat/övergår i ett nytt projekt Slutrapport inskickad till bidragsgivaren Slutlikvid betald Pslut = projektet avslutat rent ekonomiskt (= dispositionsdatum i EKO)

32 Får vi förlänga pslut? Pslut får förlängas i undantagsfall, t ex vid tjänstledighet eller fördröjning med anställning av personal mm Anhåll om förlängning hos givaren och bifoga beslutet i EKO Förläng dispositionstid i EKO och förläng pslut i Agresso Saldo på avslutad verksamhet omförs till samlingsverksamhet via konto 2070 och motpart OMF Parkera (P) avslutad och tömd verksamhet

33 Verksamheter med upplupna intäkter och oförbrukade bidrag Uppstår när en och samma verksamhet bokförs på flera ansvar Medför en felaktig redovisning då vi ser ut att ha mer oförbrukade medel och upplupna bidrag än vi faktiskt har. RiR granskar detta Har granskat och korrigerat verksamheter under året, se till att rätta upp det sista innan bokslutet Om rättning krävs centralt - skicka in underlag i god tid

34 Verksamheter med upplupna intäkter/underskott Upplupna intäkter/underskott ej större än medel som finns kvar att rekvirera/fakturera enligt skriftligt avtal med extern givare Är upplupna intäkter högre så måste beloppet samfinansieras eller resultatavräknas. Om avtal saknas -> registrera i EKO EE granskar alla upplupna intäkter över kr under året. Måste åtgärdas till bokslutet

35 Transfereringar Finansiering av transfereringar, ska vara 0 i saldo Rätt konto och rätt motpart Ny handledning för transfereringar f o m 1a nov: Blankett redovisning av transferering obligatorisk (ej stipendier) Transferering icke stat till icke stat sköts centralt (ej stipendier)

36 FÖLJA UPP INKÖP

37

38 men hur är det med våra anläggningar

39 Anläggningstillgångar Vid årsbokslut senast 14/12!

40 Kontrollera att: Poster i Skapa anläggningar från fakturor töms löpande Nyttjandekontering är korrekt och lån Ja/Nej ifyllt Underlag för utrangering har inkommit till ekonomienheten senast 14/12 Anskaffningsvärdet på anläggningar konterade på konto och inte understiger kr

41 Kontrollera att: Tillägg bara görs samma budgetår som ursprunglig anläggning är aktiverad! Vid registrering av tillägg i skapa anläggningar: Kom ihåg att ändra trans.datum anläggning till den första i perioden efter ursprunglig anläggnings transaktionsdatum Kredittillägg ändra trans.datum anläggning till samma transaktionsdatum som den anläggning eller det tillägg som ska krediteras! Var ser jag anläggningens transaktionsdatum? Anläggningsregistret flik 3 Avskrivningsbok Transaktioner per avskrivningsbok Se lathund Registrera tillägg!

42 Hur är det nu med periodiseringar, varför gör vi det och vad ska vi göra?

43 Periodiseringar Periodisering är grundläggande bokföring Periodisering innebär att inkomster och utgifter bokförs på den period som de intjänats respektive förbrukats. Om en intäkt eller kostnad har bokförts i period 1 men avser period 2 eller tvärtom ska den periodiseras. Detta innebär att resultaträkningens poster hamnar i rätt period, vilket ger ett rättvisande resultat. Riksrevisionen granskar årligen periodiseringar och GU ska redovisa ett rättvisande resultat till staten så därför behöver vi se till att det blir rätt bokfört.

44 Vid periodisering gäller följande: Ska göras för poster över kr (fr.o.m 2018) Balanskonton som används är 16*, 27*, skilj på statlig motpart Särskilda periodiseringskonton slutar normalt på 9 Tänk på att kontera rätt motpart Bifoga tydliga underlag digitalt Reversera i rätt period undvik svängningar av resultat

45 Periodisering av kostnader Förutbetald kostnad En leverantörsfaktura som bokförs i period 12 men som avser en händelse eller leverans i februari (period 2) ska periodiseras som en förutbetald kostnad. Period 12: Debet konto Övr förutbetalda kostnader (statlig motpart) Övr förutbetalda kostnader (ej statlig motpart) Kredit periodiseringskonto 5xx9/5xxx9 Period 2: Verifikationen reverseras

46 Periodisering av kostnader Förutbetald kostnad - hyreskostnader Period 12: Debet konto Förutbetalda hyreskostn (statlig motpart) Förutbetalda hyreskostn (ej statlig motpart) Kredit periodiseringskonto 5xx9/5xxx9 Period 2: Verifikationen reverseras

47 Periodisering av kostnader Upplupen kostnad Om vi får en tjänst eller vara utförd eller levererad i period 12 och fakturan (kostnaden) kommer först i period 2 har vi en upplupen kostnad i period 12 som ska periodiseras. Period 12: Debet periodiseringskonto 5xx9/5xxx9 Kredit 2717 Upplupna kostnader (motpart Chalmers) 2718 Övr upplupna kostnader (statlig motpart) 2719 Övr upplupna kostnader (ej statlig motpart eller Chalmers) Period 2: Verifikationen reverseras

48 Periodisering av intäkter Förutbetald intäkt Om vi ställer ut en faktura i period 12 eller får en inbetalning i period 12 som avser en händelse, tjänst, arbete eller vara som utförs/ levereras i period 2 har vi en förutbetald intäkt som ska periodiseras. Här måste vi, förutom motpart, även skilja på om det är ett bidrag eller uppdrag/försäljning vid konteringen.

49 Periodisering av intäkter Förutbetald intäkt - Uppdrag/försäljning Period 12: Debet 3xx9 periodiseringskonto uppdrag/försäljning Kredit Övr förutbetalda intäkter (statlig motpart) Övr förutbetalda intäkter (ej statlig motpart) Period 2: Verifikationen reverseras

50 Periodisering av intäkter Förutbetald intäkt - hyresintäkter Period 12: Debet 3xx9 periodiseringskonto hyror Kredit 2771 Förutbetalda hyresintäkter (statlig motpart) 2772 Förutbetalda hyresintäkter (ej statlig motpart) Period 2: Verifikationen reverseras

51 Periodisering av intäkter Förutbetald intäkt bidrag Period 12: Debet 3xx9 periodiseringskonto bidrag Kredit Förutbetalda bidragsintäkter (statlig motpart) Förutbetalda bidragsintäkter (ej statlig motpart) Period 2: Verifikationen reverseras

52 Periodisering av intäkter Upplupen intäkt Vi har sålt en vara, utfört en tjänst eller annat arbete i period 12 men fakturerar eller får inbetalning av bidrag i period 2. Då får vi en upplupen intäkt som ska periodiseras. Även här måste vi, förutom motpart, skilja på om det är ett bidrag eller uppdrag/försäljning vid konteringen.

53 Periodisering av intäkter Upplupen intäkt uppdrag/försäljning Period 12: Debet Övriga upplupna intäkter (statlig motpart) Övriga upplupna intäkter (ej statlig motpart) Kredit 3xx9 periodiseringskonto uppdrag/försäljning Period 2: Verifikationen reverseras

54 Periodisering av intäkter Upplupen intäkt bidrag Period 12: Debet (statlig motpart) (ej statlig motpart) Kredit 3xx9 periodiseringskonto bidrag Period 2: Verifikationen reverseras

55 Vi ska förekomma RiR!

56 RiR:s granskning Projekt med endast intäkter bokförda under 2018 Projekt med endast kostnader bokförda under 2018 Projekt med stora oförbrukade bidrag, som har eller snart ska avslutas Projekt med stora upplupna intäkter Projekt med både upplupna intäkter och oförbrukade bidrag (dvs verksamheter bokförda på flera ansvar) Projekt utan transaktioner (dvs som aldrig används men som ligger med status N eller P).

57 RiR:s granskning, forts. Driftkostnader - jämförelser Representation Bristfälliga underlag (främst ofullständig deltagarförteckning), samt en del felkonteringar. Viktigt med korrekt information på och/eller tydliga specifikationer för lev.fakturor, måste gå att utläsa vilken vara/tjänst som har levererats, och att bokföringstexten som anges vid kontering av fakturan är korrekt och informativ. T ex ver XXXXXXX 8 stålrör enl rekvisition, avser samfinansiering och inte leverans av stålrör + omföringsunderlag

58 Ifrån uppföljning med fakulteter: Internfakturor betalda innan årsskiftet Levfakturor - periodiseringar

59 Tyvärr försöker andra ibland att lura oss

60 Falska utbetalningsinstruktioner

61 Förebygg oegentligheter Handla via GU:s avtal så långt det är möjligt Kontakta upphandlingssektionen vid frågor Sunt förnuft

62 Nyheter 2019 : Ny beloppsgräns för anläggningar och inventarier: kronor exkl moms, fr o m 1/ Verifikationsspecifikationer behöver inte längre skrivas ut! Fr o m 1/ Noga med att underlag bifogas verifikationen i Agresso Nytt ärendehanteringsssystem, ersätter 4040, ej längre telefonsupport, våren 2019

63 Tack för oss och LYCKA TILL med bokslutsarbetet! EKONOMIENHETEN Kontaktuppgifter: Webbsida: Bildspelet ligger på webben