Välkomna till Information inför årsbokslutet. Årsuppföljning Resultatredovisning Kvalitetssäkring av ekonomisk redovisning Representation

Transkript

1 + + S +

2 Välkomna till Information inför årsbokslutet Årsuppföljning Resultatredovisning Kvalitetssäkring av ekonomisk redovisning Representation

3 Samlad årsuppföljning 2014 Uppföljning av verksamhetsplaner, Ingela Elofsson Intern styrning och kontroll, Magnus Petersson Hållbarhetsredovisning, Marianne Dalbro Systematiskt arbetsmiljöarbete, Samuel Heimann Intern uppföljning, Kajsa Salenius Årsredovisning, Heléne Gustafsson

4 En samlad årsuppföljning behöver input från hela universitetet Vad har hänt i verksamheten under 2014? Fakulteter Nationella enheter samt enheter inom GF Ledning (pro- och vicerektorer samt områdeschefer) Leverantörer av text och grunddata Projektgrupp Samlad årsuppföljning

5 Projektorganisation Vad är nytt 2014? Intern uppföljning ingår i den samlade årsuppföljningen Kravlistan är uppdelad efter kapitel i årsredovisningen Fler återrapporteringskrav (från ledningen) i kravlistan, t ex Uppföljning av forskarutbildning Internationella rekryteringar All individbaserad statistik ska redovisas med det totala antalet samt uppdelat på kön (om det inte finns särskilda skäl som talar mot detta)

6 Information och mallar finns på webben samladarsuppfoljning/ SAMLAD ÅRSUPPFÖLJNING 2014 SAMLAD ÅRSUPPFÖLJNING 2014

7 Viktiga datum för uppföljning av /10 Uppstartsmöte med fakulteter, UB, nationella enheter och enheter inom GF 13/1 Sista dag för inregistrering i Ladok för /1 Sista dag för inlämning av uppgifter till den samlade årsuppföljningen 22/1 Rapportuttag ur ekonomisystemet för /2 v 7 Årsredovisning (utkast) till styrelsen och till Riksrevisionen Riksrevisionen granskar 11/2 Kommentarer från styrelsens ledamöter 20/2 Styrelsen fastställer årsredovisningen 22/2 Årsredovisningen ska vara regeringen tillhanda

8 Varje fakultet/motsvande har en kontaktperson Handelshögskolan, Catharina Tillman Humanistiska fakulteten, Anna Nordling IT-fakulteten, Cecilia Ihse Konstnärliga fakulteten, Kristina Hermansson Naturvetenskapliga fakulteten, Henrik Tallgren Sahlgrenska akademin, Jan Rubensson Samhällsvetenskapliga fakulteten, Christopher Lagerqvist Utbildningsvetenskapliga fakulteten, Anna Gunnarsson Lärarutbildningsnämnden, Klas Ternblad Universitetsbiblioteket, Håkan Carlsson Information finns på webben och skickas till fakulteternas funktionsadresser Kontaktpersonerna ansvarar för att informera berörda, samla in, samordna, kvalitetssäkra uppgifterna och skicka in materialet i tid.

9 Styr- och projektgrupp Forskning som påverkar Emilia Rung Styrgrupp Ingela Elofsson, Lars Nilsson, Anette Norberg och Magnus Petersson Ekonomi Lars Nilsson Lena Lundkvist Intern styrning och kontroll Magnus Petersson Projektledare Heléne Gustafsson (Kajsa Salenius) Utbildning som förnyar Jennie Sidiropoulos Samverkan som utvecklar Carina Elmäng Hållbar utveckling Marianne Dalbro Arbetsmiljö som inspirerar Samuel Heimann (Eva Young)

10 Anpassning till visionen och nya direktiv Anpassning till Vision 2020 (kapitelrubriker är anpassade till visionen) Forskning som påverkar Utbildning som förnyar Samverkan som utvecklar Arbetsmiljö som inspirerar Text om internationalisering och kvalitet integreras i respektive avsnitt om forskning, utbildning och samverkan Ett kapitel om personal och arbetsmiljö

11 Vad ska vi rapportera? Kontrollera och läs återrapporteringskraven noga Vad står det att vi/ni ska redovisa? Hur ska vi redovisa? Kvantitativa uppgifter, till exempel antal helårsstudenter (hst) och helårsprestationer (hpr) eller andra enheter Kvalitativa uppgifter, till exempel hur har vi bedrivit verksamheten eller använt tilldelade resurser Kravlistan uppdelad per kapitel i ÅR skriv vilket krav ni återrapporterar Riksrevisionen kontrollerar vad och hur vi rapporterar

12 Grunddata Studie-, personal- och ekonomidata måste vara rätt Har alla rapporterat? Om inte, bidrar det till felaktiga uppgifter, felaktiga analyser/slutsatser och felaktig extern rapportering Kvalitetssäkring av grunddatauppgifter

13 Underlag till rektors intygande och uttalande Underlaget ska undertecknas och skickas till senast den 15 januari. Gäller följande befattningar: Universitetsledning och vicerektorer Dekaner Prefekter Överbibliotekarien Ordförande lärarutbildningsnämnden Föreståndare vid nationella enheter Områdeschefer Enhetschefer inom gemensamma förvaltningen Kanslichefer

14 Underlag till rektors intygande och uttalande för verksamhetsåret (utdrag) Undertecknad har upplyst rektor om alla oegentligheter (misstänkta eller påstådda) som jag känner till eller fått kännedom om som berör mitt ansvarsområde. Undertecknad har upplyst rektor om överträdelser eller befarade överträdelser av lagar, förordningar och föreskrifter inom universitetet som jag känner till eller fått kännedom om som berör mitt ansvarsområde. Undertecknad upplyser rektor om de närstående organisationer där jag innehar uppdrag som styrelseledamot eller annan ansvarig roll. Jag bifogar namn på t ex bolaget, stiftelsen, ekonomiska föreningen eller annan väsentlig organisation. Jag bifogar även i förekommande fall organisationsnumret.

15 Praktisk information Anvisningar, mallar, skrivregler och kravlista på webben den 15 oktober amladarsuppfoljning/ Den som representerar sin fakultet/motsvarande ansvarar för att samla in, samordna, kvalitetssäkra uppgifterna och skicka in materialet i tid Inlämning av allt material senast den 15 januari 2015 Skickas till gemensam funktionsadress arsuppfoljning@gu.se Vid frågor, kontakta den person som finns angiven i respektive anvisning

16 De fel som vi har hittat, önskar vi att ni hittat RiR, Christina Frödeberg 5 nov 2014

17 Vad styr statlig redovisning? FÅB-Förordning om årsredovisning och budgetunderlag Förordning om myndigheters bokföring Regleringsbrevet Anslagsförordning Kapitalförsörjningsförordning Donationsförordning Förordning om intern styrning och kontroll SUHF-modellen God redovisningssed m.fl. Exempel Bokföringsmässiga grunder Begriplighet/ Överskådlighet Rättvisande bild Öppenhet /Transparens Försiktighetsprincip Väsentlighetsprincipen Matchningsprincipen m.fl.

18 Resultaträkning 2013 mnkr Verksamhetens intäkter 5 608,7 Verksamhetens kostnader ,5 Resultat, helägt företag -5,5 Transfereringar 0 Årets kapitalförändring 109,8

19 Ögonblicksbild Balansräkning vad är det? Visar ställningen på balansdagen. GU: 30/4,30/6, 31/8 samt 31/12 Ställning = Tillgångar, skulder och avsättning som finns. Skillnad mellan resultat- räkning och balansräkning?

20 Balansräkning 2013 mnkr Tillgångar Anläggningstillgångar 802,3 Fordringar o lager 172,7 Periodavgränsningsposter 361,4 Kassa o bank 2 721,5 Σ tillgångar 4 057,9 Kapital och skulder Myndighetskapital 976,7 Avsättningar 81,2 Skulder 857,8 Periodavgränsningsposter 2 142,2 Σ kapital o skulder 4 057,9

21 Varför årsredovisning? FÅB - Förordning om årsredovisning och budgetunderlag:

22 Varför årsredovisning? forts. FÅB - Förordning om myndigheters bokföring:

23 Väsentlighet FÅB - Förordning om årsredovisning och budgetunderlag:

24 God redovisningssed FÅB - Förordning om myndigheters bokföring:

25 Rättvisande bild FÅB - Förordning om årsredovisning och budgetunderlag:

26 Andra grundläggande redovisningsprinciper FÅB - Förordning om årsredovisning och budgetunderlag:

27 Rimlig försiktighet FÅB - Förordning om årsredovisning och budgetunderlag:

28 Brytdag 5/1 Inget GU styr över! FÅB - Förordning om myndigheters bokföring:

29 15/2 inget GU styr över! FÅB - Förordning om årsredovisning och budgetunderlag:

30 Verifikationer FÅB - Förordning om myndigheters bokföring: Verifieringskedjan!

31 Ibland behöver man vara två! eller fler Svåra ställningstaganden Behöver samråda Ev. förankra med revisionen Aktualisera i tid!

32 EKONOMIENHETEN Checklistan Bästa verktyget : När Vad Hur Vem Rättvisande redovisning

33 Allt som ska göras i leverantörsreskontran och när! Bästa verktyget - checklistan Sista dag för inläsning av fakturor för 2014 är den 5 januari 2015 Samtliga fakturor avseende 2014 ska vara färdigattesterade senast 12 januari.

34 Följ upp att fakturorna bokförs Använd frågan Fakturor i arbetsflöde Frågan kan utökas med Period (tom ) så att man koncentrerar sig på dessa fakturor.

35 Kontrollera fakturauppgifter

36 Fakturor från inköpssystemet Använd frågan Fråga ankomstregistrerade poster Dubbelklicka på länktexten för att se fakturabilden

37 Rapporter i inköpssystemet Rapporten Orderinformation visar bl.a. vem som gjort beställningen

38 Betalningsförslag

39 Internfakturor Leverantör: ställ ut i god tid Beställare: hantera senast 16 januari Kontrollera fakturor via Fråga verifikation

40 Bokför på rätt år periodisera mera Periodisering är grundläggande bokföring Periodiseringar innebär att inkomster och utgifter bokförs på de perioder som de intjänats respektive förbrukats. Det innebär att genom periodisering av resultaträkningens poster hamnar inkomster och utgifter i rätt period i bokföringen, vilket ger ett mer rättvisande resultat för den aktuella perioden. När varan är levererad /tjänsten utförd Enbart poster över kronor! VISAVI RÄTTVISANDE BILD

41 Flytta kostnader och intäkter mellan åren Konto Text Avser 2717/ 2718/ / / Upplupna kostnader Förutbetalda hyresintäkter Förutbetalda intäkter Ej fakturerade kostnader/ bokförda kostnader flyttas från 2015 till Flyttning av bokförda hyresintäkter från 2014 till Flyttning av bokförda intäkter från 2014 till Intäktskontot/kostnadskontot slutar normalt på 9

42 16111/ Flytta kostnader och intäkter mellan åren Konto Text Avser Förutbetalda hyror Flyttning av hyreskostnad från 2014 till / Övriga förutbetalda kostnader Flyttning av kostnader från 2014 till / Övriga upplupna intäkter Ej fakturerade intäkter/bokförda intäkter flyttas från 2015 till INTÄKTSKONTOT/KOSTNADSKONTOT SLUTAR NORMALT PÅ 9

43 Projektredovisning viktigt med korrekt avslut Ekonomiwebben Redovisa bidragsforskning Periodavslut Underskott inget avtal om ytterligare finansiering: samfinansiering OK! ej samfinansiering resultatavräknas! Överskott avslutas enligt kontrakt/gu:s regler

44 EKONOMIENHETEN Rapport ur Agresso 2014-

45 Transfereringar Enbart bidrag Undantag: anslag, ska framgå av regleringsbrevet Belopp förs över till mottagaren utan krav på motprestation Medgivande från givaren, ska framgå av kontrakt/avtal/ motsvarande Redovisas i kkl 7

46 Transfereringar Konto Belopp 3521, 36*, 3721, Bidrag , 3698, 3798, Transf motb -250 Bidrag redovisade på GU *, 74* Medel för transför *, 78*, 79* Bidrag till Saldo kkl 7 0

47 T2, , kkl 7=0 Så ska det se ut!

48 Transfereringar: Just nu! Inte bra!

49 EKONOMIENHETEN Specifikation av balanskonton Externa krav evig arkivering Verifiering av saldobelopp - visa vad poster består av Pärm till T2 och bokslut Hur ska en specifikation se ut? 2014-

50 EKONOMIENHETEN Specifikationen skapas med hjälp av mallen i checklistan och ska innehålla följande: Ett konto Ett ansvar Saldo från huvudboken De poster som bildar saldot Underlag och kommentarer som förklarar/verifierar dessa poster och saldot Summan av dessa poster ska stämma med saldo från huvudboken Namn på den som skapat specifikationen 2014-

51 Mall för specifikation EKONOMIENHETEN 2014-

52

53 EKONOMIENHETEN Konton, där mallen inte kan användas Konto 1568 Handkassa egen blankett, Handkassa - inventering Konto 1431 Varulager Konto 1432 Boklager Konto 2632 Deposition nyckel/kodkort studenter egen blankett, depositioner Konto Övertidsskuld Kontoklass 16 och 27 periodiseringar 2014-

54 Detta vill vi inte se! Ofullständiga underlag saldot på konto ska kunna vidimeras till fullo. Inte enbart en utskrift ur Agresso Hänvisa inte bara till omföringar- Originalverifikationen ska anges

55 Utredningskonton saldo: 7,0 mnkr saldo: 15,9 mnkr saldo: 30,0 mnkr Medel med statlig motpart ska omföras löpande till resp. verksamhet

56 Kundrelaterad information Värdering kundfordringar per november månad. OBS! att rapportern tas ut efter den 30/11. Konto Vidarefakturera snarast Rekvisitioner med statlig motpart Måste hanteras omgående i båda riktningarna Pengarna måste finnas på GU (plusgirot) senast den 29 december På inkomna rekvisitioner måste förfallodatum ändras till dagens datum, omedelbar betalning! Skickas manuell rekvisition som avser 2014, ange dagens datum för förfallodatum, ej omgående Inga motpartsproblem inom staten

57 Anläggningar EKONOMIENHETEN Hantera poster i Skapa anläggning från fakturor Kontrollera nyttjandekontering Inventering innan årsskiftet 2014-

58 Rätt konto? Rätt verksamhet?

59 Kontrollera kombinationer! Konto Kontotext Verksamhetsgrupp 3321 Uppdragsutbildning 16, 17, 18, Uppdragsforskning 28, 29 35* Bidrag 14, 15, 24, 25, 26, (3) 36* Bidrag 14, 15, 24, 25, 26, (3) 37* Bidrag 14, 15, 24, 25, 26, (3)

60 Uppdragsverksamhet Korrekt redovisning Kostnader bokförda på den verksamhet där intäkterna/uppdraget redovisas Resultatet på verksamheten Verksamhetens omslutning Max 10 % enligt avgiftsförordningen

61 Viktiga datum: Följ tidplanen! Datum Aktivitet 5/1 Brytdatum 1, senast ank levfakturor, senast registrering av kundfakturor 12/1 Levfakturor senast färdigattesterade 14/1 Avslut 1 16/1 Omföringar, statliga omförs löpande, beställning av internfakturor 19-20/1 Nollställning och ev. samfinansiering 20/1 Brytdatum 2 21/1 Avslut 2 Läs ekonominytt!

62 Representation

63 Representation återhållsamt Intern representation 1. Två personalfester per år, inklusive avtackning, uppvaktning med måltid 2. Informationsmöte där personalen samlas i ett större sammanhang unikt, ej regelbundet Annika slutar efter 3 år. Bjuds på kaffe o tårta. Möte med information kring organisationsförändring. Bjuds på lunch. Julbord för personalen, en av årets två personalfester.

64 Extern representation 1. Omedelbart samband med universitetets verksamhet 2. Inleda och utveckla förbindelser som är viktiga för verksamheten, led i marknadsföring Möte med representant från London School of Econimcs angående samarbetsprojekt. Bjuder på middag.

65 Ej representation Ska förmånsbeskattas! Arbetslunch två eller flera anställda äter lunch på universitetets bekostnad och diskuterar arbetsfrågor. Arbets-/projektmöte diskuterar det löpande arbetet och äter lunch eller middag i samband med det på universitetets bekostnad.

66 Konferens / kurs Extern konferens/kurs Anställda betalar och åker på en konferens anordnad av extern part Göteborgs universitet anordnar en konferens som vänder sig både till externa och interna deltagare Förmånsbeskattning av måltider Intern konferens/kurs En konferens som anordnas inom Göteborgs universitet eller handlas upp av extern part men deltagarna är enbart anställda vid universitetet Ingen förmånsbeskattning av måltider om följande villkor uppfylls: Att den omfattar minst sex timmars effektivt arbete per dag Att måltidsarrangemangen är gemensamma

67 Gåva Gåvor till anställda - från arbetsgivare är huvudsakligen skattepliktiga. Undantaget är: Uppvaktning av enklare art med blommor vid disputation, födelsedag, anställningens upphörande. Julgåva max 450 kronor inklusive moms Minnesgåva - till varaktigt anställda i samband med exempelvis den anställdes 50- eller 60-årsdag, efter viss anställningstid, 25 år eller mer, eller när en anställning upphör. Får endast ges vid ett tillfälle utöver anställningens upphörande. OBS! En gåva per tillfälle från universitet som arbetsgivare.

68 Gåva forts. Reklamgåva - artiklar av förhållandevis obetydligt värde ofta med universitetets logo. Representationsgåva - krav på omedelbart samband med verksamheten. Exempel vid undertecknande av viktiga avtal, samarbeten inleds eller avslutas, invigningar eller jubileer.

69 Att tänka på Max 500 kronor exkl. moms per person vid intern representation Max 700 kronor exkl. moms per person vid extern representation Max avdrag för moms 10,80 kronor per person, resten en kostnad! Bifoga underlag kvitto, restaurangnota etc. Enbart kontokortslip eller Eurocardfaktura godkänns inte Datum för representationen Syfte med representationen varför har vi möte med NN? Namn, yrke eller funktion på samtliga personer som deltagit samt vilken organisation de representerar

70 Två exempel från Agresso Här har det dragits av hela momsen istället för 60 x 10,80 kr = 648 kr. Det saknades även förteckning över deltagarnas namn och organisationstillhörighet.

71 Fel moms skulle ha varit 8,57kr + 8,57 kr+ 2x10,80 kr = 38,74 kr. Underlag saknas för middagen. Organisationstillhörighet saknas för samtliga

72 Granskning av representation, i dec december % 70% 60% 50% 40% 30% Rätt moms Namn på alla deltagare Org på alla deltagare 20% 10% 0% Korrekt 2008 Korrekt 2009 Korrekt 2010 Korrekt 2011 Korrekt 2012 Korrekt 2013

73 Mer information kring representation finns på ekonomiwebben rser/personal/ovrigapersonalfragor/