Välkommen. Ekonomienhetens information. 25 och 27 nov Annica Eriksson och Elenor Qvarnström

Transkript

1 Välkommen Ekonomienhetens information 25 och 27 nov 2014 Annica Eriksson och Elenor Qvarnström

2 Innehåll Riksrevisionen Representation/konferens Bokslutsinfo Referenskoder lev-, kundfakturor

3 Riksrevisionens återkoppling Ökad uppföljning och kontroll av externfinansierade projekt passerade dispositionstider oförbrukade bidrag Vidareförmedlade bidrag= transfereringar Ökad kontroll mot kontrakt/avtal

4 Transferering av bidrag Bidrag 12/22 Mottagaren ska finnas som partner alt. medsökande i kontrakt/avtal alt. stå i ansökan JA bokförs i kkl 7 NEJ bokförs i kkl 57

5 RiR påpekar! Se! vid inventering, speciellt om hemma hos Disp.tider <>kvarvarande avskrivningar Spara dokument, tex bekräftelse från bidragsgivare Svara RiR direkt vid förfrågan!

6 Representation / Konferens Deltagarlista, datum, programbeskrivning och syfte ska bifogas alternativt hänvisa till den plats där informationen finns. Ansökan om dispens (Anställda-webben/Blanketter) Lathund kontering av konferenstjänster hittar du i: Ekonomihandboken, kap. 8, bilaga 8 d

7 Julbord för anställda Inbjudan riktas till all personal enhet/inst. Intern representation nyttjas 2 gånger per år/anställd Max kostnad inkl. moms 410,80 kr per anställd Julklappar till anställda Max kostnad exkl. moms 320 per anställd Presentkort tillåtet men ska ej gå att byta mot kontanter Använda upphandlade leverantörer Profilprodukter köps via Servicecenterbutiken

8 Viktiga datum 10 dec 12 dec 16 dec 31 dec Meddela EA ändrad status på projekt med status P som ska bli R Rek sista dag för avsända rekvisition om bidrag Sista dag att skicka internfakturor Inkomna rekv. ska vara betalattest/ klara Kundfakturor klara. Får datum utifrån attestdag

9 Viktiga datum 7 jan Inventerings -dokument, hand- o växelkassor, spec. depositioner per EA tillhanda 8 jan Kl. 12: Alla fakturor (lev, kund, interna) klara, Alla anläggn. definitiva Kl. 21: RD stängs för bokf./ omföring 9-10 jan Raindance 2014 stängt. Undvik om möjligt vara inloggad i RD under dessa dagar 21 jan Rapport Minus P och Minus R - EA tillhanda Rapporter för årsbokslutet kan tas ut

10 Externa kundfakturor i Portalen Helt klara senast 31 dec 2014 Fakturadatum i december Fakturor för levererade varor och/eller utförda tjänster under 2014 Attestdatum styr fakturadatum Periodisering

11 Lev fakturor i Portalen Stora fakturor efter den 8/1- kontakta EA Fakt.datum = Ver.datum/ bokförings datum Periodisering: alla statliga och övriga fakturor > Alla fakturor måste slutattesteras /signeras senast 8/1 kl

12 Periodisering av lev faktura Förutbetalda kostnader Faktura 1 avser resa: bokförs i dec, normal kontering Tjänsten/ resan förbrukas i januari Periodisering bokförs med särskilda periodiseringskonton. Se aktuella konton i kapitel 20:1, sid 2-3.

13 Periodisering av lev faktura Upplupna (förväntade) kostnader I december lagades en del utrustning på enheten Faktura 2 bokförs i januari, normal kontering, avser köpta tjänster Periodisering bokförs med särskilda periodiseringskonton. Se aktuella konton i kapitel 20:1, sid 2-3.

14 Periodisering - Kom ihåg! Bokförs i Bokföringsportalen. Ingen ändring av ver.datum på lev.fakturan. Speciella periodiseringskonton (Ekonomihandboken kap. 20, avsnitt ) Motpartskod enligt den aktuella leverantörsfakturan Interna transaktioner periodiseras inte

15 Avstämningar Rapporten NOLLA: RD, bild V82) - Konto 1200,1597 ska vara noll Kundfakturor ska vara attesterade av prefekt/chef Bokför medfinansiering - projekt märkta DEL alt. ÖVR Mer information hittar du här: Ekonomihandboken, kap 1 - bilaga 1b och kap 20

16 Uppföljning och rapporter from 21 januari Utfallsdata Information Saldon via Avancerat: BR4 BR4P Ekonomihandboken kap Saldon via Budget & Prognos: V10, V50, V50A V10C Uppföljning och rapporter handledning för uppföljningsansvariga Transaktioner: - Analyslistan - V90

17 Referenskoder - lev fakturor Automatisk inläsning varje dag i fakturaportalen Giltiga referenskoder måste vara upplagda i Raindance org nr (4 positioner) alt org nr + användarkod (7 positioner) Alla inst/enheter upplagda med sitt org nr som referenskod Om man inte vet vilken ref kod som finns upplagd- använd orgnr som referenskod!

18

19 Viktiga länkar Ekonomihandboken: ordjupningekonomi/redovisning/ekonomihandboken/ Användarhandböcker: ordjupning-ekonomi/ekonomisystemetraindance/anvandarhandbocker/

20 Tack för oss! Annica och Elenor