Instruktion med tidplan för Malmö högskolas årsbokslut

Transkript

1 Instruktion med tidplan för Malmö högskolas årsbokslut Nedan följer instruktioner och information om områdenas arbetsuppgifter i samband med Malmö högskolas årsbokslut för Tidplan samt beloppsgräns för periodiseringar Balansräkningen Resultaträkningen Instruktion om värdering och samfinansiering av projekt samt underlag för dessa Framtagande av resultat/verksamhetsgren Bilagor Bo Sundberg 1

2 Datum för bokslutsarbete Brytdatum/tidplan Brytdatum för ankomstregistrering av leverantörsfakturor från andra myndigheter för räkenskapsåret 2014 är måndag , i enlighet med ESVs direktiv. Denna dag gäller också för annan myndighet att ta emot faktura eller rekvisition från Mah. Observera att det är ankomstdatum och inte fakturadatum som gäller beträffande brytdatum. Faktura mellan myndigheter som av den avsändande myndigheten tas upp i årsredovisningen som fordran hos annan myndighet skall vara motparten tillhanda senast brytdagen. Det är alltså av största vikt att alla tänker på att dels få in samtliga leverantörsfakturor och dels fakturera alla fordringar i god tid före brytdagen som för räkenskapsåret 2014 är bestämd till måndag 5 januari Kundfakturor eller rekvisitioner till andra myndigheter och som avser 2014 måste därför vara Ann-Christine Mathiasson tillhanda senast torsdag Raindance kommer sedan att hållas öppet för områdena t o m fredag för bokslutsbokningar. Detta gäller även löneombokningar som inte får göras efter fredag , eftersom utfördelning av OH-kostnader görs måndag Sista dag för GV att göra bokningar på områdena är torsdag (obs att även interna omföringar måste vara GV tillhanda senast ). Avskrivningar kommer att köras måndag Allt underlag avseende bokningar på 18xx- och 53xx-konton måste därför vara Cecilia Olsson tillhanda senast fredag Periodiseringsfilen för december hämtas ur Raindance onsdag och skickas till områdena senast kl samma dag. Torsdag ska alla områden vara helt klara med sina delar av årsbokslutsarbetet, vilket innebär att områdena också har ett preliminärt årsutfall detta datum. Sammanställning datum December 2014 To 18 Kundfakturor eller rekvisitioner till andra myndigheter och som avser 2014 måste vara Ann-Christine Mathiasson tillhanda senast denna dag Må 22 Sista filöverföring till Plusgirot kl för leverantörsbetalningar 2014 Januari 2015 Må 05 Brytdag, dvs den dag då den löpande bokföringen av fakturor från andra myndigheter och som avser 2014 skall avslutas Ti 07 Preliminär LADOK-körning (1) To 08 Sista filen med leverantörsfakturor som bokförs på år 2014 Fr 09 Proceedo-användarna meddelas om sista datum för fakturahantering Lista med kvarstående ej hanterade fakturor skickas till ekonomerna Ti 13 Sista dag för sakgranskning av fakturor avseende 2014 On 14 a Sista dag för attest av sakgranskade fakturor avseende 2014 Preliminär LADOK-körning (2) 2

3 To 15 Fr 16 Sista dag för GV att göra bokningar på områdena, exkl OH-kostnader och avskrivningar Sista dag för registrering av personliga utlägg avseende 2014 Sista dag för registrering av icke statliga kundfakturor Lokalkostnader utfördelade senast kl Samtliga fakturor som preliminärregistrerats fram till och med brytdagen skall vara definitivregistrerade i Raindance Samtliga manuella periodiseringar och fördelningar enligt utskickade bokslutsanvisningar skall vara klara Raindance stänger för områdena kl 17.00, och kommer därefter att vara selektivt öppet för vissa användare Sista dag för insändande av underlag avseende inventarier/anläggningar Hermesrapportering: Decemberutfall och preliminärt anslagsutfall för 2014 Motpartsrapportering, avstämning av S-koder Må 19 Raindance öppnar för bokföring på 2015 Avskrivningar klara senast kl Utfördelning av OH-kostnader senast kl Körning av härledda verifikationer för ombokning av pg-konton Slutlig anslagsavräkning i ekonomisystemet underlag till resultatoch balanskonton skall vara GV tillhanda Reskontrorna ska vara avstämda på områdena Ti 20 Kontroll/justering/korrigering av OH-kostnader Bokföring av samfinansiering i externa projekt (uppgifter om samfinansiering ska även registreras i PerVju) Underlag till BR gås igenom och kontrolleras vid GV Kontroll på områdena innan periodiseringsfilen hämtas ur RD On 21 Definitiv LADOK-körning, i detta läge skall GU-utfallet fastställas (resultatet av denna körning kommer att finnas tillgängligt i SILA torsdag 22 januari) Periodiseringsfil hämtas ur Raindance och skickas ut till områdena senast kl För projekt som ska avslutas per ska eventuella över/underskott i dessa hanteras enligt Beslut Dnr Mahr /473 (finns under N:\ADM\STAFF\Ekonomi\Redovisning\Projekthantering) Projekt som resultatavräknas ska också stängas i RD med slutdatum (meddela Christian Bengtsson eller Bo Sundberg) To 22 Periodiseringsfiler i retur till GV senast kl Samtliga periodiseringsfiler inlästa senast kl Fr 23 Uppdatering av PerVju Bemanning skall finnas på områdena för eventuella korrigeringar och kompletteringar Avstämning av myndighetskapital 2970/2990/8999 per v-kod, samt avstämning av finansiärer (dessa avstämningar görs övergripande av GV) Områdena helt klara med sina delar av årsbokslutet. Preliminärt årsutfall klart för områdena. Uppföljning på områdesnivå kan påbörjas Hermesrapportering: Motpartsrapportering Eventuella differenser ska vara rättade eller kommenterade 3

4 23 jan- 30 jan Fr 30 Bokslutsarbete på ekonomiavdelningen vid GV. Följande skall göras: Kontroll och fastställande av resultaträkning Kontroll och fastställande av balansräkning Noter till resultatoch balansräkning Anslagsredovisning Resultat per verksamhetskod Redovisning av myndighetskapital Finansiärsredovisning Sammanställning av väsentliga uppgifter Avsnittet om verksamhetsgrenar och ekonomi skrivs Årsbokslutspärm med underlag upprättas Hermesrapportering: Ny preliminär inrapportering av årsutfallet (anslag och inkomsttitlar) Fullständig realekonomisk fördelning av anslagsutfallet för hela året Avstämning av S-koder Vid ny filinläsning i Hermes kontrolleras Motpartsavstämning Februari 2015 Må 02- Ti 03 On 04 To 05 Genomgång av inlevererat underlag från områdena avseende resultatoch balanskonton, eventuella kompletteringar av underlag RR och BR skall vara fastställda, underlag och klassificeringar skall vara klara. Skall stämma med det som rapporterats i Hermes Årsredovisningsdokument, dvs resultaträkning, balansräkning, anslagsredovisning, noter, väsentliga uppgifter samt redovisning av myndighetskapital skall vara klara. Dessutom skall avsnittet om verksamhetsgrenar och ekonomi, som ingår i resultatredovisningen, vara färdigskrivet Fr 06 Korrekturläsning av årsredovisningsdokument Må 09 To 12 Fr 13 On 18 Årsredovisningen skall vara sammanställd och korrekturläst. Skickas till högskolestyrelsen Slutseminarium med högskoleledningen (preliminärt datum) Hermesrapportering: Rapportering av uppgifter om Avgiftsbelagd verksamhet Hermesrapportering, följande skall vara inrapporterat och avstämt: Inkomsttitlar Resultat- och Balansräkningar (specifikation S-koder) Kvartalsavstämning (betalningar) Motpartsrapportering (kontroll) Styrelsesammanträde. Samtliga styrelseledamöter skall skriva under årsredovisningen på det ex som arkiveras här Fr 20 Sista datum att göra eventuella korrigeringar i Hermes Betalningsavstämningar (kontroll) Slutlig realekonomisk fördelning av anslagsutfallet för år 2014 i Hermes Särskild info (bemyndiganden, ansvarsförbindelser, antal anställda, sjukfrånvaro, etc) Årskontroll 4

5 Må 23 Årsredovisningen skall vara klar och utskickad enligt sändlista, skall vara regeringen tillhanda senast denna dag Årsredovisningen skall skickas elektroniskt. Den skall bestå av resultatredovisning, resultaträkning, balansräkning, anslagsredovisning samt noter. Årsredovisningen skall även innehålla sammanställning över väsentliga uppgifter Mars 2015 Må 02 Sista datum för godkännande av betalningsavstämningar i Hermes (bör dock vara avstämt och klart 22 februari) 5

6 Periodiseringar Kostnader/intäkter överstigande kr skall periodiseras i bokslutet Avstämning av balansräkningen Samtliga områden ska stämma av följande konton och skicka in undertecknade avstämningsunderlag för dessa till GV (Bo Sundberg) Konto nr. 101x 11xx 12xx 13xx Benämning Handkassa, kassaintyg ska undertecknas och skickas in till GV (gäller bara de områden som har handkassa) blankett bifogas (bilaga 1) Kundfordringar (stäms av mot reskontran) Kortfristiga fordringar, underlag ska upprättas och skickas in till GV Vad gäller konto 1211 och 1212, reseförskott respektive löneförskott, skall underlag för dessa bestå av sammanställning i Excelformat med angivande av Kostnadsställe, Verifikationsnummer, Datum, Namn, Belopp samt ev kommentar. Dessa konton ska också så långt det är möjligt vara nollställda per Periodiseringskontona Upplupna bidragsintäkter, ska stämmas av och dokumenteras enligt särskild ordning som framgår av bilaga 2 Vad gäller patientreskontran på OD får det underlag som skickas in till GV av sekretesskäl inte innehålla namn, personnummer eller annat som kan identifiera patienten) Leverantörsskulder (stäms av mot leverantörsreskontran) 2115/ 5999 Konto 2115 Motkonto för ankomstregistrering gäller för utländska leverantörsfakturor Konto 5999 Ankomstregistrering IM gäller för svenska leverantörsfakturor Båda dessa konton ska vara nollställda, d v s samtliga fakturor som ankomstregistrerats skall också vara slutkonterade och definitivbokade i Raindance 239x Kortfristiga skulder (underlag ska finnas för Konto 2399 Fel/utredningskonto ska i princip vara noll per Om det ändå skulle finnas belopp kvar skall dessa specificeras och specifikationen skickas till Bo Sundberg 25xx Periodiseringskonton Oförbrukade bidrag, ska stämmas av och dokumenteras enligt särskild ordning som framgår av bilaga 2. Konto 2520/2540, semesterlöneskuld samt upplupna sociala avgifter på denna bokförs och stäms av för samtliga områden av GV. Konto 2510/2530, Upplupna löner enligt RALS samt upplupna sociala avgifter på dessa bokförs för samtliga områden av GV. Bokför också eventuella övriga upplupna kostnader. Observera att upplupna lönekostnader får redovisas endast i det fall det rör sig om beviljad inarbetad övertid, beslutad men ännu ej utbetald lön etc, och som finns skriftligt dokumenterat. Utlovad eller oreglerad kompetensutvecklingstid och liknande får inte bokföras som upplupen lönekostnad. OBS! Viktigt att skilja på statliga respektive icke statliga fordringar/skulder på berörda konton. 6

7 Resultaträkningen Anslagsintäkter stäms av så att rätt belopp är bokfört totalt och per v-kod. Intäkter av avgifter och andra ersättningar. Projektvärdering/resultatavräkning skall göras (görs med hjälp av projektvärderingsrapporten/periodiseringsfilen). Intäkter av bidrag. Se till att intäkts- respektive balansföra bidragsintäkter i förhållande till de kostnader som uppstått på externfinansierade projekt (görs med hjälp av projektvärderingsrapporten). Förbrukningsinventarier och förbrukningsmateriel (kontogrupperna 53 och 54) skall stämmas av så att det inte finns poster där som skall aktiveras. Köpta tjänster ska gås igenom. Kontrollera så att det inte finns konsultkostnader som skall aktiveras. Kontoklass 7 (transfereringskonton) ska vara nollställd, det får alltså inte finnas något saldo i denna kontoklass, utan summan av 7xxx-konton ska vara noll. Bokning på redovisad kapitalförändring sker på Aktivitets/Objektnivå i samband med värdering av projekt, som görs med hjälp av projektvärderingsrapporten. Boka upp eventuella upplupna kostnader/intäkter (underlag ska finnas) Leverantörsfakturor med fakturadatum 2015 men där kostnaden avser 2014 ska med bokföringsorder bokföras som upplupen kostnad på Kontrollera att kostnader och intäkter är matchade, d v s bokförda på rätt v-kod. Värdering av projekt Samtliga Aktivitets/Objektnummer ska värderas i samband med bokslutet. De värderas på olika sätt beroende på om de är finansierade med statsanslag eller externa medel. Om det finns Aktivitets/Objektnummer som inte fått korrekt tilldelning av intäkter, skall man först göra omföringar så att samtliga får de medel de ska ha. Detsamma gäller om ett projekt har blivit felaktigt belastat med kostnader. Projektvärdering/resultatavräkning sker med hjälp av den projektvärderingsrapport (periodiseringsfil) som finns i Raindance. Innan periodiseringsfilen skickas i retur till GF ska den vara avstämd så att man på ett och samma Aktivitets/Objektnummer bokar upp både oförbrukat bidrag (förutbetalda intäkter) och upplupen intäkt endast i de fall detta verkligen är korrekt. När värdering av alla Aktivitets/Objektnummer är genomförd ska man göra en kontroll genom att ta ut en resultaträkning per kostnadsställe och projekt för att kontrollera att saldot är noll på alla externa projekt. För externfinansierade projekt som ska samfinansieras ska detta göras enligt Beslut om samfinansiering av externfinansierade projekt 2011 Dnr Mah /472 samt förtydligande av kontering till detta d d Uppgifter om samfinansiering ska registreras i PerVju, där även undertecknat beslut om samfinansiering ska finnas inskannat. Följande blanketter ska fyllas i, skrivas ut, undertecknas och skickas in till GV i original (blanketterna finns i PerVju och ska skrivas ut därifrån enligt exempel bil 3-6); Blankett för förlustriskbedömning i externa projekt, detta även om man inte anser att det föreligger någon förlustrisk. I sådant fall ska blanketten lämnas med summa 0 (bil 3) Blankett för samfinansiering (bil 4) Sammanställning periodiseringar per område och konto (bil 5) Sammanställning/Checklista periodiseringar av externa projekt (bil 6) 7

8 Resultat per verksamhetsgren Områdena skall ta fram resultat per verksamhetsgren. Detta görs genom att man med hjälp av rapporter i Raindance/SILA tar ut resultat per verksamhet och stämmer av detta mot det totala resultatet för området. Bo Sundberg 8

9 Bil 1 KASSAINTYG Undertecknad intygar härmed att handkassan för kostnadsställe... per innehöll följande belopp och valutor Valuta Belopp Kurs SEK TOTALT SEK Belopp enligt ovan står också i överensstämmelse med bokfört belopp... Ort och datum.. Underskrift med namnförtydligande 9

10 Bil 2 Underlag/dokumentation för periodiserade projekt vid Malmö högskola avseende konto samt Det ska för samtliga projekt som periodiseras i bokslutet finnas underlag i PerVju och varje område ska ur PerVju ta ut en sammanställning på kontonivå (kto resp ) som ska undertecknas av dekan och skickas in till GV (Bo Sundberg) Blankett för detta finns i PerVju (Sammanställning periodiseringar per konto) Underlag i PerVju ska bestå av avtal, kontrakt eller liknande, som ska vara försett med Mah s diarienummer, samt eventuella övriga dokument som kan anses erforderliga (t ex beslut om samfinansiering) för att revisionen ska kunna göra en bedömning av projektet. Endast igångvarande projekt med giltiga avtal/kontrakt (d v s de projekt som inte har passerat slutdatum eller har beviljats förlängning) får periodiseras. I annat fall ska projektet resultatavräknas. Undantag kan dock få förekomma i det fall man beviljats förlängning av ett projekt men ännu inte hunnit erhålla skriftlig bekräftelse. I sådant fall ska projektledaren lämna en skriftlig redogörelse för förhållandena och denna redogörelse ska även undertecknas av områdesprefekten och skannas in i PerVju. I annat fall kommer projektet att resultatavräknas. Detsamma gäller för projekt som ännu inte har passerat slutdatum enligt avtal, men som har upparbetade kostnader överstigande totalt belopp för projektet. I sådana fall måste avtal/kontrakt och eller underlag om samfinansiering från Malmö högskola om fortsatt finansiering finnas för att projektet ska få periodiseras (gäller endast projekt med startdatum före 2011, kopia av beslut ska i sådana fall bifogas i PerVju) För de externa projekt som kräver samfinansiering från Mah ska det finnas skriftligt beslut om detta, som ska bifogas periodiseringsunderlaget för projektet i PerVju. 10

11 11

12 12

13 13

14 14