Tidplan och checklista inför bokslutet 31 december 2016

Transkript

1 Nov Gå igenom alla bokförda periodiseringar och kontrollera om de fortfarande gäller eller om något ska vändas. För de periodiseringar som ska vara kvar gäller att underlag som styrker periodiseringen ska finnas som bilaga till bokföringsposten. To 1 dec Steg 1-3 lokaltjänstkostnader (LTK) för december samt slutreglering av lokaltjänstkostnader (LTK) 2016 bokförs av Byggnadsavd. Må 5 dec Bokslutsinformation Ångström On 7 dec Bokslutsinformation BMC B/C8:301 On 7 dec Sista dag att skicka in reglering av LTK-saldon över kr utan prestation (blankett EA38). Sista dag att skicka ev. justeringar av LTK steg 2-3 till AEU (blankett EA 37). AEU bokför justeringarna senast 14 dec. To 8 dec Bokade lokaler TimeEdit t.o.m. 31 dec enl avläsning 5 dec debiteras av Byggnadsavd. Telekostnader t.o.m. 30 nov debiteras av IT-avdelningen. Efter 14 dec klart att bokföra LTK steg 4. Lö 10 dec Alla underlag avseende lön och andra ersättningar skall vara Löneenheten tillhanda för december månads utbetalning i Primula Ti 13 dec Bokade skrivplatser t.o.m. 31 dec debiteras av Byggnadsavd. Skrivplatser Skickas med internpost Underlag för resp debitering: TimeEdit /redovisa-kostnader/lokalkostnader Telekostnader Skickas med internpost KOSPER INTPER /GLIS MP-Bokslut- Lokaltjänstkostnader EA37, EA38 1

2 On 14 dec Sista dag att skicka rekvisitioner resp. blankett EA17x och EA18x till skanning för utbetalning av lämnade bidrag/ transfereringar. Dessa fakturor måste vara utbetalade (status HBET) senast vilket medför att attest måste vara gjord senast Obs att EA17x och EA18x ska skickas som pdf-faktura till On 14 dec Ändring i bokföringen av anslag AEU tillhanda. To 15 dec Sista dag att skicka in filer avseende nya projekt 2016 för medfinansiering samt avstämning av medfinansiering. To 15 dec Kl Sista dag/tidpunkt att godkänna preliminära rekvisitions-/fakturaunderlag till statliga myndigheter i KDB. To 15 dec Sista dag att skicka rekvisitioner/fakturor till statliga myndigheter. Kontrollera saldon på avräkningskonto Framställ fakturor/rekvisitioner! To 15 dec Sista dag för registrering av interna kundfakturor. Under perioden 16 dec -9 jan endast möjligt att hantera interna leverantörsfakturor. To 15 dec Sista dag att begära konstaterad kundförlust. Fr 16 dec Kl Primula Webb stänger. Alla ärenden i Primula Webb måste vara klara för att gå med i månadsomställningen i december. Må 19 dec Statsanslag till utbildning och forskning bokförs. Ev ändring i bokföringen av anslag skall vara AEU tillhanda senast ! Se ovan. Ti 20 dec Decemberlöner bokförs i Raindance. (Månadsomställning dec) On 28 dec Kl Sista dag/tidpunkt för attest av leverantörsfakturor avseende lämnade bidrag i Raindanceportalen. Förfallodatum anges till senast 30 december. Observera att inga rekvisitioner resp. blankett EA17x och EA18x avseende lämnade bidrag får skickas till skanning under perioden 15 december - 4 januari. Raindanceportalen (LFP) Blankett EA 34 och 36 KDB Raindanceportalen (IFP) Primula Webb Raindanceportalen (LFP) To 29 dec Årets sista utbetalningsfiler skickas. I filerna ingår betalningar Leverantörsfakturor och leverantörsfakturor avseende Raindanceportalen 2

3 med förfallodag tom De utbetalningar som har lämnade bidrag skall vara attesterade senast för (LFP) förfallodag senast får utbetalningsdag att tas med i utbetalningsfilerna som skickas den 29 dec. Fr 30 dec Kl Sista dag/tidpunkt att godkänna preliminära KDB rekvisitions-/fakturaunderlag till utomstatliga motparter myndigheter i KDB. Fr 30 dec Kl Sista dag för registrering av kundfakturor (ej KDB) till utomstatliga motparter i RD/KR. Därefter hålls kundreskontran stängd t.o.m. 9 januari med undantag för inkommande betalningar 30 december. Kontrollera kundfakturor med status NY el PREL. Följ upp förfallna, ej betalda, FAKT. Begäran om konstaterad kundförlust ställs till EA senast 15 dec. Kontrollera saldon på avräkningskonto Framställ fakturor/rekvisitioner! Raindance Classic/KR To 5 jan Brytdag To 5 jan Sista dag för import av skannade leverantörsfakturor 2016 med verdat 2016 i RD/LFP sker kl To 5 jan Kl omaktivering av sökvägarna för BASEN. Under den tiden kan inte rapporten tas ut. Obligatoriskt! Fördelning LTK steg 4 till kärnverksamhetens samtliga prestationer och projekt samt avstämning konto Försäljningsintäkter korrekt klassificerade? Försäljning enligt 4 Avgiftsförordningen eller uppdragsutbildning/uppdragsforskning enligt regleringsbrev? Kontrollera verksamhetsutfall, fördelning av intäkter och kostnader per prestation. BASEN för %-fördelning el. faktiskt belopp (ARA)/RRORPK MP-Ekonomi- Bokslut-Redovisning per prestation ORGÖV/RRORGP/ RRORPK För prest 410 och 510: RRORGF/RRORFK Stäm av saldo på konto 1575, 1576, 2599, 2601, 2603, 3

4 2632. Periodisera upplupna/förutbetalda kostnader. Kontrollera KOSPER Må 9 jan Raindance stängs kl Sista dag/tidpunkt att med verdat 2016 hantera leverantörsfakturor med fakturadatum 2016 (fakturor avseende lämnade bidrag undantagna enl. ovan) och hantera interna leverantörsfakturor samt att alla preliminära anläggningsobjekt ska vara överförda till det definitiva registret. Observera att ingen import av skannade leverantörsfakturor sker kombinationen av periodiseringskonto. Ta hand om preliminära anläggningar. Kontrollera därefter att inga saldorader finns på kto Kontrollera att alla poster i resultaträkningen är bokförda på prestation och projekt och att rätt prestation/projekt använts. Genomgång av projekt: Finns projekt där verksamheten avslutas? Finns oförbrukade bidrag som ska resultatbokföras? Kontrollera att kombinationerna förutbetald intäkt/underskott, förutbetald intäkt/upplupen intäkt, upplupen intäkt/överskott inte felaktigt uppträder på samma projekt. Rättelser görs med BOKP. Kontrollera att lämnade bidrag har korrekt kontering och att tillräcklig finansiering finns. Inventering av handkassa per AEU tillhanda senast 16 jan. OBS! Detta är den första av två stängningar av Raindance före BKV-perioden. Möjlighet att periodisera upplupna eller förutbetalda kostnader samt att registrera omföringar/rättelser med vertyp BOKP/BIFP finns fortfarande när Raindance öppnar igen 10 jan. Anläggningsredovisning (AR) / PROJÖV/AVSPRO PROBOK AVSPRO TRKOLL 4

5 9 januari! (Se 5 jan för sista import avseende 2016.) Detta görs för att möjliggöra en genomgång av alla projekt inkl medfin, indir kostnader, periodiseringar etc innan den andra stängningen som görs den 11 jan före BKV-perioden. Må 9 jan Efter kl bokför AEU avskrivningar, finansiering av lämnade bidrag/transfereringar samt preliminär bokföring av indirekta kostnader, medfinansiering och periodisering av förutbetalda/upplupna bidragsintäkter. Må 9 jan Sista dag för rapportering av uppgifter avseende 2016 i UPPDOK. Ti 10 jan Raindance öppnas för genomgång av alla projekt. Kontroll av intäkter och kostnader på projekt. Fördelning av finansiering på alla aktuella projekt ska göras samt ev ytterligare periodiseringar och omföringar av kostnader. On 11 jan Sista dag/tidpunkt att skicka excelfiler avseende grundbokföring 2016 för inläsning i Raindance. OBS! Avser endast bokföring på konton som inte är öppna för inst/avd i Bokföringsportalen. Före 11 Kontrollera att bokföring på 2090/8999 är gjord på rätt AVSLRR On 11 jan Raindance stängs kl Sista dag/tidpunkt att med verdat 2016 periodisera upplupna eller förutbetalda kostnader samt att registrera omföringar/rättelser med vertyp BOKP/BIFP. prestation. OBS! Detta är den andra av två stängningar av Raindance före BKV-perioden. OBS! Sista tillfälle att bokföra på 2090/8999. On 11 jan Efter kl bokför AEU slutlig bokföring av medfinansiering, periodisering av förutbetalda/upplupna bidragsintäkter och indirekta kostnader samt internränta kv 4. To 12 jan Slutlig tilldelning av statsanslag till utbildning bokförs jan BKV-period Nollställ projekt xxx Medfinansiering anslag jan Omför ränta till prestation och projekt. 5

6 12-13 jan Genomgång av projekt: Kontrollera periodisering av bidrag. Behöver justeringar göras? Finns oförbrukade bidrag som ska resultatbokföras? Gå igenom erhållna försäljningsintäkter prest 112, 120 och 230. Förutbetalda försäljningsintäkter ska periodiseras! Periodisera upplupna intäkter (bidragsintäkter eller försäljningsintäkter) om kontrakt finns. Kontrollera att kombinationerna förutbetald intäkt/underskott, förutbetald intäkt/upplupen intäkt, upplupen intäkt/överskott inte felaktigt uppträder på samma projekt. / ERÄNTA MP- Ekonomisyst. Raindance- Internränta. PROBOK AVSPRO jan Kontrollera kombinationen av periodiseringskonton. INTPER Fr 13 jan Senast kl stängs Raindance för registrering av BKVtransaktioner Må 16 jan Specifikationer över balansposter samt handkassainventering AEU tillhanda Må 16 jan AEU bokför resultatet för 2016 på resp projekt. Stödverksamhetens resultat bokförs på uppsamlingsprojekt. V 3-4 Avd för ekonomi och upphandling sammanställer årsbokslutet. On 18 jan Bokslutsrapporter 2016 med analys av under- /överskottsmarginal AEU tillhanda. Ladda upp på specifikationer på MP. Ladda upp bokslutsrapporter på MP. Se anvisningar ang uppladdning. Se anvisningar ang uppladdning. 6

7 EFTER BOKSLUTET: On 4 jan Åter möjligt att skicka rekvisitioner resp. blankett EA17x och EA18x till skanning för utbetalningar avseende lämnade bidrag/transfereringar. Obs att EA17x och EA18x ska skickas som pdf-faktura till invoice@uadm.uu.se On 4 jan KDB öppnas Ti 10 jan RD/KR öppnas för registrering av kundfakturor RD/IFP öppnas för registrering av interna kundfakturor RD/LFP öppnas för kontering och attest avseende lämnade bidrag Jan och framåt Jan och framåt Vändning av periodiseringar där intäkt/kostnad nu ska redovisas. OBS! Vändning ska ske i den period där kostnad eller intäkt ska redovisas, vilket inte automatiskt är den 1 jan. Kontrollera att rätt kombination av periodiseringskonton använts. sökväg ALLA KOSPER INTPER 7