Välkommen till bokslutsinfo 2018

Transkript

1 Välkommen till bokslutsinfo 2018 Årsredovisning 2017 korta fakta Förändring (%) Intäkter Kostnader Årets kapitalförändring Balanserad kapitalförändring Oförbrukade bidrag Kassa/bank Årsredovisning 2017 korta fakta Årets kapitalförändring Utbildning på grundnivå och avancerad nivå Forskning och utbildning på forskarnivå Balanserad kapitalförändring Utbildning på grundnivå och avancerad nivå Forskning och utbildning på forskarnivå

2 2018 ett utmanande år Utmaningar i redovisningen under året Personalsituationen Internrevisionen har granskat våra inköp, om de görs från upphandlade leverantörer osv Administrativa roller Översyn av våra interna processer Förtydligande av funktionsansvaret kontra prefektuppdraget Styr- och resursutredningen STRUT - Samlad översyn statliga UH, styrning inkl resurstilldelning Aktuellt Beloppsgräns för anläggningstillgångar 25 tkr from 2018 Julklappar till anställda, totalt max 450 kr inkl moms Undvik utlägg det kostar administration och all moms kan inte fås tillbaka Boka resor via resebyrån annars kostar det mer administration och UU har inte kontroll på var anställda är Representationsbelopp Bokföringshjälp representation mm Nytt 2018 forts Vad är väsentligt per kvartal? Är utfallet rimligt? Inte förstöra information med vändningar Tänka i procent av utfallet för en viss rad? Stora kända nedskrivningar eller omvärderingar tas med Vad är inte nödvändigt per kvartal? Belopp under kr är aldrig väsentliga för kvartalsrapporteringen till statsredovisningen men kanske internt Lämnade och erhållna kontanta bidrag behöver inte periodiseras per kvartal Inkomster i uppbördsavsnittet behöver inte periodiseras per kvartal Att vända periodiseringar Vänd i rätt period är periodens resultat rimligt? Handledning är planerad under vintern 2

3 Förbereda och arbeta med bokslut Egna erfarenheter, lär av tidigare bokslut Ta in information från verksamheten Rimlig beloppsgräns för periodiseringar Inventera handkassor Stäm av alla balanskonton, skriv specar Värdera och klassificera rätt Analysera resultaträkningen, förklara varför det ser ut som det gör Periodiseringar + spec Belopp över 50 tkr ska periodiseras Belopp under 50 tkr får periodiseras men undvik att periodisera småbelopp Specifikation ska lämnas avseende alla periodiseringskonton i BR utom och Fakturorna behöver inte skickas in men vårt fakturanummer eller annan hänvisning måste anges på specifikationen Vi kommer att uppdatera excelspecifikationen Resultaträkning Not Verksamhetens intäkter Intäkter av anslag Intäkter av avgifter och andra ersättningar Intäkter av bidrag Finansiella intäkter Summa Verksamhetens kostnader Kostnader för personal Kostnader för lokaler Övriga driftkostnader Finansiella kostnader Avskrivningar och nedskrivningar Summa Verksamhetsutfall

4 Resultaträkning Resultat från andelar i hel- och delägda företag Transfereringar Medel som erhållits från statens budget för finansiering av bidrag Medel som erhållits från myndigheter för finansiering av bidrag Övriga erhållna medel för finansiering av bidrag Lämnade bidrag Saldo 0 0 Årets kapitalförändring Verksamhetens intäkter Stäm av att anslagen är korrekt fördelade Säkerställ att klassificeringen mellan avgifter och bidrag är korrekt Kontrollera att alla rekvisitioner och fakturor för 2018 är utställda och ivägskickade Kontrollera att resultatet är korrekt, dvs periodiseringar har gjorts Verksamhetens kostnader Kontrollera att alla löner är rätt konterade. Gör rättelse i Primula innan månadsomställningen i december för att undvika manuella omföringar i Raindance. Lokalkostnader ska belasta alla projekt som nyttjar lokaler Driftskostnader ska bokföras i den verksamhet där de förbrukas och periodiseras rätt 4

5 Brytdag 4 jan Lev fakturor kommer att importeras fram tom brytdagen som är den 4 jan. Om en faktura är daterad 1 jan men kommer innan 4 jan går den in med ver datum Dessa ska tas omhand innan vi stänger den 7 jan. Fakturor som kommer in efter brytdatum går in på Detta innebär att den 7 jan kan det finnas fakturor med ver datum 2018 och 2019 och det är de med ver datum 2018 som måste hanteras. Periodisering av kostnader Förutbetalda kostnader: - Fakturor med fakturadatum 2018 men avser Kredit RR/Debet BR Upplupna kostnader: - Fakturor med fakturadatum 2019 men avser Uppskatta kostnaden - Debet RR/Kredit BR - Ange tydlig verifikationstext; bifoga ev. beräkningar Använd Kontoplan för periodiseringar! Transfereringar En transferering avser bidrag som vidareförmedlas utan krav på motprestation. Finns det ett krav på motprestation är det ingen transferering utan en kostnad för en köpt tjänst eller vara. Om tveksamt, fråga någon! Kontrollera att transfereringen är helt finansierad med EK91 TRKOLL 5

6 Balansräkning TILLGÅNGAR Not Immateriella anläggningstillgångar Balanserade utgifter för utveckling Rättigheter och andra immateriella anläggningstillgångar Summa immateriella anläggningstillgångar Materiella anläggningstillgångar Byggnader, mark och annan fast egendom Förbättringsutgifter på annans fastighet Maskiner, inventarier, installationer m.m Pågående nyanläggningar Förskott materiella anläggningstillgångar Summa materiella anläggningstillgångar Finansiella anläggningstillgångar Andelar i hel- och delägda företag Andra långfristiga värdepappersinnehav Summa finansiella anläggningstillgångar Varulager m.m. Förskott till leverantörer Summa varulager m.m Kortfristiga fordringar Kundfordringar Fordringar hos andra myndigheter Övriga kortfristiga fordringar Summa kortfristiga fordringar Periodavgränsningsposter Förutbetalda kostnader Upplupna bidragsintäkter Övriga upplupna intäkter Summa periodavgränsningsposter Avräkning med statsverket Avräkning med statsverket Summa avräkning med statsverket 0 0 Kassa och bank Behållning räntekonto i Riksgäldskontoret Kassa och bank Summa kassa och bank SUMMA TILLGÅNGAR Balansräkning KAPITAL OCH SKULDER Not Myndighetskapital Statskapital Resultatandelar i hel- och delägda företag Balanserad kapitalförändring Kapitalförändring enligt resultaträkningen Summa myndighetskapital Avsättningar Avsättningar för pensioner och liknande förpliktelser Övriga avsättningar Summa avsättningar Skulder m.m. Lån i Riksgäldskontoret Kortfristiga skulder till andra myndigheter Leverantörsskulder Övriga kortfristiga skulder Depositioner Summa skulder m.m Periodavgränsningsposter Upplupna kostnader Oförbrukade bidrag Övriga förutbetalda intäkter Summa periodavgränsningsposter SUMMA KAPITAL OCH SKULDER ANSVARSFÖRBINDELSER Övriga ansvarsförbindelser Kortfristiga fordringar Kontrollera att utestående kundfordringar är säkra Rätt värdering? Är något osäkert? Är alla fordringar med? Har allt fakturerats? Använd med fördel anvisningarna för kvartalsskifte som hjälp för att säkerställa poster i både RR och BR 6

7 Periodavgränsningsposter Kontrollera att alla tidigare periodiseringar som är bokade verkligen är aktuella. Om inte; boka bort periodiseringen Bokför nya periodiseringar Specificera samtliga aktuella poster Stäm av med rapporterna EK92 KOSPER och EK 93 INTPER Analysera och åtgärda ev. differenser Se webbsidan Bokslut/Periodisering Se Kontoplan periodiseringar Periodisering av intäkter Upplupna intäkter Pågående projekt med större kostnader än intäkter Både bidrags- och avgiftsfinansierade projekt: Finns ytterligare finansiering? Krav på skriftligt avtal för att kunna bokföra upplupen intäkt Saknas ytterligare finansiering? Resultatet kommer att bokföras K 89990/D Tillämpa försiktighetsprincipen! Överskott ska oftast inte skapas med upplupna intäkter Skulder mm Se till att alla leverantörsfakturor skickas till skanning så att leverantörsskulden blir rättvisande Inget kvar på skrivborden Kontrollera att alla fakturor verkligen avser UU, rätt adress osv Använd med fördel anvisningarna för kvartalsskifte som hjälp för att säkerställa poster i både RR och BR 7

8 Skulder mm Saldo bokfört på org-nivå: Ej bokförda inkomster där fakt/rekv saknas (Danske bank) Ej bokförda inkomster där fakt/rekv saknas (Nordea) Egna plusgiron Bankkortläsare Dagskassor Swish Boka inkomst med EBLINB (Använd mall på MP) Periodavgränsningsposter Kontrollera att alla tidigare periodiseringar som är bokade verkligen är aktuella. Om inte; boka bort periodiseringen Bokför nya periodiseringar Upplupen lön enl lönerevision bokförs centralt Förändring av semesterlöneskuld bokförs centralt Specificera samtliga aktuella poster som hanteras på inst/motsv Stäm av med rapporterna EK92 KOSPER och EK93 INTPER Analysera och åtgärda ev. differenser Se webbsidan Bokslut/Periodisering Se Kontoplan periodiseringar Periodisering av intäkter Förutbetalda intäkter Pågående projekt med större intäkter än kostnader 1. Bidragsfinansierade projekt: Kontrollera den automatiska periodiseringen 2. Avgiftsfinansierade projekt: Periodisera manuellt 8

9 Verifikationstexter Bra verifikationstexter Det ska vara begripligt för en utomstående vad verifikationen avser och varför den bokförts. Använd både radtext och, när det är möjligt, huvudtext. Bifoga alltid underlag, t ex beräkningar och förklaringar. Tänk på vad som läggs under pennan t ex med tanke på GDPR Teckenutrymme: BOKP/BIFP: 30 tecken i både rad- och huvudtext Fakturor: 30 tecken i radtexten. Huvudtexten skapas automatiskt. Transaktionslista ARL: 15 tecken i radtexten visas Radtext leverantörsfakturor Utnyttja textfältet på konteringsraden. Vad avser affärshändelsen? Vilken period avses? T ex: Mikrovågsugn plan 5 SPSS-licens kv 4 Proj.ledarkurs Gbg 8/11 Texten på konteringsraden syns i huvudboken. Ange inte fakturanumret eller leverantörens namn som radtext! Den informationen framgår ändå. Lämna inte textfältet tomt! Var kortfattad men tydlig! 9

10 Radtext kundfakturor Tydlig information i fakturans radtext om vad den avser och för vilken period. T ex: Kursavgift 25 pers Enkelcellsanalyser nov 2018 Ange inte fakturanummer, kundens namn eller org.enhet som radtext! Utnyttja textfältet, lämna det inte tomt! Viktigt med periodangivelse för att periodisera rätt samt vid kontroll av periodisering! Radtext periodiseringar Intäkter: Diareinummer (upplupna intäkter) Fakturanummer i Raindance (förutbetalda intäkter) Vilken period avses? Kostnader: Fakturanummer i Raindance (förutbetalda kostnader) Bifoga beräkning eller liknande (upplupna kostnader) Vilken period avses? Projektmodulen Det finns några saker som man måste tänka på Startdatum för ett projekt är ALLTID 1:e i månaden! 10

11 Översikt bokslutstidplanen Fram till 7/1 kl 14 Översikt bokslut 8/1 9/1 kl /1 11/1 kl. 16 Nya kostnader och intäkter Periodisering och omföringar av kostnader och intäkter EBLEXT EBLINT Bokslutskörning I Raindance öppnar under dagen 8/1! Preliminärt resultat tillgängligt Periodisering och omföringar av kostnader och intäkter Slutlig justering EBLEXT EBLINT Bokslutskörning II Raindance öppnar under dagen 10/1! Preliminärt resultat tillgängligt Periodisering av intäkter, avsluta proj 20900/89990 EBLBKV AEU bokför: Avskrivningar (Def) Transfereringar (Def) Indirekta kostn. (Prel) Periodiseringar (Prel) Medfinansiering (Prel) AEU bokför: Internränta (Def) Indirekta kostn. (Def) Periodiseringar (Def) Medfinansiering (Def) Detaljerad bokslutstidplan Hämta hela bokslutstidplanen på MP under Ekonomi / Bokslut / Tidplan bokslut Hela avsnittet Bokslut på MP innehåller mycket nyttig information 11

12 Vad ska göras före 7/1 14:00? Kundfakturor/Rekvisitioner 14 och 28 dec 14 december Sista dag för registrering av inomstatliga kundfakturor/rekvisitioner till i PM/KR. 28 december Sista dag för registrering av utomstatliga kundfakturor/rekvisitioner till i PM/KR. Medfinansiering 14 dec Finns det betydande fel i den befintliga medfinansieringen i något projekt? Skicka in blankett EA36 Avstämning medfinansiering -> avstämningsperiod t o m november Avstämning av medfinansieringen är inte obligatoriskt till bokslut. Medfinansieringen kan korrigeras även senare under projektet eller först vid projektavslut. 12

13 Lokaltjänstkostnader, LTK LTK december och slutreglering LTK 2018 bokförs 3 december Om justering av LTK behövs: skicka in blankett EA37 Justering av LTK steg 1-2 till AEU senast 13 dec. AEU bokför justeringarna den 20 december. Därefter kan ni fördela LTK steg 4! Men vänta till närmare stängning om ni fördelar LTK enligt fördelningsbasen. Avstämning LTK steg 4 Fördelning görs per VSH: , 131, 2xx. Inga byten mellan verksamhetsgrupperna på konto 50109; sådana ska ha gjorts på konto med EA37 istället. Totalt saldo på inom resp. verksamhetsgrupp och för hela institutionen = noll Transfereringar Utbetalningar avseende transfereringar/lämnade bidrag till skanning senast 14 december Ange förfallodatum till senast Attesteras senast den 21 december kl Alla transfereringar ska vara utbetalade på bokslutsdagen! Kontrollera finansering av lämnade bidrag med hjälp av rapporten EK91 TRKOLL 13

14 Måndag 7 jan kl Vad händer? finansiering av lämnade bidrag (transfereringar) avskrivningar indirekta kostnader (prel) medfinansiering (prel) periodisering av förutbetalda/upplupna bidragsintäkter (prel) Måndag 7 jan kl Vad skall vara gjort? Alla fakturor 2018 attesterade Åtgärda preliminära anläggningar Måndag 7 jan kl Vad kan/bör vara gjort? kontroll av gamla periodiseringar periodisering av kostnader LTK steg 4 kontroll av verksamhetsutfall per VSH och/eller projekt kontroll av klassificering av försäljningsintäkter kontrollera EK92 KOSPER och EK93 INTPER mm se Tidplanen 14

15 Justeringsperiod 8-9 januari Justeringsperioden 9-10/1 Fram till 7/1 kl /1 9/1 kl /1 11/1 kl Nya kostnader och intäkter Periodisering och omföringar av kostnader och intäkter EBLEXT EBLINT Bokslutskörning I Raindance öppnar under dagen 8/1! Preliminärt resultat tillgängligt Periodisering och omföringar av kostnader och intäkter Slutlig justering EBLEXT EBLINT Bokslutskörning II Raindance öppnar under dagen 10/1! Preliminärt resultat tillgängligt Periodisering av intäkter, avsluta proj 20900/89990 EBLBKV AEU bokför: Avskrivningar (Def) Transfereringar (Def) Indirekta kostn. (Prel) Periodiseringar (Prel) Medfinansiering (Prel) AEU bokför: Internränta (Def) Indirekta kostn. (Def) Periodiseringar (Def) Medfinansiering (Def) Justeringsperiod 8 9 jan kl 14 Analysera & kontrollera är alla intäkter och kostnader på VSH och projekt? behov av omfördelning av intäkter och kostnader finns behov av ytterligare periodisering kan projekt avslutas och resultatbokföras? är bokningarna på stödverksamheten korrekta? 15

16 Avgiftsfinansierade studenter Intäkter fördelas av resp. vetenskapsområde på konto 33260, VSH 111 Kostnader ska omföras från VSH 110 till 111 enligt fördelningsnyckel: Antal avgiftsstudenter/totalt antal studenter Läs mer på webbsidan Avgiftsfinansierade studenter under Redovisningsfrågor / Redovisa intäkter Vad ska göras januari? 10 jan 11 jan vertyp EBLBKV Omföra FO-anslag till/från projekt xxx Avsluta projekt 20900/89990 Periodisera upplupna intäkter manuellt vid behov Periodisera förutbetalda intäkter manuellt vid behov Ev boka om ränta 16

17 Nollställning medfinansiering Projekt xxx Medfinansiering anslag Projekt xxx skall nollställas genom att: debitera/kreditera konto 305xx på anslagsprojekt (210) debitera/kreditera konto 305xx på projekt xxx Debetsaldo = kreditsaldo 305xx Avslut av projekt För projekt där verksamheten är avslutad: Lös upp ev periodiseringar Avsluta resultaträkningen genom att använda konto 89990/20900 Flytta balanserat kapital till uppsamlingsprojekt/annat projekt genom att använda 20900/20900 (årets kapitalförändring) eller 20700/20700 (balanserad kapitalförändring, bokas m h a AEU) Rapporter och specifikationer Försättsblad Periodiseringsspecifikation RRORG Resultaträkning BRORG Balansräkning ORGÖV Institutionsöversikt OMSÄTT Över-/underskottsmarginal; med kommentarer RPI Intyg om inventering av anläggningar Handkasseinventering 17

18 Bokslutskommentarer För varje verksamhet skall följande punkter besvaras/kommenteras. Texten ska vara kortfattat, gärna i punktform och det är viktigt att förklara varför det blivit som det blivit: kommentar till årets kapitalförändring jämförelse mot budget och analys av eventuella budgetavvikelser analysera orsakerna till balanserat över-/underskott redogörelse för hur det balanserade resultatet kommer att hanteras kopplat till den budget som upprättats för 2018 Övrigt Semesterlöneskuld bokförs av AEU Slutgiltigt GU-bokförs den 11 jan AEU bokför resultatet på alla projekt den 15 jan Klart att ta ut bokslutsrapporter den 15 jan. Meddelas i Raindance när detta kan göras. Skicka in bokslutsmaterialet den 17 jan Riksrevisionens granskning HT-18 Överföring mellan gamla RD till RD2018 Bidrag Avgifter Anläggningstillgångar Betalningar löner, fakturor Ladok Lokaler - avtal Holdingbolag Transfereringar Lite kvar att göra, följdfrågor kan komma! 18

19 Granskning av bidrag Att giltiga avtal finns Att projekt är rätt klassificerade Att projektkalkyler finns och är korrekt upprättade Att projekt följs upp löpande Att periodiserat belopp stämmer med underliggande redovisning Att projekt som avslutats resultatförts Granskning av avgifter Att giltiga avtal finns Att projektkalkyler finns och är korrekt upprättade Att projekt följs upp löpande Att avgift får tas ut Att klassificering som avgift är korrekt Efterlevnad av full kostnadstäckning, att inte ökade ackumulerade överskott byggs upp över tid samt att lärosätet redovisar i årsredovisningen hur stora överskott ska disponeras Anläggningstillgångar Nyinvesteringar Inventeringsrutiner Ny regel om komponentavskrivning ska tillämpas från 2016 Få lärosäten som tillämpar komponentavskrivning kanske borde det vara fler? 19

20 Betalningar löner, driftkostnader, hyror Betalningsprocessen och löneprocessen samt att väsentliga kontroller (t.ex. dualitet) finns i processerna och att kontrollerna fungerar Behörigheter och attester i EFH Granskning av fakturor slumpmässigt utvalda eller sådana som bedöms riskfyllda t ex representation Granskning av hyresavtal med avseende på avtalslängd och villkor 20