Välkommen på bokslutsinfo november 2015

Transkript

1 Välkommen på bokslutsinfo november 2015 Handledningar från ESV Bland annat: Personalkostnader Att ta ut avgifter enligt 4 avgiftsförordningen Investeringar i budgetunderlaget Redovisning av komponenter Checklista för bokslut Aktuellt Julklappar till anställda, totalt max 450 kr inkl moms Undvik utlägg det kostar administration och all moms kan inte fås tillbaka Boka resor via resebyrån annars kostar det mer administration och UU har inte kontroll på var anställda är Moms vid representation: inga förändringar (ännu) Nya arkivregler De oförbrukade bidragen Kontoplan 1

2 Arkivering RA-FS 2015:2 Pappersfakturor som skannats får gallras efter 3 år efter utgången av det år som de tillhör Elektroniska fakturor får gallras efter överföring Myndigheters räkenskapsinformation (tidigare räkenskapshandling) ska bevaras i 10 år Undantag från gallring Beräkning av pensionsgrundande inkomst EU-revisionsunderlag Vanlig konsekvens är att spara länge, år Regeländringar i år Not om personalkostnader: ange varav arvode till styrelse och ej anställd personal. Särskild dokumentation för de cirka 40 största lämnas elektroniskt till ESV motsvarande format som för årsredovisningen. Detaljjusteringar och förtydliganden av S-koderna. Inga förändringar i sak. Regeländringar förra året Förbud mot ändring av årsredovisningen Lång- och kortfristigt Avgifter specificeras mer Specifikation av myndighetskapital Finansiella instrument Andra regler för tillgångar Rapportering av särskild info Några S-koder 2

3 Långfristigt och kortfristigt Tydligare avgränsning mellan långa och korta fordringar och skulder. Omföring av kortfristig del. Långfristiga skulder är sällsynt. Några poster är alltid kortfristiga, även om de förfaller efter mer än tolv månader, tex kundfordringar och leverantörsskulder. För Övriga avsättningar ska upplysningar lämnas om det som bedöms regleras nästa år. Kort del förs inte om. Kort del av Övriga lån förs inte om. Förbereda och arbeta med bokslut Gå igenom revisorernas rapportering, åtgärda Egna erfarenheter, lär av tidigare misstag Ta in information från verksamheten Rimlig beloppsgräns för periodiseringar Inventera handkassor Stäm av alla balanskonton, skriv specar Värdera och klassificera rätt Analysera resultaträkningen, förklara varför det ser ut som det gör Rapportering Riksrevisionen Avgiftsfinansierad verksamhet Bidragsfinansierad verksamhet Gränsdragning mellan transferering och köp av tjänst Uppföljning av oförbrukade bidrag Periodiseringsfel För mycket sparad semester Fordran och skuld på samma projekt 3

4 Periodiseringar + spec Belopp över 50 tkr ska periodiseras Belopp under 50 tkr får periodiseras men undvik att periodisera småbelopp Specifikation ska lämnas avseende alla periodiseringskonton i BR utom 2731 och 2732 Fakturorna behöver inte skickas in men vårt fakturanummer eller annan hänvisning måste anges på specen Genomgång av periodiseringar Följ upp periodiseringar från tidigare perioder Konto , ( ), Konto , ( ), Stäm av återföringen av periodiseringar med rapporterna KOSPER och INTPER (period , antal perioder t o m senast stängda månad) Analysera och åtgärda ev. differenser Se webbsidan Bokslut/Periodisering Se Kontoplan periodiseringar Periodisering av kostnader Förutbetalda kostnader: - Fakturor med fakturadatum Kredit RR/Debet BR (1618, 1619) - Periodisera i LFP eller med vertyp BOKP Upplupna kostnader: - Fakturor med fakturadatum Uppskattad beräkning om faktura ej kommit - Debet RR/Kredit BR (271x) - Periodisera med vertyp BOKP - Ange tydlig verifikationstext; bifoga ev. beräkningar 4

5 Periodavgränsningsposter Kostnad Intäkt Tillgång Skuld Förutbetalda kostnader Upplupna intäkter T ex förskottsbetald hyra och En intäkt som hör till bokslutsåret, prenumerationer. En kostnad som men där universitetet varken har universitetet betalat eller fått faktura på skickat en faktura eller fått betalt för under räkenskapsåret, men som helt tjänsten eller varan före eller delvis hör till det kommande bokslutsdagen. Redovisas i räkenskapsåret. Redovisas i balansräkningen som en tillgång. balansräkningen som en tillgång. Upplupna kostnader T ex semesterlöneskuld och övertid. En kostnad som hör till bokslutsåret, men där universitetet varken fått faktura eller betalat för tjänsten eller varan före bokslutsdagen. Redovisas i balansräkningen som en skuld. Förutbetalda intäkter T ex förskott från bidragsgivare. En intäkt som universitetet fått betalt för eller skickat faktura på under räkenskapsåret men som helt eller delvis hör till kommande räkenskapsår. Redovisas i balansräkningen som en skuld. Krav på en verifikation Det ska vara begripligt för en utomstående vad verifikationen avser och varför den bokförts. Använd både radtext och, när det är möjligt, huvudtext. Bifoga alltid underlag, t ex beräkningar och förklaringar Teckenutrymme: BOKP/BIFP: 30 tecken i både rad- och huvudtext Fakturor: 30 tecken i radtexten. Huvudtexten skapas automatiskt. Transaktionslista ARL: 15 tecken i radtexten visas Radtext leverantörsfakturor Utnyttja textfältet på konteringsraden. Vad/åt vem avser affärshändelsen? Vilken period avses? T ex: Mikrovågsugn plan 5 SPSS-licens kv 4 Kurs Gbg 7-8/11 Kajsa Anka Texten på konteringsraden syns i huvudboken Var kortfattad men tydlig! 5

6 Radtext kundfakturor Tydlig information i fakturans radtext om vad den avser. T ex: Hyra jan-mar 2016 Arvode december 2015 Kursavgift, 25 deltagare, Viktigt för att periodisera rätt samt vid kontroll av periodisering! Radtext periodiseringar Intäkter: Löpnummer i KDB (upplupna intäkter) Fakturanummer i Raindance (förutbetalda intäkter) Vilken period avses? Kostnader: Fakturanummer i Raindance (förutbetalda kostnader) Bifoga beräkning eller liknande (upplupna kostnader) Vilken period avses? Vad ska göras före 7/1? 6

7 Lokaltjänstkostnader, LTK Ett eller flera LTK-projekt xxx 011 0xx Slutreglering av LTK 2015 bokförs Bokföring av LTK steg 1-3 bokförs Mål: Inget saldo utan prestation på konto 5010 Om saldo < 10 tkr finns: AEU bokför enligt mestkriteriet Om saldo > 10 tkr finns: skicka in blankett EA38 Reglering LTK utan prestation senast 7 december Justering LTK Om LTK-omfördelning mellan GU och FO behövs: fyll i blankett EA37 Ny fördelning LTK steg 2-3 med den nya årskostnaden per LTK-projekt och prestation Skicka in justeringarna senast må 7 december Justering av LTK steg (1,) 2-3 samt tömning av saldon utan prestation bokförs fre 11 december Efter detta är LTK steg 1-3 och konto 5010 klart. Klart att fördela LTK steg 4! LTK steg 4 och avstämning LTK ska fördelas till alla prestationer och projekt inom kärnverksamheten som haft lokalkostnader. Konto Egen motpart (9xxx00), vertyp BIFP. Kredit LTK-projektet / debet kärnverksamhetsprojekten Belopp att fördela = saldot på konto 5010 på LTK-projektet Fördelning prestationsvis: , 120, 2xx. Inga byten mellan prestationsgrupperna på konto 5017; sådana ska ha gjorts på konto 5010 med EA37 istället. Totalt saldo på 5017 inom resp. prestationsgrupp och för hela institutionen = noll Blev det rätt? Kontrollera m h a dokumentet Avstämning LTK steg 4 på webbsidan Bokslut / Lokaltjänstkostnader 7

8 Medfinansiering 15 dec Medfinansiering av nya projekt 2015: skicka in blankett EA34 Projektbudget medfinansiering senast 15 dec. Avslutade projekt där medfinansieringen behöver korrigeras: skicka in blankett EA36 Avstämning medfinansiering senast 15 dec. Transfereringar Utbetalningar avseende transfereringar/lämnade bidrag till skanning senast 14 december Ange förfallodatum till senast Attesteras senast den 28 december kl Alla transfereringar utbetalade på bokslutsdagen! Kontrollera finansering av lämnade bidrag med hjälp av rapporten TRKOLL Kundfakturor/Rekvisitioner 15 dec Godkänn preliminära rekvisitions-/fakturaunderlag till inomstatliga motparter i KDB senast kl Registrera fakturor till inomstatliga motparter i RD/KR Registrera internfakturor i IFP Begäran om bokföring av konstaterad kundförlust 8

9 Kundfakturor/Rekvisitioner 22 dec Godkänna preliminära rekvisitions-/fakturaunderlag till utomstatliga motparter i KDB senast kl Registrera fakturor till utomstatliga motparter i RD/KR Därefter hålls kundreskontran stängd t.o.m. 7 januari Torsdag 7 jan kl Vad händer? finansiering av lämnade bidrag avskrivningar indirekta kostnader (prel) medfinansiering (prel) periodisering av förutbetalda/upplupna bidragsintäkter (prel) Torsdag 7 jan kl Vad skall vara gjort? alla interna och externa fakturor 2015 attesterade (ej lämnade bidrag) åtgärda preliminära anläggningar 9

10 Torsdag 7 jan kl Vad kan/bör vara gjort? kontroll av gamla periodiseringar periodisering av kostnader LTK steg 4 kontroll av verksamhetsutfall per prestation och/eller projekt kontroll av klassificering av försäljningsintäkter kontrollera KOSPER och INTPER mm se Tidplanen Justeringsperiod 8-11 januari Justeringsperioden 8-11/1 Tom 7/1 8/1 11/1 12/1 13/1 Nya kostnader och intäkter Periodisering och omföringar av kostnader och intäkter BOKP BIFP Bokslutskörning I Preliminärt resultat tillgängligt Periodisering och omföringar av kostnader och intäkter Slutlig justering BOKP BIFP Bokslutskörning II Preliminärt resultat tillgängligt Periodisering av intäkter BKVP AEU bokför: Avskrivningar (Def) Transfereringar (Def) Indirekta kostn. (Prel) Periodiseringar (Prel) Medfinansiering (Prel) AEU bokför: Räntor (Def) Indirekta kostn. (Def) Periodiseringar (Def) Medfinansiering (Def) 10

11 Justeringsperiod 8 11 jan kl 14 Analysera & kontrollera Är alla intäkter och kostnader på prestation och projekt? behov av omfördelning av intäkter och kostnader finns behov av ytterligare periodisering kan projekt avslutas och resultatföras? är bokningarna på stödverksamheten korrekta? Avgiftsfinansierade studenter Intäkter fördelas av resp. vetenskapsområde på konto 3326, prestation 111 Kostnader ska omföras från prestation 110 till 111 enligt fördelningsnyckel: Antal avgiftsstudenter/totalt antal studenter Läs mer på webbsidan Avgiftsfinansierade studenter under Redovisningsfrågor / Redovisa intäkter Avslut av projekt För projekt där verksamheten är avslutad: Se till att lösa upp periodiseringar Avsluta resultaträkningen genom att använda konto 8999/2090 Flytta balanserat kapital till uppsamlingsprojekt/ annat projekt genom att använda 2090/2090 (årets kapitalförändring) eller 2070/2070 (balanserad kapitalförändring, bokas m h a ekonomiavdelningen) Konto 8999 och 2090 är öppet till och med 11/1 kl 14 11

12 Analys av prestationer med rapport AVSLRR Differens 209x/899x skall vara noll. Justeringsperioden 8-11/1 Tom 7/1 8/1 11/1 12/1 13/1 Nya kostnader och intäkter Periodisering och omföringar av kostnader och intäkter BOKP BIFP Bokslutskörning I Preliminärt resultat tillgängligt Periodisering och omföringar av kostnader och intäkter Slutlig justering BOKP BIFP Bokslutskörning II Preliminärt resultat tillgängligt Periodisering av intäkter BKVP AEU bokför: Avskrivningar (Def) Transfereringar (Def) Indirekta kostn. (Prel) Periodiseringar (Prel) Medfinansiering (Prel) AEU bokför: Räntor (Def) Indirekta kostn. (Def) Periodiseringar (Def) Medfinansiering (Def) Vad ska göras januari? 12

13 12 jan 13 jan vertyp BKVP Omföra ränta kv 4/2015 enligt rapporten ERÄNTA Omföra FO-anslag till/från projekt xxx Periodisera upplupna intäkter manuellt vid behov Periodisera förutbetalda intäkter manuellt vid behov Ränta Debetsaldon bokas på kostnadskonto Kreditsaldon bokas på intäktskonto OBS! Ingen ränta bokförs på byggprojekt! Nollställning medfinansiering Projekt xxx Medfinansiering anslag Projekt xxx skall nollställas genom att: debitera/kreditera konto 307x på valfritt projekt debitera/kreditera konto 307x på projekt xxx Debetsaldo 3090 = kreditsaldo 307x 13

14 Periodisering av intäkter Förutbetalda intäkter Pågående projekt med större intäkter än kostnader 1. Bidragsfinansierade projekt: Kontrollera den automatiska periodiseringen 2. Avgiftsfinansierade projekt: Periodisera manuellt om något ska periodiseras Periodisering av intäkter Upplupna intäkter Pågående projekt med större kostnader än intäkter Både bidrags- och avgiftsfinansierade projekt: Finns ytterligare finansiering? Krav på skriftligt avtal för att kunna bokföra upplupen intäkt Saknas ytterligare finansiering? Resultatet kommer att bokföras K 8999/D 2090 Tillämpa försiktighetsprincipen! Inga överskott ska skapas med upplupna intäkter DAGS ATT KOLLA INTPER! Rapporter och specifikationer Försättsblad Periodiseringsspecifikation RRORG Resultaträkning BRORG Balansräkning ORGÖV Institutionsöversikt OMSÄTT Över-/underskottsmarginal; med kommentarer RPI Intyg om inventering av anläggningar Handkasseinventering 14

15 Bokslutskommentarer För varje prestation för sig skall följande punkter besvaras/kommenteras. Det ska vara kortfattat, gärna i punktform och det är viktigt att förklara varför det blivit som det blivit: kommentar till årets kapitalförändring jämförelse mot budget och analys av eventuella budgetavvikelser analysera orsakerna till balanserat över-/underskott redogörelse för hur det balanserade resultatet kommer att hanteras kopplat till den budget som upprättats för 2016 Övrigt Semesterlöneskuld bokförs av AEU Slutgiltigt GU-bokförs den 13 jan AEU bokför resultatet på alla projekt den 14 jan Klart att ta ut bokslutsrapporter den 15 jan. Meddelas i Raindance när detta kan göras. Skicka in bokslutsmaterialet den 19 jan Kontaktpersoner Birgitta Magnusson Daniel Johansson Emma Östlund Gunilla Knutson Katarina Lievonen Patrik Armuand Peter Persson ekonomisupport@uadm.uu.se 15