Tillägg: Rektors beslut om beloppsgränser för representation och gåvor vid Umeå universitet från och med , Dnr FS

Transkript

1 Sid 1 (5) ( Representation) ( Personalkostnader/personalförmåner) (Fr o m kapitel 8, tidigare kapitel 9) Datum Avsnitt Sida Komplettering/ändring Bilaga 8 d Momsavdrag vid representation EU är finansiär: - Den del av momsen som inte är avdragsgill på ett EUfinansierat projekt ska särkonteras och bokföras på annat projekt. Gåvor till anställda: - Tillägg i text angående gåvokort samt om inköp av julgåva som ger mängdrabatt (bilaga 8b är kompletterad med motsvarande tilläggstext) - Tillägg i text att julgåva inte kan ersättas av bidrag till organisation då det betraktas som donation, vilket inte är tillåtet. - Tillägg i text att all personal ska bedömas likvärdigt när det gäller värdet på minnesgåva vid anställningens upphörande samt exempel på bedömning beräknat utifrån anställningstid. Lathund för kontering av köpt konferenstjänst: - Förenklad hantering när det gäller vad som ska klassificeras som köpt konferenstjänst och bokföras som sådan Bilaga 8 d 21 Uppdaterat lathunden Bilaga 8 d 21 Uppdaterat lathunden Förtydligande om kontering av middagar vid interna konferenser i andra stycket Tillägg: Rektors beslut om beloppsgränser för representation och gåvor vid Umeå universitet från och med , Dnr FS Bilaga 8 b 15 Ändrad rubrik andra kolumnen till; Max kostnad inkl. moms. Ändrad rubrik för fjärde kolumnen till, Maxbelopp avdragsgill moms. Ny kolumn: Max nettokostnad att bokföra. Höjda beloppsgränser för extern och intern representation from Lagt till information om bilaga 8.d: Lathund för kontering av köpta konferenstjänster. Lagt till text om att program, syfte och deltagarförteckning ska bifogas fakturan alt. ska

2 Sid 2 (5) hänvisning till var informationen finns anges Lagt till text om att program, syfte och deltagarförteckning ska bifogas fakturan alt. ska hänvisning till var informationen finns anges Lagt till information om bilaga 8.d: Lathund för kontering av köpta konferenstjänster. 8.d 20 Lagt till bilaga 8.d: Lathund för kontering av köpta konferenstjänster Ändrat vem som anhållan om överskridande ska ställas till. Tillägg att anhållan ska göras på blankett Anhållan om överskridande av beloppsgränser Lagt till stycket som börjar: Vid intern konferens. Tagit bort text ang. bokföring av verksamhetskostnader. Lagt till stycket som börjar: Vid kurser/konferenser gäller Meningen I undantagsfall kan dispens medges, borttagen Överskridande av beloppsgränser Nytt avsnitt: Representation och alkohol Tillägg text ang. upprättande av protokoll vid internt möte/konferens och ang. kulturella arrangemang Sista stycket nytt ang. representationsgåvor i relation till lagstiftningen om muta och bestickning Följande text har ändrats: enklare blomsterbuketter vid sorg, sjukdom, dödsfall, högtidsdagar eller vi avslut av anställning Följande har lagts till: - Alkohol- och drogpolitiskt program för Umeå universitet, Dnr: UmU Umeå universitets policy mot tagande och givande av muta, Dnr: UmU Rektors beslut om ändring i universitetets regler för extern och intern representation, Dnr: UmU Bilaga 8a 10 Beskrivning av konto 4932 har ändrats till:. Enklare blomsterbuketter vid sorg, sjukdom, dödsfall, högtidsdagar eller vid avslut av anställning. Maxbelopp har lagts till Bilaga 8b Rubriken i kolumn 2 ändrad till Max kostnad exkl avdragsgill moms. Kolumnerna Avdragsgill moms och Max kr moms har kompletterats schablonavdrag och korrigerade

3 Sid 3 (5) beloppsgränser och momsavdrag. Förklarande text har lagts till avs. momsavdrag och schablonavdrag Bilaga 8b 13 Sista stycket ändrad till I den mån kostnad för vin och öl.. (tidigare vin och sprit) samt sista meningen borttagen Ändrat sista stycket; personliga utlägg för extern och intern representation registreras i PASS Bilaga 8b 12 Ändrat baskonto för Teaterbesök och liknande kulturella arrangemang under rubriken Intern representation Bilaga 8c Nytt avsnitt: Exempel på kontering av fakturor avseende representation Bilaga 8b 12, 13 Kolumnen Max kostnad inkl moms är borttagen Ändrad text: Anhållan om överskridande ställs till budgetchef i enlighet med delegationsordning Tillägg text: Konteringsregler gällande representation framgår av Konteringsregler gällande representation framgår av Konteringsregler gällande representation framgår av Konteringsregler gällande representation framgår av Nytt avsnitt: Dricks Tillägg text: Begravningsblommor vid dödsfall kan inte ersättas med inbetalning till fond då en sådan betraktas som donation, vilket inte är tillåtet Tillägg text: Observera att vid köp av presentkort faktureras inte moms, vilket medför att momsavdrag inte är tillåtet. Presentkortets värde får därmed inte överstiga angivet belopp för Max kostn. exkl. moms i bilaga 8.b Tillägg: Rektor beslut om ändring i universitets regler för extern och intern representation, Dnr UmU , Bilaga 8a 11 Tillägg kolumn för kontobenämning Bilaga 8b 12 Tillägg kolumn för baskonto Tillägg näst sista stycket: Begravningsblommor vid dödsfall kan inte ersättas med inbetalning till fond då en sådan betraktas som donation, vilket inte är tillåtet.

4 Sid 4 (5) Avsnittet har kompletterats med regler för så kallade arbetsluncher Avsnittet har kompletterats med rektors beslut om ändring i universitetets regler för extern och intern representation, Dnr: UmU , Bilaga 8.b 5 7 Rektors beslut om ändring i universitetets regler för extern och intern representation, Dnr: UmU , Höjda belopp för måltider vid extern och intern representation: Maximal kostnad vid extern representation fastställs till 580 kr exkl moms. Maximal kostnad vid intern representation fastställs till 400 kr exkl moms Ekonomiadministrativa enheten (EA) har bytts ut mot (ny benämning på enheten fr o m ) Version 6.0 Ny benämning Representation och ny indelning av de olika avsnitten Nytt kapitel Kapitlet har anpassats till nya webben där varje kapitel läggs ut i pdf-format. Detta innebär att hänvisningar/länkar till bl a blanketter, beräkningsmallar och andra enheters gamla hemsidor tas bort. Anvisningar avseende representation finns fr o m i kapitel Bilaga 9.b Beslutet att följa Skatteverkets rekommenderade belopp för julgåva och Minnesgåva har upphävts. Beslut som inte gäller längre har tagits bort. Tillåtet belopp för begravningsblommor har höjts till 2 000,00 kr inklusive moms Måltider i samband med interna kurser och konferenser samt planeringsdagar betraktas inte som representation utan som en kostnad för verksamheten Nytt avsnitt: Deltagande i externa kurser och konferenser Representation medges endast då det föreligger ett omedelbart samband mellan representationen och den verksamhet som bedrivs vid Umeå universitet. Det omedelbara sambandet avser både tidpunkten, platsen och den eller de personer som representationen riktar sig mot Förtydligande av dispensreglerna Vid extern representation ska antalet deltagare från Umeå universitet vara väl avvägt i förhållande till antalet gäster. Representation mot medföljande make/maka medges endast

5 Sid 5 (5) undantagsvis och med särskild motivering Förtydligande av begreppet intern representation samt de förutsättningar som ska vara uppfyllda för att något ska accepteras som intern representation Det är nu tillåtet att ge presentkort som gåva till anställda under förutsättning att det inte går att lösa in mot kontanter Bilaga 9.b 9 Höjda beloppsgränser för representation Ny benämning Personalkostnader/personalförmåner Kapitlet har fått ny struktur och har följande innehåll: Avsnitt 9.1, Representation Avsnitt 9.2 Övriga personalkostnader (länk till LA:s hemsida) Avsnitt 9.3, Regler och anvisningar vid tjänsteresa (länk till LA:s hemsida) Version 4.0. Kapitlet i sin helhet anpassat till såväl förändringar i redovisningsmodellen som i ekonomisystemet Publiceringsdatum Avsnittet avseende övriga personalförmåner utgår. Avsnittet avseende regler och anvisningar vid tjänsteresa utgår.