Välkommen till bokslutsinfo 2017

Transkript

1 Välkommen till bokslutsinfo 2017 Aktuellt Beloppsgräns för anläggningstillgångar höjs från nuvarande 20 tkr till 25 tkr Julklappar till anställda, totalt max 450 kr inkl moms Undvik utlägg det kostar administration och all moms kan inte fås tillbaka Boka resor via resebyrån annars kostar det mer administration och UU har inte kontroll på var anställda är EASY Fakturera i tid senast 15 dec Resultatför och avsluta projekt Nytt 2018 Delårsrapporten tas bort 2018 Inrapporteringsregler, 21 FBF Specifika regler för halvårsrapportering tas bort Enhetlig kvartalsrapportering 17 april, 17 juli, 17 oktober (17 januari) Regler om kvartalsrapportering lyfts upp från allmänna råd till föreskrifter Återföring av periodiseringar ( vändning ) måste göras så att utfallet i nästa period inte blir missvisande 1

2 Nytt 2018 forts Vad är väsentligt per kvartal? Är utfallet rimligt? Inte förstöra information med vändningar Tänka i procent av utfallet för en viss rad? Stora kända nedskrivningar eller omvärderingar tas med Vad är inte nödvändigt per kvartal? Belopp under kr är aldrig väsentliga för kvartalsrapporteringen till statsredovisningen men kanske internt Lämnade och erhållna kontanta bidrag behöver inte periodiseras per kvartal Inkomster i uppbördsavsnittet behöver inte periodiseras per kvartal Att vända periodiseringar Vänd i rätt period är periodens resultat rimligt? Handledning är planerad under vintern Riksrevisionens granskning HT-17 Bidrag Avgifter Anläggningstillgångar Betalningar löner, fakturor Ladok Lokaler - avtal Holdingbolag Bisysslor De är inte klara, finns det någon som inte svarat, gör det! Granskning av bidrag Att giltiga avtal finns Att projekt är rätt klassificerade Att projektkalkyler finns och är korrekt upprättade Att projekt följs upp löpande Att periodiserat belopp stämmer med underliggande redovisning Att projekt som avslutats resultatförts 2

3 Granskning av avgifter Att giltiga avtal finns Att projektkalkyler finns och är korrekt upprättade Att projekt följs upp löpande Att avgift får tas ut Att klassificering som avgift är korrekt Efterlevnad av full kostnadstäckning, att inte ökade ackumulerade överskott byggs upp över tid samt att lärosätet redovisar i årsredovisningen hur stora överskott ska disponeras Anläggningstillgångar Nyinvesteringar Inventeringsrutiner Ny regel om komponentavskrivning ska tillämpas från 2016 Få lärosäten som tillämpar komponentavskrivning kanske borde det vara fler? Betalningar löner, driftkostnader, hyror Betalningsprocessen och löneprocessen samt att väsentliga kontroller (t.ex. dualitet) finns i processerna och att kontrollerna fungerar Behörigheter och attester i EFH Granskning av fakturor slumpmässigt utvalda eller sådana som bedöms riskfyllda t ex representation Granskning av hyresavtal med avseende på avtalslängd och villkor 3

4 Övrigt som granskas/utreds RiR har granskat myndighetskapitalet - Rapport precis klar Konkurrensverket granskar lärosäten map upphandling - Sanktioner upphandlingsskadeavgift - Helhetsgrepp på inköpsverksamheten och leverantörsreskontra - Kontroll direktupphandlingar, dokumentation - Ramavtalstrohet Styr- och resursutredningen STRUT - Samlad översyn statliga UH, styrning inkl resurstilldelning Förbereda och arbeta med bokslut Egna erfarenheter, lär av tidigare bokslut Ta in information från verksamheten Rimlig beloppsgräns för periodiseringar Inventera handkassor Stäm av alla balanskonton, skriv specar Värdera och klassificera rätt Analysera resultaträkningen, förklara varför det ser ut som det gör Periodiseringar + spec Belopp över 50 tkr ska periodiseras Belopp under 50 tkr får periodiseras men undvik att periodisera småbelopp Specifikation ska lämnas avseende alla periodiseringskonton i BR utom 2731 och 2732 Fakturorna behöver inte skickas in men vårt fakturanummer eller annan hänvisning måste anges på specifikationen 4

5 Periodiseringar Kontrollera att alla tidigare periodiseringar som är bokade verkligen är aktuella. Om inte; boka bort periodiseringen Konto , ( ), Konto , ( ), Stäm med rapporterna KOSPER och INTPER Analysera och åtgärda ev. differenser Se webbsidan Bokslut/Periodisering Se Kontoplan periodiseringar Periodisering av kostnader Förutbetalda kostnader: - Fakturor med fakturadatum 2017 men avser Kredit RR/Debet BR (1618, 1619) Upplupna kostnader: - Fakturor med fakturadatum 2018 men avser Uppskatta kostnaden - Debet RR/Kredit BR (271x) - Ange tydlig verifikationstext; bifoga ev. beräkningar Verifikationstexter 5

6 Bra verifikationstexter Det ska vara begripligt för en utomstående vad verifikationen avser och varför den bokförts. Använd både radtext och, när det är möjligt, huvudtext. Bifoga alltid underlag, t ex beräkningar och förklaringar. Teckenutrymme: BOKP/BIFP: 30 tecken i både rad- och huvudtext Fakturor: 30 tecken i radtexten. Huvudtexten skapas automatiskt. Transaktionslista ARL: 15 tecken i radtexten visas Radtext leverantörsfakturor Utnyttja textfältet på konteringsraden. Vad/åt vem avser affärshändelsen? Vilken period avses? T ex: Mikrovågsugn plan 5 SPSS-licens kv 4 Proj.ledarkurs Gbg 8/11 K Anka Texten på konteringsraden syns i huvudboken. Ange inte fakturanumret eller leverantörens namn som radtext! Den informationen framgår ändå. Lämna inte textfältet tomt! Var kortfattad men tydlig! Radtext kundfakturor Tydlig information i fakturans radtext om vad den avser. T ex: Arvode R Holm okt-dec 2016 Kursavgift 25 pers Enkelcellsanalyser dec 2016 Ange inte fakturanummer, kundens namn eller org.enhet (om internfaktura) som radtext! Utnyttja textfältet, lämna det inte tomt! Viktigt med periodangivelse för att periodisera rätt samt vid kontroll av periodisering! 6

7 Radtext periodiseringar Intäkter: Löpnummer i KDB (upplupna intäkter) Fakturanummer i Raindance (förutbetalda intäkter) Vilken period avses? Kostnader: Fakturanummer i Raindance (förutbetalda kostnader) Bifoga beräkning eller liknande (upplupna kostnader) Vilken period avses? Översikt bokslutstidplanen Översikt bokslut T.o.m 8/1 kl 14 9/1 10/1 kl /1 12/1 kl. 16 Nya kostnader och intäkter Periodisering och omföringar av kostnader och intäkter BOKP BIFP Bokslutskörning I Preliminärt resultat tillgängligt Periodisering och omföringar av kostnader och intäkter Slutlig justering BOKP BIFP Bokslutskörning II Preliminärt resultat tillgängligt Periodisering av intäkter, avsluta projekt 2090/8999 BKVP AEU bokför: Avskrivningar (Def) Transfereringar (Def) Indirekta kostn. (Prel) Periodiseringar (Prel) Medfinansiering (Prel) AEU bokför: Räntor (Def) Indirekta kostn. (Def) Periodiseringar (Def) Medfinansiering (Def) 7

8 Detaljerad bokslutstidplan Hämta hela bokslutstidplanen på MP under Ekonomi / Bokslut / Tidplan bokslut Hela avsnittet Bokslut på MP innehåller mycket nyttig information Vad ska göras före 8/1? Kundfakturor/Rekvisitioner 15 dec Godkänn preliminära rekvisitions-/fakturaunderlag till ALLA motparter i KDB senast kl. 15 Sista dag för registrering av kundfakturor/rekvisitioner (ej KDB) till ALLA motparter i RD/KR. Gäller alltså även interna kundfakturor 8

9 Medfinansiering 15 dec Behöver nya projekt medfinansieras? Skicka in blankett EA34 Projektbudget medfinansiering Finns det betydande fel i den befintliga medfinansieringen i något projekt? Skicka in blankett EA36 Avstämning medfinansiering -> avstämningsperiod t o m november Avstämning av medfinansieringen är inte obligatoriskt till bokslut. Medfinansieringen kan korrigeras även senare under projektet eller först vid projektavslut. Lokaltjänstkostnader, LTK LTK december och slutreglering LTK 2017 bokförs 1 december Konto 5010, ett eller flera LTK-projekt xxx 011 0xx Kontrollera: finns det saldon utan prestation på konto 5010? Mål: Inget saldo utan prestation på konto 5010 Lokaltjänstkostnader, LTK Om saldo över 10 tkr finns: skicka in blankett EA38 Reglering LTK utan prestation senast 7 dec. Om justering av LTK mellan prestationer behövs: skicka in blankett EA37 Justering av LTK steg 2-3 till AEU senast 7 dec. AEU bokför justeringarna den 14 december. Därefter kan ni fördela LTK steg 4! Men vänta till närmare stängning om ni fördelar LTK enligt fördelningsbasen. 9

10 Avstämning LTK steg 4 Fördelning görs prestationsvis: , 120, 2xx. Inga byten mellan prestationsgrupperna på konto 5017; sådana ska ha gjorts på konto 5010 med EA37 istället. Totalt saldo på 5017 inom resp. prestationsgrupp och för hela institutionen = noll Blev allt rätt? Kontrollera m h a dokumentet Avstämning LTK steg 4 på webbsidan Bokslut / Lokaltjänstkostnader Transfereringar Utbetalningar avseende transfereringar/lämnade bidrag till skanning senast 14 december Ange förfallodatum till senast Attesteras senast den 27 december kl Alla transfereringar utbetalade på bokslutsdagen! Kontrollera finansering av lämnade bidrag med hjälp av rapporten TRKOLL Måndag 8 jan kl Vad händer? finansiering av lämnade bidrag (transfereringar) avskrivningar indirekta kostnader (prel) medfinansiering (prel) periodisering av förutbetalda/upplupna bidragsintäkter (prel) 10

11 Måndag 8 jan kl Vad skall vara gjort? alla interna och externa fakturor 2017 attesterade åtgärda preliminära anläggningar Måndag 8 jan kl Vad kan/bör vara gjort? kontroll av gamla periodiseringar periodisering av kostnader LTK steg 4 kontroll av verksamhetsutfall per prestation och/eller projekt kontroll av klassificering av försäljningsintäkter kontrollera KOSPER och INTPER mm se Tidplanen Justeringsperiod 9-10 januari 11

12 Justeringsperioden 9-10/1 Tom 8/1 kl /1 10/1 kl /1 12/1 kl Nya kostnader och intäkter Periodisering och omföringar av kostnader och intäkter BOKP BIFP Bokslutskörning I Preliminärt resultat tillgängligt Periodisering och omföringar av kostnader och intäkter Slutlig justering BOKP BIFP Bokslutskörning II Preliminärt resultat tillgängligt Periodisering av intäkter, avsluta projekt 2090/8999 BKVP AEU bokför: Avskrivningar (Def) Transfereringar (Def) Indirekta kostn. (Prel) Periodiseringar (Prel) Medfinansiering (Prel) AEU bokför: Räntor (Def) Indirekta kostn. (Def) Periodiseringar (Def) Medfinansiering (Def) Justeringsperiod 9 10 jan kl 14 Analysera & kontrollera är alla intäkter och kostnader på prestation och projekt? behov av omfördelning av intäkter och kostnader finns behov av ytterligare periodisering kan projekt avslutas och resultatbokföras? är bokningarna på stödverksamheten korrekta? Avgiftsfinansierade studenter Intäkter fördelas av resp. vetenskapsområde på konto 3326, prestation 111 Kostnader ska omföras från prestation 110 till 111 enligt fördelningsnyckel: Antal avgiftsstudenter/totalt antal studenter Läs mer på webbsidan Avgiftsfinansierade studenter under Redovisningsfrågor / Redovisa intäkter 12

13 Vad ska göras januari? 11 jan 12 jan vertyp BKVP Omföra ränta kv 4/2017 enligt rapporten ERÄNTA Omföra FO-anslag till/från projekt xxx Avsluta projekt 2090/8999 Periodisera upplupna intäkter manuellt vid behov Periodisera förutbetalda intäkter manuellt vid behov Ränta Debetsaldon bokas på kostnadskonto Kreditsaldon bokas på intäktskonto OBS! Ingen ränta bokförs på byggprojekt! 13

14 Nollställning medfinansiering Projekt xxx Medfinansiering anslag Projekt xxx skall nollställas genom att: debitera/kreditera konto 307x på anslagsprojekt (210) debitera/kreditera konto 307x på projekt xxx Debetsaldo 3090 = kreditsaldo 307x Periodisering av intäkter Förutbetalda intäkter Pågående projekt med större intäkter än kostnader 1. Bidragsfinansierade projekt: Kontrollera den automatiska periodiseringen 2. Avgiftsfinansierade projekt: Periodisera manuellt Periodisering av intäkter Upplupna intäkter Pågående projekt med större kostnader än intäkter Både bidrags- och avgiftsfinansierade projekt: Finns ytterligare finansiering? Krav på skriftligt avtal för att kunna bokföra upplupen intäkt Saknas ytterligare finansiering? Resultatet kommer att bokföras K 8999/D 2090 Tillämpa försiktighetsprincipen! Inga överskott ska skapas med upplupna intäkter DAGS ATT KOLLA INTPER! 14

15 Avslut av projekt För projekt där verksamheten är avslutad: Lös upp ev periodiseringar Avsluta resultaträkningen genom att använda konto 8999/2090 Flytta balanserat kapital till uppsamlingsprojekt/annat projekt genom att använda 2090/2090 (årets kapitalförändring) eller 2070/2070 (balanserad kapitalförändring, bokas m h a ekonomiavdelningen) Analys av prestationer med rapport AVSLRR Differens 209x/899x skall vara noll. Rapporter och specifikationer Försättsblad Periodiseringsspecifikation RRORG Resultaträkning BRORG Balansräkning ORGÖV Institutionsöversikt OMSÄTT Över-/underskottsmarginal; med kommentarer RPI Intyg om inventering av anläggningar Handkasseinventering 15

16 Bokslutskommentarer För varje prestation skall följande punkter besvaras/kommenteras. Texten ska vara kortfattat, gärna i punktform och det är viktigt att förklara varför det blivit som det blivit: kommentar till årets kapitalförändring jämförelse mot budget och analys av eventuella budgetavvikelser analysera orsakerna till balanserat över-/underskott redogörelse för hur det balanserade resultatet kommer att hanteras kopplat till den budget som upprättats för 2018 Övrigt Semesterlöneskuld bokförs av AEU Slutgiltigt GU-bokförs den 11 jan AEU bokför resultatet på alla projekt den 15 jan Klart att ta ut bokslutsrapporter den 15 jan. Meddelas i Raindance när detta kan göras. Skicka in bokslutsmaterialet den 17 jan Kontaktpersoner Granskning Org-enheter Gunilla Knutson , Birgitta Magnusson 100, 104, 113, , 600, 751, 753, , 860 Peter Persson , 265, Patrik Armuand , , 832 Daniel Johansson Shila Kermani 106, , Margareta Uvhagen 263, 810 ekonomisupport@uadm.uu.se 16

17 EASY plan driftsättning Info RD kl Medfarm kl Teknat kl Humsam kl Övriga Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Vecka 5 RD 2018 RD2018 stängt tom Utbetalningar bank RD2018 startar Systemet öppnar för: Leverantörsreskontra, liten grupp Leverantörsreskontra, alla Kundreskontra, alla Projektmodulen, medlemmar delproj Projektmodulen, medlemmar testfas Projektmodulen, alla Register för korttidsinvest, alla Anläggningsregister, AR-gruppen, Uppföljning och rapporter, inte klart Information och utbildning 2018 Projektstuga, datum ej satta Rapportuttag/uppföljning, datum ej satta Utbilding AR-grupp, datum ej satta "Öppet hus - stuga", datum ej satta Filmer 17