Välkommen till nätverksmöte

Transkript

1 Välkommen till nätverksmöte Agenda Aktuellt inom ekonomiområdet RD2018 läget, rapporter mm Arkivering av bokföringsmaterial Hantering av oidentifierade inbetalningar Hantering av leverantörsfakturor Balansräkningen hur jobbar vi med balansposterna Kaffe o smörgås Bokslutsinformation Aktuella projekt Universitetsövergripande projekt EASY LADOK/LMS - Studium Samordning av IT-verksamheten Samordnad lokalplanering Prefektrollen och administrativa roller 1

2 Aktuellt inom ekonomiområdet Resefrågor Upphandling av resebyråtjänst Byte av plattform för resebeställningar Betalningssäkerhet Vd-mejl Oväntade överföringar som ska ske skyndsamt till okända konton Uppmaning till oväntade kontoändringar. Aktuellt inom ekonomiområdet Övergång till tertialrapportering för intern uppföljning? Indragning av kapital vid för stora överskott sker 2018 Representationsfrågor hanteras med ESV och Skatteverket Handbok måltider (HR-avd) arbetas om och kombineras med AEU excelfil, mål att ha ett dokument med all info Info på webben under omarbetning Användning av kortfristig fordran vid vidarefakturering Ny handledning periodiseringar Vad är väsentligt per kvartal? Är utfallet rimligt? Inte förstöra information med vändningar Tänka i procent av utfallet för en viss rad? Stora kända nedskrivningar eller omvärderingar tas med Vad är inte nödvändigt per kvartal? Belopp under kr är aldrig väsentliga för kvartalsrapporteringen till statsredovisningen men kanske internt Lämnade och erhållna kontanta bidrag behöver inte periodiseras per kvartal Inkomster i uppbördsavsnittet behöver inte periodiseras per kvartal Att vända periodiseringar Vänd i rätt period är periodens resultat rimligt? Handledning för periodiseringar på ESV s hemsida 2

3 EASY RD2018 Leveransgodkännande Budget prognosverktyg för innevarande år Projekt AEU uppdaterar tomma fält LR och KR några mindre saker återstår AR- inläsning av korttidsinvesteringar från gamla Raindance Rapporter fler rapporter är under uppförande, 15 stycken klara App för fakturaattest testas Vissa mindre utestående punkter kommer att flyttas från projektet till förvaltning Gamla Raindance flyttas till CGI, externdrift Återkoppla gärna till oss via Arkivering av verifikationer mm Vad? - Levfakt, kundfakt & bokföringsordrar - Skicka in från 2016 och tidigare Var? - Adressen är Von Kraemers allé 4 Vem? - Shila Kermani tel Håkan Drufva tel Boka leverans innan ni skickar, det vill säga hör av er till Shila eller Håkan så att vi är på plats och kan ta emot. Märk kartongerna ni skickar tydligt med år, org samt vilken kategori. aindance/handledningar-lathundar Frågor redan nu? Hantering av oidentifierade inbetalningar Inbetalningar görs till Nordea (svenska) och danske bank (utländska) Swedbank tar över bankkortsapparater Om det inte finns faktura eller rekvision utställd finns det inget som inbetalningen kan matchas mot Om org enhet går att spåra läggs beloppet på utredningskonto med org registrerad Helt oidentifierade inbetalningar kommer att läggas ut på MP en gång i veckan för att lättare hitta ägare 3

4 Leverantörsreskontran För att få bättre fakturaflöden och minska dubbelarbete vid AEU informerades via EA-nytt 2018:9 om rutinerna för invoice-mejlen nya leverantörsupplägg leverantörsid på fakturaunderlag makulering av leverantörsfakturor Statistik Ekonomisupport 2018 Totalt inkomna ärenden: Kundreskontran: (22%) Leverantörsreskontran: (25%) Övriga fördelas ut på bla kategorierna Anläggningsredovisning, Budget, EUkontrakt, KDB och Raindance. Bra om det tydligt står i mejlets ämnesrad vad ärendet gäller för att underlätta hanteringen. Invoice-mejlen invoice@uadm.uu.se ska bara användas för att skicka PDFfakturor för skanning till skanningsföretaget. Observera att inga supportfrågor och frågor om saknade fakturor ska skickas till den adressen, de ska skickas till ekonomisupport@uadm.uu.se. Ca 10% av inkomna mail har bristfälliga underlag eller gäller supportfrågor (Totalt mejl under 2018) 4

5 PDF-fakturor ESV rekommenderar att myndigheter inte ska ta emot PDFfakturor. Institutionen ska inte skriva ut inkomna PDF-fakturor för att skicka dem med vanlig post för skanning. Fakturor kommer upp snabbare för skanning än vanlig postgång. De som skickas upp dag 1 finns inlästa i RD senast kl 17 dag 2. Utbetalning till privatperson/student ska alltid skickas för skanning som PDF-faktura Skannas en faktura/underlag i papper till PDF-faktura vid institution ska originalet arkiveras vid institutionen Leverantörsupplägg Leverantörsupplägg Inga underlag för nyupplägg i leverantörsregistret skickas till ekonomisupport@uadm.uu.se innan fakturan skickas för skanning. Finns inte leverantören upplagd läggs den upp i samband med att fakturan har importerats in i Raindance. Endast ändringar av leverantörsupplägg skickas till ekonomisupport@uadm.uu.se Statistik - Leverantörsupplägg Antalet nya upplägg har ökat under 2018 Nya leverantörsupplägg (Alla leverantörer med saldon 2017 flyttades över till RD2018, 9.500) : Nya leverantörsupplägg

6 Statistik - Leverantörsfakturor Totala antalet fakturor har ökat 2017 Leverantörsfakturor (2016: ) : Leverantörsfakturor (exkl makulerade 4.000) Omkring 30 % fastnar vid importen = Över 700 nya fakturor per arbetsdag varav 210 fastnar Andelen som fastnar har ökat 20% för 3 år sedan : Leverantörsfakturor (exkl makulerade 2.600) Leverantörsfakturor Anledningar till att fakturor fastnar i importen Leverantören saknas i RD Etiketter på utländska fakturor saknas Leverantörsid finns inte angiven på underlag Referenskoder saknas/felaktiga Dubbletter Leverantörsid på underlag När lev-id ska fyllas i på fakturaunderlag (blankett EA17/EA18) eller på utländsk etikett måste det anges innan de skickas för skanning. Lev-id kan bara utlämnas om leverantören inte finns upplagd i Raindance. Observera att lev-id måste vara från leverantörsregistret i RD2018, annars finns det risk att utbetalningen sker till fel betalningsmottagare. 6

7 Referenskod Många fakturor fastnar pga referenskod saknas/är felaktig Viktigt var och hur referenskoden anges på fakturan Hjälpas åt att se till att koden finns på fakturan få beställare att lämna referenskod till leverantören få leverantörer ange koden på fakturan gäller både svenska och utländska fakturor Makulering av faktura Institutionen/motsvarande kan inte i RD2018 makulera leverantörsfaktura. Om en faktura ska makuleras kontaktas AEU genom att cirkulera faktura till fakturacentalens inkorg (FAC), inte via mejl till ekonomisupport@uadm.uu.se. Orsak till varför fakturan ska makuleras måste alltid anges i Meddelandefunktionen (pennan) på fakturan. Skanning av fakturor Alla inkomna fakturor som inkommer till skanningsföretaget dag 1 skannas och finns för UU:s hämtning senast kl 16 dag 2. Orsaker till fördröjning att fakturor blir skannade Svensk leverantör anger inte Fagersta-adressen på fakturan Leverantör skickar fakturan sent Hanteringen av avgående post vid UU Posthanteringen mellan leverantör/uu och skanningsföretaget Försening vid skanningsföretaget 7

8 Fakturaimport Skannade fakturor hämtas och importeras till Raindance två ggr/dag, kl 13 och 17 E-fakturor importeras till Raindance kontinuerligt Skanning av fakturor Via fakturavisning i Avancerat kan man se när fakturan har blivit skannad. Vid vår referens finns uppgifter för att underlätta våra kontakter med skanningsföretaget, dels ett bildnr och dels ett datum som visar skanningsdatum Betalningspåminnelser / Inkassoärenden Viktigt att utreda betalningspåminnelser och inkassoärenden Betalningspåminnelser: Utred ev frågetecken med leverantören Skyndsam hantering för att undvika att det går vidare till inkasso Inkassoärenden: Begär anstånd med betalningen eller bestrid ärendet om det är felaktigt Skyndsam hantering för att undvika att det går vidare till kronofogden För mer info se MP på sidorna Ekonomisystemet Raindance - Leverantörsfakturor 8

9 Balansräkningen Bokföring på org nivå eller inte? Balansräkningen per org enhet består mestadels av konton där bokföring skett på org nivå men även konton där bokföring skett utan org, t ex posten kassa och bank. Där har belopp i respektive org enhets balansräkning beräknats. Finns det behov av en hel balansräkning på org nivå? Vilka kontroller görs? I vilka sammanhang använder en institution hela balansräkningen? Intrastatredovisning Intrastatredovisningen i Uppföljningen är strax klar. e-post kommer när den öppnas. Lathund kommer då finnas i MP. Lite förenklat: Anläggningstillgångar - org Kortfristiga fordringar - org Periodavgränsningsposter - org Kassa o bank - inte org Myndighetskapital - org Avsättningar - org Kortfristiga skulder - org Periodavgränsningsposter - org Balansräkning 9