Grundläggande utbildning i leverantörsreskontran

Transkript

1 Grundläggande utbildning i leverantörsreskontran

2 Pappersfakturans flöde Beställning Sortering Skanning Verifiering /tolkning Inläsning Agresso Ev Fellista Attestflöde Bet.förslag Bet.bekräftelse Betalning via Danske Bank Påminnelse/ inkasso/kfm

3 E-fakturans flöde Beställning Sortering Skanning (försvinner till viss del) Verifiering /tolkning Inläsning Agresso Ev Fellista Attestflöde Bet.förslag Bet.bekräftelse Betalning via Danske Bank Påminnelse/ inkasso/kfm

4 Att göra ett inköp - Inköpssystemet Avtalsinformation Ramavtalsleverantörer Attest av order, inte faktura - Inköp utanför inköpssystemet Ramavtalsleverantörer i första hand Beställar-id! Kontrollera F-/FA-skatt, samt momsregistrering 30 dagars betalningsvillkor

5 Fakturor och andra underlag - Gemensam fakturaadress: Göteborgs universitet Inst/motsv Box Göteborg - Faktura, utbetalningsblankett i avsaknad av extern faktura. - Elektronisk faktura (e-faktura)

6 Tabell och Status i leverantörsreskontran - A+E = Ankomstregistrerad avvaktar manuell hantering Kräver manuell hantering - A+N = Ankomstregistrerad, ute i attestflödet Meddelande till lev, ändra moms, förfallodatum, belopp mm - B+N = Bokförd, ej betald faktura Meddelande till lev, ändra förfallodatum, parkera, reversera - B+P = Bokförd, parkerad faktura Går inte med på betalningsförslag - B+R = Bokförd faktura, med på betalningsförslag Går att ta bort via Underhåll betalningsförslag - B+I = Bokförd faktura med på betalningsbekräftelse Betalning inväntar förfallodatum, går att avbryta av C+N = Betald eller reverserad faktura. Tryck på betala för att se om den är betald eller reverserad

7 Attestflödet Leveransattest Konteringsattest Belastningsattest Kontrollera att: innehåller på fakturan stämmer. leveransen stämmer med beställningen varan är felfri korrekt pris har tillämpats Kontrollera att: fakturan är utställd till Göteborgs universitet det är den mottagande inst som ska betala uppgift om F-skatt och org nr finns fakturan specificerar vad som är inköpt fakturabeloppet är rätt beräknat faktureringsavgift ej debiterats rätt momsbelopp debiterats inskannade uppgifter i Agresso kontrolleras mot fakturan bankuppgifterna på fakturan stämmer överens med leverantörsregistret Kontrollera att: kostnaden får belasta den verksamhet/ det projekt som konteringen anger finansiering finns på respektive verksamhet kostnaden är inom ramen för universitetets verksamhet

8

9 Attestera i Agresso Web

10 Betalningsförslag ORGANISATIONSNAMN (ÄNDRA SIDHUVUD VIA FLIKEN INFOGA-SIDHUVUD/SIDFOT)

11 Betalningsbekräftelse

12 Betalningskörning genomförs centralt varje dag efter kl 12:00 Om man vill att en eller flera fakturor skall gå med måste dessa vara med på betalningsbekräftelsen innan kl 12:00 samma dag.

13 Kravhantering Hantera skyndsamt! - Påminnelser Undersök var originalfakturan finns och varför den inte blivit betald i tid. Visar undersökningen att originalfakturan förkommit, be leverantören om en fakturakopia. Märk kopian med ok att skanna, originalfakturan har förkommit och din signatur innan den sänds till skanning som underlag för utbetalning. - Inkassokrav Vid ett inkassokrav kontaktas inkassoföretaget för att få information om aktuell skuld. Under förutsättning att ursprungsfakturan är betald, stryks kapitalbeloppet och ett nytt totalbelopp anges och skannas samma dag. Är kapitalbeloppet inte betalt skickas fakturan ut. Märk med ok att scanna och signatur och returnera till ekonomienheten. - Kronofogden Om det gäller en delgivning från Kronofogden är det av yttersta vikt att delgivningskvittot skickas tillbaka till Kronofogdemyndigheten. Kvittot skrivs under av ekonomienheten. Lathund:

14 Utlandsbetalningar i korthet Alla underlag ska alltid innehålla: Kontoinnehavarens namn och adress. IBAN eller kontonummer. SWIFT/BIC Mottagarbankens namn och adress. För utbetalning i EU/EES och Schweiz krävs IBAN. För betalning till USA krävs även en ABA/Federal Wire. Består av 9 siffror. IBAN används ej av USA. Undvik checkar om möjligt. Kommer lätt bort. Tyskland och Argentina tar ej emot checkar. Betalningar till Indien, meddelande till mottagarens bank krävs. Från och med januari 2007 är IBAN obligatoriskt för betalningar inom EU/EES och Schweiz. Används inte IBAN tas en högre avgift ut av bankerna. $ $

15 Checklistan

16 Tidplan 2017 OBS! Hämta alltid senaste versionen på ekonomiwebben

17 Länkar Lathundar: F-skatteförfrågan: Kontroll IBAN: Kontroll BIC/SWIFT: Kontroll VATnummer: Kontroll bankgiro

18 Tack för idag!