Claes Nilsson, ekonomidirektör Projektägare till projektet EASY

HTML
DOWNLOAD

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Claes Nilsson, ekonomidirektör Projektägare till projektet EASY"

Kurt Blomqvist
för 6 år sedan
Visningar:

1 Claes Nilsson, ekonomidirektör Projektägare till projektet EASY

2 Uppsala universitet i siffror Sveriges första universitet - grundat 1477 Rankning: bland de 100 bästa universiteten i världen i de tre största internationella rankningarna Tre vetenskapsområden: humaniora och samhällsvetenskap, medicin och farmaci samt teknik och naturvetenskap Nio fakulteter Omsättning: mnkr 30 % utbildning, 70 % forskning Anställda: (medelantal) motsvarar årsarbetskrafter

3 Varför nytt ekonomisystem? Nuvarande avtal från 1994 och saknar tidsbegränsning Bakgrund i KAIA-projektet (Kvalitetsarbete i administrationen) Behov av nytt system för budget och prognos Alternativ: Avropa på statliga ramavtalet Göra egen upphandling

4 EASY - Ekonomiadministrativt system

5 EASY - mål Raindance 2018 Det nya ekonomisystemet ska ge förutsättningar för en effektivare ekonomihantering samt högre kvalitet i redovisningen och genom ett modernt och funktionellt system bättre svara mot dagens behov, nya krav och känt utvecklingsbehov i ett sammanhållet system.

6 Raindance Mobilitet & Appar Attestera beställning Attestera faktura Attestera beställning Min tid Uppföljning Tid

7 EASY organisation och Styrgrupp (prefekter ingår) kommunikation Arbetsgrupper i delprojekten, 11 stycken (inst medverkar) Referensgrupper Ekonomiadministratörer från institutioner och deltagare från områdeskanslier Universitetsförvaltningens chefsgrupp Samarbete med IT-institutionen kring användbarhet Kommunikationsplan

8 EASY Tidplan Analys och design Implementation Test Driftsättning Uppföljning/avslutning Budget: Hösten 2017 Driftsättning

9 Färre antal system! Från tre system Raindance (redovisning) UUplus (budget) Kontraktsdatabas (externa bidrag/kontrakt) Till ett system Raindance inkl Budget och prognos Projekt

10 Raindance2018 Tid Projekt/Kontrakt Budget, Prognos & Målstyrning Uppföljning & Analys Kundfaktura Internfaktura Ekonomistyrning Anläggningsredovisning Leverantörsfaktura Inköp / beställning Integration 10

11 Raindance 2018 Optioner: Tid Inköp Extern drift Just nu utvärderas optionen för extern drift. Med stor sannolikhet kommer Raindance 2018 att köras mot CGIs server extern drift.

12 Delprojekt: EASY - delprojekt 1. Redovisning 2. Budget och prognos 3. Behörighetsadmininstration och attestregelverk 4. Leverantörsfakturaprocess 5. Kundfakturaprocess 6. Projekt 7. Anläggningsredovisning 8. Rapporter och analys 9. Integrationer och konvertering 10. Användarstöd och utbildning 11. Teknik Målbildsarbete/användbarhet

13 Delprojekt: 1 Redovisning Redovisningsstrukturen ska: Spegla det ekonomiska ansvaret Ge bra struktur för delegation/attest Underlätta uppföljningar och rapportuttag på både områdesnivå och institutionsnivå

14 Delprojekt: 1 Redovisning Projektgrupper forskning; Forskargrupp, Forskare, Plattformar, Ämnen, Gemensamt institutionen Projektgrupper utbildning; Program, Masterprogram, Kurser / delkurs, Gemensamt institutionen Målsättning; Gemensam definition inom och mellan vetenskapsområden om vad som kan ingå!

15 Delprojekt: 1 Redovisning Nuvarande kodsträng: KONTO ORG PRESTATION PROJEKT MOTPART FINANSIÄR AKTIVITET ANTAL: Projektkod, diskussion pågår fortfarande Prestation blir verksamhet (VSH). Aktivitet blir 7 positioner (ORG + 4) Kodkomplettering för ORG och VSH utifrån PROJEKT Förslag till kodsträng (Obs endast ett förslag!): KÄLLA KONTO PROJEKT ORG VERKSAMHET AKTIVITET MOTPART FINANSIÄR ANTAL:

16 Delprojekt: 3. Behörighetsadministration och attestregelverk Behörigheter ska sättas upp utifrån roller Underlätta för underhåll av behörigheter och attestregler, både hos institutioner och AEU Användare bör inte se mer än vad de behöver

17 Grupp - exempel Visa fakturor Kontera fakt Reg anläggn Visa kund/leverantör Granska fakt Makulera fakturor Visa verifikationer Reg kundfaktura Uppföljning Reg bokför.order Reg budget Reg projekt Visa anläggn Attesträtt (prefekt) Attesträtt ek.adm Grupp Grupp Grupp Forskare Ekonomiadm (ej EKA) Ekonomiadm (EKA) Revisorer Forskare

18 Delprojekt: 6 Projekt Varje projekt kategoriseras vid upplägget (bidrag, uppdrag etc) Skapa förutsättningar för att upplägg av projekt kan initieras av institution och godkännas av AEU Kontrakt mm läggs in i diariet (W3D3) När vill man knyta ihop olika projekt och hur många olika kopplingar behövs? Forskarutbildningsämne? Användning av kalkyler från projektmodulen i budgetmodulen?

19 Delprojekt: 7. Anläggningsredovisning Statistik 2016 Totalt nya anläggningsobjekt: stycken 2/3 var korttidsinvesteringar Förslag korttidsinvesteringar Plocka bort korttidsinvesteringarna ur anläggningsregistret Skapa ett enklare register för korttidsinvesteringarna All hantering sker i registret, inga blanketter behövs Förslag anläggningstillgångar AR-grupp skapas med ca 20 personer med specialistkompetens Regelbundna möten hålls tillsammans med AEU Genom ett ökat samarbete uppnås högre kvalité, vilket ger färre strykningar och rättelser

Relevanta dokument

Informationsmöte , och Raindance Budget. Edrun Eriksson

Informationsmöte , och Raindance Budget. Edrun Eriksson Informationsmöte 171106, 171107 och 171114 Raindance 2018 - Budget Edrun Eriksson edrun.eriksson@uadm.uu.se Inledning Claes Nilsson Claes.nilsson@uadm.uu.se Agenda: Inledning EASY-projektet Tidplan Raindance