Ny Ekonomi 2016 AGNETA SJÖFORS, LUNDS UNIVERSITET

Transkript

1 Ny Ekonomi 2016 AGNETA SJÖFORS, LUNDS UNIVERSITET

2 Lunds universitet Grundat studenter (individer/år) anställda professorer lärare/forskare och doktorander Omsättning 7,5 miljarder 1/3 utbildning, 2/3 forskning

3 Ett universitet flera campus Lund huvudcampus Malmö Konsthögskolan Musikhögskolan Teaterhögskolan Delar av Medicinska fakulteten Helsingborg Campus Helsingborg Ljungbyhed Trafikflyghögskolan

4 Ett fullskaligt universitet åtta fakulteter Medicinska fakulteten Lunds Tekniska Högskola Naturvetenskapliga fakulteten Samhällsvetenskapliga fakulteten Humanistiska och teologiska fakulteterna Ekonomihögskolan Juridiska fakulteten De konstnärliga högskolorna (konst, musik och teater)

5 Projektet Ny ekonomi 2016 Uppdraget: Att införa en ny ekonomimodell och ett nytt ekonomisystem

6 Varför ny ekonomimodell? Gamla ekonomimodell sedan 2004 Det var dags att utvärdera: Håller den för dagens behov och krav? Behövs förändringar för att säkra en god ekonomistyrning? Säkra ett bättre kravställande på nytt ekonomisystem

7 Varför nytt ekonomisystem? Underhållsavtal på väg gå ut För att förlänga krävdes en uppgradering till Oracle Fusion = en så pass stor förändring att det är att likställa med att införa ett nytt system Alternativ: Avropa på statliga ramavtalet (då: KMD/Opus, Agresso) Göra egen upphandling

8 Mål snabbt och tillförlitligt beslutsstöd bättre projektredovisning enhetligt och enkelt flexibelt och anpassningsbart ett ekonomisystem

9 Planerna i grova drag Förstudie 2013 fokus på ekonomimodellen Beslut om införande Slutet 2013 Införandeprojekt ca ekonomimodell och ekonomisystem viktigt: tidig information och möjlighet till delaktighet samverkan övrig utveckling inom universitetet

10 Tidplan införandeprojektet 2014: utreda, bestämma och upphandla 2015: installera, testa, utbilda 2016: följa upp, komplettera Viktiga deadlines: Förfrågningsunderlag ut vid midsommar 2014 Skarp drift nytt ekonomisystem:

11 Kommunikation och förankring Kommunikationsplan olika faser Målgruppsanpassat: Ledning olika nivåer Fakultetsekonomerna Ekonomer på inst Personalorganisationerna (MBL) Systemansvariga, systemförvaltare

12 Organisation o bemanning Projektägare, Styrgrupp, Referensgrupper, Etc Klargör ansvar och befogenheter Projektledare, Projektmedarbetare Vi tog i Projektet fortsätter hela 2016

13 Vision för projektgruppen NY EKONOMI 2016 : Vi vågar tänka nytt för att skapa morgondagens effektiva ekonomihantering. Vi förstår behoven, förbättrar processerna och förklarar dem på ett enkelt, innovativt och inspirerande sätt. Lund,

14 Budget Budget för projektet är Ca 25 miljoner

15 Vägval (ex) Målgrupper: Ekonomer: bokföring, avstämningsrapporter m m i Raindance Ekonomer/controllers: budgetering och uppföljning verksamhet och projekt i EOS Ledningen på olika nivåer: uppföljning verksamhet och projekt i Kuben Historiska data Legala krav: arkivering av Orfi på filer med begränsad åtkomst Uppföljningsbehov i Kuben, med bred åtkomst

16 Fokusområden Ekonomiadministrativt stöd till forskning/projekt Allokeringar (fördelningar, samfinansiering etc) Internfakturering Kundfakturering Fördelning och omfördelning av lönekostnader Tvärsgående uppföljningsbehov

17 Systemintegrationer Högst prioriterade: Egenhanterade, t ex Primula och Proceedo: Avstämningsmöten Gemensamma tidplaner, aktivitetslistor Egna delprojekt i linjen Externa: Bankerna, Hermes, Tullverket Övriga: Försystem inom universitetsförvaltningen Faktureringsunderlag Bokföringsfiler

18 Utbildning och stöd Rätt utbildning vid rätt tidpunkt Maj 2015 Inför konvertering Nov/dec 2015 Inför driftstart Höst 2016 Fördjupning, främst modellen Målgruppsanpassning, vad och hur. Förstärkt support vid driftstart Guider och filmer på hemsida

19 Utbildningarna inför driftstarten Ekonomer, ca 300 st Rätt person på rätt utbildning utbildningsbeskrivningar Grundutbildning och viss specialutbildning mitten nov-mitten dec + månadsskiftet jan/feb 6-12 timmar/person Teoripass, praktik i datorsal, filmer, guider Lärare: från projektet och från linjen + fler från linjen som hjälplärare vid datorsalsutbildningarna Utbildningsmaterial togs fram av projektet + några superusers

20 Införandet av Raindance Driftstart i tid med grundfunktionalitet Försenade restleveranser Kortare tid för förberedelser inför kvartalsbokslutet Följdförseningar, t ex design rapportutbud Målgruppstänket kontra förväntningar

21 Sammanfattning projektets planering Mål och syfte Planering Avgränsningar Organisation Budget Bemanning särskilt vid driftstart Tidplanen även efter driftstart Kommunikation och förankring Lyft fram och fira framgångarna

22 Vad vi åstadkommit

23 Flexiblare kodsträng Nytt t ex: Färre delar och färre positioner Ökad automatik i konteringen Mer information kopplas till koderna ekonomisk händelse Konto 5 Aktivitet 6 Kostnadsställe 6 Arv från aktivitet Verksamhet 2 Arv från aktivitet Motpart 4 Finansiär 3 Funktion 4 verksamhet annan indelning

24 Största ändringen avseende aktivitet märks med kostnadsställe och verksamhet -> underlättar kontering ligger i en löpnummerserie för hela LU -> lättare flytta kan märkas upp med mer information, t ex projekt -> underlättar uppföljning Varje gammal kombination av kostnadsställeverksamhetsgren-aktivitet har översatts till nya aktiviteter underskatta inte detta!

25 Tog (nästan) bort kkl 9 Alltid externa konton Undantag: fördelning gemensamma kostnader Motpart anger intern/extern

26 Ordning och reda i bokföringen Köpa Sälja Rätta Dela

27 Ny funktionalitet i ekonomisystemet Projektportal Stöd för beräkning och bokföring av intäktsperiodisering samfinansiering Utställande av rekvisitioner Artikelregister m m i kundfaktureringen Tidportal (för de som har behovet)

28 Renodlad kontraktshantering Information för bokföring och ekonomisk uppföljning i Raindance i Projektportalen Diarieföring direkt i huvuddiariet (W3D3) Forskningsinformation i forskningsinformationssystemet (LUCRIS)

29 Internfakturorna via Proceedo Proceedo Interna kundfakturor Godkända Interna fakturor Raindance Inga fakturor på skrivbordet!

30 Vi har minskat antalet IT-system! Primula personal Proceedo inköp ekontrakt kontraktsinfo W3D3 diarie Raindance redovisning Lupos inkomstper. och samfin. LUPP projektuppföljning LUCRIS fo info EOS budget Kuben uppföljning

31 Bättre uppföljning lönekostnader När rättning måste göras i ekonomisystemet så görs det nu med bibehållen individinformation Löneinformationen från lönesystemet och ombokningarna i Raindance ska sys ihop i uppföljningssystemet (Kuben) = bättre uppföljning av lönekostnader per individ

32 Sluttampen av projektet pågår! Finslipa och befästa ekonomimodellen - översyn konton, rutiner, avstämningar, rapporter etc Införa Stöd till projekt - flerårig projektbudgetering i EOS - projektdashboard med uppföljning mot budget i Kuben

33 Vad händer sedan? Ändrad organisation på sektionen Ekonomi: Stab som arbetar övergripande med helhetssyn på system, modell, stöd och support = vi har en organisation som kan befästa och vidareutveckla allt det nya; jobba mer strategiskt

34