Kapitel 4, Externfinansierad verksamhet och kundfordringar

Transkript

1 Sid 1 (12) verksamhet och kundfordringar Bilaga 4.b 27 Ny kostnadskalkyl för Bilaga 4.a Bilaga 4.a Bilaga 4.b Bilaga 4.c Ny momssats för inträde till teaterföreställningar m m. Ändrade regler för uttag av overhead Kundfakturering och internetbetalningar Ny bilaga; Anvisningar avseende internetbetalningar. Prosit har ersatts med Raindance. Ny Version 2.1. Bokföringsförordningen (1979:1212) samt Förordningen (1996:882)om myndigheters bokföring mm har upphört att gälla och har ersatts av Förordning (2000:606) om myndigheters bokföring (FBF) respektive Förordning (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag (FÅB). De nya förordningarna gäller fr o m den 1 januari Hänvisningar till förordningarna i kapitel 4 har korrigerats Komplettering av externa förordningar och bestämmelser. Ny blankett: Request for payment External funding (EA23) Anvisningar som rör registrering i ekonomisystemet har utgått Omarbetad text p g a nya bestämmelser för uttag av overhead. Ändrad text under rubriken Högskoleavgift Fakturerade kostnader ska inte bokföras som kostnadsreduktion utan som övrig intäkt varför texten under rubriken Bokföring av intäkter har omarbetats. 9 Nytt avsnitt, Periodiseringsregler, med hänvisning till kapitel Nytt avsnitt, Kontroller och avstämningar, med hänvisning till kapitel 1. Avsnitt i tidigare version utgår.

2 Sid 2 (12) Fortsättning verksamhet Förutsättningar för bidragsfinansierad verksamhet. Tillägg: Donationsförordningen Rekvisition av externa bidrag. Tillägg. Bidrag som inte behöver rekvireras Kundreskontran. Anvisningarna avseende kreditering och rättning av kundfaktura har omarbetats. Avsnitt 4.5.9, Makulering, i tidigare version har omarbetats och flyttats till avsnitt Arkivering. Omarbetad text med hänvisning till kapitel Ändring: Intäktsavräkning avseende uppdragsfinansierad verksamhet utförs vid EA och inte vid inst Tillägg: Donationsförordningen Tillägg: Administrativ omkostnadsavgift fr o m , Dnr , samt Täckning av indirekta kostnader vid externfinansierad verksamhet fr o m , Dnr , Bilaga 4.a Bilagan omarbetad p g a nya bestämmelser för uttag av overhead. Bilaga 4.b 26 Bilagan under omarbetning Bilaga 4.b 26 En mall i excelformat för beräkning av kostnader i externfinansierad verksamhet har utarbetats. Mallen kan hämtas på vår hemsida Från och med den 1 januari 2002 dras ingen högskoleavgift på medel från Nordiska Ministerrådet (regeringsbeslut) Version 4.0. Kapitlet i sin helhet anpassat till såväl förändringar i redovisningsmodellen som i ekonomisystemet Ändrade påslag för overhead vid ansökan om externa medel. 5 Ingen högskoleavgift på vidareförmedlade bidrag med ursprunglig privat givare Ny beskrivning av objekten projekt/projektgrupp, motpart och finansiär.

3 Sid 3 (12) Fortsättning verksamhet Intäktsavräkning externa medel (görs i samband med periodskifte för såväl bidrags- som uppdragsfinansierade projekt) Nytt avsnitt. Vidareförmedlade bidrag Avskrivning kundfordran. Samråd med Kammarkollegiet om fordran överstiger ett basbelopp. Bilaga 4.a Konteringsregler. Kontoändringar samt nya anvisningar avseende påslag/avdrag externa medel. Bilaga 4.b 29 Kostnadskalkyl. Excel-mallen omarbetad Bilaga 4.a Avsnittet flyttat från kapitel 8. Bilagan kompletterad med konteringsregler avseende transfereringar. I övrigt har justeringar av hänvisningar som avser transfereringar gjorts Bilaga 4.a 25 Vid rekvisition av Mål1-medel ska pålägg på direkta projektkostnader göras med 25%. Bilaga 4.b 31 Beräkningsmallen för beräkning av kostnader för bidrag från EU har omarbetats Bilaga 4.b 31 I blad Lönekostnader i kostnadskalkylen har arbetsgivaravgiften höjts till 51,5 %. Den nya avgiften ska gälla för Bilaga 4.a Reviderad text under stycket om omkostnadsavgift. I pålägget på 35 % på de direkta projektkostnaderna ingår lokalkostnad med 17 % (schablon). Eftersom lokalkostnaderna numera läggs ut på respektive institution/enhet görs ingen central avsättning för lokalkostnader. Tabellerna har korrigerats med hänsyn till detta. Tabellen Bidrag till utrustning/datainsamling har kompletterats med definition av datainsamling.

4 Sid 4 (12) Fortsättning verksamhet Overhead: Central avsättning för lokalkostnader görs inte längre. Redovisningsprinciper: Rubrikerna Bokföring av intäkter och Principer kundfordringar intäkter med underliggande text utgår och ersätts med ny text under rubrikerna Bokföring av bidragsintäkter, Bokföring av avgiftsintäkter samt Vidarefakturerade kostnader. Rättelser av periodiserade intäkter ska göras på det ursprungliga kontot och inte på periodiseringskontot. Sista stycket under rubriken Verksamhet har kompletterats med en hänvisning till 4 i Avgiftsförordningen. Sista stycket under rubriken Projekt och projektgrupper utgår. Femte stycket under rubriken Intäktsavräkning externa medel har förtydligats. Disposition av tidigare års resultat på konto 2070 är endast tillåten inom samma verksamhet och med samma finansiär Sista meningen i tredje stycket från slutet utgår (bokföring på periodiseringskonton får inte göras) Nya regler fr o m 2004 om vad en faktura ska innehålla. Bilaga 4.b 32 En ny mall i Excel-format har utarbetats för att underlätta beräkning av eventuell återbetalning av overhead på Mål 1 EUprojekt. Bilaga 4.d Ny bilaga med förteckning över överenskommelser om kostnadstäckning för externfinansierade projekt Avsnittet har kompletterats med rektors beslut om meddelandekrav för institutioner vad gäller ansökningar om större (mer än 500 tkr) forskningsprojekt.

5 Sid 5 (12) Fortsättning verksamhet Avsnittet har kompletterats med anvisningar avseende större överskott på externfinansierade projekt Rektors beslut UmU , , avseende Meddelandekrav för institutioner vad gäller ansökningar om större (mer än 500 tkr) forskningsprojekt Bilaga 4.d 34 Bilagan har omarbetats och kompletterats med länk till SUHF:s rapport Full kostnadstäckning för externt finansierade projekt vid svenska universitet och högskolor SUHF:s hemsida Undertecknade överenskommelser Avsnittet Bidrag från EU har kompletteras med en ny länk till Umeå universitets administrativa handbok för EU:s sjätte ramprogram Högskoleavgift: Enligt Regeringsbeslut är bidrag från National Institutes of Health (NIH) undantagna från högskoleavgift. Gäller bidrag som utbetalats 2005 eller senare Avsnittet har kompletterats med Beslut om avvikande overhead (2 %) på bidrag för resor och deltagande i konferenser, Dnr Gäller fr o m Avsnittet har kompletterats med en länk till avsnitt 1.1.5, Planering och uppföljning. Bilaga 4.a 26 Bidrag från EU: Tabellen har kompletterats med länk till information om Sjunde ramprogrammet (FP7) Ny länk till FP7 under rubriken Bidrag från EU Avsnittet har kompletterats med hänvisning/länk till Riktlinjer för uppdragsutbildning vid Umeå universitet Avsnittet har kompletterats med hänvisning/länk till Mall för beräkning av kostnader för uppdragsutbildning Under rubriken Intäktsavräkning externa medel har avsnittet kompletterats med hänvisning/länk till kapitel 1 där anvisningar finns till hur överskott på externfinansierade verksamheter får disponeras.

6 Sid 6 (12) Fortsättning verksamhet Avsnittet har kompletterats med hänvisning/länk till rektors beslut avseende Riktlinjer för uppdragsutbildning vid Umeå universitet Av beslutet framgår bl a att överskott vid uppdragsutbildning inte får överstiga 10 procent av omsättningen Avsnittet kompletterat med hänvisning till Förordning (2007:424) om ändring i förordningen (2002:760) om uppdragsutbildning vid universitet och högskolor Tillägg: Förordning (2002:760) om uppdragsutbildning vid universitet och högskolor samt Förordning (2007:424) om ändring i förordningen (2002:760) om uppdragsutbildning vid universitet och högskolor Tillägg: Riktlinjer för uppdragsutbildning vid Umeå universitet , , Dnr UmU Bilaga 4.b 33 Bilagan Beräkningsmallar helt omarbetad Nytt avsnitt: Valutakontot. Nytt avsnitt: Fördelning av medel från valutakontot. Nytt avsnitt: Konto för övriga betalningar från utlandet Beloppsgränsen för prefektens rätt att fatta beslut om uppdragsverksamhet har höjts till 1,2 mnkr i enlighet med delegationsordningen De varor/tjänster som universitetet kan ta betalt för enligt 4 i Avgiftsförordningen har utökats med automatisk databehandlingsinformation i annan form än utskrift samt vissa upplysningar per telefon Avsnittet har uppdaterats med information om elektroniska kundfakturor (Svefakturor) Avsnittet har uppdaterats med information om elektroniska kundfakturor (Svefakturor).

7 Sid 7 (12) Fortsättning verksamhet Bilaga 4.a Avsnittet under rubriken Högskoleavgift utgår. Avsnittet Vidareförmedlade bidrag utgår. Informationen om högskoleavgiften i löpande text samt tabeller utgår. Ny innehållsförteckning fr o m avsnitt t o m Texten under rubriken Vidarefakturerade kostnader har omarbetats i syfte att göra anvisningarna tydligare Version 6.0 Kapitlet har anpassats till nya webben där varje kapitel läggs ut i pdf-format. Detta innebär att hänvisningar/länkar till bl a blanketter, andra enheters gamla hemsidor samt externa hemsidor tas bort Avsnittet har kompletterats med en ny punktsats: Prefekten/motsv beslutar om medfinansiering av bidragsfinansierad verksamhet Principen om full kostnadstäckning återfinns förutom i Avgiftsförordningen även i regleringsbrevet (regeringsbeslut som utfärdas årligen). 4 Stycket om Overhead utgår och ersätts med nytt stycke Redovisning av gemensamma kostnader. Anvisningarna gäller fr o m då den nya modellen för redovisning av gemensamma kostnader ska tillämpas Texten under rubriken Bidragsfinansierad verksamhet har uppdaterats. Kontrakt/gåvobrev ska skrivas under enligt anvisningar på kontrakt/avtal. NUTEK har bytt namn till Tillväxtverket. Stycket om Bidrag från EU utgår Fr o m utgör Blankett Anmälan externa medel inte längre underlag för uttag av overhead. Blanketten ska omarbetas.

8 Sid 8 (12) Fortsättning verksamhet Stycket om uttag av overhead mm utgår. Blankett Anmälan externa medel omarbetas. 8 Anvisningarna om återbetalning av dragen overhead utgår. Under stycket Verksamhet utgår informationen om att externfinansierade projekt i undantagsfall kan redovisas med verksamhet Avsnitt Kontroller och avstämningar utgår. Se kapitel Avsnittet har kompletterats med anvisningar om medfinansiering av bidragsfinansierade projekt Tredje stycket utgår. Det är inte möjligt att ge EA i uppdrag att rekvirera bidrag På delegation av universitetsdirektören undertecknas ekonomisk redovisning (då finansiären så kräver) av enhetschefen vid Avsnittet har kompletterats med ytterligare anvisningar om vad universitetet får ta betalt för enligt regleringsbrevet Första stycket har omarbetats något och andra stycket utgår. Eventuellt undantag från huvudregeln (alla kunder ska faktureras) medges endast efter överenskommelse med. Köparens VAT-nummer ska alltid anges på faktura inga undantag finns. Anvisningarna avseende inbetalning via internet utgår. Anvisningar finns på nya anställdawebben Information om kontering av kod för omkostnadsavgift (overhead) utgår. Texten under rubriken Kreditering externa kunder har omarbetats.

9 Sid 9 (12) Fortsättning verksamhet Texten under rubriken Rättelse kundfaktura har kompletterats med anvisningar avseende rättning av faktura som ställts ut på fel kund Avsnitt Arkivering utgår. Se kapitel Nytt avsnitt Krav-, ränte- och inkassorutin Texten under rubriken Ränta har uppdaterats. Med undantag för utländska kunder ska samtliga kunder som inte betalar faktura i rätt tid debiteras ränta i de fall räntan uppgår till minst 100 kronor. Räntesatsen uppgår för närvarande till 8 % + referensränta Följande interna föreskrifter och anvisningar upphör att gälla fr o m : Omkostnadsavgifter på externa anslag fr.o.m , Beslut Administrativ omkostnadsavgift fr o m , Dnr , Täckning av indirekta kostnader vid externfinansierad verksamhet fr o m , Dnr , Lokala anvisningar och tillämpningsföreskrifter avseende EUmedel utgår. Bilaga 4.a 21 All information om konteringsregler avseende omkostnads- och lokalkostnadsavgifter utgår Ny modell för redovisning av gemensamma kostnader ska tillämpas fr o m Information om Utgående mervärdesskatt utgår. Se kapitel 6. Bilagan har kompletterats med konteringsregler avseende medfinansiering av bidragsfinansierade projekt.

10 Sid 10 (12) Fortsättning verksamhet Bilaga 4.b Bilaga 4.b, Beräkningsmallar utgår. Mallarna finns på nya anställdawebben. Bilaga 4.c Bilaga 4.c, Anvisningar avseende internetbetalningar utgår. Anvisningar finns på nya anställdawebben. Bilaga 4.d Bilaga 4.d, Full kostnadstäckning för externt finansierade projekt vid svenska universitet och högskolor utgår Ny modell för redovisning av gemensamma kostnader ska tillämpas fr o m Ekonomiadministrativa enheten (EA) har bytts ut mot (ny benämning på enheten fr o m ) Stycket under rubriken Medfinansiering som börjar med I budgetarbetet på samtliga nivåer. har utgått på grund av rektors beslut om ändring av den nya redovisningsmodellen. Avsnittet kommer att kompletteras med de nya reglerna som är under utarbetande Avsnittet har förtydligats med anvisningar för hur vidarefakturering internt ska ske. Sådan vidarefakturering sker genom kostnadsreduktion Bilaga 4.a Avsnittet har uppdaterats med anledning av rektors nya beslut avseende medfinansiering av universitetsgemensamma kostnader. Nytt rektorsbeslut: Regler och rutiner för medfinansiering av universitetsgemensamma kostnader, UmU , daterat Det projekt som ska medfinansieras bokförs i debet med verksamhet 10, 11 eller 12 då det gäller grundutbildning och verksamhet 20, 21 eller 22 då det gäller forskning/forskarutbildning Avsnittet har uppdaterats med anledning av rektors beslut om Handläggningsordning för beslutsprocessen externa forskningsbidrag, Dnr UmU , daterat

11 Sid 11 (12) Fortsättning verksamhet Ändrad rubrik och uppdaterad text med anledning av införandet av Raindance kontraktreskontra (KRK) Avsnitten Bokföring av bidragsintäkter och Intäktsavräkning externa medel har uppdaterats med anledning av införandet av Raindance kontraktreskontra (KRK) Uppdaterat datum och diarienummer avseende Rektors beslut Riktlinjer för uppdragsutbildning vid Umeå universitet Avsnittet Medfinansiering av gemensamma kostnader uppdaterat med anledning av nya regler from Avsnittet uppdaterat med anledning av införandet av Raindance KundFakturaPortal Avsnittet uppdaterat med anledning av införandet av Raindance KundFakturaPortal. Inledningen och avsnitten Kreditering nya kunder och Makulering kundfaktura har omarbetats. Avsnitten Rättelse kundfaktura och Verifikationsutskrift utgår. Bilaga 4a 27-28, 31 Avsnitten Medfinansiering och Kundfakturor är uppdaterade med anledning av införandet av Raindance KundFakturaPortal och Kontraktreskontra samt förändringar from 2012 avs. Redovisningsmodellen Innehållsförteckning 1-2 Sidnumrering uppdaterad Ändrad benämning på blankett Registervård extern kund I avsnittet Vidarefakturerade kostnader har Statens lantbruksuniversitet korrigerats till Sveriges lantbruksuniversitet Avsnittet uppdaterat med att prefekt/enh.chef måste vara informerad och ha godkänt nya projekt, samt att rutin för detta ska upprättas på institutionen Avsnittet Vidarefakturerade kostnader har omarbetats i syfte att göra anvisningarna tydligare Avsnittet Vidarefakturerade kostnader har kompletterats med information om att ev. öresdifferens ska justeras på kundfakturan med baskonto 3493.

12 Sid 12 (12) Fortsättning verksamhet Ändrat faxnummer Tillägg stycke nr tre Omformulerad text under rubriken: Redovisning av gemensamma kostnader Omformulerad text under rubriken: Verksamhet Omformulerad text under rubriken: Medfinansiering av gemensamma kostnader Omformulerad text Omformulerad text Höjt belopp för högskoleprovet from Omformulerad text 19 Uppdaterad bild Bilaga 4 a 23 Avsnittet Medfinansiering är uppdaterat