Innehållsförteckning Externfinansierad verksamhet och kundfordringar... 3

Transkript

1 Sid 1 (29) Innehållsförteckning Externfinansierad verksamhet och kundfordringar Inledning Definitioner Bidrag Uppdrag Gemensamt för externfinansierad verksamhet Prövning av externfinansierad verksamhet Kostnadskalkyl.4 - Definition - direkta/indirekta kostnader - Redovisning av gemensamma kostnader - Utgående mervärdesskatt Beslutsordning för externfinansierad verksamhet. 5 - Uppdragsfinansierad verksamhet - Bidragsfinansierad verksamhet - Förvaltning av stiftelser Registrering av externfinansierat projekt Redovisningsprinciper 6 - Bokföring av bidragsintäkter - Bokföring av avgiftsintäkter - Vidarefakturerade kostnader - Verksamhet - Projekt och projektgrupp - Motpart - Finansiär - Anläggningstillgångar i externfinansierade projekt - Intäktsavräkning externa medel - Periodiseringsregler Ekonomisk uppföljning Inbetalningar.. 11

2 Sid 2 (29) 4.4 Bidragsfinansierad verksamhet Förutsättningar för bidragsfinansierad verksamhet Medfinansiering av gemensamma kostnader Rekvisition av externa bidrag Ekonomisk redovisning Transfereringar Redovisningsprinciper Valutakontot Fördelning av medel från valutakontot Utbetalning från valutakontot till internationella projektdeltagare - Utbetalning från valutakontot till institution/enhet - Utbetalning från institution/enhet till nationella projektdeltagare - Ränta på valutakontot - Avstämning Konto för övriga betalningar från utlandet Avgiftsfinansierad verksamhet Förutsättningar för avgiftsfinansierad verksamhet Regleringsbrevet. - Avgiftsförordningen Fakturering - externa kunder Kundreskontra Kreditering externa kunder - Rättelser kundfaktura - Makulering kundfaktura Krav-, ränte- och inkassorutin 21 - Krav - Ränta - Inkasso Avskrivning - kundfordran Externa förordningar och föreskrifter Interna föreskrifter och anvisningar 23 Bilagor 4.a Konteringsregler 24 - Intäktsavräkning - Medfinansiering - Transfereringar - Kundfakturor

3 Sid 3 (29) 4. Externfinansierad verksamhet och kundfordringar 4.1 Inledning Universitetets verksamhet finansieras på flera olika sätt. Den traditionella finansieringsformen är via anslag från regering och riksdag. Andra sätt att finansiera verksamheten är genom intäkter från externa bidrag och gåvor/ donationer samt genom intäkter av uppdrag (dvs uppdragsutbildning och uppdragsforskning). En mindre del av finansieringen sker genom försäljning av varor och tjänster. Intäkter av uppdrag och försäljning utgör så kallad avgiftsfinansierad verksamhet. Gåvor och donationer till universitetet betraktas som bidrag. I det följande används uttrycken bidrag och gåvor synonymt. I de fall donator bildar en stiftelse, dvs i ett skriftligt förordnande skapar en självständig, varaktig förmögenhet för ett bestämt ändamål, kan universitetet åta sig att förvalta stiftelsen. Se vidare under avsnitt 4.3.3, Beslutsordning för externfinansierad verksamhet. 4.2 Definitioner Det kan ibland vara svårt att avgöra hur intäkt från extern finansiär ska bokföras. Exempel på kriterier som avgör huruvida externa medel ska klassificeras som bidrag eller uppdrag är graden av motprestation, givarens eventuella särställning samt syftet Bidrag Med bidrag avses medel och andra tillgångar som en statlig eller icke-statlig givare lämnar till en myndighet utan att någon motprestation krävs i gengäld. Om en givare önskar erhålla en rapport eller annan dokumentation över uppnått resultat inom den verksamhet som finansieras innebär detta inte att det föreligger en motprestation. En bidragsgivare får inte komma i åtnjutande av någon särskild förmånsställning eller ställa krav på hur upp-giften ska utföras eller på att vissa resultat ska uppnås. Däremot har givaren rätt att ställa krav på att bidraget används för avsett ändamål och/eller att en viss person utses till projektansvarig Uppdrag Då institution/enhet åtar sig ett utbildnings- eller forskningsuppdrag för annans räkning föreligger ett krav på motprestation. Så har t ex uppdragsgivaren rätt till det resultat som uppnås. Uppdragsgivaren kan också ställa krav på en fördröjning av publicering av resultatet i syfte att själv tillgodogöra sig resultatet innan det blir allmän egendom. Vid uppdragsutbildning utser uppdragsgivaren de personer som ska få gå utbildningen och vad utbildningen ska syfta till. Uppdragsutbildning grundar sig alltid på ett avtal mellan universitetet och uppdragsgivaren. Detta avtal ska vara skriftligt. Uppdragsgivaren måste vara en juridisk person. Riktlinjer för uppdragsutbildning vid Umeå universitet har fastställts av rektor , Dnr UmU

4 Sid 4 (29) 4.3 Gemensamt för externfinansierad verksamhet Prövning av externfinansierad verksamhet Innan ansökan om bidrag sker eller vid planering av uppdragsfinansierad verksamhet ska förutsättningarna för verksamheten prövas. Prefekt/motsv ansvarar ytterst för institutionens/enhetens verksamhet och det åligger honom/henne att pröva om den externfinansierade verksamheten är förenlig med universitetets verksamhet och den verksamhet som bedrivs vid institution/enhet tillse att resurser i form av exempelvis personal, lokaler, material och utrustning kan disponeras för ändamålet så att den externfinansierade verksamheten inte sker på bekostnad av grundutbildning eller grundläggande forskning besluta om medfinansiering av bidragsfinansierad verksamhet tillse att kravet på full kostnadstäckning rimligen kommer att uppfyllas Kostnadskalkyl Då institution/enhet planerar sådan verksamhet som helt eller delvis ska finansieras med externa medel ska en fullkostnadskalkyl upprättas. Kalkylen ska ligga till grund för upprättande av underlag till såväl ansökan om bidrag som till fakturering till följd av avgiftsfinansierad verksamhet. Huvudregeln vid beräkning av all extern-finansierad verksamhet är att full kostnadstäckning, på ett eller några års sikt, ska uppnås. Med full kostnadstäckning menas att samtliga kostnader ska påföras projektet och att det ska finnas intäkter som täcker kostnaderna. Principen om full kostnadstäckning återfinns i Avgiftsförordningen samt i regleringsbrev (regeringsbeslut som utfärdas årligen). För att underlätta beräkning av kostnader har en mall i Excel-format utarbetats. Mallen ska undertecknas av prefekt/motsv. Mallen kan hämtas på anställdawebben. Den finns under rubrikerna Ekonomi och planering och Användarstöd. Definition - direkta/indirekta kostnader I kostnadskalkylen ska såväl direkta som indirekta kostnader tas upp. Som direkta kostnader räknas samtliga drifts- och materialkostnader för verksamheten, lönekostnader inklusive sociala avgifter, lokalkostnader inkl lokalvård och räntekostnader för anläggningstillgångar,. Till de indirekta kostnaderna räknas universitets-/fakultets-/institutionsgemensamma kostnader. Redovisning av gemensamma kostnader Från och med inför Umeå universitet en ny modell för redovisning av gemensamma kostnader. Detta innebär en övergång från den tidigare intäktsbaserade modellen till en kostnadsbaserad modell. Syftet är att skapa en modell som på ett enkelt, rättvisande och kostnadseffektivt sätt bidrar till god intern styrning och kontroll samt stödjer högskolans behov av tillförlitliga beslutsunderlag för verksamhetsstyrning och uppföljning. Införandet av en transparent och tydlig redovisningsmodell är också en förutsättning för att externa finansiärer i högre grad än tidigare bidrar till gemensamma kostnader, d v s universitetsgemensamma, fakultetsgemensamma och institutionsgemensamma kostnader. Mer information om den nya modellen finns på anställdawebben under rubrikerna Ekonomi och planering, Redovisning och Redovisningsmodell för gemenamma kostnader.

5 Sid 5 (29) Utgående mervärdesskatt Externa uppdrag är i huvudsak momspliktiga. Moms ska beräknas på det totala fakturabeloppet, d v s det fastställda priset inklusive eventuella avgifter och pålägg. Allmänna regler samt undantag från momsplikt framgår av kapitel 6, Momsanvisningar Beslutsordning för externfinansierad verksamhet Då intäkter av uppdrag eller bidrag uppgår till 50 tkr eller mer ska särskilt dokument i form av avtal, kontrakt eller gåvobrev upprättas. Frågor angående upprättande av kontrakt/gåvobrev/avtal kan ställas till förvaltningsjuristen. I vissa fall kräver externa finansiärer dessutom att myndigheten skriftligen förbinder sig att förvalta medlen. Beslutsordningen enligt nedan har fastställts av rektor. Uppdragsfinansierad verksamhet Samma regler gäller för uppdragsutbildning och uppdragsforskning Prefekt/motsvarande fattar beslut om uppdragsverksamhet där intäkten understiger 1,2 mnkr. Avtal ska skrivas under av projektledaren samt prefekt/motsvarande. Rektor fattar beslut om uppdragsverksamhet där intäkten uppgår till 1,2 mnkr eller mer. Avtal ska skrivas under av projektledaren, prefekt/motsvarande samt rektor. Bidragsfinansierad verksamhet Bidrag från statliga forskningsråd och övriga externa finansiärer, exklusive EU. Prefekt/motsvarande fattar beslut om verksamhet som ska bedrivas med bidrag från externa finansiärer oberoende av bidragets storlek. Kontrakt/gåvobrev ska skrivas under enligt anvisningarna på kontrakt/avtal. Flera finansiärer kräver att myndigheten skriftligen, på kontraktet, förbinder sig att förvalta medlen i enlighet med de regler som gäller för statliga myndigheter. Sådan förbindelse tecknas av chefen vid på delegation av universitetsdirektören. Ingen övre beloppsgräns finns. Vad gäller gåvor (donationer) från icke statliga finansiärer för inköp av utrustning ska kopia på ansökan där beloppet uppgår till 1 Mkr eller mer tillställas rektor. Orsaken till det är bl a att en samlad bedömning av universitetets behov av utrustning ska kunna göras. Då det gäller större ansökningar (mer än 500 tkr) till EU (ramprogram, strukturfonder etc), Vinnova, Tillväxtverket, forskningsstiftelserna, Wallenbergsstiftelserna och Kempestiftelsen föreligger meddelandekrav. Detta innebär att prefekten vid den institution varifrån ansökan inlämnas ska ge en kopia av ansökan (utan bilagor) till rektor och berörd dekan senast vid ansökningsdatum. Om informationen inte har lämnats kan ansökningen ifråga inte räkna med något stöd från universitetet. Förvaltning av stiftelser Universitetet kan åta sig att förvalta stiftelser, vars ändamål har ett nära samband med universitetets verksamhet. En stiftelse föreligger då en stiftare genom ett skriftligt förordnande skapar en självständig, varaktig förmögenhet som ska användas till ett bestämt ändamål. (Stiftelselagen, SFS 1994:1220.) Det innebär att formuleringar i gåvobrev, testamenten osv har mycket stor betydelse. Även om ordet stiftelse inte finns med i gåvobrevet kan formuleringen göra att gåvan måste bilda en stiftelse. Eftersom det finns vissa kostnader som stiftelsen måste stå för, exempelvis vissa

6 Sid 6 (29) administrativa kostnader, tillsynsavgift hos Länsstyrelsen och revisionskostnad, krävs det ett relativt stort stiftelsekapital för att stiftelseformen ska vara meningsfull. Följande beslutsordning för stiftelseförvaltning gäller vid universitetet. Beslut om att universitetet ska åta sig att förvalta en stiftelse fattas av universitetsstyrelsen. En förutsättning för ett sådant åtagande är att stiftelsens ändamål har ett nära samband med universitetets verksamhet. Tillstånd från regeringen krävs om stiftelseförordnandet föreskriver att stiftelsen inte får ersätta universitetet för förvaltningskostnaderna. Beslut om att en befintlig stiftelse som förvaltas av universitetet ska motta en tilläggsgåva fattas av chefen vid på delegation av rektor. Prövning ska därvid göras av att eventuella villkor för tilläggsgåvan inte strider mot stiftelsens ändamål samt att regeringens tillstånd inte krävs Registrering av externfinansierat projekt Innan bidrag till utbildning eller forskning rekvireras eller uppdragsgivare faktureras måste ett nytt projekt läggas upp i Raindance Projektportal/Kontraktreskontra. Avtal/kontrakt/gåvobrev ska skannas in och kopplas till det nya projektet. Ansvarig prefekt/enhetschef eller motsvarande måste vara informerad om och ha godkänt mottagande av bidraget/uppdraget innan projektet kan aktiveras. Det åligger varje institution att upprätta sådana rutiner att det går att säkerställa att inget externfinansierat projekt läggs upp utan att ansvarig person har godkänt det aktuella kontraktet/avtalet. En rekommendation är att institutionen regelbundet tar ut en lista över nyupplagda projekt som prefekten skriver under. Listan förvaras på institution/enhet. Rutin för handläggning av nytt projektkonto finns beskriven i handledning för Kontraktreskontra Redovisningsprinciper En del av universitetets verksamhet finansieras med externa medel, d v s intäkter av bidrag (se avsnitt 4.4, Bidragsfinansierad verksamhet) och/eller avgifter (se avsnitt 4.5, Avgiftsfinansierad verksamhet). Nedan redogörs för de redovisningsprinciper som gäller för den externfinansierade verksamheten. Under året ska intäkter/kundfordringar bokföras löpande och, om möjligt, inom samma period som varan eller tjänsten har levererats. På så sätt blir uppföljningen för en viss period mer relevant. För externfinansierade projekt gäller särskilda regler för intäktsavräkning, se under rubriken Intäktsavräkning externa medel nedan. Observera att omföring av externa intäkter mellan projekt normalt inte får göras. Istället är det kostnader som ska omföras. Konteringsregler återfinns i bilaga 4.a. Bokföring av bidragsintäkter Intäkter i bidragsfinansierad verksamhet redovisas i kontogrupp Institution/enhet rekvirerar i förekommande fall externa bidrag. Rekvisition av bidrag innebär ingen fordran på finansiären. En bidragsintäkt bokförs vid samtidigt som inbetalningen registreras. Förutsättningarna för den bidragsfinansierade verksamheten framgår av avsnitt Återbetalning av externa bidrag till annan myndighet eller organisation görs vid på samma intäktskonto där intäkten först bokfördes oberoende av om det gäller medel som erhållits innevarande år eller tidigare.

7 Sid 7 (29) Vidareförmedling av externa bidrag till annan myndighet eller organisation bokförs av respektive institution/enhet i kontoklass 7, transfereringar. Eventuell intern vidareförmedling enligt kontrakt bokförs vid på samma konto där intäkten först bokfördes oberoende av om det handlar om under året erhållna medel eller medel som erhållits föregående år eller tidigare. Orsaken till det är att information om intäkternas ursprung inte ska tappas bort. Bokföring av avgiftsintäkter Intäkter i avgiftsfinansierad verksamhet redovisas i kontogrupp 33 (uppdragsutbildning och uppdragsforskning) och i kontogrupp 31 (övrig försäljning enligt 4 Avgiftsförordningen). Intäkter av uppdrag och försäljning bokförs av institutionerna då en kundfaktura upprättas i kundreskontran. Samtidigt bokförs med automatik en kundfordran. När en kundfaktura reglerats bokförs inbetalningen vid och regleras mot kundfordran. Förutsättningarna för den avgiftsfinansierade verksamheten framgår av avsnitt Vidarefakturerade kostnader Fakturor som innehåller kostnader som inte tillhör vår verksamhet ska i normalfallet inte betalas. I stället ska leverantören kontaktas och de ska skicka en kreditering och fakturan ska hänvisas till rätt mottagare. Om detta inte är möjligt kan kostnaden vidarefaktureras till en annan myndighet, organisation, företag eller privatperson via balansräkningen. Det sker via konto 1597, vidarefakturerade kostnader. Anledningen är att de inte ska utgöra en kostnad i resultaträkningen. Denna typ av kostnad ska endast finnas i undantagsfall. Exempel på när vidarefakturering med konto 1597 är tillåten är när en universitetsanställd deltar i en kommitté för ett forskningsråd eller åker på en konferens på sin arbetstid. Resan ska betalas av forskningsrådet eller konferensarrangören men har av olika skäl bokats och fakturerats den egna institutionen vid Universitetet. Vidarefakturering via konto 1597 är inte tillåten i nedanstående fall: Kostnader för löner och arvoden Kostnader för traktamenten och lönetillägg Leverantörsfakturor där fakturabeloppet överstiger 20 tkr Mellan institutioner (se kapitel 5 Interna transaktioner, avsnitt 5.2 samt bilaga 5b) För att undvika debitering av institutionernas gemensamma kostnader Leverantörsfakturan ska konteras i sin helhet, inklusive moms, på konto När kundfakturan upprättas ska hela beloppet bokföras på konto 1597 och på samma projekt som leverantörsfakturan. För att köparen ska ha rätt till kompensation för ingående moms ska fakturakopia bifogas. På kundfakturan bör momsbeloppet framgå. Skriv till exempel: Av belopp xxx kr består xx kr av moms. Av kundfakturans text ska det också framgå att bokföringen skett via balansräkningen. Vid öresdifferenser ska dessa, direkt på kundfakturan, bokföras på konto På grund av momsreglerna kan inte ombokning av kostnader till konto 1597 göras i efterhand. Om en sådan ombokning trots allt skulle behöva göras, kontakta. Bokföring kan göras på alla verksamheter och projekt. Konto 1597 ska vara noll på projektnivå vid delårs- och årsbokslut

8 Sid 8 (29) Verksamhet Bidragsfinansierade projekt redovisas i kontofält 4 med verksamhet 12 (bidrag till grundutbildningen) eller 22 (bidragsforskning). Avgiftsfinansierade projekt redovisas med verksamhet 13 (uppdragsutbildning), 14 (beställd utbildning) eller 23 (uppdragsforskning). Spärrar är inlagda i Raindance, så att respektive intäktskonto bara kan användas tillsammans med projekt som är kopplat till relevant verksamhet. Övrig försäljning enligt 4, Avgiftsförordningen, kontogrupp 31, kan inte redovisas med någon av de externfinansierade verksamheterna 12 (grundutbildning med bidrag), 13 (uppdragsutbildning), 14 (beställd utbildning), 22 (bidragsforskning) eller 23 (uppdragsforskning). Övrig försäljning ska ses som en biintäkt inom institutionens ordinarie anslagsfinansierade verksamhet. Projekt och projektgrupper Projekt, som redovisas i kontofält 2, är ett centralt begrepp i externfinansierad verksamhet. Verksamheten bedrivs ofta i projektform. Budgetering, eventuell tidredovisning och ekonomisk uppföljning ska göras för projektet. Det är viktigt att intäkter och kostnader bokförs på det projekt där de uppstår. I de fall ett verkligt forskningsprojekt finansieras av flera olika bidragsgivare och alltså redovisas på flera projektkonton kan en samlad redovisning och uppföljning göras på projektgrupp (se kapitel 1, avsnitt 1.2.2). Ett alternativ till projektgrupp är att lägga projekten i serie. Rapporter kan tas ut som summerar projektkonton inom en projektgrupp eller serie av projekt. Eventuell underindelning av redovisningen, för att underlätta uppföljning i en annan indelning än konto, kan göras med aktivitetskoder. Aktivitet kan bara användas för uppföljning av årets transaktioner. När bokför årets kapitalförändring och, efterföljande år, balanserad kapitalförändring kommer aktivitet inte att konteras. Underindelning av redovisningen kan också göras genom upplägg av underprojekt. Detta kan t ex bli aktuellt när flera institutioner/enheter ska dela på beviljade medel från viss finansiär. Särskilda principer gäller för upplägg och redovisning av underprojekt. Kontakta för råd och anvisningar. Undantag från regeln ett projekt per kontrakt kan göras för mindre belopp (8-10 tkr). För sådana läggs ett samlingsprojekt upp per institution och för respektive finansiär, ex Resebidrag Läkemedelsbolag. Dessa projekt ska aldrig redovisas som pågående, se nedan under rubrik Intäktsavräkning externa medel. Saldon ska alltid redovisas som resultat. Motpart Alla kunder i kundreskontran kopplas till en motpartskod vid uppläggning. Kontering i motpartsfältet är igatoriskt och registrering av en kundfaktura medför att kontering på motpart sker med automatik. Om en kontering i kontogrupp 31, 33, 34 eller behöver rättas (konto, projekt eller aktivitet) måste samma motpartskod som kunden är kopplad till registreras manuellt. Finansiär Vid uppläggning av bidrags- och uppdragsfinansierade projekt kopplar varje projektkonto till en finansiärskod. Varje finansiärskod är i sin tur kopplad till en finansiärsgrupp. Kontering i finansiärsfältet är igatoriskt men görs inte manuellt. Alla transaktioner inom samtliga verksamheter, såväl intäkter som kostnader, utlöser automatiskt en kontering på den finansiärskod som respektive projektkonto är kopplat till.

9 Sid 9 (29) Om en kontering i kontogrupp 31, 33, 34 eller behöver rättas (konto, projekt eller aktivitet) måste samma finansiär som projektet är kopplat till registreras manuellt. Anläggningstillgångar i externfinansierade projekt Inköp av anläggningstillgångar konteras normalt på det projekt som ska finansiera tillgången. Avskrivningar och ränta bokförs varje månad på det projekt där tillgången är konterad. Om ett externfinansierat projekt ska avslutas innan tillgångens ekonomiska livslängd är slut kan en överflyttning göras i anläggningsregistret (av ) till ett institutionsgemensamt projekt för anläggningstillgångar. Observera att det måste finnas ett sådant institutionsgemensamt projekt för varje använd verksamhet och finansiär. Det är också möjligt att direkt bokföra inköpet mot ett institutionsgemensamt projekt, om bidragsgivaren godtar den uppföljningsrapport som det ger upphov till. I båda fallen måste en omföring av medel för kommande avskrivningar och räntor göras. Se vidare under kapitel 3, Anläggningstillgångar. Anläggningstillgångar på EU-finansierade projekt får inte flyttas. Eventuella anläggningstillgångar måste ligga kvar på projektet fem (5) år efter projektets avslut. Intäktsavräkning externa medel För externa medel (bidrag och intäkter av uppdrag) som finansiären ger till ett visst projekt/ändamål får institutionen tillgodogöra sig intäkter i takt med att kostnader uppstår i projektet. Detta gäller så länge projektet är pågående (status P). Se även kapitel 1, avsnitt Den statliga riksredovisningen innebär dock krav på att hela inbetalningen först bokförs på ett intäktskonto som är kopplat till rätt statligt inkomstslag. Därför bokförs bidragsinbetalningarna på ett konto i någon av kontogrupperna och uppdragsinbetalningarna på ett 33-konto, med automatisk finansiärskontering. Detta gäller såväl de bidragsfinansierade verksamheterna som de uppdragsfinansierade. Vid varje periodskifte bokförs en intäktsavräkning vid för pågående projekt inom ovan nämnda verksamheter. Syftet är att projekten ska redovisa korrekta intäkter och kostnader under året, oavsett när i tiden inbetalningarna görs. Vid intäktsavräkningen beräknas projektets saldo på resultatkonton. Förutsättningen för intäktsavräkningen är att projektets status i Raindance är pågående (P). Status registreras i Raindance Projektportal/Kontraktreskontran i samband med uppläggning av projekt, där också ändring av status görs. Då det gäller bidrag bokförs saldot på ett periodiseringskonto (statligt/ej statligt) i kontogrupp 35-37, med motkonto oförbrukade bidrag (statligt/ej statligt) i kontogrupp 27 (överskottsaldo) eller motkonto upplupna intäkter (statliga/ej statliga) i kontogrupp 16 (underskottssaldon). Då det gäller uppdrag bokförs saldot på ett periodiseringskonto (statligt/ej statligt) i kontogrupp 33 med motkonto förutbetalda intäkter (statliga/ej statliga) i kontogrupp 27 (överskottsaldo) eller motkonto upplupna intäkter (statliga/ej statliga) i kontogrupp 16 (underskottssaldon). När projektkontot ska redovisa resultat, det vill säga när verksamheten gentemot finansiären har avslutats eller kontraktsmedlen är slut, ska status ändras till resultat (R). Då nollställs balanskontona och resterande medel intäktsförs. Vid bokslutet kommer över- eller underskott att bokföras mot årets kapitalförändring. I början av efterföljande år kan projektet (med status R) nollställas på konto 2070 (balanserad kapitalförändring) under förutsättning att nollställningen sker mot projekt med samma finansiär och inom samma verksamhet. Uppgår saldot under innevarande år till ett oväsentligt belopp för ett projekt med status resultat rekommenderar vi att det nollställs före bokslutet genom att kostnader påförs.

10 Sid 10 (29) Hur överskott inom de externfinansierade verksamheterna kan användas framgår av kapitel 1, avsnitt 1.1.1, Institutionen/motsvarande som ekonomisk resultatenhet. Intäktsavräkning för pågående projekt görs löpande, även om bidragen inbetalas i efterhand. Underskottssaldon för pågående projekt måste kunna styrkas genom ett giltigt kontrakt som avser innevarande period. Dispositionstiden får inte ha gått ut. Under året redovisas såväl över- som underskottssaldon på skuldsidan, men inför delårs- och helårsbokslut omförs underskottssaldon till fordringssidan, som upplupna intäkter. Konteringsregler, se bilaga 4.a. Periodiseringsregler Regler för periodisering av projektsaldon finns beskrivna i kapitel 1, Grundläggande bestämmelser och anvisningar, avsnitt Ekonomisk uppföljning Projektledaren ska ha kontroll över sina projektkonton och verka för att medlen används i enlighet med villkor i avtal eller liknande. Prefekten/motsv ansvarar dock ytterst för all verksamhet inom institutionen/enheten som t ex resursanvändning, resultat och ekonomi. Detta innebär bl a att följa upp all externfinansierad verksamhet och tillse att villkor i avtal eller liknande följs, att underskott inte uppstår samt att verka för att redovisningen i sin helhet blir rättvisande. Projektansvarig ska tillse att externfinansierade projekt, i synnerhet uppdragsfinansierade projekt, inte har otillbörligt stora överskott. I sådana fall ska det kontrolleras att samtliga kostnader som hör till projektet verkligen har bokförts där. Det är särskilt viktigt att även lönekostnader för den arbetsinsats som gjorts bokförs på projektet så att inte den uppdragsfinansierade verksamheten sker på bekostnad av grundutbildning och grundforskning som finansieras med anslagsmedel. Det kan finnas risk för att större överskott måste återbetalas eller på annat sätt dras in. Prefekten ansvarar ytterst för att inga större överskott uppstår på externfinansierade projekt. Enligt rektors beslut Riktlinjer för uppdragsutbildning vid Umeå universitet daterat , Dnr UmU , får eventuella överskott vid uppdragsutbildning inte överstiga 10 procent av omsättningen. Eventuella underskott ska täckas av institutionen. Se även kapitel 1, avsnitt 1.1.1, Institutionen som ekonomisk resultatenhet Inbetalningar Bokföring av inbetalningar sker centralt vid. Då extern faktura ligger till grund för betalning bokförs inkomsten i kundreskontran. Eventuella kursdifferenser vid betalning från utlandet bokförs vid på en för universitetet gemensam organisatorisk enhet. Differenser uppgående till 300 kronor eller mer fördelas till respektive organisatorisk enhet.

11 Sid 11 (29) 4.4 Bidragsfinansierad verksamhet Förutsättningar för bidragsfinansierad verksamhet Enligt Regleringsbrevet får universitet och högskolor ta emot bidrag till inomvetenskapligt motiverad forskning och reguljär grundutbildning. Enligt Donationsförordningen får myndigheter ta emot gåva eller donation som ges utan krav på motprestation eller särskild förmånsställning. En donation som får förbrukas i myndighetens verksamhet redovisas som en bidragsintäkt. Intäkter av bidrag erhålls från t ex de statliga forskningsråden och vissa sektorsorgan, andra statliga myndigheter, företag och stiftelser. Medfinansiering av gemensamma kostnader Som huvudregel gäller att finansiärer ska bidra till full kostnadstäckning. Med full kostnadstäckning menas att finansiärer står för sin del av de gemensamma kostnaderna. Det finns dock vissa ickestatliga finansiärer där det är svårt att få täckning för vissa kostnader som t ex kostnader för stödverksamhet. Regeringen har därför beslutat (regleringsbrevet) att underskott som uppkommer i den bidragsfinansierade verksamheten på grund av att icke-statliga finansiärer inte bidrar med hela sin andel av de indirekta kostnaderna får täckas med medel från anslag, om inte ändamålet med anslaget hindrar detta. På grundutbildningsnivå får medfinansiering enligt regleringsbrevet göras från verksamhet 11 till verksamhet 12. Medfinansiering kan också ske från ett projekt på verksamhet 12 till ett annat projekt på samma verksamhet under förutsättning att finansiären godkänner detta. All uppdragsutbildning har ett lägre procentpåslag än vad som gäller övrig utbildning (p.g.a. att uppdragsutbildning inte utnyttjar Studentcentrum och andra resurser som är kopplade till den statligt ersatta grundutbildningen), vilket innebär att de för år endast ska betala 43 % av det påslag som gäller för övrig utbildning. Den lägre procentsatsen gäller den universitets- och fakultetsgemensamma (UGEM resp. FGEM) nivån och kostnadsreduktion ska alltid bokföras på samtlig uppdragsutbildning. För institutionsgemensamma (IGEM) nivån bör normalt samma procentsats gälla som för övrig utbildning (uppdragsutbildning utnyttjar förmodligen samma resurser på institutionsnivå som övrig utbildning) och därmed är ingen kostnadsreduktion aktuell. OBS! Prefekten/motsvarande kan besluta om att kostnadsreduktion även ska gälla för institutionsgemensamma nivån, om så anses vara motiverat. På forskning/forskarutbildningsnivå får medfinansiering enligt regleringsbrevet endast göras från verksamhet 21 till verksamhet 21 och 22. Medfinansiering kan också ske från ett projekt på verksamhet 22 till ett annat projekt på samma verksamhet under förutsättning att finansiären godkänner detta. Projekt inom den uppdragsfinansierade verksamheten 23 ska ha full kostnadstäckning utom för medicinska fakultetens institutioner som utfört forskningsuppdrag åt Västerbottens läns landsting(projekt med finansiärskod 22100). Enheter med försäljningsverksamhet och EU-projekt kan behöva medfinansiera från verksamhet 71 till verksamhet 22. Konteringsregler framgår av bilaga 4.a Rekvisition av externa bidrag Då finansiär så kräver ska beviljade bidrag till utbildning eller forskning rekvireras i särskild ordning. Till grund för rekvisition ska det finnas underlag, d v s kontrakt/gåvobrev/avtal och projektet ska vara registrerat och upplagt i Kontraktreskontran. Vissa finansiärer betalar ut beviljade bidrag utan rekvisition. Som exempel kan nämnas forskningsråden liksom Lions samt stiftelser vid Umeå universitet.

12 Sid 12 (29) Rekvisitioner hanteras inte i kundreskontran eftersom bidrag inte utgör en fordran på extern finansiär. Om inte finansiären tillhandahåller en rekvisitionsblankett ska universitetets blankett Rekvisition externa bidrag användas. Rekvisition av bidrag får inte innehålla särskilda villkor som förfallodatum och får inte vara kopplad till krav- eller ränterutin. Institution/enhet ansvarar för att rekvisition av externa bidrag sker med rätt belopp och i rätt tid Ekonomisk redovisning Institution/enhet ansvarar för att, på begäran av finansiär, upprätta ekonomisk redovisning. Redovisningen ska i alla delar vara fullständig och rättvisande och utvisa projektets samtliga kostnader och intäkter. Om finansiären tillhandahåller en blankett ska redovisningen göras på denna. I annat fall ska universitetets blankett Ekonomisk redovisning externa bidrag användas. Redovisningen ska undertecknas av projektledaren samt prefekt/motsv. Om finansiären så kräver ska den ekonomiska redovisningen även skrivas under av förvaltande myndighet. I sådant fall sänds den ekonomiska redovisningen till enhetschefen vid som på delegation av universitetsdirektören skriver på för myndigheten Transfereringar Med transfereringar avses ekonomiska händelser där myndigheternas uppgift i huvudsak begränsas till att för statens räkning, i form av bidragsutbetalningar, förmedla pengar från statsbudgeten till olika mottagare, t.ex. barnbidrag och sjukpenning. Bidragen kännetecknas av att den eller de myndigheter som är engagerade i transfereringsverksamheten inte erhåller någon egentlig motprestation från bidragsmottagaren. Att man måste delta i utbildning för att erhålla ett utbildningsbidrag är inte att betrakta som motprestation. Observera att universitet och högskolor inte får betala ut bidrag ur anslagsmedel (verksamhet 11 och 21) såvida myndigheten inte har särskilt bemyndigande enligt regleringsbrevet eller att särskilt medgivande har sökts och beviljats av utbildningsdepartementet. Det kan ibland vara oklart om vissa kostnader ska klassificeras som verksamhetskostnad eller transferering. I sådana fall är nationalräkenskaperna vägledande om hur det ska klassificeras. I nationalräkenskaperna definieras transfereringar som inkomstöverföringar. Som exempel på bidrag som ska redovisas som transferering är stipendier som utbetalas till studerande och som finansieras med externa bidragsmedel (verksamhet 12 eller 22). Utbildningsbidrag som är skattepliktigt för mottagaren är också klassificerat som transferering. Enligt Regleringsbrevet får universitetet betala ut utbildningsbidrag från verksamhet 21. Redovisningsprinciper Enligt Ekonomistyrningsverkets (ESV) allmänna råd till kap 4 1 Förordning om årsredovisning och budgetunderlag hanteras redovisningen av transferering genom att man anger såväl varifrån finansieringen kommer samt till vem överföringen sker. Detta innebär att en transferering berör tre olika parter: 1) En finansieringskälla 2) En förmedlande myndighet 3) En mottagare I de fall såväl finansieringskällan som den förmedlande parten är statliga myndigheter är det den förmedlande parten, d.v.s. den myndighet som har kontakt med bidragsmottagaren, som svarar för bokföringen av bidraget till den slutliga mottagaren. Den myndighet som finansierar bidraget bokför sin utbetalning som bidrag till annan myndighet och den mottagande (förmedlande) myndigheten

13 Sid 13 (29) redovisar medlen som bidrag från annan myndighet. Detta redovisningssätt gör det möjligt för ESV att eliminera koncerninterna transaktioner. Konteringsregler se bilaga 4.a. När universitetet betalar ut bidrag eller vidareförmedlar bidrag till externa mottagare ska konton i kontoklass 7 användas. Det är viktigt att följa definitionen på bidrag: Medel som betalas ut utan krav på motprestation. Finns en motprestation ska utbetalningen istället bokföras som en driftkostnad i kontoklass 5. När utbetalning av ett bidrag bokförs i kontogrupp 77-79, lämnade bidrag, måste alltid finansieringen av bidraget redovisas. Detta sker genom att automatiskt eller manuellt gör en omföring från kontogrupp 30, anslag, eller 35, bidrag, till kontogrupp 73, medel som erhållits för finansiering av bidrag - inomstatligt, eller 74, övriga erhållna medel för finansiering av bidrag. Vilka konton som ska användas beror på var medlen kommer ifrån. Saldot för hela kontoklass 7 ska alltid vara noll vid periodavslut. I resultaträkningen styr kontona mot ett eget avsnitt som heter transfereringar, med delposter för erhållna medel från statsbudgeten, myndigheter respektive övriga och lämnade bidrag. Konteringsregler se bilaga 4.a. Kontakta alltid om det råder tveksamhet om hur bokföring ska ske Valutakonto Valutakontot är ett konto i svensk bank men som förs i utländsk valuta. Avsikten med valutakonto är att in- och utbetalningar i samma valuta kan hanteras över ett särskilt konto. På detta sätt kan kostnader för valutaväxling och risker för valutafluktuationer undvikas. Umeå universitet har ett valutakonto i euro. Valutakontot får endast användas under förutsättning att universitetet erhåller bidrag direkt från EU-kommissionen i valutan euro projektet har utländsk/a deltagare universitetet har koordinatoransvar. Endast i de fall förutsättningarna ovan är uppfyllda ska detaljerad information om valutakontot lämnas i samband med ansökan/kontraktsskrivning. Kontonummer BIC/SWIFT Bankadress IBAN-kod ESSESESS Skandinaviska Enskilda Banken Stockholm SWEDEN SE När universitetet erhåller projektmedel från EU ska det belopp som avser bidrag till den egna myndigheten samt till övriga nationella projektdeltagare omgående (så snart beloppet är känt) överföras från valutakontot till universitetets ordinarie bank-/plusgirokonto. Överföringen görs vid (se avsnitt 4.4.6, Fördelning av medel från valutakontot ).

14 Sid 14 (29) Valutakontot får inte användas då universitetet erhåller EU-bidrag och projektet enbart har nationella deltagare, bidraget enbart är avsett för universitetets egna projektkostnader eller medel erhålls från koordinator eller projektdeltagare i annat land (se avsnitt 4.4.7, Konto för övriga betalningar från utlandet ) Fördelning av medel från valutakontot Institution/enhet informerar om inkommande EU-medel till universitetets valutakonto. Informationen lämnas på blankett EU-projekt koordinatorsmedel. På blanketten, under rubriken Betalningsuppdrag, ska det noteras hur medlen ska vidarefördelas. Prefekt/motsv daterar och tecknar utbetalningsbesked varefter blanketten snarast möjligt sänds till. Utbetalning från valutakontot till internationella projektdeltagare När medel ska betalas till internationella projektdeltagare sker utbetalning direkt från valutakontot i euro. Utbetalningen utförs av. Institution/enhet lämnar erforderliga uppgifter (bankuppgifter mm) för varje internationell projektdeltagare på blankett Utlandsbetalning valutakonto. Blanketten ska vara underskriven av uppgiftslämnaren. Prefekt/motsv tecknar utbetalningsorder. Utbetalning från valutakontot till institution/enhet Medel som ska användas i universitetets egen verksamhet samt medel som ska fördelas till nationella projektdeltagare utbetalas från valutakontot av till institution/enhet enligt utbetalningsuppdraget som givits på blankett EU-projekt koordinatorsmedel. Bokföring sker på konto 3712, Bidrag från EU:s institutioner, och på angivet projektkonto. Utbetalning från institution/enhet till nationella projektdeltagare Institution/enhet utbetalar medel från institutionens/enhetens projektkonto till nationella projektdeltagare. Blankett Faktura/Utbetalning svenska fylls i och sänds tillsammans med erforderligt betalningsunderlag till skanningsföretaget i Strömsund. Institution/enhet ska dessförinnan ha kontrollerat att mottagaren av medlen finns upplagd i leverantörsregistret. Om så inte är fallet ska erforderliga uppgifter snarast sändas till som handhar uppdatering av registret. Utbetalning bokförs på konto enligt nedan med fullständig kontosträng. Betalningsmottagare Konto Benämning Utbetalning till svensk, ej statlig, projektdeltagare Utbetalning till svensk, statlig, projektdeltagare 2602 Avräkning EU-medel svenska deltagare, ej statliga, 7713 Vidareförmedlade EU-bidrag till svenska myndigheter Även nationella medel kan betalas ut i euro om det enligt upprättat avtal är ett krav. Kopia av den del av avtalet där detta framgår ska i sådant fall bifogas blankett EU-projekt koordinatorsmedel. Utbetalning sker vid. Ränta på valutakontot Ränteintäkter som uppkommer på valutakontot får användas i projektet under förutsättning att det har fastställts av EU i kontrakt/avtal. Räntan ska då stå kvar på valutakontot för att sedan användas vid nästa utfördelning till internationella projektdeltagare. Kommande utbetalning från EU till valutakontot reduceras med motsvarande belopp. Saknas information i kontrakt/avtal om att räntan

15 Sid 15 (29) får användas i projektet ska den överföras från valutakontot till universitetets räntekonto. Räntan får inte disponeras av universitetet utan ska utbetalas till Riksgäldskontoret (RGK). Överföring/utbetalning görs av. Avstämning Avstämning av valutakontot, 1983, samt avräkningskontona, 2600, 2601 och 2602, utförs vid. Kontona ska vara noll då samtliga medel utfördelats Konto för övriga betalningar från utlandet Valutakontot får inte användas då universitetet erhåller EU-bidrag och projektet enbart har nationella deltagare bidraget enbart är avsett för universitetets egna projektkostnader medel erhålls från koordinator eller projektdeltagare i annat land I samtliga fall då förutsättningarna för användandet av valutakontot inte är uppfyllda (se avsnitt 4.4.6) ska inbetalningar från utlandet, oberoende av valuta, göras till kontot för övriga betalningar från utlandet. Information om bankkonto lämnas i samband med ansökan/kontraktsskrivning. Kontonummer BIC/SWIFT Bankadress IBAN-kod ESSESESS Skandinaviska Enskilda Banken Stockholm SWEDEN SE

16 Sid 16 (29) 4.5 Avgiftsfinansierad verksamhet Förutsättningar för avgiftsfinansierad verksamhet Enligt Avgiftsförordningen får myndigheter bara ta ut avgifter, d v s ta betalt, för varor och tjänster om det följer av en lag, förordning eller särskilt regeringsbeslut. Regleringsbrevet Enligt regleringsbrevet (regeringsbeslut) har universiteten tillstånd att ta ut följande avgifter: Uppdragsutbildning Med uppdragsutbildning avses utbildning som anordnas mot avgift från annan än enskild som uppdragsgivaren utser deltagarna till. Uppdragsutbildning ges enligt reglerna i förordningen (2002:760) om uppdragsutbildning vid universitet och högskolor och förordning (2007:223) om uppdragsutbildning för fortbildning av lärare. Uppdragsforskning Högskoleprov För anmälan till högskoleprov får universitet och högskolor enligt 7 kap 21 högskoleförordningen (1993:100) ta ut en avgift om 350 kronor. Inkomsterna får disponeras av lärosätet, förutom 165 kronor per anmälan som ska betalas in till Högskoleverket. Biljett- eller programintäkter De lärosäten som i samband med slutproduktioner för avgångsstudenter inom konstnärlig utbildning säljer biljetter eller program får disponera eventuella avgiftsintäkter i verksamheten. Avgifterna ska bidra till att finansiera verksamheten utan krav på full kostnadstäckning. Inträde till museum Umeå universitet m fl får ta ut avgifter utan krav på full kostnadstäckning från besökare för inträde till den museiverksamhet som universitetet ska förvalta. Avgifterna ska bidra till att finansiera verksamheten. Upplåtande av bostadslägenhet Enligt 9a förordningen (1993:528) om statliga myndigheters lokalförsörjning får universitet och högskolor som omfattas av högskolelagen (1992:1434) ingå hyresavtal för bostadslägenheter för att upplåta lägenheten i andra hand till utländska studenter inom utbytesprogram med andra länder eller till gästforskare under förutsättning att de inte är anställda vid myndigheten. Vid sådan upplåtelse ges universitetet rätt att utan krav på full kostnadstäckning ta ut avgift för hyran från studenten eller gästforskaren och har rätt att disponera den avgiftsintäkt som då uppstår. Avgiftsförordningen Utöver de avgifter som en myndighet tar ut med ett särskilt författningsmässigt stöd, kan myndighet ta ut avgifter med stöd av det generella bemyndigande (en undantagsregel) som ges i 4 Avgiftsförordningen.

17 Sid 17 (29) De varor/tjänster som universitetet kan ta betalt för enligt 4 är följande: tidskrifter och andra publikationer informations- och kursmaterial konferenser och kurser rådgivning och annan liknande service lokaler utrustning offentlig inköps- och resurssamordning tjänsteexport automatisk databehandlingsinformation i annan form än utskrift upplysningar per telefon, om den service myndigheten därmed tillhandahåller går utöver myndighetens serviceskyldighet enligt sekretesslagen (1980:100) och förvaltningslagen (1986:223) Universitetet får bara ta ut avgifter för varor och tjänster enligt ovan om verksamheten är av tillfällig natur eller av mindre omfattning. Med detta menas att de sammanlagda intäkterna enligt punkterna ovan inte får uppgå till mer än 5 % av universitetets totala kostnader under budgetåret. Principen om full kostnadstäckning gäller även som huvudregel vid försäljning som sker med stöd av 4 Avgiftsförordningen. I undantagsfall, för att inte motverka syftet med verksamheten, kan det vara motiverat att endast en del av självkostnaden täcks. Som exempel kan nämnas försäljning till studenter av kompendier och annat studiematerial som producerats vid institutionen/enheten Fakturering - externa kunder Institution/enhet fakturerar samtliga externa kunder. Exempel på kundkategorier är: statliga myndigheter, kommuner, landsting, företag, organisationer och privatpersoner (t.ex. studenter). Huvudregeln är att samtliga kunder till Umeå universitet, oavsett fakturabeloppets storlek, alltid ska faktureras. Eventuellt undantag från huvudregeln medges endast efter överenskommelse med. Som en följd av reglerna om motpartsavstämning (Förordning om myndigheters bokföring 21 samt ESV:s föreskrifter till nämnda paragraf) ska statliga myndigheter, vid försäljning av varor och tjänster (uppdragsforskning/uppdragsutbildning) till andra myndigheter, alltid använda sig av fakturering. Här medges inga undantag. Anledningen till detta är att få en rättvisande bild av förhållandet fordringar/skulder mellan statliga myndigheter vid bokslut. Information om betalningsvägar och betalningsanvisningar finns på anställdawebben under rubrikerna Ekonomi och planering och Betalning IN och UT. Från och med den 1 juli 2008 ska statliga myndigheter, enligt beslut av regeringen, hantera sina fakturor elektroniskt (Svefaktura). För att skicka elektronisk faktura till kommuner, landsting, företag och organisationer m fl måste det finnas en ömsesidig överenskommelse. Till grund för en kundfaktura ska det alltid finnas ett underlag, som visar vad fakturan grundas på. Detta faktureringsunderlag, där den fullständiga konteringen ska noteras, ska utgöra en del av fakturan/verifikatet och ska skrivas under av den som upprättat underlaget. Underlag för fakturering kan upprättas på blankett Fakturaunderlag extern faktura. I texten på fakturan ska det klart framgå vad man tar betalt för, dvs vilken typ av vara eller tjänst det gäller. Om möjligt bör hänvisning ske till kontrakt eller avtal.

18 Sid 18 (29) En faktura ska enligt mervärdesskattelagen innehålla uppgift om: Fakturadatum Unikt löpnummer Säljarens momsregistreringsnummer Köparens momsregistreringsnummer/vat-nummer Säljarens och köparens namn och adress Varornas eller tjänsternas art, mängd, respektive omfattning Datum då varorna omsatts respektive då tjänsten utförts Beskattningsunderlag för varje momssats, dvs det belopp som momsen räknas på Tillämpad momssats Den moms som ska betalas Vid befrielse från skatt eller vid omvänd skattskyldighet hänvisning till relevanta bestämmelser i mervärdesskattelagen eller i det 6:e mervärdesskattedirektivet. Information om momsfria varor och tjänster finns i EA-handboken, kapitel 6. All fakturering ska ske via Raindance KundFakturaPortal. Det är inte tillåtet för institution/enhet vid Umeå universitet att upprätta egenhändigt konstruerad faktura för distribution utanför universitetet. Undantag från regeln är fakturor till andra statliga myndigheter. Från och med den 1 juli 2008 hanteras dessa elektroniskt (Svefaktura). Detsamma gäller fakturor till övriga kunder med vilka man har en ömsesidig överenskommelse om elektronisk fakturahantering Kundreskontra För registrering av kundfaktura hänvisas till Raindance KundFakturaPortal. Kundregistret i Raindance upprättas och underhålls centralt vid. Om en kund saknas i registret måste uppgifter om kunden läggas in innan fakturan kan registreras i systemet. Institution/enhet lämnar erforderlig information om ny kund eller ändring av befintlig kund på blankett Registervård extern kund och sänder den via fax (nr ) eller internpost till. Blanketten ska vara underskriven av den som fört in uppgifterna på blanketten. Verifikationsdatum som anges i kundreskontran styr vilken period intäkten redovisas på. Intäkten ska redovisas på den period då varan levererats eller tjänsten utförts. Fakturavillkor, moms m m varierar med hänsyn till typ av kund. Kontrollera att de villkor som föreslås i Raindance KundFakturaPortal är riktiga, och ändra vid behov. Fakturan skrivs ut och skickas till kunden. Alla kundfakturor arkiveras from 2012 elektroniskt. Faktureringsunderlag/bilagor arkiveras vid respektive institution/enhet i två år varefter de överlämnas till för slutlig arkivering och gallring efter 10 år.

19 Sid 19 (29) Kreditering - externa kunder Kreditering/delkreditering av kundfaktura utförs på respektive institution/enhet. Kreditering sker i huvudsak till följd av att fakturabeloppet är fel eller till följd av reklamation eller retur. När kund och fakturautställare är överens om behovet av rättelse ska kreditfaktura registreras och skickas till kunden. I normalfallet skickas kreditfaktura till kunden som vilken annan faktura som helst. I KundFakturaPortalen söks den ursprungliga kundfakturan fram och i meddelandefältet noteras anledningen till krediteringen liksom hänvisning till kreditfakturans fakturanummer och den nya korrekta kundfakturans fakturanummer. Makulering kundfaktura Inför varje periodavslut ska institution/enhet slutbehandla och definitivsätta ofullständiga, ej godkända fakturor. Om detta inte är möjligt flyttas fakturan till nästa period av. Vid årsbokslut makuleras samtliga fakturor med status NY eller PREL då det inte går att flytta dessa till period 1 kommande år. Om fel kund valts vid upprättande av kundfaktura och fakturan inte är färdigbehandlad och godkänd (status NY eller PREL) ska den makuleras. Rutin för makulering av kundfaktura är beskriven i Raindance KundFakturaPortal. I meddelandefältet på den ursprungliga kundfakturan ska anledningen till makuleringen noteras och eventuell hänvisning till den nya korrekta kundfakturans fakturanummer.

20 Sid 20 (29) Krav-, ränte- och inkassorutin Bevakning av att externa fakturor betalas med rätt belopp och i rätt tid sker centralt vid. Framställning av påminnelser, ränteberäkning samt framställning av räntefakturor sker också vid. I samråd med den institution/enhet som har en fordran på kund överlämnas fordran till inkasso. Krav Om betalning inte skett senast fem dagar efter förfallodatum (infaller normalt 30 dagar efter fakturadatum) ska betalningspåminnelse sändas till kunden. Påminnelser ska gå ut till samtliga kategorier kunder och vara oberoende av vilket belopp fordran avser. ansvarar för rutinen och sänder ut krav en gång per månad. Ränta Med undantag för utländska kunder ska samtliga kunder, som inte betalar faktura i rätt tid, debiteras ränta i de fall räntan uppgår till minst 100 kronor. Räntefaktura utställs centralt vid. Räntesatsen uppgår för närvarande till 8% + referensränta och betalningsvillkor 10 dagar. Ränta bokförs vid på en för universitetet gemensam organisatorisk enhet. Ränta uppgående till 300 kronor eller mer fördelas till respektive organisatorisk enhet. Inkasso Om betalning inte sker trots påminnelser tar kontakt med institution/enhet som, i varje enskilt fall, beslutar om kravet ska gå till inkasso eller inte. Innan fordran lämnas till inkasso ska en bedömning göras av rimligheten att driva in fordran. Härvid ska hänsyn bl a tas till hur stort belopp fordran uppgår till samt inkassokostnader som institution/enhet får betala. Huvudprincipen är dock att fordran ska gå till inkasso så att inte dåliga betal-ningsvanor uppmuntras. Då indrivningen lyckas, helt eller delvis, tar inkassoföretaget 30 % av det inkasserade beloppet, dvs 30 % av fakturans belopp och 30 % av räntan. Av kunden har inkassoföretaget även tagit ut ett arvode som idag ligger på 150 kronor. Moms tillkommer på alla poster. Detta kallas provisionstariff och är den vanligaste formen av inkassouppdrag Avskrivning - kundfordran Omföring av kundfordran till konto för osäkra fordringar utförs centralt vid. Samtidigt bokförs en befarad kundförlust, dvs en kostnad. Detta sker inför bokslut och delårsbokslut av fordringar med fakturadatum som ligger mer än sex månader tillbaka i tiden. Inför bokslut/delårsbokslut sammanställs också avskrivningsärenden och konstaterade kundförluster bokförs. Beslut om fordran ska avskrivas fattas av institution/enhet. Fordran omförs från befarad till konstaterad kundförlust av. Förslag till avskrivning ska innehålla välgrundad motivering och vara underskrivet av prefekt/motsv. Följande skäl till avskrivning kan föreligga: Betalningspåminnelser har kommit i retur med notering adressaten okänd och institution/enhet har misslyckats med att hitta en giltig adress. Fordran har gått till inkasso och betalning har skett men eftersom inkassoföretaget tar ut sin ersättning på inkasserat belopp så blir det en rest som måste avskrivas. Ärendet anses ändå fullbetalt. Lågt belopp. Slutligt beslut om avskrivning fattas av ekonomichefen. upprättar underlag till beslut utifrån egna utredningar och förslag från respektive institution/enhet. Fortsatt bevakning av avskrivna