Revisionsrapport Fördelningsprinciper av moms enligt lag om mervärdesskattekonton

Transkript

1 Kommunstyrelsen Byggnadsnämnden Nämnden för Markentreprenad Utbildningsnämnden Vård- och omsorgsnämnden Revisionsrapport Fördelningsprinciper av moms enligt lag om mervärdesskattekonton Kommunrevisionen har granskat tillämpningen av de förändringarna i lagen om mervärdesskattekonton för kommuner och landsting som trädde i kraft från 1 januari Revisionsrapport har upprättats i september 2004, bilaga. Syftet har varit att granska hur kommunen har anpassat sig till den nya lagstiftningen med avseende på dels fördelningen av moms efter skälig grund dels om årsuppgift har upprättats. I granskningen har ingått Kommunstyrelsen, Byggnadsnämnden, Nämnden för Markentreprenad, Utbildningsnämnden samt Vård- och omsorgsnämnden. Resultatet av granskningen kommenteras i rapportens avsnitt Revisionens synpunkter. Kommunrevisionen har beslutat att översända rubricerade revisionsrapport till Kommunstyrelsen och berörda nämnden för beaktande i det fortsatta arbetet med fördelningsmodeller samt att på sedvanligt sätt följa upp denna utveckling. FÖR LUNDS KOMMUNS REVISORER Per Olsson Anna-Klara Arvidsson Eva Ekelund Olsson Ordförande Vice ordförande 2:e vice ordförande Bilaga Revisionsrapport Granskning av fördelningsprinciper av moms enligt lag om mervärdesskattekonton för kommuner och landsting, sept -04.

2 Revisionsrapport Granskning av fördelningsprinciper av moms enligt lag om mervärdesskattekonton för kommuner och landsting Roland Svensson i Lunds kommun

3 Innehållsförteckning 1. Inledning Bakgrund Syfte och genomförande Granskningens resultat Fördelning av moms efter skälig grund Fördelningen per nämnd Årsuppgift Revisionens synpunkter...5

4 1. Inledning 1.1 Bakgrund Lag om mervärdesskattekonton för kommuner och landsting (SFS 1 995:1518) reglerar kommunernas och landstingens rätt till statlig kompensation motsvarande ingående moms 1 för icke momspliktig verksamhet. Denna moms redovisas till skatteförvaltningen i Ludvika och benämns i föreliggande rapport Ludvikamoms. Kommuner har också rätt att i Ludvika få ersättning för de ökade kostnader som till följd av bestämmelserna om mervärdesskatt uppkommer vid upphandling avseende verksamhet inom sjukvård, tandvård, utbildning samt social omsorg 2. Utöver den s.k. Ludvikamomsen finns det vissa verksamheter i kommunerna vars kostnader medger avdragsrätt enligt mervärdesskattelagen (1 994:200). Till exempel renhållning, VA och serveringstjänster. Ludvikamomsen är till skillnad från affärsmomsen ett slutet system. Fram till den 31 december 2002 finansierades detta system av kommunerna och landstingen genom att de månatligen inbetalade en obligatorisk momsavgift till systemet. Riksskatteverket fastställde avgiften för nästkommande år senast den 10 september innevarande år. För 2002 fastställdes avgifterna till kr/invånare i kommunerna och kr/invånare för landstingen. Eftersom uttagen ur detta system ökat kraftigt sen det infördes 3, har förändringar gjorts från den 1 januari 2003 i lag om mervärdesskattekonton för kommuner och landsting (SFS 1 995:1518). Den avgift som kommuner och landsting tidigare betalade avskaffas. Finansieringen av systemet sker istället genom en nivåsänkning av det generella statsbidraget 4. Ett av skälen till den ökande omslutningen har varit att moms som rätteligen tillhört affärsmomssystemet avlyfts i Ludvikasystemet. Den nu kompletterande lagstiftningen syftar bl a till att en uppdelning av momsen ska ske i de båda systemen vid s.k. blandad 5 verksamhet. 1 Mervärdesskatt. 2 Se vidare i kommunrevisionens rapport Återsökning av statsbidrag för förhöjda kostnader vid inköp av momsbefriade tjänster september 2004 (Persson Andersson). 3 Som exempel kan nämnas att mellan 1996 och 2000 ökade uttagen med 5,4 Miljarder kronor. Systemet har varit underfinansierat. 4 Kostnaden för Skatteverkets kontroll/revision av kommunerna och landstingen kommer även det att finansieras genom en minskning av det generella statsbidraget. 5 Verksamhet där det inte med enkelhet går att fastställa till vilket av de båda momssystemen momsen ska härledas. 1

5 De viktigaste förändringarna i lag om mervärdesskattekonton för kommuner och landsting (SFS 1 995:1518) är 6 : Går det inte att fastställa fördelningen av momsen i de båda systemen får fördelning ske efter skälig grund (5 a ). Årsuppgift skall inlämnas enligt fastställt formulär (10 ). Skatteverket fattar beslut enligt denna lag (11 ). Skatteverket får förelägga kommunen att inlämna uppgifter för kontroll av rätten till ersättning och genomföra revision (14-17 ). Kostnadsränta tas ut på ersättning som kommunen skall betala tillbaka efter beslut av skatteverket (18 ). Mot bakgrund av ovan nämnda förändringar har revisionen beslutat att granska hur rutinerna för hantering av moms i de båda systemen fördelats efter skälig grund enligt den nya lagstiftningen. 1.2 Syfte och genomförande Syftet med granskningen är att granska hur kommunen anpassat sig till den nya lagstiftningen med avseende på dels fördelningen efter skälig grund dels om årsuppgift upprättats. Avseende skälig grund kommer särskilt att beaktas hur fördelningsnycklarna tagits fram och används. Intervjuer har genomförts med ansvarig handläggare på kommunkontorets ekonomiavdelning samt berörda handläggare på nämndsnivå. För granskningen relevant dokumentation; proposition 2001/02:112, lag om mervärdesskattekonton för kommuner och landsting (SFS 1 995:1518), kommunens momsinformation samt upprättade fördelningsnycklar har genomgåtts. Rapporten har varit föremål för sakgranskning av berörda tjänstemän. Följande nämnder har varit föremål för granskningen: Kommunstyrelsen Byggnadsnämnden (stadsbyggnadskontoret) Nämnden för Markentreprenad Utbildningsnämnden Vård- och omsorgsnämnden 6 Se bilaga för fullständig beskrivning av här nämnda paragrafer. 2

6 2. Granskningens resultat 2003 genomförde kommunen tre momsutbildningsdagar för ca 100 handläggare. 2.1 Fördelning av moms efter skälig grund Fram till 31 december, 2003, har all ingående moms bokförts på ett särskilt momskonto (1671) för all verksamhet. Beträffande affärsverksamheten har korrigering skett i samband med ansökan av denna moms. Korrekt fördelning av momsen i de båda systemen för den s.k. blandade verksamheten har tidigare, liksom i flertalet andra kommuner, inte alltid gjorts i Lunds kommun. Moms som skulle kunna lyftas i affärsmomssystemet har till viss del lyfts i Ludvikasystemet. Från och med 1 januari, 2004, ett år efter att den nya lagstiftningen enligt ovan trätt i kraft, har kommunstyrelsen samt de flesta nämnderna upprättat en fördelningsmodell för att kunna hänföra nämndens moms till rätt system. Eftersom nämndernas verksamhet är väldigt olika beträffande momsstrukturen, har en anpassning skett utifrån de behov varje nämnd har. Från och med 1 januari, 2004, har ett nytt momskonto inrättats (1672 affärsmoms). För att så långt det är möjligt kunna fördela momsen på de båda systemen har olika fördelningsmetoder tillskapats som tar hänsyn till dels hur registreringställena är organiserade dels omfattningen av moms i respektive system. Fördelningsmodellerna är: 1. För verksamhet med 100 % affärsmoms har registreringsbilden vid ankomstregistreringen styrts om så att all ingående moms lyfts på konto 1672, affärsmoms. 2. För verksamhet med 100 % Ludvikamoms sker ingen förändring alls. All ingående moms avlyfts på konto 1671, Ludvikamoms. 3. För registreringsställen med relativt omfattande blandad verksamhet har särskild schablon framräknats som redogör för hur stor andel av den totala momsen som skall lyftas i affärsmomssystemet. Vid ankomstregistreringen styrs hela momsbeloppet till ett unikt konto (eken) och därefter sker en maskinell fördelning 7 av momsen utifrån den framräknade schablonen. 4. De verksamheter som är relativt små men med omfattande blandad verksamhet används en schablon enligt punkt tre ovan, men den används inte för maskinell fördelning utan detta görs manuellt vid slutkonteringen. 7 Det sker på natten efter att ankomstregistrering skett. 3

7 5. I de verksamheter där man direkt kan avgöra vilket system momsen skall lyftas specialhanteras fakturorna så att dessa manuellt konteras med 1672 medan momsen registreras först vid slutkonteringen. Skälet till att inte all moms kan avlyftas vid ankomstregistreringen är att det med nuvarande system inte är tekniskt möjligt. Enbart en momsdel kan styras till ankomstregistreringen Fördelningen per nämnd Kommunstyrelsen (kommunkontoret) Allt utom televäxeln, tryckeriet och turistbyrån registreras som Ludvikamoms. För dessa enheter har en schablon uträknats; televäxeln 19 % affärsmoms och tryckeriet 17 % affärsmoms. Momsen fördelas manuellt till slutkonteringen för dessa båda enheter. Vad gäller turistbyrån konteras de fakturor som avser affärsmoms direkt för de delar som avser affärsverksamheten. Schablonen bygger på redovisade intäkter för jan - okt Omprövning av schablonen kommer att ske en gång/år eller vartannat år. Schablonerna används även för beräkning av moms på investeringsutgifterna. Byggnadsnämnden (stadsbyggnadskontoret) Stadsbyggnadskontoret har gjort en utredning som visar att 8 % av all deras moms är affärsmoms. Som grund för beräkning av denna schablon har interna intäkter från andra nämnder samt externa momsfria (bygglovsärenden m m) och momspliktiga intäkter använts. Budgetanslaget (14,8 Mkr) samt statsbidrag om 615 kkr har ej inräknats i nämndens omsättning. Interna kostnader har ej heller borträknats från de interna intäkterna. 650 kkr av de interna intäkterna avser intäkter mellan lantmäteriavdelningen och stadsarkitektavdelningen och skall således ej medräknas i omsättningen. Schablonen bygger på budgeterade intäkter för Omprövning av schablonen kommer troligtvis att ske årligen. Schablonerna används även för beräkning av moms på investeringsutgifterna. Nämnden för Markentreprenad Markentreprenad har gjort en utredning som visar att 32 % av all deras moms är affärsmoms. Som grund för beräkning av denna schablon har interna intäkter från andra nämnder och externa momspliktiga intäkter använts. Interna intäkter från renhållningsstyrelsen samt den affärsdrivande delen av tekniska nämnden, har vid beräkningen räknats som externa intäkter. Interna kostnader har ej borträknats från de interna intäkterna. Schablonen bygger på redovisade intäkter för Omprövning av schablonen kommer att ske årligen. Schablonerna används även för beräkning av moms på investeringsutgifterna. Utbildningsnämnden All moms med undantag av skolcafeterior och Vipeholmsskolans hotell- och restaurangprogram lyfts i Ludvika. För dessa verksamheter konteras fakturorna manuellt om de avser affärsverksamheten och den lyfts i affärsmomssystemet. Utgifter för investeringar som kan hänföras till affärsmomssystemet är troligtvis små, men denna moms avlyfts i Ludvikasystemet. 4

8 Vård- och omsorgsnämnden All moms med undantag av Lilla caféet, terapiförsäljning och serveringstjänsterna lyfts i Ludvika. Momsbelagda kostnader för det Lilla caféet samt terapiförsäljningen lyfts i affärsmomssystemet. För serveringstjänsterna som dels är behovsprövade dels affärsmässiga 8 har en schablon beräknats som visar att 8 % av momsen ska hänföras till affärsmomssystemet. Vid granskningstillfället 9 hade inte schablonen börjat användas. Utgifter för investeringar som kan hänföras till affärsmomssystemet är troligtvis små, men denna moms avlyfts i Ludvikasystemet. Schablonen bygger på redovisade intäkter för Ingen ansvarig är utsedd att över tiden bevaka om schablonen behöver omprövas. Serveringarna kommer nästa år att ingå i den nya serviceförvaltningen. 2.2 Årsuppgift För 2003 uppgick den ingående Ludvikamomsen till 148,3 Mkr och därutöver återsöktes 24,1 Mkr i Ludvika för ökade kostnader vid upphandling och bidrag samt för hyra av lokal för boendeform enligt 6 lagen 1 995:1518. För samma år uppgick den samlade affärsmomsen till 83,9 Mkr. Årsuppgift för 2003 har upprättats korrekt och i tid Revisionens synpunkter Det finns flera skäl att fördelningen av momsen ska ske på ett sätt som, så långt det är möjligt, motsvaras av förändringarna i lagstiftningen. Dock bör sägas att det i ett sådant system inte går att åstadkomma fullständig exakthet med rimliga resurser. För det första nämns det i förarbetena till lagstiftningen att det även fortsättningsvis är kommunerna och landstingen som skall bära kostnaden för Ludvikamomsen. Uttagen ur systemet kommer därför att vägas in som en faktor i samband med den årliga bedömningen av nivån på de generella statsbidragen. Det kan m a o bli dyrt för det samlade kommunkollektivet om affärsmoms lyfts i Ludvikasystemet. För det andra baseras Sveriges avgift till EU på hur mycket mervärdesskatt den svenska staten får in 10. Moms som avlyfts i fel system kan på sikt leda till att Sverige får betala en efterkorrigeringsavgift till EU. 8 Behovsprövad är exempelvis mat som distribueras inom hemvården och affärsmässig är den som säljs till personalen bl a EU-avgiften bestäms bl a av BNI (bruttonationalintäkterna = alla intäkter som genereras av arbete och kapital i Sverige och utomlands) och en momsbaserad del. Om momsintäkten ökar balanseras detta av BNI-andelen varmed avgiften ej ökar. Däremot kan den öka om intäkterna totalt ökar i landet. Om vi betalt för lite i momsavgift pga. att vi lyft för mkt kommunmoms får vi i efterhand betala en efterkorrigering till EU. 5

9 Vid beräkning av kommunstyrelsens schablon bör beaktas att de till viss del bistår andra nämnder med service. Därför torde också de gemensamma overheadkostnaderna för kommunstyrelsens verksamhet finnas med i den schablonberäkning av moms som görs. Exempel på delar där fördelning idag inte sker men där andra nämnder utnyttjar verksamheten är företagshälsovården, post- och kontorsservice, personalkontoret samt IT-enheten. Schablonen för kommunstyrelsen bör beräknas utifrån de samlade intäkter kommunen får i form av skatter, utjämningsbidrag, momsfria avgifter samt intäkter från den momspliktiga verksamheten. Den momspliktiga delen i förhållande till hela omsättningen bör då kunna utgöra den schablon som kan användas för kommunstyrelsens momsbelagda kostnader samt investeringsutgifter. Beträffande nämnderna kan inte denna schablon användas. Där utgörs intäkterna istället av kommunala budgetanslag samt externa intäkter (momsfria samt momsbelagda) till nämnden. De interna intäkterna kan även fortsättningsvis användas vid beräkning av schablonen, förutsatt att så görs av alla nämnder samt att de interna kostnaderna mellan nämnderna rensas bort från omsättningen. Nettoeffekten blir dock densamma för kommunen om alla nämnder istället rensar bort samtliga interna intäkter från sin omsättning. I de nämnder där fördelning efter skälig grund ej gjorts måste detta omgående göras. Om för mycket affärsmoms lyfts kan kommunen åläggas att betala ett skattetillägg om 20 %. Dock är det inte särskilt troligt att så sker. Om för mycket Ludvikamoms lyfts leder detta inte till skattetillägg utan till ett mindre räntepåslag om det konstateras vid en skatterevision. Interna intäkter från affärsdrivande verksamhet kan inte jämföras med externa momspliktiga intäkter och skall således inte påverka volymen på de externa momspliktiga intäkternas andel i schablonen. Det är vidare viktigt att framräknade schabloner även används för investeringsutgifter. Därvid är det dock viktigt att beakta jämkningsregeln som även gäller för maskiner och inventarier om momsbeloppet uppgår till minst kronor. Om denna inventarie avyttras efter exempelvis 4 år måste 60 % av momsen återbetalas om den avlyfts i affärsmomssystemet. Rutiner för att säkerställa att så sker måste etableras. Revisionen rekommenderar att schablonen bygger på samma beräkningsgrund för alla nämnder om inte särskilda skäl föranleder annat. Härutöver bör undersökas möjligheterna att tekniskt lösa problemet med att momsen till viss del inte går att lyfta vid ankomstregistreringen. 6

10 Lag om mervärdesskattekonton för kommuner och landsting (SFS 1 995:1518) BILAGA 5 a : Om det vid tillämpningen av denna lag inte går att fastställa fördelningen mellan ingående mervärdesskatt som får dras av enligt mervärdesskattelagen (1 994:200) och ingående mervärdesskatt för vilken ersättning kan erhållas enligt denna lag, får fördelningen istället göras efter skälig grund. 10 : För varje kalenderår skall kommunen lämna uppgift (årsuppgift) om dels det belopp som bokförts på konton för sådan mervärdesskatt som berättigar till ersättning enligt 5, dels sådana schablonbelopp som beräknats enligt 7. Årsuppgiften skall vara undertecknad och ha kommit in till Skatteverket senast före utgången av juni året efter det kalenderår som uppgiften avser. 11 : Skatteverket fattar beslut enligt denna lag. 14 : Skatteverket får förelägga kommunen att lämna uppgift, visa upp handling eller lämna över en kopia av handling som behövs för kontroll av rätten till ersättning. 15 : Om uppgifter i en ansökan om ersättning behöver kontrolleras genom avstämning mot räkenskaper, anteckningar eller andra handlingar, får Skatteverket komma överens med kommunen om att en sådan avstämning skall göras vid besök hos kommunen. 16 : Skatteverket får besluta om revision hos kommunen för att kontrollera att uppgift som kommunen lämnat till ledning för ersättningsbeslut är riktig. Vid revision får räkenskapsmaterial och andra handlingar som rör verksamheten granskas. Med handling avses framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel. 17 : Vid revision skall kommunen tillhandahålla de handlingar och lämna de upplysningar som behövs för revisionen. Kommunen skall i övrigt lämna den hjälp som behövs vid revisionen. 18 : Kostnadsränta tas ut på ersättning som kommunen skall betala tillbaka efter beslut av Skatteverket. Räntan beräknas från den dag beloppet betalades ut till och med den dag beloppet återbetalas. Intäktsränta betalas på ersättning som skall betalas till kommunen. Räntan beräknas från utgången av första månaden efter den månad då ansökan om ersättning kom in till Skatteverket och till och med den dag beloppet betalas ut. Kostnadsränta och intäktsränta beräknas efter en räntesats som motsvarar basräntan enligt 19 kap. 3 skattebetalningslagen (1 997:483). 7